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稍加整理,就能节省时间

⊙只在桌面上放一个项目

即便在多项工作同时进行的情况下,桌面上也要缩减到只放一个项目。因为,各种项目资料在桌面上杂乱放置的状态下,注意力会被削减。

而且,在寻找工作所需的文件时,会浪费时间和精力,所以在办公桌上,原则上只应放这时的工作所需要的资料。

进行中的工作,所需要的资料也有很多,在这种情况下,可以用透明文件袋将其归纳在一起,确保桌面的工作空间,这也关系到工作的效率化。

⊙让桌面上的东西和文件全都“起立”

看到杂乱的桌面,就会发现文件、档案、文具等,总之东西都是躺倒的。如果东西都横着放的话,就会很占空间。因此,由于没有放置下一个东西的地方,就会在横放的东西上面再横放,然后在发生“雪崩”之前继续高高地累积。

如果想整理桌子的话,就要让所有东西都“起立”。立起来会不那么占用空间,可以让桌面变宽广。而且最重要的是,可以减少在寻找东西上所浪费的时间。

⊙把抽屉设置成公文格,使用会很方便

为了提高工作效率,需要好好地利用办公室的办公桌。虽然需要下功夫的点有很多,但基本上按照“经常使用的东西放在近处,不怎么使用的东西放在远处”的规则进行整理是重点。

特别要注意的是抽屉的使用方法。为了避免把资料和文具随意地扔进去,本着容易拿取的办法来整理是很重要的。如果用公文格设置隔断的话,在抽屉内也能制造出靠近(附近)和深处(远处)的设计,就可以根据使用频率,实现方便的收纳了。

⊙把正在做的工作通过三个公文格实现可视化

现在,为了把握自己正在努力的工作的流程,保证工作顺利进行,有必要让工作进程可视化。

这里很重要的是整理资料的方法。根据资料的内容,以怎样的优先顺序来处理才好呢?为了看一眼就能明白,准备三个公文格然后分组就可以了。

此时,贴在公文格上的标签要写上“未处理”“处理中”“处理完毕”,根据工作的情况进行分类。这样,工作的优先顺序就实现了可视化,因而能够更迅速地进行工作。

⊙考虑好每一个抽屉的“内容”来收纳

明明桌上收拾得很干净,却不知为什么总是在找东西。这种人的抽屉里要么是乱七八糟,要么乍一看很整齐,其实却不清楚什么东西在哪里。抽屉不是单纯的仓库,也不是散落东西的避难场所。

通常,办公室的桌子会配备有四个抽屉,也就是在桌面下的浅而宽的抽屉和右侧纵向重叠的三层抽屉。

这些抽屉之所以会在那个位置,之所以会是这样的大小和深度,它们每一个都是有意义的。考虑到这一点进行收纳的话,就不会只是“放进去就完事了”,而会使它们成为可以使用的抽屉。

⊙把浅抽屉当作暂时的“保管托盘”

总是不自觉地往桌面下那个浅而宽的抽屉放东西。但是,把这里定为“什么都不放”——不可折弯的大文件、长的规尺等是例外——的空间,是纯熟掌握桌子全部四个抽屉使用的诀窍。通常这个抽屉基本是空的。

如果在做不太想让人看到的文件工作的话,离开座位的时候,把那个空间当作保管场所。另外,到了下班时间,如果把工作文件原封不动地放在那个抽屉里的话,第二天早上马上就能拿出来继续做。等工作结束了,别忘了让那个抽屉回到空空的状态。

⊙上层抽屉放入使用频度高的项目

桌子右侧上层的抽屉是最容易使用的,所以很适合放置笔记用具、便签、回形针等每天都要使用几次的物品。把使用频度高的东西平放在跟前,就能马上拿取。

每天使用的文具盒中有很多细小的东西,一天要开关好几次。因为不可以使其产生振动而散乱,所以要使用整理托盘和隔扇,如果养成放回到同一个地方的习惯,就可以顺带整理了,一石二鸟。如果放得太拥挤的话,里面的东西就会变得很难取出,让它稍微宽松一些就好了。很多人会把钥匙放在里面,印章和其他重要的东西也可以放在这里。

⊙对于中层抽屉,要利用其“深度”来收纳小东西

因为桌子右侧中间的抽屉有适当的深度,所以可以把切带器之类尺寸的东西,或者上层抽屉里使用不上的文具、发票、信封、计算器等小物件放进去。如果把它们竖起来的话,从上面就能看清楚也容易取出,因为看一眼就能明白发票和信封的剩余量,所以也可以防止忘记补充。

虽说有深度,但如果把文件重叠在一起横放的话,马上就会不知道到底放进了什么东西。一旦变成那样的话,就又会变成从上面开始无秩序地塞进东西的结果,要引起注意。也有人认为,这里应该完全空置,当作放笔记本电脑和其备用品的专有空间。

⊙下层抽屉做分类,纵向收纳

桌子右侧下面最深的抽屉是保管文件的地方——不是完全处理完毕的文件,而是还需要用的文件。如果可以的话,全都统一使用A4大小,在纸夹和文件盒中做分类,从上部可以看到它的标签。虽然分类的方法因人而异,但也推荐以“上个月的文件”“本月的文件”“下个月的文件”这样的时间顺序进行排列。对于上个月的文件,能很容易决定是处理掉还是移动到仓库里,这样文件就不会堆积了。

另外,先把最前面的文件盒清空,只把现在着手的工作文件和资料放进专用的空间里就好了。如果这项工作结束了,就把它移到纸夹或文件袋里,这是个不会浪费时间和让工作停滞的方法。

⊙决定“固定位置”,使用过的东西一定要放回同一个地方

每个人都希望桌子和书架一直都很干净整洁。既然这样想,就要决定好东西的“固定位置”,一定要把使用过的东西马上放回到同一个地方。

需要注意的是,像文具之类的小东西,如果想着“马上就又会用了”“也不怎么占地方”而乱放的话,就会把文件和档案摞在上面,在寻找“那支笔放哪儿了”的时候,文件和档案都会被乱丢出去,又变得乱七八糟了。

虽然使用后马上放回去会觉得很麻烦,但从文件山中寻找出来要更加麻烦而浪费时间。把固定位置设置在使用起来最方便的地方,选择死守它吧。

⊙早晚各整理15分钟

虽然想把桌面收拾干净,但或是档案越来越多,或是需要查看的文件有很多,很快就又乱了。这样的话,就给自己制定早晚各整理15分钟的规则吧。

扫除和整理时,因为想着要归类一下,心情会变得沉重,不知不觉就拖延了。决定只在早晚整理15分钟的话,即使在这个时间内没结束,也要干脆地停止。这样的话,下一个15分钟的动力就会提高,会急切期盼下一次整理时间的到来。

早起时是为了工作能抱着冲劲儿,傍晚时是为了第二天的工作能顺利进行,这样想着进行整理就行了。

⊙桌面干净的话,工作能够顺利开展

桌面干净的话,看起来会很舒服,也会给周围的人留下好印象。但是,事情不仅如此。干净的桌面,还能让工作效率提高。

首先,当桌面很干净的时候,着手进行工作时就会怀着积极的心态。其次,因为已经整理好了,所以马上就能知道需要的东西在哪里,找东西的时间就能节省下来。

在现代商务中,处理多项业务已经成了必需要求,而干净的桌面随时都可以迎接下一项工作。如果是一个杂乱无章的桌面,收拾起来就要花费时间,把做了一半的工作整理好也需要花精力,因而不能应对紧急情况。

⊙拍摄完美状态时的桌面照片

即使整理了桌子也会很快就又乱了。这时,推荐拍摄一张整理好的干净整洁桌面的照片。

如果在智能手机上拍摄的话,就把它放在电脑里,弄成不管在做什么都能看到的状态。然后,在桌面又乱了的时候,可以看一眼这张照片。

干净的桌子只要看一看就会心情很好,因为会回忆起来整理好时的爽快感,整理的动力就会提高。另外,因为拍摄了完美的物品放置场所,所以只需要把使用的资料和文具放回那里就可以了。不仅拍摄桌面,拍摄抽屉里面也很有效果。

⊙带着动线 意识来布置办公桌和工作间

要提高工作效率的话,就把桌子和工作场所整理得容易使用,这一点是很重要的。整理的要点是,能以最近、最小的动作来进行工作,要带着动线意识来布置。

为此,首先要分析自己的工作,然后从频繁使用的东西开始。根据分析的结果,要把最常用的东西放置在不用站起来就能拿到的地方。然后,根据使用的频度,从距离自己近的地方向距离自己远的地方排列。另外,在办公桌周围,要考虑自己是左利手还是右利手来布置陈设。

⊙消耗品以外的物品,有一个就足够了

规尺、磁带之类的,工作上使用的文具各有一个就足够了。多余的东西尽量不要有。

节约空间自不必说,整理也会变得更简单,可以节省打扫的时间。如果身边没有散乱着多余的东西的话,就能在注意力更集中的当下工作了。

但是,包括消耗品在内,如果它坏了会对工作造成很大障碍,像电脑之类的物品有好几台也没关系。

⊙包里一个月不使用的东西要整理掉

随身携带沉重的包是造成疲劳的原因,还直接关系到精力的浪费。因此,在商务活动中使用的包,要注意只放最低限度的东西。特别是尽管放在包里但一个月却没用过的东西,可以判断为今后也不会使用。不要再随身携带它们走路,实现轻量化。

不要为了图安心而又带这个又带那个,那种在便利店之类的地方就能马上买到的东西,等有需要的时候再买就可以了,快来进行整理吧。

⊙包里的东西要在一天结束后重新整理

包内只放当天使用的东西是通用规则。因此,在一天结束时,请一定要重新审视包里的东西,当天没有使用到的东西不留到第二天。把这一点养成习惯。

另外,放入包里的东西根据使用频度分成“没有的话会很为难”“有的话会方便”和“没有也没关系”这几种。然后,根据这个内容分成“经常放进去”“按需要更换”“绝对不放进去”这几类就会很方便了。

⊙按使用的顺序来设置包内的文件

为了不陷入没一会儿就找不到重要的东西,外出时在包内乱翻的困境,经常整理包里的东西是很重要的。为了聪明地用包,我想提几个要点。

首先,包里的东西要纵向放置,用眼睛就可以确认哪里有什么东西是基本点。其次,文件,特别是策划案,要放在透明文件袋中;小东西要放在透明包之类的东西中。越是使用频度高的东西,越要安排在容易取出的地方。这样就完成了包的整理。

⊙使用“包中包”进行包内整理

包里除了文件、平板电脑、智能手机、钱包、名片夹之外,还有数不清的很多东西。包内部有很多细致的隔层和口袋,虽然能够很好地收纳,但是访问不同的地方时,必须要替换里面的东西,忘记的话就要手忙脚乱了。

对这样的人群,推荐使用“包中包”。这是一种有很多小隔层的小型包,用轻柔材料做成,可以放在大包里面使用,随身带着很多小小的化妆品的女性经常使用,但也有用作商务的情况,能巧妙地收纳众多的商务用品。

想要换包时,可以把包中包直接放在新包里面,十分方便。

⊙制作出差时的“随身物品列表”

收拾出差的行李需要花费时间,是很麻烦又颇费时间的工作。到了出差地才注意到遗忘东西的话,会感到很焦急,所以一定不要忘带东西。

要根据住一晚还是两晚来分别准备“出差物品列表”,在把东西放进旅行包的时候就在列表上画上确认记号。要是经常漫不经心的话,像智能手机、笔记本等直到前一天还一直使用的东西,出差的时候没带的话就完蛋了。

像这样的东西在列表中要特地醒目地标出来,前一天晚上就要放到那天用的包里面。而且根据对象和季节的不同,随身携带的东西多少也会有所变化,所以在列表中要留下空白以便添加。最好把这个列表用厚纸写下来,放在旅行包里。 x6zmkgrMxstiyhKiGV8olGSFT2sM9k/J2ErCB1JGInc5VdFhaherWhLIt+stx9yu

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