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不少人把收据和收款条塞进钱包里，把经费的结算推到日后再做。但是，一旦这么做的话，不仅会增加分类时间，也会导致由于丢失收据等原因而无法报销垫付金额的悲剧。
这里，推荐使用分账簿来做简单的管理。在把一个月分成31天的分账簿中，只把当天的收据和收款条放进去。如果每天不间断地放入分账簿的话，那么结算经费的速度和效率会切实地提高。
看过的文件不要放在桌面上，应该马上收拾起来。桌子上乱的话不仅仅会让工作效率变低，多次重读相同的文件，也会浪费时间，所以希望能马上实践这一点。
对总是不知不觉就忘记收拾的人而言，首先要决定的是整理的规则。比如说，个人使用的文件放到抽屉里，部门使用的文件放到书库里，不需要的文件丢进垃圾箱里，要按照文件的特性来决定整理后的放置场所。希望能把看过之后就立即整理这点养成习惯。
如果不想在紧急情况下到处乱翻，管理资料的时候可以按照时间顺序来进行分类。
认真阅读资料并根据其内容进行分类的话会花费时间，如果把分配的资料立刻写上日期，这样机械地进行分类的话会很有效率。
可以把写了日期的资料，与同一天得到的资料一起放到透明文件袋中管理起来。并且，在这个透明文件袋上也贴上填写日期的标签，如果按日期顺序排列管理的话，就可以马上判别是什么时候得到的资料。
在公司内或是部门内，每天都会有很多文件，但如果把发来的文件从头读到最后的话要花费很多的时间。因此，要掌握只读有需要部分的“选读”诀窍。
首先，对自己的业务所需要的部分，必须要精读来把握内容并反映在业务上。面向全体人员的文件，则只需注意到重要的部分，采用“选读”法就够了。
另外，也有没太大必要的文件、有时间的时候跳着读就可以的文件。这样的东西，只要看看题目就足够了。
刚开始的时候，说不定会感到这样做区分很难。但是如果习惯了的话，瞬间就能判断出来了。
工作的时候，会不断地送来文件。想着过一会儿再看的时候，下一份文件就又送过来了，这样桌子上就会堆满了文件。如果不想这样的话，一次处理完文件就好了。
有重读必要的，或是需要深思熟虑的文件其实意外的少。确认了内容的话，就马上回复或是传给下一个人。如果有必要的话，就寻求上司的裁断，把废弃的文件进行处理。这样，就能入手新文件了。
如果决定了要“一次处理完”的话，就可以从文件山中解放出来，能在宽敞的桌面上把注意力集中到应该做的工作上。
整理文件的时候，以主题来分类是基本形式。但是，如果把主题分得太细的话，以后找起来会很辛苦。
细分的话找文件的时候似乎会很方便，实际上却是相反的。比如说，关于新商品的广告，召开会议时的文件应该放在“商品”“广告”“会议”“营业部”“宣传部”哪一类里呢，能马上想出来吗？另外，如果仔细分类的话，下一级主题，以及再下一级主题，应该分类的事情会不断增加。
我觉得可以把主题定为“公司内”“公司外”“其他”，如果觉得有必要的话，从这里再做区分就行了。
日本的邮政和快递，是世界上最优秀、最准确的。即使如此，在送重要文件时也不要使用普通邮件，而要用挂号信，慎重起见，还要备份一下。
这世上，谁都不知道会发生些什么事。如果在运输过程中丢失的话，很难计算文件的丢失会造成多大金额的损失，就算要求赔偿损失的话，也不知道能否被承认，而且办理申诉的手续还要花费很多的时间和精力。
在现代，因为有了复印机和扫描仪这样方便的机器，所以要备份是非常简单的。不能因为舍不得这个工夫，而在之后追悔莫及。
虽然无纸化办公在推进，但纸质文件还是占用了办公室里很多空间。如果要整理这些文件的话，那么将纸的大小统一为A4就好了。
文件中有很多是A4尺寸的，但也有B4、A3大小的，还有明信片、问候信等小尺寸的东西。大尺寸的文件很沉重，叠起来就得逐个展开。小尺寸的东西，就很容易丢在什么地方。因此，使用复印机的缩小和扩大功能，把所有文件全部变成A4尺寸。这样做的话，文件整理就会变得容易，收纳用的纸夹和纸箱也可以统一尺寸，这样就不会浪费空间。
使用透明文件袋可以很方便地对大量文件进行整理、分类，但仅仅把文件装进文件袋是没有意义的。为了缩短找到目标文件的时间，花上一些心思，就能把透明文件袋变成真正意义上的便利工具。
例如说，根据文件的内容按照颜色来区分文件袋，或者贴上标题标签，可说是提高搜索效率的基本。另外，希望能把用于查找的标题标签，配合工作的实际情况，设置得简洁且具体。
想要进一步提高搜索速度的话，推荐使用附笺进行更详细的分类。
无论怎么整理，纸质文件都会占用空间，搜索效率的提高也有上限。那么，把所有的文件都做成PDF也是一个办法。如果使用办公室的复合机的话，将文件做成PDF也很简单吧。
除了必须使用纸质原件来保管的东西以外，重要的文件当然不必说，当下不能判断是否重要的文件，只要不是要废弃扔掉的文件，全部都做成PDF就好。如果把文件名设置为日期或文件的简单内容，那么在必要的时候就可以使用电脑的搜索功能瞬间找到。
如果即使启动了电脑也很难找到目标文件和数据，从工作一开始就很烦躁的话，就试着整理一下桌面吧。
桌面上不使用的软件的图标，以及做完了的工作的文件夹，看起来不觉得乱糟糟的吗？这也会成为耗费时间的原因。
桌面上的图标、当时在做的工作文件和大分类的文件夹等，最多不超过10个，就能顺利地开展工作。如果把电脑桌面按照字面意义理解为桌子的话，就不会放没用的东西。这样的话，心情也会变得很舒畅吧。
每天都会收到很多文件、资料和邮件。电脑里也会有很多的电子邮件和数据。虽然想等积攒到不能再积的时候处理，但有可能还会再使用。
解决这种烦恼的是花3秒来判断“需要”还是“不需要”的“3秒规则”。
也许会觉得3秒太短了，但再多想的话得出的结论也是一样的，思考的时间就被白白浪费了。会感觉犹豫的话，也就是说那东西太长时间不用了，是不需要的东西，即使处理了，也不会感到困扰。
如果使用“3秒规则”来做决定，有人会觉得，自己总有一天会扔掉重要的东西，因而感到不安吧。如果这样的话，就要制作以“整理”为名的文件夹，然后把不好下判断的文件和当下有必要的文件、数据之类的扔进去就可以了。“整理”文件夹可以是透明文件夹，也可以用纸箱。即使是电脑里的文件夹也没关系。这样做可以达到让桌子和电脑桌面保持清爽的目的，也可以消除不安，是很好的办法。
电脑初始安装的某个软件的文件夹等，还有虽然不会使用但担心删除后会引发问题的东西，都可以放在这个“整理”文件夹中。
“烦恼”这种无用的行为，即使是一丁点儿也希望大家能够免除。
如果明明桌子和周围都整理得很干净了，却不是没有这个就是没有那个，经常需要找东西的话，那就说明不是真正意义上整理过了。
虽然把眼睛能看到的地方的东西收拾了，抽屉里却乱七八糟的。架子上排列着文件和资料，但也只是排列了而已。即便如此，也没必要责备自己。因为有了想收拾的心情，所以只要往前走一步，达到“需要的东西能马上取出，无论何时都可以使用”的状态就好了。