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虽然邮件会使工作效率化，但也有使用邮件反而会妨碍工作效率化的情况。明明是用口头或电话马上就能传达的事，如果写邮件要花10分钟以上的话，别说优点了，就只剩缺点了。
基本规则是，如果要写3分钟以上的话，就不要使用邮件，而是用口头或电话联系。特别是包含有微妙意义词语的事情，即使写很长的邮件，导致误解的风险也很高，若是多次交流的话花费的精力会增加，直接说的话反而可以防止时间的损失。
打电话之前做好准备的话，可以防止回拨等浪费时间的行为。
特别是有多个事项要交代的情况下，事先在笔记上写下，边看笔记边说，能切实地把事情传达给对方。另外，在减少遗忘的失误方面也很有效果。
而且，为了防止回拨浪费时间，在打电话的时机上也要下功夫。即使是繁忙的外勤人员，在上午的前半段时间段，以及对方公司马上要下班之前的时间段，都很容易找到人。
万一赶上对方不在的情况，请明确告诉代接电话的人一定要记留言笔记，这也是很重要的。
接电话时最重要的是记笔记。特别是在接给其他人的电话时，为了获取准确的联系内容，记留言条是必不可少的。
记留言条的时候有三个要点。
首先是必须要记下对方的姓名、公司名和部门名，还有打电话的日期和时间，为了确认，来电的号码也应该记下来。其次，写得简单也没关系，要记下电话的内容和事件。最后，要清楚地记下对方要拿到这个留言条的人做些什么，这是非常重要的。
在对待上司时，不说“能占用您一点儿时间吗？”，而说“占用您两三分钟可以吗？”这样开始谈话对方就会比较爱听。但是，如果用电话联系业务的话，两三分钟也会被嫌长。试着问“一分钟左右可以吗？”。这样的话，对方听的概率会显著提高。比“两三分钟”短，要问“短”多少也说不清，但是这样就有人会觉得“一分钟的话可以听一听”。
即使开始对话了，也不要破坏“每个句子要简短”这一条铁则。如果超过一分钟还是无法表达完的话，就问“再谈一会儿也没关系吗？”。因为这样会让人感到诚意，一般都可以继续说下去。
给没见过面的对象打电话的时候，首先要避免被认为是“说话很啰唆的人”。对方如果这么想的话，应该早早就切断电话了吧。所以需要在最初的15秒，让对方感觉你是个可以聊一聊的人。
你可能会想“只有15秒吗？”，但试着用手表计时的话，15秒会长得令人感到惊讶。在15秒内给人留下好印象绝对不是不可能的。
首先，要把你们公司的名字和业务内容正确地说出来，把自己的名字用全名告知对方。然后，具体地说明你们公司的业务对对方来说有怎样的好处。每个句子都要很简短，句尾要很清楚。“……所以……但是”这样断断续续的说话方式，会让人觉得你说的话比实际要更长。
把经常使用的文件作为数据保存下来，改写收件人姓名和必要的部分，就可以多次利用了。如果想更加效率化的话，还有一招是把季节问候语统一。
在文章的开头，如果是一月的话，就写“新春之季”；如果是二月的话，就写“迎春之季”，这种把季节问候语插入的方法，月份变了的话就必须要改写。如果不小心直接发送出去的话，就会将季节有误的邮件发给对方，对方体察细致的话，就会发现你在使用模板。
不想犯这种错误，又觉得一个一个地替换很麻烦的话，把季节的问候语替换成一年中都使用的“时下”就可以了。如果是定期发送的格式文件的话，以“敬启，时下怎么怎么样，发展越来越……”之类的话开始，就不会失礼。
给目前为止没有做过交易的公司发邮件的时候，对方的姓名是怎么写的呢？即使考虑到所属部门的名字，但如果收件人写“负责人”的话，那封邮件不被阅读的可能性会很高。
换个立场考虑一下吧。每天都会收到很多的邮件，你会对其中都不知道哪里寄来的写着“负责人”的邮件感兴趣吗？不仅如此，可能会觉得这是垃圾邮件，会立即删除吧。
所以，在给没做过交易的公司里没见过面的对象发邮件的时候，应该事先打个电话，“因为这个原因而想给您那边发邮件，请告诉我负责人的名字”，这样来获取对方的姓名。虽然只花费了很少的时间和精力，但这之后发出的邮件被阅读的概率会更高。
客户的负责人是一个悠闲的人，工作不能迅速地进展。虽然你希望对方能加快速度，但因为对方不怎么着急所以你也很为难。
对这样的对象，把他卷入你这边的快速回复中就好。人类有被对方的行为带动、在不知不觉中采取同样行为的“同调心理”，可以利用这一点。
比如，如果在商谈中出现了需要自己上司认可的事情，即便下次再回答也来得及，也要在当场打电话得到批准。这样对方那边也会立刻联系并做出回复。然后，再奉承一句“您能这么快联系，真是非常感谢”之类的。被这样说的话，谁都会很高兴的，因而工作也能快速进展吧。