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有个学员发邮件问我：“林老师，快救救我吧！这张别人发给我的Excel表怎么只有A～F 6列，行数也只有20行？”（见图2-1）
图2-1 隐藏列和行的工作表
其实很多人将自己做好的表发给别人时，都喜欢隐藏一些表格区域，目的是为了不显示空白区域，或故意隐藏无关数据区域。解决这个问题，首先就要介绍我认为Excel中最常用的快捷键之一——Ctrl+↑、↓、←、→。
是不是想说：怎么会有5个按键同时按，小手指不够用啊！其实不是的，是Ctrl键和方向键↑、↓、←、→分别同时按，目的是到达数据区域内的最上、最下、最左、最右的单元格。如图2-2所示，从A1单元格到达H5单元格不用鼠标，也不用键盘上下左右一个个地按，直接按快捷键Ctrl+↓、Ctrl+→，两下就可以到达。
是不是又有人会说，我用鼠标直接点一下就到了！大家想一下，实际工作中的表格比例子中的表格肯定要大得多，列数和行数也要多得多，通常翻滚多次鼠标才能到，而使用这个快捷键就可以一下到达。谁不信，可以试一下两者的速度，比赛一下。
图2-2 按Ctrl键+方向键快速到达
如果我们连续按两次Ctrl+→组合键，就会到Excel表的最右边：XFD列。在XFD列再按一次Ctrl+↓组合键，就会来到Excel表的最后一格：XFD列的1048576行，也就是单元格XFD1048576，如图2-3所示，我给这个Excel工作表的尽头取了一个很诗意的名字——“天涯海角”。很多人用了一辈子Excel，竟然没有来这个地方“旅游”过！没有来这个地方“旅游”过的朋友，大多数应该都是用鼠标粗暴地拉来拉去找单元格的人，用鼠标是拉不到这个地方的。
图2-3 快速到达“天涯海角”
来到“天涯海角”之后不要高兴得太早，想想怎么回去吧？这个时候如果用鼠标滚轮滚回去，估计得用两个月并换三个鼠标。正确的方法是拖动滚动条或者用快捷键Ctrl+Home返回A1单元格。当然还可以用我们刚刚学到的快捷键Ctrl+←回到首列，再按快捷键Ctrl+↑回到首行。总之，方法是多种多样的，只要我们遇到到不了的地方，千万不要用鼠标简单粗暴地滚动来选取。
学会单元格快速移动之后，我们再来学学快速选取单元格区域。通常的选取方式是选中首个单元格之后，按住鼠标左键不放一直拖到需要选择的最后一个单元格；要不就是选中行号或者列号拖动鼠标选择区域。如果数据区域不大，那么我们可以用这样直接的方法。但实际工作中的数据区域都会比较大，显示器显示不完整。如果我们还用拖动的办法就会稍显麻烦，还容易出错。所以，我们还是用快捷键来解决：如果是全选工作表，可以在图表中的任意一个单元格处按快捷键Ctrl+A；也可以在要选择区域的顶端单元格，用快捷键Ctrl+Shift+方向键进行选择，这样能更为准确地选择区域，如图2-4所示。
现在再回过头来看关于隐藏单元格区域的问题，是不是发现其实很简单了。其实隐藏区域就是通过多选区域的方式，将要隐藏的区域一直选择到最后，再使用“隐藏”功能就好。具体操作步骤是这样的：选中需要隐藏数据的第一列（是选中“列”，所以不能通过鼠标粗暴地拉单元格，这样是拉不到最下面的），单击列字母，鼠标变成一个向下的箭头时则代表选中整列，如图2-5所示。
图2-4 使用快捷键Ctrl+Shift+方向键快速选取区域
图2-5 隐藏列步骤1
在选中整列之后按快捷键Ctrl+Shift+→，把从刚才选的那一列起到后面的所有区域都选中。然后在任意一个已选中单元格上按鼠标右键，在弹出的菜单中选择“隐藏（H）”选项，这样就将单元格隐藏了，如图2-6所示。接下来再隐藏行，隐藏行的方式同隐藏列一样，只是按快捷键Ctrl+Shift+↓就可以选取最下边一行。
那如何取消隐藏单元格区域呢？同样很简单，只需要选中隐藏的区域，使用“取消隐藏”功能。然而我们发现，隐藏的图表区域已经被隐藏，无法单击。没关系，我们可以选中整个图表：在行标签和列标签交接处有一个绿色斜三角，单击这个按钮则代表全选工作表，跟多按几次快捷键Ctrl+A来全选工作表是一样的，通过这样的操作，隐藏的和没隐藏的全选中了，如图2-7所示。
图2-6 隐藏列步骤2
图2-7 全选工作表
在字母列上按鼠标右键，在弹出的菜单中选择“取消隐藏（U）”选项，如图2-8所示。这样就可以将之前隐藏的列全部正常显示。取消隐藏数字行使用同样的方法。
图2-8 取消隐藏
如果让我评选一个Excel中最常用的快捷键，我一定毫不犹豫地选择Ctrl+Shift+↑、↓、←、→，而且这个快捷键最常用到，没有之一！当然，它不仅仅用于隐藏单元格。正因为我们在数据源表中选取数据区域是最为频繁的操作，而用这个快捷键每次都可以最为方便、直接地选取我们需要的数据区域。最后还要注意一点：用快捷键Ctrl+Shift+↑、↓、←、→或者之前介绍的快捷键Ctrl+↑、↓、←、→都是指移动到工作表“当前”数据区域的边缘，如果有空的行或者空的列就会被视为不在“当前”数据区域，需要再按一下才能到达，大家可以把自己以前工作上遇到的比较大的表拿出来反复测试一下，自己感受一下。毕竟快捷键是要多用才会觉得好用，多用才会帮我们更多地节约时间，提升效率。
快捷达到有话说： 单击或拖动鼠标去选择单元格或数据区域的操作，是针对那些数据表不大、在一个屏幕显示范围内就可以完整显示的工作表。如果数据区域跨屏了，用拉动的方式很容易拉多或拉少，相对麻烦。其实不用快捷键，用鼠标同样可以快速到达数据区域的最上下左右单元格：鼠标放在所选单元格的四个边上会出现一个“十字箭头”，双击它就会到达数据区域的最上、最下、最左、最右的单元格。
“最后一格”有话说： 大家好，我是Excel工作表的最后一格，在Excel 2007～2013版中，我是XFD1048576；而在Excel 2003版中，我是IV65536。这是因为在Excel 2003版中只有256列65536行，约1600万个单元格，而Excel 2007～2013版中，有16291列1048576行，约170亿个单元格。大家可以想象一下，一张Excel工作表能将全世界每个人的名字都录进去也用不完。所以说，Excel 2007～2013版是更为强大的系统。
无论做什么样的工作，都要讲究一定的标准和规范。我们在使用Excel时，想要让它高效地帮我们处理数据，那么就得遵循一些数据输入和处理的规范。最常见的数据处理规范就是单元格格式、数据格式的规范。举个简单的例子，如图2-9所示，B2：B11这10个单元格加起来的数字肯定不为0，但是计算结果却显示为0。
图2-9 无法进行计算的数据
我们在从别的系统上导出数据时，经常会遇到这样的问题。由图2-9可见，在这10个单元格的左上角，都有一个小的绿色三角形符号。单击这个符号会发现，原来这10个数根本不是数字格式而是文本格式，我们把它们叫作“文本型数字”，必须把它们转换成数字格式才能进行数据处理。转换“文本型数字”的数据格式一般用两种办法。第一种办法是：选择要转换数据的区域，在出现的提示感叹号中选择下拉菜单中的“转换为数字（C）”选项，如图2-10所示。这样就可以将看似是数字的“文本型数字”数据格式转换成真正可以用于数据处理的数字了。
图2-10 通过提示转换数字
第二种办法是：用Excel中非常重要的一个功能——分列。分列原意是指可以提取一个单元格中的数据将其按一定规则分布到多个单元格中。而我们用分列另外一个强大的功能——对数据进行数据属性的转换，把“文本型数字”数据格式转换为数字格式，具体步骤如图2-11～图2-13所示，首先在“数据”菜单中选择“数据工具”组中的“分列”选项。
图2-11“分列”功能在菜单上的位置
因为我们不需要把它分成两列，所以不设定分类规则，在弹出的两个对话框中都直接单击“下一步”按钮。
图2-12“分列”操作第1步和第2步
在“文本分列向导-第3步”的对话框里面直接选中“常规（G）”单选按钮，文本型数字数据格式就会被转换成数字。不用更改目标区域，直接单击“完成”按钮就可以了，转换后的数字可以进行计算和其他数据处理了。
图2-13“分列”操作第3步
对经常进行数据处理的人来说，先从其他系统中导出数据，再用Excel进行处理可谓家常便饭。为什么只是从别的系统上导出数据，而真正进行数据处理还是得靠Excel呢？因为Excel的功能实在太强大了！现在任何一套办公系统（不管是各类财务系统、进销存系统、ERP系统、OA系统等）在数据处理的高效性和灵活性上同Excel都是没法相提并论的。而实际工作的数据分析需要却是千变万化的，这些系统无法做到那么多个性化的数据处理及分析要求，才会出现经常从其他系统里面导出Excel格式的表格，然后再用Excel进行处理的情况。而从其他系统中导出的数据格式不一定都是正确的：比如数字有可能是文本型的，日期有可能是数字型的，数据中间可能含有特殊符号等，所以才需要我们对导出的原始数据进行规范性转换操作。
还有一些导出的数据，并不是“即见即所得”。因为有的数据里面还包含一些特殊的符号，而最迷惑我们的，是有空格混在这些数据里——看上去是一个数，实际却不能进行数据处理，因为它只是一个“空格+数字”的文本型数值，如图2-14所示。
在这样的情况下，要用“查找和替换”功能。使用快捷键Ctrl+H调出“查找和替换”对话框，将这些特殊符号替换为空值，即在“替换为（E）”处不填入任何数据，如图2-15所示，将含有空格的文本型数字转换成真正的数字之后，才能进行下一步的数据处理。
图2-14 一组含有空格的
图2-15 将空格替换为空值
在Excel中，日期格式的连接符号只有斜线“/”和短横线“-”两种，其他的空格、星号、点，甚至中文等多种多样、千奇百怪的连接符号都不是正确的日期格式，如图2-16所示。可能很多人会说，我一直都使用了错误的日期格式但也没有发生什么可怕的事情啊？是的，现在没有发生可怕的事情是因为现在你还没有用到更深入的应用。比如，当用到数据透视表的时候，你就会发现日期格式的准确性非常重要。因为只有正确的日期格式才能运行日期方面的数据透视，比如数据的同比和环比等。
当遇到一组错误的日期格式，真的需要一个个地去修改吗？或是用快捷键Ctrl+H去替换呢？其实用“分列”功能同样可以解决这个问题。“分列”功能不仅仅只用于转换数字，还可以用于文本和日期格式的转换——将所有错误的日期格式进行转换，不管它们中间用什么符号连接，只要包含“年、月、日”的信息就可以转换。
选择需要转换的日期区域进行“分列”操作，前面的步骤和转换数字格式一样。只是在最后一步中选择“日期（D）YMD”单选按钮。YMD就是日期格式以“Year Month Day”的方式显示。根据不同需求，也可以在下拉菜单中选择不同的日期格式，最后单击“完成”按钮，如图2-17所示。
图2-16 错误的日期格式
图2-17 日期分列第3步
通常我在上课的时候讲关于“数据格式错误”问题的时候，大多数学员的第一反应就是：不能进行数据处理的数据区域，肯定是“单元格格式”不对。其实“数据格式”和“单元格格式”是不同的两个格式：单元格格式不代表数据格式本身，也不能改变数据本身，它只是数据显示出来的样子。比如数据格式本身就是文本型数字格式，不论怎么转换单元格格式，这些文本型数字格式也不能进行计算。单元格格式就好比我们的衣服一样，可以有不同的样式，谁穿这身衣服才是关键——如果我穿着拖鞋背心去给大家讲课，大家就会觉得非常不规范。我在讲课时的角色（数据属性）是培训师，所以我的着装（单元格属性）也应该是西服之类的正装才合适。单元格格式和数据格式应该一致，这样才能显示出最准确的数据格式，才能进行更进一步的数据处理。
“分列”功能除了能转换数据格式之外，还可以把同一个单元格里面的多类信息分成多列。
如图2-18所示，C2：C11这10个单元格，每个单元格都既包含员工号，又包含业务员的名字。面对这两种不同的数据属性，我们应该将它分成两个单元格来分别记录，让每个单元格只包含一个信息。具体操作如下：选中要进行分列的单元格区域，单击数据菜单的“分列”选项。在如图2-19所示“文本分列向导”对话框，将文件类型选择为“固定宽度”——因为可以看出，在这个单元格里面，所有的员工编号都是5位，所以只需要将前5位和后面的业务员名字分开，就可以实现分列效果。在实际工作中，我们经常也会遇到在一个数据之中会有类似小横线、星号、空格或其他符号作为数据分隔符号的，遇到这类情况就将文件类型选择为“分隔符号”。
图2-18 包含两类信息的一列单元格
图2-19 分列第1步
在分列向导的第2步中，有“数据预览”区域，用鼠标在员工号与业务员之间的地方单击，就会出现一根带箭头的分隔线。分隔线会把数据分成两部分，前面的部分是宽度固定为5位的员工号，后面的部分是业务员名称。再次单击“下一步”按钮，如图2-20所示。
图2-20 分列第2步
在弹出的对话框中的“列数据格式”选项区域选择“常规（G）”单选按钮，它能将数值转换成真正的数字，日期值转换成日期，其余数据则转化为文本格式，如图2-21所示。于是全是数字的员工号被转换成了数字形式，而作为文字的业务员名称就会被自动转换成文本格式。通过“分列”操作，就将原本既包含员工号又包含业务员名称的一列数据分成了一列是员工号、一列是业务员名称的两列数据，如图2-22所示。
图2-21 分列第3步
图2-22 实现员工号和业务员分列
除了数据格式不正确外，实际工作中还会经常遇到数据显示不完整的问题：比如，输入身份证号码或者电话区号时，往往显示的是如图2-23所示的结果。
图2-23 特殊数据录入的显示结果
由图可见，输入的一个长度为18位的“510102198401011011”的身份证号码，显示的结果却是“5.10102E+17”。因为在Excel中只要超过11位数字，系统将自动转换为科学计数格式；超过15位的数字，系统自动将15位之后所有数值都转化为0，并继续采用科学计数格式。这个科学计数格式非常不方便我们日常办公使用。下一行中的电话号码区号是以“0”开头的，但是显示结果却没有0，这是因为Excel会认为输入的电话号码就是数字，数字前面有多少个“0”都是没有意义的，就会自动将数字前面的“0”去掉。
对于这种要实现长数字“即见即所得”的问题，我们通常用两种方法解决。第一种是直接在要输入的数据前面，加一个英文半角符号“’”，然后再输入数字，如图2-24所示。这就是告诉Excel：“朋友，我前面加了一个‘’’符号，就是说这个单元格内输入的所有信息都是文本信息，文本信息就是我输入啥就出现啥，你只管记录就是，别再自动处理。”这种方式用于输入数据量较少的情况，毕竟谁也不喜欢在输入每个数据之前都加一个“’”符号。所以我们一般选择用第二种方法。
图2-24 录入以“’”开头的文本型数字
第二种方法是在批量输入长数字之前，先把单元格属性设置好。选择要设定的单元格区域，接下来可以右击，在弹出的选项菜单中选择“设置单元格格式”选项，也可以用在Excel中比较常用的快捷键Ctrl+1调出“设置单元格格式”对话框。然后在“数字”选项卡下的“分类”中选择“文本”格式，就可以将选定区域设置为显示内容与输入内容完全一致，也就是我们常说的“即见即所得”，如图2-25所示。
图2-25 设置单元格格式
这时的单元格格式就是文本格式，输入的所有信息都将以文本形式储存，如图2-26所示。所有我们输入的数字也都是不能进行计算的，因为文本无法相加。
图2-26“即见即所得”的文本格式
在Excel进行数据处理之前，通常都要将数据格式、单元格格式转换为正确的格式才能进行更进一步的处理和分析。所以，要进行高效的数据处理，就得要求数据格式、单元格格式的规范。最好开始就在正确的单元格格式中录入正确的数据格式。这就像盖楼一样，只有地基建在正确的位置上，才能保证高楼大厦屹立不倒。
“分列”有话说： 大家好，我是一个在Excel 2003版中就非常有用的功能。除了实现单元格分列之外，我还有一个很重要的功能：批量地转换数据格式。以后大家再遇到错误的时间格式或数字的时候，一定不要自己去修改，直接用我吧！顺便再说一句，我是“合并单元格”的反义词，也可以说是敌人—合并单元格这小子总是喜欢把多个单元格合并在一起，而我却喜欢按不同类别将它们分开，因为要高效操作Excel，很重要的一个规则就是一个单元格就一个属性。所以大家最好少招惹合并单元格这小子。
“单元格格式”有话说： 大家好，我是一个“把单元格设置显示成什么样子给大家看”的功能。我常用的功能除了单元格数值显示方式之外，还可以对单元格进行保护，后面的章节中我会再次出现。大家以后不要用右键叫我出来，我喜欢大家用简便高效的组合键Ctrl+1召唤我出现。
“日期”有话说： 嘿嘿，给大家透露一个小秘密—其实我也是数字。如果把数字1变成日期格式就会显示为1900-1-1—这是因为在Excel中，起始日期就是1900年1月1日；而数字36525就代表1999年12月31日，因为100年的时间就是36525天。日期格式不能为负数，否则会显示一长串错误符号“＃”（而且这个错误显示的“＃”不管怎么拉，单元格显示还是一长串的“＃”，好奇的朋友们尽可一试。）还有，在需要输入当天日期的时候，可以在单元格中输入公式“=TODAY（）”或按快捷键Ctrl+；。（用公式输入的日期的会随系统日期的变化而变化，用快捷键Ctrl+；输入的日期则不会发生改变）
对于数据规范性的录入，很多学员都有这样的疑问：“林老师，我能保证我自己的数据规范，但是我发出去让别人填的表却经常错漏百出，要么该填的单元格没有填写完毕，要么填写的都是一些错误的数据，弄得我收回来还必须一个一个地进行修改。太麻烦了！”
我说：“这个问题在于他们并不知道如何以你要求的‘规范性’去填入数据。”
学员说：“那我建议他们都来听一下林老师的课程。”
我笑着说：“呵呵，好是好，但那是不可能的。你要知道，这个世界上大多数使用Excel的人都没有‘规范性操作’的概念。这并不是说他们不对，或者说他们就不能用好Excel。而对他们来说，工作中根本就不需要进行深入地数据处理和分析，使用Excel只是简单地记录数据而已。所以他们怎么会对自己有那么多的规范和要求呢？而对这个问题负责的应该是我们——因为我们对数据有更进一步的处理、分析需求，那就得保证数据的正确性、规范性及完整性。而他们对这个数据不需要负责，他们只管录入他们所掌握的信息。这是我们没有正确地要求和引导造成的。”
学员非常委屈地说：“可是我每次发工作表给他们的时候，都说明了填表规范和要求。而且有些时候还单独打电话和他们沟通，结果填出来的表还是不理想。”
我说：“其实你的工作已经做得挺到位了。然而你有没有想过——你做的这些表、你规定别人的这些要求都方便别人执行吗？别人不能严格执行你的要求肯定有一定的原因，你应该去了解一下——到底是要求的数据他们提供起来太复杂？还是他们没有完整的数据信息不知道如何填写？或是其他什么原因呢？如果我们给他一个选择范围，让他们只是做‘选择题’而不是‘主观问答题’，这样效果是不是会好很多呢？”
于是我给大家举了一个简单的例子。如图2-27所示，这是一个员工信息统计表，要求在“部门”处填入员工所在部门，在“岗位级”处填入该员工是几岗级别。
如果只是将上述两点要求告诉填表人，我们自认为说得够明白，要求也很简单。而每个人的理解却大相径庭，填出来的东西自然也就千奇百怪：有可能会在“部门”出现不同的部门名称，如人力、人力资源部、HR等；在“岗位级”出现1级、一级或是（一）级等。可见，一个没有规范填表结果的小小员工信息统计表都会出现这么多的不一样。填表人这样填写是没有错的，他们的任务就是填写完成；而对我们有深入处理需求的操作者来说，这些信息却要经过重新统一规范之后，才能够使用。
所以遇到这样的问题，我们就要给填表人规定一个范围，给他们出一道选择题，让他们在固定的答案范围内去填列。这样填表人的思维就不会跳跃出去，只能在我们给出的答案范围内选择了，如图2-28所示。
图2-27 填写部门和岗位级
图2-28 通过下拉菜单进行选择
制作这样一个下拉菜单，使用的是Excel中非常重要的功能。在Excel 2013版中它的名字叫作“数据验证”。也许很多人还不熟悉这个名字，因为它是从Excel 2013版才开始启用的。在Excel 2013版之前，他就是大名鼎鼎的——“数据有效性”——简单地说，他可以限制用户输入的内容，防止一些明显的错误。
我们来试着制作如图2-28所示的下拉菜单。首先选中表中需要填写部门的数据区域，也可以直接选中“部门”这一列。接下来在“数据”菜单中的“数据工具”组中选择“数据验证”选项，如图2-29所示。
图2-29 数据验证的位置
在弹出的对话框中选择“设置”选项卡下的“允许（A）”为“序列”，并勾选“忽略空值”和“提供下拉箭头”复选框。在“来源（S）”处输入各部门的规范名称。注意，各部门之间一定要用半角逗号“，”来分隔，最后单击“确定”按钮，如图2-30所示。这时就可以通过下拉菜单来选择正确的部门，如果填表人非要自行输入，Excel就会提示错误，如图2-31所示。
图2-30 数据验证的设置方法
图2-31 数据验证的错误提示
当然对于“员工编号”和“入职时间”也可以用数据验证来规范要求。比如员工编号都是6位数的，为了防止填表人多录或者少录，可以设定文本长度。在“数据验证”对话框中的“设置”选项卡中的“允许（ A ）”中选择“文本长度”选项，“数据（ D ）”中选择“等于”选项，“长度（ L ）”填入“6”，如图2-32所示。
图2-32 设置单元格文本长度为6位的数据验证
入职日期的设定则是将“允许（ A ）”选择为“日期”，“数据（ D ）”选择为“介于”。因为入职日期是“介于”公司成立到今天这个期间，所以“开始日期”就是公司的成立日期（注意正确的日期格式哦！），“结束日期”就用公式“=TODAY（）”。因为“TODAY（）”代表当前系统日期，他会随系统日期变化，自动改变结束日期的最大允许范围，如图2-33所示。
图2-33 设置单元格日期范围的数据验证
数据验证可以设定很多种允许的条件，我们可以根据遇到的实际情况进行设置，如图2-34所示。通过这个验证条件允许的下拉菜单我们可以看出，其实每一个在Excel表中的单元格都有数据验证条件，只是这些单元格的默认数据验证允许条件是“任何值”，也就是我们在单元格输入的任何数据Excel都允许录入。
图2-34 数据验证允许的设置范围
而当数据验证允许的条件不能满足实际需求时，我们还可以录入自定义公式来进行设置。如图2-35所示，一个产品销售表中要求填写8项完整数据。如果有任何一个单元格留空没有填写，对数据完整性就会造成影响。如图可见，在第5行的业务中没有填写客户是谁，那这一行的销售数据就不够完整，最终看表的人就不知道这220个胶套垫圈究竟卖给了谁。所以在这里我们用数据验证来规避这个问题，设定了一个全部数据必须录入完整，才能进行下一行数据录入操作的数据验证。
图2-35 数据验证提示错误
这个地方设置的数据验证就不能用Excel默认的允许范围，而是要用公式来设定允许条件。由图2-36可以看出，上一行的单元格必须完整地填写8个，才可以继续填写下一行的数据。那么我们下一行的数据验证就应该是“上一行是否填满8个单元格的数据”。具体操作如下：
选中需要进行设置的区域A2：H7。这个时候大家一定要注意，现在的单元格名称框是“A2”，所以在接下来设定数据验证时，都是以A2单元格作为基准来设定数据验证允许条件的。
图2-36 选择设置数据验证的区域
选择“数据验证”功能，在弹出的对话框中的“设置”选项卡下的“允许（A）”中选择“自定义”选项，在“公式（F）”中输入公式“=COUNTA（$A1：$H1）=8”。函数COUNTA（）是计算一个单元格区域中的非空单元格数的，所以这个公式的意思是：统计在A1：H1这8个单元格区域中，一共有多少个非空单元格？“=8”表示在A1：H1这一区域中的非空单元格个数要等于8个，即不能有任何一个空白单元格。而“锁列”是为了保证列区域范围都是在A列到H列，“不锁行”是为了规定数据验证允许条件可以往下一行延续。最后单击“确定”按钮，如图2-37所示。
图2-37 设置自定义公式的数据验证
如果觉得通过单元格一个一个地录入数据容易漏录还很麻烦，我们可以使用“记录单”功能，他可以提高录入大量数据的速度和准确性。由于不常用，这个功能在Excel 2013版本之后，只能通过设置“自定义功能区”的方式把他找出来。而在Excel 2013版本中，“记录单”功能就位于“数据”菜单下。
在Excel 2013版中，找出“记录单”功能的步骤如下：首先在功能区上面单击右键，在弹出的菜单中，选择“自定义功能区（ R ）”选项，如图2-38所示。
图2-38 选择自定义功能区
在弹出的“Excel选项”对话框中选择“自定义功能区”选项，再选择“所有命令”选项，并在下拉列表中找到“记录单”（所有命令的排序都是通过首字的汉语拼音排序）选项。然后单击右下方的“新建选项卡（ W ）”按钮。为方便自己使用，我们可以将它重命名，并把里面的组也重命名，在这里我把它重命名为“个人常用”。单击“个人常用”选项卡，按“添加（ A ）﹥﹥”按钮，就把之前选中的“记录单”选项添加到这个选项卡的组下面，最后单击“确定”按钮，如图2-39所示。
图2-39 添加“记录单”的步骤
这时再看功能区，会多出一个我们刚才添加的“个人常用—个人常用—记录单”选项卡组命令，如图2-40所示。
图2-40 记录单的位置
用记录单录入数据非常简单：如图2-41所示，首先选择要录入区域，注意这里一定要包含表头标签。再选择刚才我们添加好的“记录单”功能。在弹出的对话框中，已经列出了其中已有的记录，可以通过“上一条”或“下一条”按钮查看其他记录。新录入数据就单击“新建（W）”按钮，这样就可以在对应的字段中，录入新的信息。录入信息时，按Tab键或Shift+Tab快捷键在各字段之间进行上下切换。录入完成后，单击“关闭”按钮。字段中已记录的数据就会自动添加到刚才数据录入区域之中。我们之前设置好的数据验证规则，在通过记录单录入时也同样有效。
图2-41 记录单
如果觉得弹出来的文字太过死板、冰冷，我们也可以让它人性化一点。在“数据验证”对话框中的“出错警告”选项卡下可以选择警告的标题和错误信息提示。为了引起大家的注意，让大家在填写表格时不要出错，我们可以写得“萌”一点。比如，可以在错误信息中温馨地输入：亲，请将上一行录入完整哟！然后再加一个联系电话，这样就显得不那么冰冷，感觉也非常专业。这里大家要注意的是，在左边“样式（Y）”的下拉菜单中，一定要选择“停止”选项，如果选择的是“警告”选项或“信息”选项，Excel就只会提示，并确认是否继续录入，不管你上一行是否完整录入，如图2-42所示。
图2-42 设置数据验证的出错警告
可以想象一下：如果是一名新手填表人接到如图2-43所示的弹出对话框时，第一反应应该是吓一跳——太神奇啦！竟然还能弹出对话框！
图2-43 数据有效性提示错误
等他回过神来就会发现，原来“Excel大神”就在身边，赶快拿起电话问问吧，到底怎么回事？大家看看，通过数据验证一下就把你担心的数据规范性问题给解决了，而且填表人对做表的你更是崇拜有加！
所以，我们不用去抱怨别人出错。我们需要做的就是事先进行控制，防止别人的错误影响到自己下一步工作的开展。就像别人开车一样，如果到处的马路都可以行驶，大家肯定就随便开了，就不一定会按我们要求的方向去；而如果我们提前在不应该行驶的路上设置好“禁止通行”的指示牌或者路障，就能保证车辆往我们预计的方向行驶。所以设置数据验证，对于数据规范性是非常有用的。有一位逗趣的学员甚至找到我说：“有了数据验证，妈妈再也不担心我会收到天马行空的答案了！”
“数据验证”有话说： 大家好，其实我也挺逗趣的，因为可以通过我在出错信息里输入任何“温馨”的提示，不信看图2-44：
图2-44 各类逗趣的数据验证提示
如果设定“序列”的时候选项过多，可以在Excel表中事先输入区域，然后在选择序列的时候通过单元格区域范围进行选择；也可以通过定义名称的方式进行引用。这两种序列引用方式在后续章节中林老师都会介绍到的！
“自定义功能区”有话说： 大家好，我是从Excel 2007版才开始出现的。因为从Excel 2007版开始微软公司使用了全新的用户界面（UI），于是功能区就分成了“选项卡”、“组”、“命令”三个层次，完全不同于Excel 2003版的工具栏、菜单栏的模式。在Excel 2013版中，大家可以在“自定义功能区”或是“快速访问工具栏”中加入一些自己常用却又不在Excel默认命令中的功能按钮，从而方便大家使用，提高工作效率。
说起“复制粘贴”这对好基友，几乎是人人都会用的。这个在电脑中操作最为频繁的指令，特别是其快捷键Ctrl+C和Ctrl+V的组合也已经深入人心。而说起“选择性粘贴”，知名度就低得多了。
在Excel中，“复制粘贴”是简单粗暴地直接克隆对象；而“选择性粘贴”则是克隆复制对象的其中一项属性。比如，我要克隆一个人，“复制粘贴”就是直接把这个人从里到外，从长相、性格、家庭环境、社会地位、所有的优缺点等全部进行克隆；而“选择性粘贴”，就可以做到只克隆这个人的外表或身高或性格等属性中的一种。
以前有过这样一项网络调查，题目是：你愿意和英国科学家史蒂芬·霍金交换人生吗？
最后调查结果显示，超九成的网友都表示“不愿意”。
这是因为“交换人生”就是简单粗暴地“复制粘贴”——直接在霍金先生身上按下Ctrl+C组合键，然后在自己身上按下Ctrl+V组合键。“DUANG！”的一声，你一下子就变成了霍金先生了，当然是坐在轮椅上的霍金先生。
而如果在这里可以使用“选择性粘贴”，我想超九成的人都不会反对——很简单，我们只需要在霍金先生身上按下Ctrl+C组合键，粘贴在自己身上的时候再选择“选择性粘贴”命令，在弹出的对话框中选择只粘贴霍金先生聪明的大脑就够了。“DUANG！”的一声，这次自己还是原来的样子，只是大脑已经变成了霍金的大脑。这就是“选择性粘贴”的作用，大家明白了吗？
下面，我们一起来看几个“选择性粘贴”的实际运用。如图2-45所示，在D2单元格显示的是数字1275.00——它是用B2单元格的数量与C2单元格的单价相乘得出的，但它本身不是一个数字而是一个公式。如果直接复制粘贴在E2单元格，出现的结果就不是数字1275.00，而是“C2*D2”的结果。所以，直接粘贴会包含D2单元的所有属性，当然也包括它的公式构成。在这里我们想要粘贴的只是数字1275.00，所以只需要复制并选择性粘贴它的数值就可以了。于是使用“选择性粘贴”命令：可以直接通过右键菜单选择“选择性粘贴”为“数值”，也可以按快捷键Ctrl+Alt+V，在弹出的对话框中选择粘贴成“数值”。可以把粘贴成数值理解为“即见即所得”的结果性粘贴——F2单元格就是选择性粘贴成数值，这样F2单元格显示的就是数字1275.00，它本身也是数字1275.00。
图2-45 不同的粘贴方式结果不同
我们再来看一个“选择性粘贴”的实际运用。如图2-46所示，在借方金额和贷方金额两栏有空白区域，我们要把这两栏的数据合并在一栏，用复制粘贴会直接覆盖被粘贴区域，所以是没办法进行的。这里只能用到一种“错位”粘贴的方式，让复制对象跳过有空的地方，通过选择性粘贴的“跳过空单元格”可以实现。
图2-46 有空单元格的表
具体操作步骤如下：先复制贷方金额的区域，在要粘贴的借方金额区域首个单元格上单击右键，在弹出的菜单中选择“选择性粘贴”选项。在弹出的对话框中勾选“跳过空单元（B）”复选框。跳过空单元的意思是：在刚才复制的区域中，如果有空单元格，将不会覆盖要粘贴区域的数据。单击“确定”按钮，出现正确粘贴结果，如图2-47所示。
图2-47 利用选择性粘贴跳过空单元格
再来看一个例子。要把图2-48中的菜品售价统一上涨两成，即调整为原来价格的120%，通常我们是直接用公式计算，其实用选择性粘贴也可以实现。具体操作如下，在任意一个空白单元格输入1.2，选择零售价区域并单击右键，选择“选择性粘贴”选项。在弹出的对话框中，将粘贴类型选择为“数值（V）”，运算类型选择为“乘（M）”，最后单击“确定”按钮，如图2-48所示。
图2-48 选择性粘贴乘法运算
可能有人会问：明明复制的是“1.2”这个数？为什么粘贴出来的结果不是“1.2”呢？
没错，复制的是数字“1.2”，但却没有直接用它，而是将它作为运算的基数去乘被粘贴的区域，让被粘贴的区域每一个单元格都“×1.2”。这样，最后的零售价就上涨了两成，如图2-49所示。
图2-49 上涨两成后的零售价
正确地运用选择性粘贴对做好数据处理工作有非常重要的作用。实际工作中，一个数据可能包含很多属性，我们不一定用到它的全部属性，而只需要用到显示结果、公示结果或者对它进行重新计算等，这个时候就要用选择性粘贴才能实现我们想要的结果。可以说，灵活运用“选择性粘贴”是打开高效数据处理大门的金钥匙。
“选择性粘贴”有话说： 大家好，都知道我的重要性了吧！作为像我这样在数据处理届的大人物，不得不抱怨一下微软公司给我的快捷键实在太麻烦了，我表示强烈抗议！Ctrl+Alt+V?要用三个快捷键才能把我按出来！而且它们又不挨着，通常都需要两只手同时按才按得住。好在我还有一个简单的出场方式—用鼠标+键盘的方式。怎么说呢？其实99%使用我的操作，都是选择性粘贴成“数值”。大家可以先按一下鼠标右键，再按一下键盘上的V键，这样就可以把复制的数据转换成“即见即所得”的数值格式了。赶快试试吧，两步就搞定—右！V！
曾经有学员这样问我：“林老师，我想把一张表上面符合条件的单元格，通过公式的形成填充成黄色的，可以吗？”
我回答说：“公式只能起到计算数据结果的作用，而把单元格填充颜色要改变单元格的属性，公式是无法实现并控制单元格属性的。但是你说的这个问题我们可以用Excel的另外一个功能来实现，叫作‘条件格式’”。
顾名思义，条件格式就是说这个单元格的数据满足怎样的条件——当然这些条件都是可以设定的条件。当这个单元格的数值结果满足一定条件时，这个单元格就会变成另外一种显示格式，从而凸显了满足条件的数据。
就像有个笑话：一个口吃的老师在监考时发现一个学生正在作弊，于是他大喊：“你、你、你、你、你怎么作弊啊！给我站起来！”紧接着就有五个学生站了起来。
这位老师就是通过条件格式来设置“条件”为“作弊的人”，要求显示的“格式”为“站起来”。于是他就可以一下子在一个教室的N名考生中，精确地挑选出符合他条件的——作弊的学生。
条件格式在Excel应用中非常广泛，他可以帮助我们实现个性化凸显特殊数据、提醒特殊事项等其他功能很难企及的效果。因为用条件格式可以实现个性化的东西太多，只要想得到，几乎都可以实现。
图2-50是一张每月的业务员销量表。如果让我们仅凭肉眼马上找出销量前10位、这10位分别又是由哪几个业务员在哪几个月创造的。我想不管是谁，第一感觉就是密密麻麻，第二感觉还是密密麻麻，就算看半天也不容易找出来。
图2-50 业务员每月销量情况表
而用“条件格式”命令就变得格外简单：首先选中要参与条件格式设定的区域，这里可以全选表格；在“开始”菜单中的“样式”组中，选择“条件格式”命令，在弹出的菜单中选择“项目选取规则（T）”选项，按“前10项（T）”规则进行设定，如图2-51所示。
图2-51 通过条件格式选取前10项数据突出显示
在弹出的对话框中可以按自己的要求进行设定前N项，并设定满足此条件的显示格式，如图2-52所示。在这里我们使用默认设置，最后单击“确定”按钮。
图2-52 为值最大的那些单元格设置格式
通过上述操作，前10名销量就出现了。由图2-53可以看出，业务员张飞和业务员马超分别有三个月的销量排进了前10名，而5月、6月和8月，均有两名业务员的销量进入前10名，由此可见，5月、6月和8月应该是该产品销售的旺季。有了这样的单元格突出显示，谁都可以一秒钟变身火眼金睛的孙悟空，把原先看似一团乱麻的数据看个清清楚楚、真真切切。
图2-53 销量前10名的特殊显示
顺便说一下，在Excel 2013版中选择数据区域后，系统自动会在右下角出现一个“快速分析”按钮，单击它也可以快捷地出现条件格式效果，如图2-54所示。
图2-54 Excel 2013版的“快速分析”按钮
除了突出显示前10项的数据，条件格式还可以实现数据条、色阶、图标集等显示效果。由图2-55可见，条件格式还可以设定成其他显示效果。我们可以结合实际工作中的需求来设定显示条件。这些效果都是在“条件格式”命令中自行选择的，具体操作都比较简单，在此不再赘述。
这里需要多说的一点是：不管选择怎样的条件格式效果，建议最后的显示格式只选一种可视化效果。我发现很多人觉得：条状图很美，色阶也很美，要是再把图标加进去应该会更加绚丽！结果一个单元格出现各种格式效果，反而弄成了一个四不像，越发让看表的人不知所云，头昏眼花。其实最重要的一点要求就是：突出重点。能把密密麻麻的数据重点突出，给看表的人一个引导就够了。没必要弄得那么复杂，更何况简洁才是美。
图2-55 利用条件格式实现的各种可视化效果
除了条件格式的基本应用外，我们再来看两个条件格式综合应用在实际工作中的例子。
如图2-56所示，这是一张应收账款明细表，表格由“欠款单位”、“欠款金额”、“约定还款日期”以及“是否还款”四列组成。现在我们需要做的是在2014年12月31日，即2014年年底这一天看看有哪些单位的约定还款日期距离2014年12月31日超过10天以上，还没有还钱的。当然我们不能一个一个地判断，也不需要用“筛选”命令进行两次自定义筛选。现在我们直接用条件格式即可实现。
图2-56 没有设定条件格式的应收账款明细表
设置条件格式之前首先思考一下，找的结果需要满足哪些条件？第一个条件：没有还钱，那在D列出现“否”的就是；第二个条件：约定的还款日期距离2014年12月31号超过10天的。所以，我们可以在“条件格式”命令中设置一个同时满足上述两个条件才可生效的公式，通过公式找出满足条件的客户列，并将它突出显示。
具体操作如下，选择要进行设置“条件格式”的区域。本例中，从A3作为首个单元格，选中A3：D13区域，在“条件格式”命令中选择“新建规则（N）”选项，如图2-57所示。
图2-57 选择“新建规则”选项
在弹出来的“新建格式规则”对话框中，将“选择规则类型（S）”选择为“使用公式确定要设置格式的单元格”；在公式栏中输入公式“=（（TODAY（）-$C3）﹥10）*（$D3=“否”）”这里需要说明的是：这个条件格式是以A3单元格作为基准来设定的，所以“（TODAY（）-$C3）﹥10”代表当天的日期比这一行的约定还款日期多出10天；“（$D3=“否”）”代表这一行的“是否还款”单元格的值为“否”；“*”号出现在两个条件之间也可以理解为将两个条件相乘：即只有两个条件都为“真”这个公式才生效，如图2-58所示。如果不用“*”号，也可以用函数公式“=AND（（TODAY（）-$C3）﹥10，$D3=“否”）”，“AND（）”函数就是表示几个条件同时为“真”才生效的意思。
接下来设置满足此条件的格式，单击“格式（F）”按钮，在弹出的“设置单元格格式”对话框中的“填充”选项卡下设置一个醒目的红色，单击“确认”按钮返回，如图2-59所示。
图2-58 通过公式确定要设置格式的单元格
图2-59 设定符合条件的单元格格式
最后再单击确认新建的格式规则。这时，同时满足第一个条件“没有还钱”和第二个条件“约定还款日期距离今天已经超过10天”的单位行，就都按设定的条件格式显示出来了。如图2-60所示，只有都满足这两个条件才被标了出来，而只满足一个条件或一个条件都不满足的则没有标记，比如最后一个“客户G”，虽然没有还钱，但是还没有到约定还款日期，所以他不符合条件格式所设定的条件。而如果客户G到期之后超过10天还没有还钱，这个表也会自动将客户G标红。
图2-60 满足设定条件的单元格被标红
可能会有人觉得，设置了条件格式的表，只要一打开就会显示出“一片红”在眼前。实际工作中，我们还会看这张表的其他数据属性，而不希望视觉冲击力太强。所以希望能够还有一个功能：在一般情况下，这张表就是一个普通的表，只在我们想看哪些客户符合条件时，这张表才显示成“一片红”的样子。而这样的功能，我们可以通过添加控件来实现。
首先要添加控件组所在的“开发工具”选项卡。Excel 2010版和Excel 2013版中的操作是在“主选项卡”中勾选添加“开发工具”选项，如图2-61所示。
图2-61 在Excel 2013版中选择开发工具的方式
Excel 2007版中，是在首选项的“常用”菜单中的“使用Excel时采用的首选项”区域中直接勾选“在功能区显示‘开发工具’选项卡（D）”选项，如图2-62所示。
图2-62 Excel 2007版中选择开发工具的方式
在Excel 2003版中，则直接在菜单栏单击右键，在弹出的下拉菜单中选择“控件工具箱”选项，如图2-63所示。
图2-63 在Excel 2003版中选
添加之后，主选项卡中就会多出一个“开发工具”的选项卡，这时就可以在Excel表中插入一个控件。在“开发工具”选项卡的“控件”组中选择“插入”命令，在弹出的“表单控件”菜单中选择“复选框（窗体控件）”选项，如图2-64所示。
图2-64 插入复选框（窗体控件）
这时鼠标变成了一个小十字。在任一空白区域拖动鼠标，画出一个复选框控件，如图2-65所示。
图2-65 拖动鼠标画出复选框控件
然后在这个控件上按右键，在弹出的菜单中选择“设置控件格式（ F ）”选项，如图2-66所示。
图2-66 设置控件格式
在弹出的“设置控件格式”对话框中选择“控制”选项卡，在“单元格链接（ L ）”中选中一个单元格，让这个控件能控制这个单元格，最后单击“确定”按钮，如图2-67所示。
图2-67 设置控件格式单元格链接
如图2-68可见，此时的控件就能控制旁边的E1单元格了——勾选控件，E1单元格的值就为“TRUE（真）”；未勾选控件，E1单元格的值就为“FALSE（假）”。
图2-68 通过勾选控件控制单元格
接着在刚才已经设置好的条件格式中，再加入一个E1单元格的判断条件。选择要设定条件的条件格式区域，和刚才一样是A3：D13区域。选择“条件格式”命令中的“管理规则（ R ）”选项，如图2-69所示。
图2-69 管理条件格式规则
在弹出的对话框中选择“编辑规则（ E ）”选项或者双击蓝色区域，如图2-70所示，弹出“编辑格式规则”对话框。
图2-70 增加条件编辑规则
如图2-71所示，在公式的最后面再添加一个条件“$E$1”，条件之间还是用“*”号连接，注意这里的“E1”单元格是绝对引用。“=（（TODAY（）-$C3）﹥10）*（$D3=＂否＂）*$E$1”这个公式就代表之中的三个条件同时满足，才可以实现设置的格式。最后单击“确定”按钮，应收账款明细表就会在勾选的情况下才出现条件格式。
图2-71 编辑格式规则新加入条件
为了规范显示，我们还可以右击控件，在弹出的菜单中选择“编辑文字（ X ）”选项来修改控件名称；而E1单元格总是会显示“TRUE”或“FALSE”，我们可以隐藏这个单元格的值：在E1单元格上按快捷键Ctrl+1调出“设置单元格格式”对话框，在“数字”选项卡下的“分类”中选择“自定义”选项，在“类型（ T ）”中连续输入三个半角分号“；；；”，则代表这个单元格内容不可见，如图2-72所示。最后单击“确定”按钮返回，E1单元格就显示成空白的样子了。
图2-72 输入三个分号“；；；”实现隐藏单元格数据的效果
最后呈现的效果就类似于一个“应收账款明细表系统”，通过勾选复选框来控制是否提醒显示逾期欠款单位，如图2-73所示。
图2-73 通过勾选显示欠款单位
接下来我们再看一个用条件格式的综合应用。通过条件格式来做进度图（类似图表中的“甘特图”），展示项目具体细节进度情况，实现如图2-74所示效果。
图2-74 通过条件格式实现项目进度图效果
首先根据每个不同项目阶段的实际计划日程期间绘制出如图2-75所示的表格（制作步骤较为简单，此处省略）。需要注意的是，在表中的所有日期都是“日期格式”。制作出基本表格框架之后，就开始设置D3：P8空白单元格区域的条件格式。以从“D3”作为首个单元格选中D3：P8单元格区域，再选择“条件格式”命令中的“新建规则”选项。
图2-75 空白的日程进度表
在弹出来的“编辑格式规则”对话框中，将“选择规则类型（S）”选择为“使用公式确定要设置格式的单元格”。因为整个条件格式区域是以“D3”单元格作为基准进行设置的，在公式处输入函数公式：“=AND（$B3﹤=D$2，$C3﹥=D$2）”，这里尤其要注意公式中的各类引用方式，如图2-76所示。这个公式是由两部分条件组成的：第一个条件是，进度条中的日期（D2）是否大于或等于开始日（B3）。第二个条件是，进度条中的日期（D2）是否小于或等于结束日（C3）。也就是说，第二行进度条当中的日期，是否在计划期间的开始日和结束日之间，如果是，就满足条件。最后单击“格式（F）”按钮，设置一种渐变填充格式，具体如图2-77所示。
图2-76 使用公式确定要设置格式的单元格
图2-77 设置渐变填充效果
这时表中满足条件的单元格就被显示成了带填充的效果，如图2-78所示，每个项目阶段的计划期间都在各自的进度条中显示。
图2-78 利用条件格式制作进度条
接下来我们再增加一个条件格式，让这个表中出现一根今天的日期轴，方便我们查看项目实时进展。
首先选择D3：P8单元格区域，选中“条件格式”命令中的“新建规则”选项。如图2-79所示，在“选择规则类型（S）”处同样选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，在公式栏输入公式“=D$2=TODAY（）”，再单击“格式”按钮，设置单元格边框为红色虚线，如图2-80所示。这样进行设置代表：如果今天的日期出现在日期进度的那一列，该列的单元格右边边框将变成红色虚线。同一列的几个单元格都变成红色虚线，在视觉呈现上就会变成一根红色虚线日期轴。
图2-79 增加日期轴的条件格式设置
图2-80 设置边框为红色虚线
通过设置条件格式，最终就实现了如图2-74所示的自动变日期轴的项目日期进度表。
条件格式是一个被很多人低估的重要功能。如果能将条件格式综合应用，把我们的奇思妙想应用到工作表中，就能让原本枯燥单纯的工作表变身成一套可视化系统。我们在实际工作当中一定要敢于创新，敢于DIY，敢于为更直观的数据呈现去不断思考、不断实践，因为这才能体现我们与众不同的价值所在，而用好条件格式就是一个很好的切入口。在实际工作中，只要我们多运用、多思考，也能做出，甚至完全超越像上述两例一样的实用性图表。
“快速分析”有话说： Hello！我是一个很年轻的功能，目前只存在于Excel 2013版。我可以快速地将大家所选择的数据区域进行条件格式设置、新建图表、数据计算、数据透视以及生成迷你图表。我还比较年轻，所以在功能上可能还不够强大，不过我有一个梦想—实现Excel的人工智能化！因为我总希望自己能在用户的下一步操作前，就提醒用户即将可以进行哪些方面的操作。也许我现在提醒得还不够准确，不一定能想到大家的下一步操作。但我相信不远的未来，我可以更加智能：甚至用户只需要说出一两个语音命令，或者简单地设置几个命令，我就能自动地将数据进行处理、分析甚至展示出来。另外，非常骄傲地告诉大家：在Excel 2013版中我已经有了自己的快捷键Ctrl+Q！
“真假”有话说： 大家好，我们是“真”和“假”，英文名叫TRUE和FALSE，阿拉伯名叫1和0。虽然叫1和0，可我们不是GAY，我们是Excel里面最重要的逻辑判断值！举个例子：“5=5”这个判断，因为5是等于5的，所以这个判断结果就是为真、为TRUE、为1；而“5=6”这个判断是不正确的，所以这个判断的结果为假、为FALSE、为0。大家再看之前的条件格式公式出现的，N个条件同时满足就是“=条件1*条件2*…*条件N”。其实这就是利用判断逻辑为1或者0进行的：当所有条件都是真时，那N个1相乘结果还是1；而N个条件中，有任何一个条件为假、为0，那么0乘以任何数结果都为0，最后的结果自然也是假。弄清楚我们的含义，对学习后面章节的函数，特别是逻辑判断函数有着特别重要的意义。顺便说一句，在你们现实生活中的真真假假通常都傻傻分不清楚—我们最不明白的一件事情就是在这个世界上最假的那一类照片居然叫写真照！
“甘特图”有话说： 大家好，我是甘特图，又名横道图或条状图。我是在第一次世界大战时期由美国管理学家亨利 · 劳伦斯 · 甘特先生发明的。我以图示的方式，通过活动列表和时间刻度，形象地表示出任何特定项目的活动顺序与持续时间。在简单、短期的项目日程计划中，几乎全世界都是用我哦！本章节中林老师用条件格式的方式制作图表，在后面的章节中，会有专门介绍用Excel制作各类高大上的图表的方法。慢慢看吧！