图2-1是小张饭馆客户订餐记录中的一条，面对下面这样的客户订餐记录，观察“所定菜品”列中的内容。这里，表示菜品名称的“文本”和表示菜品价格的“数字”混合在同一个单元格内，根本无法进行自动数据汇总，这是很讨厌的事情，所以必须进行改造。我们必须把“能够参与计算的数字”和“不能参与计算的文本”分离开来（这是一条通用原则，在Excel中也适用哦）。

作为第一步，我们把客户订单表格中的“所定菜品”列中的内容单独拆分出来形成图2-2中的表格。为了和被拆分表格建立“关联”，我们在拆分出来的表格中也包含了“订单编号”列。这样，我们就可以对于每一条客户订餐记录，都能够以“订单编号”作为关联，到所定菜品表格中查找该订单编号下的所有菜品，如图2-2所示。

下一步，我们把“所定菜品”中的“数量”分离出来单独形成一列。同时，由于图2-2中“订单编号”合并单元格在Excel中不便于进行筛选、分组等数据分析操作，因此，我们的所定菜品表格最终改造为如图2-3所示的形式。

有了改造后的每一个订单号的所定菜品及其数量的表格，再结合图2-4所示的饭馆菜品价目表（菜单），就可以在Excel中，利用VLOOKUP（）函数，把每种菜品的价目“抓取”到每一订单下所定菜品的表格中。

进一步，在此基础上，我们还可以添加新的一列，计算出每一种菜品的“数量×单价”，如图2-5所示。

就这样，最原始数据表格中的每个订单的“所定菜品”列，拆分出来并整理成上面的这个样子后，为了重新组合成理想中的、便于数据汇总的表格，可以通过“订单编号”的关联关系“重新组合回去”，形成如图2-6所示的表格。

去除合并单元格后，整理形成如图2-7所示的表格。

我们发现，曾被作为两个表格的“关联列”，第6列的“订单编号”和第1列内容重复，此时第6列的“订单编号”已经完成了它的历史使命，可以不要了。

最后，我们的整理出的“理想表格”如图2-8所示。

为了方便大家理解，综上所述，单独一条客户订餐记录的整个拆分组合过程如图2-9所示。

这里，我们只拿一个订单（订单号DD-00012）作为例子讲解如何把订单记录表格拆分组合成便于数据汇总的格式。如果对所有订单进行拆分，其拆分过程如图2-10所示。

在图2-10中，表1的客户订单拆分成了表2 和表3，然后，表3进一步整理成了表4的格式。

由于小张在记录饭馆业务的表格设计时没有想到将来的数据汇总需求，因此才造成了现在的麻烦，不得不对已有数据进行“规范化”整理。庆幸的是，这只是一次性的工作，规范化工作完成以后，新的数据就可以按照规范后的方案进行录入。

业务数据规范化的工作完成后，我们得到了表2和表4，接下来的问题（也是作为本书重点讨论的问题之一）是：如何利用计算机，以表2和表4为基础，整理出我们所期望的、便于进行各种数据汇总的“理想表格”？

作为对比，为完成这个任务，我们介绍两种方法：一种是 Excel方式，一种是Access方式。通过这两种方案的讲解，我们会亲身感受Excel和Access的差异及Access在数据管理方面的优越性。 HN59vdVacWhFvKHPouhew1Rhx3x9Y+AEJooY9L9TkHMbjKBHt8jX8ac48jOmUP+v