有一天，小张想对饭馆的经营状况进行盘点（时髦点儿的说法叫作“数据分析”），他首先想要知道的就是：汇总当前“已完成”和“未完成”的订单总金额。也就是说，小张忙活了半天，要算算自己的营业收入如何。

小张认为，饭馆每天的经营数据已经用Excel保存成了电子格式，用计算机分析起来应该不成问题，然而，一旦真正做起来，事情似乎没有想象得那么简单。

作为对于Excel比较熟悉的我们，如果饭馆的订单数据存储成如图1-3所示的格式，那么，在Excel中，只需一个SUM（）函数就能汇总出一份订单的总金额。

然而，不幸的是，小张为了当时记录数据的便捷，客户的订餐数据是如图1-4这样记录的（以订单记录中的DD-00012号订单为例）。

在图1-4所示的客户的订餐记录中，客户所定的菜品“以文本格式”放在一个单元格中，几乎无法用Excel函数进行数据汇总。小张忽然意识到，自己的Excel的数据记录和管理方式也许存在严重的问题，为了避免走更多的弯路，“钱来”向我求助。

在了解了他的问题后，我半开玩笑地说：“混乱的数据不能产生价值，规范化的数据才有意义。如果你想一劳永逸地解决这个问题，必须进行‘业务流程再造’！”

我对他说，如果你想避免将来数据管理的麻烦，就必须从开始就要“规范化”你的数据。作为完全没有数据库基础知识的小张，我不能给他灌输太多数据库方面的术语，好在有实实在在的数据，再加上小张对 Excel也比较了解，我可以结合具体的数据把如何规范化数据一步一步地演示给他看。

我对小张说，为了能够灵活地对数据进行分析和处理，如果能把客户订餐记录的订单表格（图1-5中的表1）和菜品价格表（图1-5中的表2）结合起来，把一条记录拆成多条记录，变成图1-5中表3这样的数据格式就好了，这样，我们就可以轻松地汇总每种菜品的“销售数量”和“销售额”了。

在图1-5中，“表3理想表格”中：

（1）“数量”列来自“表1 订单记录”中的“所定菜品”一列；

（2）“单价”列数据来自“表2菜品价格”；

（3）“数量×单价”是新生成的计算列。

在图1-5中，为了使数据适合 Excel 处理，我们仅以客户订餐记录中的DD-00012号订单为例，我们把“表1”中的“一条记录”（DD-00012号订单）经过处理并添加必要的信息后改造成了“表3”中的“三条记录”。

读到这里，你也许会产生这样的疑问，“表3”乍看起来并不十分理想！如果每次接到客户的订餐电话都这样记录在 Excel中，那么，本来一行数据就能解决的问题岂不需要输入多行才能完成？并且其中的“客户姓名”、“客户地址”、“联系电话”、“要求送餐时间”等信息还要重复输入很多次。

你的顾虑是符合逻辑的，可是，接着阅读本书随后的章节就会发现，“表3理想表格”并不是让我们手动输入客户订单，我们并不会直接在这个表格中输入客户订餐数据。这个表格是为了便于数据汇总，通过Excel或Access的表格关联技术“自动”生成的！ ExXUX+hG/qUYQI7ZV46GPerKMWVS0ivvOAhxXFKVWAjwOtyb7Ad6n0EDPfF3tQZ2