1.3　Office 2019的基本操作

启动Office 2019后，就需要开始了解Office 2019的基本操作，包括如何创建、打开、保存文件。

1.3.1　文件的创建

在Office中，既可以创建一个空白的文件，也可以基于模板或现有的文件创建新的文件。下面就以创建Excel工作簿为例介绍创建Office文件的方法。

1 创建空白文件

当用户需要制作一个工作表的时候，往往都是从创建空白工作簿开始的。在已启动Excel的情况下，创建的空白工作簿将被自动命名为“工作簿1”。

步骤01　创建空白工作簿

启动Excel 2019后，在开始屏幕单击“空白工作簿”图标，如下图所示。

步骤02　查看创建空白工作簿的效果

此时创建了一个空白的工作簿，自动命名为“工作簿1”，如下图所示。

小提示

除了通过单击“空白工作簿”图标来创建空白工作簿外，也可以通过按组合键【Ctrl+N】来直接新建空白工作簿。

2 基于模板创建

模板包含固定的基本结构和格式设置。选择与要制作的工作簿具有类似结构和格式的模板创建工作簿后，再添加个性化的内容并稍做修改，就能完成所需工作簿的制作，可以大大节约时间。

原始文件： 无

最终文件： 下载资源\实例文件\01\最终文件\甘特项目规划器.xlsx

步骤01　选择模板

启动Excel 2019，在开始屏幕中单击要创建的模板图标，如“甘特项目规划器”图标，如下图所示。

步骤02　单击“创建”按钮

弹出模板信息面板，单击“创建”按钮，如下图所示。

步骤03　查看创建工作簿的效果

此时基于模板创建了一个项目规划器的工作簿，如下图所示。

生存技巧　其他方式创建工作簿

在桌面空白处右击，在弹出的快捷菜单中单击“新建>Microsoft Excel工作表”命令，如下图所示，即可创建一个空白工作簿。

3　搜索联机模板创建

在Excel默认显示的模板中，也许没有需要的模板，此时可以在搜索框中输入模板信息关键词，然后查找联机模板来创建文件。

原始文件： 无

最终文件： 下载资源\实例文件\01\最终文件\现金流量表1.xlsx

步骤01　搜索联机模板

启动Excel 2019， 在开始屏幕的搜索框中输入要查找的模板信息关键词，如“现金流量表”， 单击“开始搜索”按钮，如下图所示。

步骤02　选择模板

在搜索结果中单击需要的“现金流量表”模板，如下图所示。

步骤03　单击“创建”按钮

弹出模板信息面板，单击“创建”按钮，如下图所示。

步骤04　查看创建工作簿的效果

此时基于联机模板创建了一个新工作簿，如下图所示。

1.3.2　文件的打开与保存

打开文件有两种方法：一种是使用对话框打开，另一种是通过“最近使用的文件”列表打开。打开并使用文件后，可对文件进行保存或另存为操作。下面同样以Excel 2019为例进行讲解。

1 打开文件并保存文件

在“打开”对话框中可以打开需要查看或编辑的文件。如果要保存修改后的文件，可以使用“保存”命令。

原始文件： 下载资源\实例文件\01\原始文件\员工一览表.xlsx

最终文件： 下载资源\实例文件\01\最终文件\员工一览表.xlsx

步骤01　单击“打开”命令

打开一个空白工作簿， 在“文件”菜单中单击“打开”命令， 在右侧的面板中单击“浏览”按钮，如下图所示。

步骤02　选择要打开的文件

弹出“打开”对话框， 选择需要打开的工作簿，如“员工一览表”工作簿， 单击“打开”按钮，如下图所示。

步骤03　保存文件

此时即打开了工作簿，用户可以在工作簿中修改工作表，修改完成后，在快速访问工具栏中单击“保存”按钮，如右图所示，即可保存修改后的工作簿，工作簿的名称和保存路径不变。

小提示

在“文件”菜单中单击“保存”命令或按组合键【Ctrl+S】，也可以保存文件。

生存技巧　设置默认保存位置快速保存文件

Office各组件默认的文件保存位置是“C：\Users\Administrator\Documents\”，如果该位置不符合用户的实际需求，则每次保存文件时都要重新设置保存路径。为了快速保存文件，可以更改默认保存位置。只需要单击“文件”按钮，在弹出的菜单中单击“选项”命令，在打开的对话框中切换至“保存”选项面板，勾选“默认情况下保存到计算机”复选框并设置“默认文件位置”的路径，再单击“确定”按钮即可。

生存技巧　设置默认保存格式快速保存文件

与设置默认保存路径相似，用户还可以设置各组件的默认保存格式。在任意组件界面单击“文件”按钮，在弹出的菜单中单击“选项”命令，在弹出的对话框中切换至“保存”选项面板，在“将文件保存为此格式”下拉列表中选择需要的保存格式选项，单击“确定”按钮，之后就会默认以新设置的格式保存文件。

2 打开最近使用的文件并另存文件

“最近使用的文档”列表列出了最近使用过的文件，以方便用户快速打开。打开并编辑文件后，如果既要保持原文件不变，又要保存已做的修改，则需使用“另存为”命令。

原始文件： 下载资源\实例文件\01\原始文件\员工胸卡制作.xlsx

最终文件： 下载资源\实例文件\01\最终文件\员工胸卡制作1.xlsx

步骤01　打开文件

启动Excel 2019，在开始屏幕左侧的“最近使用的文档”列表中单击要打开的文件，如“员工胸卡制作.xlsx”，如下图所示。

步骤02　另存文件

此时打开了最近使用的文件“员工胸卡制作.xlsx”，对文件进行修改后，可以在“文件”菜单中单击“另存为>浏览”命令，如下图所示。

步骤03　设置保存参数

弹出“另存为”对话框，设置好保存文件夹后， 在“文件名”文本框中输入新的文件名称， 单击“保存”按钮，如下图所示。

步骤04　查看另存为的效果

此时修改后的工作簿被另存为一个新的工作簿，可以看见标题栏中工作簿的名称发生了改变，如下图所示。

生存技巧　在文件资源管理器中预览文件内容

在Windows 10操作系统中，在文件资源管理器的“查看”选项卡下单击“预览窗格”按钮，如右图所示，在窗口右侧就会出现预览窗格。此时选择某一文件，预览窗格中就会显示该文件的内容。这一功能对于在众多文件中查找需要的文件很有帮助。 JOLXCoFbKQye6626L4CyD6iSlYQnfV9JePtDsSPSCBV0WeULhITmmreynrroCH8B