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4.1 利用管理中心管理用户和许可证 |
根据用户的需求,Office 365提供了5种方式来管理Office 365用户账户。
(1)Office 365管理中心:为单独创建和管理用户提供了一个简单的Web接口。
(2)批量导入:通过CSV文件可批量将用户导入Office 365管理界面。
(3)Windows PowerShell:利用命令行或者脚本创建和管理单个或者多个用户。
(4)目录同步:使用Azure Active Directory Connect工具复制Office 365中的Active Directory用户账户(和其他Active Directory对象)。同步只添加用户账户,管理员需要对已同步的用户重新分配许可证,然后同步到Office 365的用户才能使用电子邮件。
(5)将多个电子邮件账户迁移到Office 365:通过使用直接转换、分阶段或混合Exchange方法将多个邮箱迁移到Office 365时,将在迁移期间自动添加用户。
本节将重点介绍前3种管理方式,后两种较难的管理方式留给读者自行探索。
利用Office 365管理中心管理用户账户是一种比较简单的创建单个或者少量用户的方式,具体操作步骤如下:
步骤01 在Office 365Portal界面单击 下拉菜单中的“管理员”,如图4-1所示。
图4-1 Office
步骤02 在管理中心界面单击用户下的“添加用户”,如图4-2所示。
图4-2 添加用户
在新建用户界面输入信息,如图4-3所示。
图4-3 个人信息
图4-4 联系人信息
在密码和角色选项设置的内容如图4-5所示。
图4-5 密码和角色
在产品许可证选项设置的内容如图4-6所示,单击“添加”按钮。
图4-6 产品许可证
步骤03 在新建完成界面输入电子邮件,用来接收用户的新密码,单击“发送电子邮件并关闭”按钮,如图4-7所示。
图4-7 电子邮件
如果用户要离开某企业组织,管理员需将该用户进行删除以释放其许可证,具体的删除步骤如下:
步骤01 在Office 365管理中心界面单击“删除用户”,如图4-8所示。
图4-8 删除用户
步骤02 在删除用户界面输入将要删除的姓名或者电子邮件地址,Office 365自动检测出满足要求的用户,如图4-9所示。
图4-9 查找即将删除的用户
说明: 删除用户时,将删除用户的数据,并且可将其许可证分配给其他用户,在删除用户及其数据后最多30天内可进行还原。
步骤03 选中指定用户,单击“删除”按钮,如图4-10所示。
图4-10 删除用户
步骤04 在删除用户界面确认此用户已经被删除,如果有需要,可以在30天内恢复此用户,单击“关闭”按钮,如图4-11所示。
图4-11 用户已删除
如果管理员误删除某一用户,该用户就会显示在“已删除用户”中,管理员可以根据需求在30内恢复该用户,具体的恢复步骤如下:
步骤01 在Office 365管理中心界面单击“已删除的用户”,如图4-12所示。
图4-12 已删除的用户
步骤02 在已删除用户界面会显示已删除的用户列表,选择将要还原的用户,如图4-13所示。
图4-13 选择用户
步骤03 在所选择的用户界面单击“还原”按钮,如图4-14所示。
说明: 在还原用户之前,需要确保有可用的产品许可证。还原用户将还原所有关联的数据、分配的产品许可证,并授予对在删除之前可以访问的所有服务的访问权限。
图4-14 还原用户
步骤04 在还原用户界面选择该用户的密码策略,本示例以自动生成密码为例,单击“还原”按钮,如图4-15所示。
图4-15 还原用户
步骤05 在成功还原用户界面显示该用户的临时密码以及发送临时密码的电子邮件地址,单击“关闭”按钮,如图4-16所示。
图4-16 还原用户成功
企业中每个员工都需要一个用户账户,这样才能访问和登录Office 365服务,比如电子邮件和Office Online,如果该企业管理员需要添加大量用户,那么可以通过CSV文件的方式一次性添加所有这些用户的账户,具体操作步骤如下:
步骤01 在Office 365管理员界面展开用户菜单,单击“活动用户”,如图4-17所示。
图4-17 活动用户
步骤02 在活动用户界面展开更多菜单,单击“导入多个用户”,如图4-18所示。
图4-18 导入多个用户
步骤03 在导入多个用户界面单击“下载具有标头和示例用户信息的CSV文件”,如图4-19所示。
图4-19 下载CSV文件
步骤04 用Excel打开,根据需求修改用户信息,保存成CSV格式文件,如图4-20所示。
图4-20 修改用户信息
步骤05 在导入多个用户界面单击“浏览”按钮,如图4-21所示。
图4-21 浏览文件
步骤06 在指定的目录下单击目标文件,然后单击Open按钮,如图4-22所示。
图4-22 选择目标文件
步骤07 文件加载成功后,单击“下一步”按钮,如图4-23所示。
图4-23 加载文件
步骤08 设置用户选项,单击“发送并关闭”按钮,如图4-24所示。
图4-24 设置用户选项
步骤09 返回活动用户界面,可以查看批量添加的用户已经显示在界面中,如图4-25所示。
图4-25 批量添加活动用户已完成
在Office 365环境中,用户需要许可证才能使用Outlook、SharePoint Online、Skype for Business和其他服务。作为全局管理员或用户管理管理员,可以在新建账户时为其分配许可证或者向现有账户的用户分配许可证。
当用户分配许可证时,以下4种情况会自动发生:
为用户分配许可证的具体操作步骤如下:
步骤01 在活动用户管理界面选择目标用户,在“产品许可证”选项单击“编辑”,如图4-26所示。
图4-26 编辑产品许可证
步骤02 在产品许可证界面关闭其许可证(以“Office 365专业增强订阅版”为例),其他服务许可证为开启状态,单击“分配”按钮,如图4-27所示。
图4-27 关闭
步骤03 在产品许可证界面,产品许可证已分配完成,单击“关闭”按钮,如图4-28所示。
图4-28 关闭产品许可证
如果用户的工作职责发生变化,全局管理员或用户管理管理员可以取消分配用户不再需要的许可证。此外,如果分配到服务的用户人数比可用许可证多,就可以删除不再使用服务的用户的许可证。
如果用户不再需要许可证,例如在某位员工离开组织时,就可以删除该用户的账户。执行此操作后,已分配给该员工的任何许可证都可以分配给其他用户。
说明:
不同类型的管理员可以根据其角色(第5章将具体介绍管理员角色)以不同方式来处理许可证,具体情况如表4-1所示。
表4-1 不同类型的管理员处理许可证的方式
为用户删除许可证的具体操作步骤如下:
步骤01 编辑指定用户的产品许可证,在Office 365企业版E3许可证处单击“关闭”,之后单击“分配”按钮,如图4-29所示。
图4-29 删除许可证
步骤02 在产品许可证界面显示产品许可证已删除,如图4-30所示。
图4-30 产品许可证已删除