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在公司的讨论大会或与人谈判前，你准备资料时习惯怎么做？
A. 言简意赅地把主要内容整理出来
B. 用图表和简单的文字说明体现核心内容
研究表明：图表是沟通的利器，一张简明的图表比千百句语言更能清楚地表明你的思想和意图，让繁多复杂的语言变得简单明了，更有诉说力。
麦肯锡披露，图表和演示是麦肯锡公司数十年独步天下的工具，它能让所有问题化繁为简！麦肯锡图表和演示也以其独有的简洁和精确成为世界 500 强公司和著名商学院必学的技能。即花最少的时间，以最能冲击视觉的方法直击问题要害！简单的图表胜过复杂的数据，尤其是做报告或展示数据时。
每月第三个礼拜一的上午九点，是 R 公司指导委员会的例会时间，以调整每个月余下时间的行动安排。一次，主席要求一个快速提拔上来的年轻经理——瑞恩，准备一份目前行业内现状和公司业绩的报告，以便确定新的投资方式。主席的决定让那些资历较深的经理们有些惊讶，公司委员一个个精明的很，一个年纪轻轻、资历尚浅的人怎么会让他们满意？于是都等着看好戏。
瑞恩接到主席的安排后，对业内现状和公司业绩做了很多调查和研究，获得了很多宝贵的资料，在他高兴的同时也发起了愁，几十页的资料要怎么样才能精简压缩成短短的几页呢？突然，脑子里想到了前些天在朋友那里看到的 PPT 图表软件程序，“一张图表可以省却千字”。于是，他立即决定在陈述内容的主线上下工夫，用一系列图表代替繁琐的文字内容。就像目前职场中的大多数人一样，瑞恩深刻意识到了图表这种重要的诉说方式，能够让我们的交流更加迅速和清晰。
初次做完图表后，瑞恩自己向朋友演示了一遍，发现图表虽然简单，但解说时的文字很多。朋友给他指点迷津，让他在每一个图表的小问题中再做一个复框，以做简略地解释。
经过几天的准备，每月一次的委员大会开始了，委员们看到桌上仅仅几页纸的图表，都露出了惊讶及轻蔑的神情，纷纷小声嘀咕：怎么就那么点资料？他有没有做准备啊？只有主席依然面带微笑，对瑞恩的杰出能力深信不疑，相信他会给大家一个惊喜，甚至会带来一场报告“革命”。
瑞恩感受到了主席的鼓励，增强了信心，开始了他在公司的第一次报告：“女士们、先生们，早上好！下面我先向大家展示目前我们行业内的发展现状，请看大屏幕……”
接着，大屏幕上出现了一个个图表，瑞恩依次点开，每一个小标题都附带有简略的解释复框，多达几十页的内容就这样浓缩到了几个图表里。在图像中，投资回报率上下波动、市场份额在逐渐增长……不需要发言者做太多补充，就能从中读出所有信息。
委员们感到惊奇新鲜、大开眼界，被这“栩栩如生”的图表给震撼了。
两个多小时后，报告结束了，委员们一个个精神抖擞，再也没有以往开会时的无精打采。委员们的态度也有了一百八十度大转变，开始对瑞恩刮目相看。自此，公司的报告会再也没出现过以往的资料堆积的状况。
的确，繁多的资料不仅让人眼睛疲劳，还会让人心烦气躁。图表言简意赅，“一个图表可以节省一千句话”，它让我们避免忍受长篇大论，避免了琐碎冗长、事倍功半的视觉垃圾。只要像瑞恩那样，很好地构思和设计图表，就能让人“一目了然”所有的信息。
目前，在各大公司，小则公司的构架关系，大则公司未来的发展前景，都善用 PPT 图表代替那些繁杂的文字语言。在营销、调研、财务、企划、咨询等多种商业活动中，我们常常要使用令人信服、有影响力的图表，简捷、准确、高效地表达自己的信息和数据。不管图表是在哪里使用，都要力求引起对方的注意，使对方准确无误地理解我们的意图。然而，如何形象、直观地用图表去阐述所要表达的内容却是制作图表的关键。
图表是一种重要的诉说形式，与其他任何语言一样，“越简单越好”。图表中提供的信息有力地支持了标题，而标题反过来又补充了图表所论述的内容。制作图表时，我们要注意，不是要把它做得很绚丽，而是要简单、有效，让人一目了然，演示生动有趣并产生轰动效应。
在报告中，使用的图表不宜过多，用的图表越多，记住它的人反而会越少。心理学家研究表明：在一个报告中只使用 3~5 个图表，会引起听众百分百的注意力；若连续使用 20 个图表，可能让你的听众记不住其中任何一个图表。
除此之外，还要特别注意图形的使用，表达未来发展趋势或公司业绩额的过往及现状时要用折线图；陈述各月份或各年度的梯度量时要用柱形图；表明各部分的百分比时要用饼状图。单纯的数据表述时表格效果会更好。
