实施对策就是针对现状调查、原因分析和要因确认等归结出的问题的根本原因,按照已经制订好的详细计划实施措施的过程。在实现目标的过程中,要根据形势的发展和变化制定出新的方案,或选择、调整相应的方案,最终达到预期目标。
专案改善活动的对策实施是个复杂的系统工程。专案改善的本身就是对现有的不理想的工作习惯、工作方法和组织结构的改变,必须要有一套科学的计划来保证专案改善措施的顺利实施。
对策制定完毕,可以通过填写专案立项单或开题报告等途径,经过领导或上级的核准后实施。在实施对策过程中,专案改善负责人必须加以跟踪,检查实施过程,保障对策的落实。
(1)实施前应召集实施对策相关人员进行说明及教育培训。实施对策相关人员能否掌握正确的做法,是实施对策过程中成败的关键。
(2)实施过程中,专案改善负责人应负起教导的责任,并保证实施过程中的做法是正确的。
(3)实施过程中,应密切注意对策实施的情况,收集相关数据,以监测活动效果。对发生的任何状况,无论正面或反面的,都必须详细记录,定期检讨。
(4)实施过程中,如发现效果不佳,可重新调整方案后再实施;如发现有反效果或异常时,应立即停止,改用其他对策。
(5)遇到需要与其他部门协调和沟通的事项,以及需要经费、设备、技术方面的支持和协助时,要及时向相关部门和上级主管提出。
(6)专案改善活动完成情况应及时向主管和相关部门通报,以利于活动展开。
实施对策可采取分期分阶段实施或试点实施两种方式。
实施对策分期分阶段执行,即对策一个一个地实施,这样有利于区分对策效果。开始执行时,应该每日观察对策的效果,检查实施情况。待执行顺利、效果良好时,可改为每周—每半月—每月检查,需定时定人质控,及时确认效果,再进行下一个对策的实施。
对于工作量较大的措施或阻力较大的措施的实施,一般可以先找业务比较成熟、基础较好、配合度较好的人员进行试点。试点成熟后,再在所有实施总体中进行策略的推广。推广就是根据前期试点形成的解决措施、取得的经验的全面应用。
试点实施对策的方法具有以下好处:对对策进行实际验证,优化解决措施,避免出现全面推广对策实施后问题过多、正常业务受影响、专案改善活动失控的局面。
当实施对策过程中出现以下情况之一时,专案改善负责人需要调整方案,协调各方面力量,集中精力、扭转被动局面,使对策步入正常实施状态。
(1)项目处于停滞状态。
(2)项目推进困难,进度一再拖延。
(3)小组成员可能失去信心。
(4)专案改善计划实施过程中遇到问题过多,可能导致失控。
(5)专案改善计划出现重大问题。
在实施过程中如果遇到困难无法进行下去时,由专案改善负责人及时召集全体小组成员讨论,寻求其他相应可行的方案。如果遇到确实无法克服的困难,方案无法执行下去,可以适当修改对策,再按新的对策实施。每条对策实施完毕,要再次收集数据,与对策表中所定的目标比较,以检查对策是否已真正实施并达到要求。
在对策实施过程中要做好活动记录,以便为最后整理成果报告提供依据。具体如下:
(1)实施前的记录:记录参加会议的人员、小组成员具体的分工等。
(2)实施中的记录:每条对策的具体实施时间、参加人员、活动地点与具体怎么做、遇到的困难、如何克服困难、花了多少费用等都可以记录下来,以便为最后整理成果报告提供依据。
(3)实施后的记录:对策实施后,对可能存在的以下问题,都应该详细记录并及时解决。
①行动不彻底,没有做到长期保持。
②没有定期检查对策实施的情况及效果。
③对策实施过程中,收集数据不完整,有遗漏。
④对于实施中无效的措施没有进行及时的修改和进一步的完善。
⑤没有真正做到全员参与,部分组员对措施的落实不够重视。
因此,在对策实施过程中,如发现效果不佳,应记录并拟重新调整方案后实施。同时还需要加强专案小组内部的沟通,做好协调工作。如果在实施过程中遇到困难,小组无法达成统一意见,应及时上报上级部门。
待所有的对策落实完毕,所有的要因都得到解决之后,就可进入效果检查的阶段。