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入职管理好像很简单，很多公司负责人甚至人力资源部的负责人都认为找个刚毕业的大学生就能干。但实际上入职管理涉及的方面很多，这背后引发的劳动关系争议也很多，所以要重视新员工的入职管理。有很多事后发生的问题其实都是初期办理入职的时候就留下了，所以要特别重视。
●不能草率办理入职手续；
●入职手续关系到企业与劳动者的权利和义务的知情权，一定要谨慎；
●重视入职手续，可避免人力资源管理工作从一开始就出错。
下面就从几个方面来阐述如何做好入职管理。
图4-1 新员工入职标准流程
从标准流程来看，新员工入职有7步。
一般公司需要做好迎接新员工入职的准备，包括表单等。有些公司可能还要求邮件通知其他相关部门做好准备工作等。
《录用通知书》上所示的入职材料，要统一收集，尤其是真伪要查验一下。
本章会对订立合同做简单阐述，由于订立合同的重要性和复杂性，后面会用完整的一章进行讲解。
这个环节是对于新入职员工领取工作时的必备物品，包括对员工使用公司物品进行管理。
通过入职培训可以让新入职的员工快速了解公司的规章制度、企业文化等内容，帮助新员工更快融入团队。
一般都是由HR带领新员工与入职的部门负责人或直接上级见面进行交接工作。
入职管理的最终环节即为资料存档。对于入职的新员工，提供的所有材料，应该整体放入一个档案袋中进行保存，封面应写明员工的工号以及档案袋中的资料有哪些。未来涉及该员工的所有人事资料都应及时放入该档案袋中，包括培训管理、绩效考核分数、调岗表单等，未来离职后再保存一段时间，以备不时之需。
招聘难、流失率高是不少企业头痛的问题，特别是对于目前大多数的中小企业来说是一个巨大的挑战。中小企业能支付给员工的薪资水平有限，相对来说对应聘者的吸引力较低。HR费尽千辛万苦招到合适的人，来了没多久就又走了，不仅让之前付出的招聘成本付之东流，而且对其他员工也造成了不良影响。
员工入职后的第一天、第一周、第一个月是员工的不稳定期，企业对新员工有考察，新员工同样对新公司有考察，如果他们觉得这个企业的文化或是这个岗位不适合自己，就很可能会马上选择离开或是有骑驴找马的心态。这种离开的速度是很快的。
新员工刚入职时，公司在他脑中的概念是一张白纸，刚开始接触到的东西会投射到他未来的工作中，并随着时间的推进不断演化。如果刚入职接触的都是正能量的气氛，那么后期的工作他也会更多的带着正能量。如果入职的时候和他对接的人都是满腹抱怨，员工就容易有掉进陷阱的感觉，对自己的未来一下子充满了迷茫。
虽然之前的面试过程中和入职前已经直接或间接地对企业进行过一定的了解，但入职后才开始“亲密接触”，所以企业一定要做好新员工的入职引导工作，让新员工在这里有一个优秀、扎实的开始。
（1）让新员工在陌生的新环境中感到温暖。怎样让新员工感到温暖？这体现在很多小细节中，如新员工的直接领导带着新员工认识一下大家，特别是将来工作时要有较多往来的同事，第一天的中午不要让新员工独自午餐，很多老板可能会以为，这点谁不知道，可是，新员工的直接领导可能就没注意到这点，或者是有事抽不出身。
（2）在新员工刚入职的几天内，作为管理者一定要多抽时间去跟进。去询问员工是否适应这个环境，有哪些方面需要帮助，对工作方面有什么理解，多去指导他的工作。一定要让员工感觉到你是真的在关心他、帮助他。这项工作最少要持续3天。
（3）HR除讲清制度、规定外，也要多给新人讲讲公司附近的用餐、交通状况等，公司会举办哪些活动，等等。问问他的兴趣爱好，帮助他尽可能快地融入公司的大家庭中。
（4）对新员工的培训与发现。为了让新员工尽快熟悉工作、融入角色，入职培训就必不可少，不要因为是初创企业就跳过这个关键环节。没有时间、财力做系统、深入的培训，也要针对企业文化、产品或服务、团队等做精要的培训。而且，这个培训不是随便指派个人就可以做。也不要说给你一个文件你自己去看，有问题来找我。
另外，新员工是企业新的血液，会为企业带来新思维、新思考以及原来积累的一些经验。企业要好好挖掘新员工的这些财富。新员工还未被企业的环境以及形成的一些定式所同化，他们通常能针对企业的产品或服务等提出不错的建议，但企业首先要保证言路畅通。
入职引导，可以做以下工作，根据每个公司实务中的操作可能有所区别：
（1）公司管理
介绍公司考勤、加班、请假等各项人事管理制度和员工手册；
介绍公司组织架构和部门大概业务流程；
安排办公位置（电脑、电话、邮箱、复印件、打印机等的使用）、发放工牌、内部通信录、办公用品等，可以让部门同事写欢迎邮件，让新员工打开邮件时可以看到，HR还可以把电脑开机密码等一些小提示做成小卡片放在新人桌上。并且把一些新员工经常会问到的事情做成小手册或者小文档供新员工随时查询。
（2）工作和生活安排
引领新同事与相关部门主管和同事引见，让部门之前已经安排好的导师带其熟悉新环境。导师制是比较好的一种方式，可以考虑给新入职的员工配一个工作上的导师和生活上的导师，当然也可以两者兼顾。工作上的导师给予指导能让新员工很快投入工作流程中，而生活导师的作用是让新员工感受到公司大家庭的温暖。这对稳定新员工入职后的情绪波动是很好的方式。
学习《岗位说明书》和操作指引。要求新员工了解《岗位说明书》是很有必要的，有些公司连基本的《岗位说明书》都没有撰写，这也是人力工作比较初级的一种表现。让新员工了解《岗位说明书》并认真学习，同时在《岗位说明书》上签字，以表达对于岗位职责的熟知和认可。这是将来做工作计划、绩效管理的基础。如果配上操作指引，可以让新员工更快地融入工作，而公司也尽到了培训的责任。
让新员工了解试用期培训和工作安排以及绩效考核指标等。公司可以把员工在试用期内每个月需要学习的知识和工作任务、目标等做成表格，每个月管理者需向导师及新员工了解进度。在刚入职的一周内，导师或者管理者需对新员工特别关注，可以每天安排半小时约新员工访谈，对其一天的工作进度进行了解，及时指导。
生活导师可以介绍公司附近交通、用餐、购物等生活情况，建议HR或者部门同事前一周都和新员工一起用餐或者一起下班，带其熟悉新路线。当然大批量的入职新员工，这个过程是否需要持续一周根据情况而定，不过大批量入职新的员工，反而能够使新员工较快融入，毕竟新进入的员工之间有个互相支持的动力。
（3）工作小贴士
引导手续繁杂，HR可以建立相应流程和表格，把每一项需要引导的事情做到表格里面，如表格里注明发放工牌、介绍部门同事，等等。每次做入职流程时可以随时检查是否有遗漏。
入职引导不仅仅是HR的工作，很多用人主管可能由于工作忙或者不重视对新员工的入职引导工作，HR除了做好自己的引导工作以外，还需要关注部门主管对新人是否有及时安排工作等。并且在适当时机给各部门主管培训些非人力资源的人力资源知识。
建立完善的导师制度，每个导师带的新员工不超过2人。
《录用通知书》要求员工提供的相关资料并不是可有可无的。在前面的《录用通知书》的环节讲到各个公司可以根据自己所在组织的情况，要求新入职的员工要带哪些材料，但比较标准的有如下选项。
表4-1 入职材料说明
关于离职证明还有几点要说明。
实践中可能出现如下的情况，新员工入职那天表示离职证明前一家公司还没有开，需要等一段时间。这要警惕两点：1.如果时间不长，那么就等新员工拿来了离职证明才能签订正式的劳动合同；2.如果时间较长，那么就要考虑对方是否还没有和前公司解除劳动关系。
再一种情况是入职者拿来了一份很久以前的离职证明，并表示这段时间家中有事没有上班，这样的情况也要注意，极端的情况是这几个月入职者可能在一家公司有劳动关系，至今日并未解除。
遇到这种情况通常在入职之前对于应聘者工资额度查验是可以查出来的。比如，要求应聘者提供税单，如果是连续的话就反应出问题了。
一般带有如上所说的几种材料就差不多了。有些地区会有一些变化，比如上海会有劳动手册之类的材料。可以根据所在地区和公司的情况进行删减。
还有一种是入职员工无法提供《离职证明》怎么办？
1.人力资源部可以与入职员工原单位联系，确定该员工的劳动关系解除情况，如有需要，最好对通话进行录音以便为日后发生纠纷保留证据。
2.与员工在签订劳动合同的时候，要求入职员工出具一份证明，承诺其已经和原单位解除了劳动关系。如果因为虚假承诺，而使得公司承担对原单位的连带赔偿责任，则公司有权对劳动者进行追偿。
劳动合同的订立会在后面的章节里详细阐述，这里只进行简单描述。订立合同在流程中，可以排在第四位。其实，在流程中没有明确的要求。只要在新员工入职一个月内签署都不算违反《劳动合同法》。但切记要在一个月内签署，曾经接触过个别公司HR因为没有给入职员工做档案的习惯，所以出现了跟某些员工忘了签订劳动合同的乌龙。这种情况往往对公司很不利，因为很难界定是企业不愿意订立，还是人力资源部真的忘记了，这个问题要追究起来会引发很多问题，所以切记要在新员工入职一个月内签订相关劳动合同。
另外要注意的是，劳动合同一定是劳动者本人签字，千万不可由他人代替签字，否则将导致合同无效。
经常会遇到这样的情况：新员工在入职的第一周或者两周内离职率是最高的。您会发现，花了好长时间招到的员工在一夜之间就不来公司上班了。留下的人也会有这样那样的抱怨，开展工作也不是非常顺利，在工作最初几天或几个星期会感到不适应，只有当新员工熟悉了环境，适应了日常工作的细节和程序，理解了公司和部门的期望，让他专心地投入工作才不会有困难。
由于这些原因，所有公司，不论其规模大小，都应举办入职培训。新员工培训有以下几个目的：
（1）使员工了解公司的情况。
当员工越了解公司的信息就越有利于开展工作。新员工对公司的了解往往只局限在原来通过媒体了解的信息和在面试中由面试官介绍的信息。如果他们能够更多地了解公司的历史发展、公司业务、公司未来发展方向、竞争策略和目标等信息，一方面他们会增强荣誉感，另一方面他们会明确自己努力的方向。
（2）使员工融入到组织文化中。
只有员工在意识上和行为上融入公司的组织文化中，才意味着他真正加入了公司。每个公司都有自己独特的企业文化，员工必须首先认同企业的使命和文化，才会心甘情愿为公司做出比较大的贡献，他的努力方向与公司的发展方向才能保持一致。
（3）使员工掌握工作中所需的规则和工具。
员工要想顺利地在公司中开展工作，必须遵守相应的制度和流程。因此，在新员工培训中，要让员工了解公司、业务线的基本要求和操作守则，同时也需要使其掌握在本公司工作必须要用的各种工具、工作方法等，快速适应工作职位要求。
新员工上班的第一天是开始岗前培训的最佳时间。这时他们还没有接触工作的细节，也不太可能从其他渠道得到不准确的信息。但从组织一个培训班的角度来说，招聘和培训的配合要完美，新员工报到的日期最好能够相对集中，这样才能保证一个培训班具有足够的人数。
所有的新员工都应该参加新员工培训。新员工培训班应当按照职位、能力类别予以划分，根据不同的职位类别、能力级别划分新员工培训班，如将有无工作经验的新员工分开培训。前者往往是一些刚毕业的学生，需要有人帮助从学生状态进入职业状态，他们没有可比较的经验，也更容易接受公司文化。而那些有过工作经验的员工往往有可能会与新的工作环境不相容，他们已经形成了一定的工作习惯和态度。
由于讨论对培训效果非常重要，所以应将参加培训的人控制在30人以内。最理想的人数是15—20人。这样做既有助于新员工之间的交流，也便于他们提出问题并获得解答。如果参加人数少于6人，会使他们感到太显眼和不自在。
在很多公司，“入职培训”一词意味着让新员工去参加一个通常不超过2小时的短会，在会上给他们介绍一下公司的历史、规章和福利待遇，可能主讲的只是一个部门助理。或者是组织了一个2天的培训，但主要内容还是公司的条条框框。被培训者通常没有机会互相交流，也几乎没有时间提问题。
在前面提到了新员工培训的目的，也明白了成年人教学的特点，那么有针对性的培训内容是保证培训效果的一个重要前提，新员工培训内容主要包括四类。
表4-2 新员工培训内容
常常见到有些企业在内部控制上做得很糟糕，新入职员工领用物品非常随意，没有必要的留痕，最后离职的时候，如果双方都比较愉快，那可能物品交接时也会比较顺利。但是在员工离职时和公司有些冲突的情形下，如果领用的物品没有归还，企业一般很难追要回来。比较好的方式是做好相关的领用记录和管理规定。
新员工进入岗位工作前，有些必备的物品需要事先领用，无外乎是工作服、办公用品、电脑还有像门禁卡之类的，其他可能还会有些临时的物品，如钥匙之类的。
如何进行员工领用公司物品的管理，不用扣押证件的方式进行，又能有效追踪公司物品使用者的责任？
一般来说，可以由人力资源部或者行政部简列一张员工物品领用记录卡，并做出如何使用以及发生损坏如何处理的规定。离职的时候出具员工物品领用记录卡，一目了然。有损坏的按照规定处理即可。当然，涉及的物品比较多的情况，可以考虑将一些重要物资进行登记，而一些笔、本之类的只要行政部有张表进行记录即可。对于这样的耗材，去追索的意义并不大。
进行到这一步，人力资源部也就该把新员工领到部门负责人处进行报到了。在用人部门处，就相关事项进行交代和对接。这里有以下几点需要注意：
（1）确认前面的手续基本已经走完，如果有部分程序没有做完，如还没来得及签合同，一定要记录下来，以免遗忘；
（2）与用人部门负责人沟通下一步要进行的内容：包括岗前培训、任务的确定、试用期如何考核等内容；
（3）新员工入职一周内要持续跟踪，观察新员工入职动态，帮助新员工尽快融入公司。
《员工入职登记表》
