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要想掌握商务文书的写作能力，首先要认识到“文章关乎构建人际关系”。
应该避免写会导致关系恶化的文章，这一点自不用说。
因一句话而决定以后的关系这种事，想必每个人都经历过。例如，一旦说了得罪对方的话，之后的协商就无法顺利进行。
因为文章可以留存，所以其影响力大于说话。你写下的第一句话，将决定对方对你的印象，而这个第一印象往往会给以后的工作进展带来重大影响。
写一句恰到好处的问候并不难，却能给对方留下极佳的印象，如此即可与之前毫无往来的人建立良好的关系，确保工作顺利进展。这样的例子屡见不鲜。
反之，如果第一份文书写得很失败，以后再想构筑和对方的信赖关系就会很辛苦。有这样经历的人也很多。
我们把这样的失败控制在最低限度，比如，通过第一封邮件顺利架起沟通的桥梁。然后提出具体方案，得到对方的认可，进一步加深关系并赢得信赖。最后再次写邮件表达感谢，开启下一次合作……这样的业务流程是比较理想的。
因此，对于当代商务人士而言，最重要的就是深刻认识到写作能力对于人际关系的重要性。
在学生时期，无论是写作文还是读后感，我们大概都没有意识到“文章会关乎构建人际关系”这一事实。然而步入社会以后，我们就必须对此有深刻的认识。
换句话说，我们必须掌握“用文章打动人心的能力”。
准确传达要事是大前提，在此基础上要力争写出动人的文章。只有打动人心，令对方采取符合你意愿的行动，才能称得上真正掌握了能活用在工作中的“写作能力”。
那么，真正能够打动人心的文章是什么样的呢？
关键在于是否有“温度”。
从根本上讲，人是感性的生物。因此，我们写出的文章必须带有身为人类所应有的温度和热情，或是能让对方感受到在为他着想的心意。
准确传达要事是大前提，在此基础上，只有写出“带有感情”的文章，才能让对方在条件相同的情况下，优先选择与你合作。
比方说，在本次合作结束时，若能向对方发送表达谢意的邮件，就能让对方觉得你很会做人，那么下次如果再有合作机会，双方联系起来就会很方便。
能否实现这样的邮件沟通，是身为商务人士能否得到好评的决定性因素。