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对于商务文书而言，有时应答速度本身就能够体现诚意。大体上可分为两种情况。
一种是向对方道谢或道歉的时候。应答得越快，越有利于建立良好的人际关系。在这种情况下，不要让对方的感情悬而不决，应该尽快应答，以安抚对方的情绪。
另一种是无法简单地做出判断，所以需要隔些时间再做答复，从而体现出诚意。
在这种情况下，最好不要像闲聊一样交流，要经过一定程度的认真思考，达到全面总结的阶段，再把邮件发给对方。
当然，告知对方邮件已收到的回应邮件是必须即时发送的。因此，当你收到对方的邮件时，可以先回应“请给我一些时间，容我仔细思考一下，在下周×日星期×向您汇报”，然后用一周时间做出谨慎的判断，再给对方答复。
在谈判场合，有时即使经过无数次邮件沟通，也迟迟无法决定。在这种情况下，可以先告知对方“我会在×日星期×再次给您发邮件”，把日期确定下来，以重整旗鼓。
在商务文书中，像这样确定天数是非常重要的。
例如，像“我会在×日之前给出结论，在此之前请做好准备”一样写明日期，是商务文书的写作原则。
如果总是拖延不决又没有回音，对方不清楚事情究竟进展如何，就会觉得你“不可相信”。因此，需要明确时间节点，在把握好时间的基础上写文章。
关于日期的写法，加上星期几，例如“×月×日星期×”，能够减少误解。如果只写“×日”，有时双方的理解会出现偏差。加上星期几，相当于双保险，更安全。这么做的时候，请留意日期和星期要准确对应。
加上“×月”也是个好习惯。事实上，双方的理解相差一个月的例子也是有的。