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通过“热修确”,力争成为商务邮件高手

对于如今的商务人士而言,写电子邮件早已成为日常工作。商务邮件会作为证据留存下来,所以很多人都想在邮件中尽量做到不随便说话。

这些人或多或少会写一些自己的心情,但会极力避免做出约定,确保邮件往来在安全范围之内。确实,这也是一个办法。

例如,你在电话里对合作对象说了这样的话:“我个人觉得××万元的金额肯定没问题。”这样一来,对方就会抱有期待,而当实际金额只有这个数的三分之二时,对方很可能就会感到失望,觉得“搞什么呀,之前不是说××万元没问题吗!可这才三分之二”。

你本是出于善意,才告知对方有这个可能,却反而招来了怨怼。

这与迟到时的报告是同样的道理。

当你迟到的时候,假如你觉得快的话10分钟内就能赶到,于是说了“我10分钟后就到”,可实际上,你用了15分钟才到,那么在已经迟到10分钟的基础上,你又迟到了5分钟,这就会给对方留下很糟糕的印象。

反之,如果你说“15分钟后能到”,却在10分钟内赶到,就会给对方留下好印象,让人觉得你肯定拼尽全力了。

也就是说,善意有时会起反作用,所以最好事先打预防针。

况且,商务邮件会作为证据留存在双方的电脑里,一旦谈判破裂,对方就能提出“你方曾在某月某日说过这样的话”,从而给公司带来麻烦。这种事是不允许的。

话虽如此,若是因害怕事态如此发展而噤若寒蝉,那就无可救药了。这样的人永远也无法成长,最重要的是无法获得对方的信赖。

所以我造了一个词,叫“热修确(热情、修正、确认)”,我也建议学生们这样做。

首先,“热情”指的是年轻人要拿出干劲来。

只要有一个消沉的成员,整个团队的气势就会被削弱,受到负面影响。

大家在一起工作时,至少也该具备经验知识或热情活力的其中一种。新人自然缺乏经验知识,所以必须有干劲才行。因此,年轻人首先必须拥有“热情”。

然后还得会“修正”。能够听取别人的意见和建议,迅速改正错误。比如文章,如果被上司指摘,就要立刻修改后再提交。或者被前辈指出做法不对后,也要立刻按照对方指导的方法重做。

还有“确认”,指的是不擅自做出盲目乐观的判断。发邮件之前,应该先问上司:“我现在要给对方发邮件,可以吗?”又或者发送重要邮件之前,先发给自己的上司,经过公司内部确认,然后再发给对方。这样一来,这封邮件就相当于是你和上司一起想出来的。

而且从长远考虑,像这样通过习惯性的抄送,使邮件在公司内部流转,还有一个优点,就是能共享各种信息。即使日后出现问题,大家也知道“啊,是那个项目”,上司和同事能在一定程度上把握事态,以便请他们帮忙解决问题。

在我所任职的大学部门,即便是与自己没有直接关系的事情,也要通过邮件抄送给所有人。老实说,起初我只感到不胜其烦,可是后来我才明白这样做的好处。当我负责的工作有所变动,以及必须由多个相关部门一同做出判断时,正是由于事先积累了足够的信息,我才能迅速做出正确的判断。

将邮件抄送给所有人,在公司内部共享信息,让大家知道自己当前正在做什么。从这一点上,也可以说公司内部的“信息共享邮件”非常重要。 Ap0tIRTUHybWMsbXW9PtDBv8vgpbRjU0I4usnzdk+180GhxyA7Kn4UNshv1zH3GV

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