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对于如今的商务人士而言，写电子邮件早已成为日常工作。商务邮件会作为证据留存下来，所以很多人都想在邮件中尽量做到不随便说话。
这些人或多或少会写一些自己的心情，但会极力避免做出约定，确保邮件往来在安全范围之内。确实，这也是一个办法。
例如，你在电话里对合作对象说了这样的话：“我个人觉得××万元的金额肯定没问题。”这样一来，对方就会抱有期待，而当实际金额只有这个数的三分之二时，对方很可能就会感到失望，觉得“搞什么呀，之前不是说××万元没问题吗！可这才三分之二”。
你本是出于善意，才告知对方有这个可能，却反而招来了怨怼。
这与迟到时的报告是同样的道理。
当你迟到的时候，假如你觉得快的话10分钟内就能赶到，于是说了“我10分钟后就到”，可实际上，你用了15分钟才到，那么在已经迟到10分钟的基础上，你又迟到了5分钟，这就会给对方留下很糟糕的印象。
反之，如果你说“15分钟后能到”，却在10分钟内赶到，就会给对方留下好印象，让人觉得你肯定拼尽全力了。
也就是说，善意有时会起反作用，所以最好事先打预防针。
况且，商务邮件会作为证据留存在双方的电脑里，一旦谈判破裂，对方就能提出“你方曾在某月某日说过这样的话”，从而给公司带来麻烦。这种事是不允许的。
话虽如此，若是因害怕事态如此发展而噤若寒蝉，那就无可救药了。这样的人永远也无法成长，最重要的是无法获得对方的信赖。
所以我造了一个词，叫“热修确（热情、修正、确认）”，我也建议学生们这样做。
首先，“热情”指的是年轻人要拿出干劲来。
只要有一个消沉的成员，整个团队的气势就会被削弱，受到负面影响。
大家在一起工作时，至少也该具备经验知识或热情活力的其中一种。新人自然缺乏经验知识，所以必须有干劲才行。因此，年轻人首先必须拥有“热情”。
然后还得会“修正”。能够听取别人的意见和建议，迅速改正错误。比如文章，如果被上司指摘，就要立刻修改后再提交。或者被前辈指出做法不对后，也要立刻按照对方指导的方法重做。
还有“确认”，指的是不擅自做出盲目乐观的判断。发邮件之前，应该先问上司：“我现在要给对方发邮件，可以吗？”又或者发送重要邮件之前，先发给自己的上司，经过公司内部确认，然后再发给对方。这样一来，这封邮件就相当于是你和上司一起想出来的。
而且从长远考虑，像这样通过习惯性的抄送，使邮件在公司内部流转，还有一个优点，就是能共享各种信息。即使日后出现问题，大家也知道“啊，是那个项目”，上司和同事能在一定程度上把握事态，以便请他们帮忙解决问题。
在我所任职的大学部门，即便是与自己没有直接关系的事情，也要通过邮件抄送给所有人。老实说，起初我只感到不胜其烦，可是后来我才明白这样做的好处。当我负责的工作有所变动，以及必须由多个相关部门一同做出判断时，正是由于事先积累了足够的信息，我才能迅速做出正确的判断。
将邮件抄送给所有人，在公司内部共享信息，让大家知道自己当前正在做什么。从这一点上，也可以说公司内部的“信息共享邮件”非常重要。