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有句话叫“风雨过后见彩虹”。很多时候，写正确的道歉信不仅能得到对方的理解，甚至还能使双方的关系变得更好。
这是因为，现今对已经道歉的对象继续不依不饶的事情较少发生。甚至，好的道歉方式还能让对方觉得你这个人很不错。
《论语》里有句话叫“过而不改，是谓过矣”，意思是“即使犯过一次错误，只要改正就不算过错，不改正才是过错”。在我看来，这也是日本人广泛共有的一种思维方式。
只要能写好道歉信，就能把大缺点变成小毛病，有时还能变成不功不过，甚至是优点。从这个意义上可以说，这是一种性价比很高的技能。
本来，小错就是任何人都会犯的。即使想在工作中努力不犯错，也无法绝对做到。
因此，犯错后的应对速度就很重要。一旦发觉自己犯了错，就应该尽快向对方道歉。
越迟道歉，对方就越容易怀疑，觉得“他是不是在隐瞒什么”或“其实他并不觉得自己有错”，从而留下心结。
注重应对速度是所有商务文章均须具备的。不能像写小说一样花一年的时间去精雕细琢，必须在有限的时间内尽量缩小对自己公司造成不利的范围，再发自真心地写道歉信。
话虽如此，正如前文所述，你终究是作为公司代表与对方打交道的，所以不能过分表现自己，否则可能会给公司带来麻烦。
因此，首先要充分理解并时刻遵照公司的标准和意向，并在这个前提下，在文章各处渗透出自己个人的歉意。
更重要的是，要向对方明确汇报你对现状的理解。若是等到一切都水落石出之后再传达歉意，就来不及了。不要加入个人的臆测，只汇报当前已经明确的事即可。仅仅如此，对方就能松一口气。
最有效果的道歉方式，是在书面总结自己对现状的理解的基础上，再带上两盒点心直接当面道歉。至于是否能够得到谅解，还要看错误的严重程度，但这样做至少体现了你的诚意。
不过，倘若对方的不满达到了近乎投诉的程度，而你已经事先预料到道歉有可能被对方抓住把柄，那就必须非常谨慎了。
这是因为，当事态进一步恶化以至于不得不打官司的时候，你道歉的事实将成为不利的证据，对方很可能会以此向你索要巨额赔偿金。
为了避免这种事情的发生，聪明的做法是事先找律师商量。
把文书交给律师来写，即使发生严重事态，也有办法应对。与彻底成为敌对关系的对手交涉时，即使有些麻烦，或是需要一笔不小的费用，最好也要委托律师或处理相关事务的专家来处理。