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以往，写作和商业之间存在一定的距离，然而到了网络时代，随着电子邮件的普及，写作就与商业有了直接的关联。关于这一点，我在前文中已经说明。
于是，“写好文章”的技能就在如今的工作中占据了很重要的位置。写文章的水平，会影响别人对你的工作能力的评价。
那么，要想写出众口称赞的文章，应该注意哪些事情呢？尤其是在商务场合，应该怎么写？本章便将对此进行说明。
写商务文书，最重要的是要具备准确把握人际关系的能力。对方是什么立场？与自己的社会关系如何？必须在认识到这些因素的基础上，以与之相符的适当的距离感来写文章。
既然要建立在社会关系的基础上，就必须具备选择恰当的表达方式的能力。
甚至可以说，这几乎是所有场合的前提条件。必须在满足这一前提条件的基础上，才能进一步把握与对方的微妙距离感和上下关系，再去改变文风。
如果不能掌握多样的文风，就无法表现出距离感，可能会给对方留下冒失无礼的印象，甚至会得到“缺乏社会性”的评价。
这样一来，当然无法维持良好的商业关系。也就是说，对于商务文书而言，首先必须认识到“与对方的关系”，并具备按关系区分文风的能力。
当你思考“与对方的关系”时，关键是要具备“我是公司代表”的意识。也就是说，你必须将公司意向融入自己的想法中。
假如你没有这方面的认识，只靠个人判断去行动，那么在协商阶段，你的判断就可能与公司的意向出现错位，从而给合作方带来麻烦。
要想做到防患于未然，就需要平时在公司内部多交流，确保自己和公司的意向一致，然后再和外部交流。
要想确保公司内部的交流顺利无碍，必须掌握写作能力，因为在公司内部办理各种手续，如向上司确认工作时，都需要写作。
另外，同外部交流时，还必须根据对方的立场和己方的立场（即公司之间的关系）来改变写法。
例如，自己的公司是对方公司的客户，与对方的公司是自己公司的客户，这两种情况下的文风自然有所不同。
当自己的公司是对方公司的重要客户时，只要在一定程度上具备实用性、实务性的文章写法就可以。相反，当对方的公司是自己公司的重要客户时，就必须十分小心才行。
如果将己方的希望或要求过于直白地表露出来，就有可能惹恼对方而被扫地出门，所以应该采用郑重的说法，减少言语中可能存在的不敬。提出报价或方案时，也必须采用谨慎收敛的写法，或是尊重对方意向的柔和写法。
但是，不要忘记在文章中写明对方做决定所需要的信息。即使是非常有礼貌的说法，如果缺少必要的信息，导致文章不知所云，也毫无意义。
即，商界的文章必须兼顾两点，一点是意识到双方的立场，采用柔和的说法；另一点是准确传达主要事项（要求）。