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很多人对名片有一种误解，觉得谈生意才需要印制名片，其实名片已经越来越成为人际交往和对外交流的工具。一张小小的名片可以将主人的个性风貌展现出来，甚至还可以看出一个人或一个企业的群体文化。在一般的商业活动中，人们与客户初次见面，把一张设计很好的名片递到对方面前时，就能给客户留下深刻的印象。
当你去参加一个活动，想认识更多的人，如果现场的人很少有名片，就会出现一片埋头摁手机的样子，通过互存手机号码来认识彼此。这样是很浪费时间的事，效果也不见得有多好，毕竟你不可能在短时间内记下全面的信息。但如果有了名片就不一样了，名片不但为大家提供方便，而且还能节约大量的时间来洽谈业务，相互了解。所以名片的作用也越来越不可忽视。当你想拥有名片时，你可以找人制作，也可以自行设计。在设计名片时要注意以下几点。
首先，名片不要弄得太花。与西装一样，在一般情况下，名片的颜色不能超过三种。如果把一些花花绿绿的图案放到上面，就会喧宾夺主，像是在街头发小广告，给人留下特别小家子气的印象。名片中应该突出你的名字、单位，其次是联系方式。
其次，头衔只需要一个即可。很多人喜欢把许多头衔放到名片上，想让别人认为自己很厉害，很有能力。而事实上，这是一种自卑的心理，害怕自己被别人瞧不起。如果你是一个多面手，想通过名片调动各方面的资源，也不要把所有的头衔都放到一张名片上，你可以印两三套名片，遇到不同圈子的朋友，就把不同的名片发给他们，这样在自我介绍时只简单地提一下就好了。
再次，要注意印制名片的细节问题。一般情况下，名片的最上面印有公司的名称，当公司有自己的标志时，也可以把标志印上去，中间要印制个人的姓名、职务等，最下面印制联系方式，一般联系方式包括公司的详细地址、邮政编码、电话号码、手机号码、邮箱等，如果公司有网站时，也可以把网址印上去，以方便客户查找登录。在对外交往使用的名片中，地址栏最好在前面加上“中国”，并变成“中国××省××市……”这样使名片变得更加清楚。我们中文写地址一般是从大到小，先写国家、省份、市，再写街道、门牌号码，而英文恰好相反，要从小到大写，在翻译时要注意。电话号码应该相应地再加上国家代码和地区代码，以方便客人拨打。万一客户因为不知道你的地区代码而不能与你取得联系，就会让你失去一个潜在的客户，所以这种细微的问题也应该给予足够的重视。
是否在名片的背后加上英文版，就要结合自身情况做考虑。如果你工作在外企中，或者经常因为工作而跟外国人打交道，应该印这样的名片。在印这种名片时，也不要仅拘于英文，要根据你所交往的外国人群而印制。万一名片印错了，不要为了省钱而在上面涂改，应该重新再印一套。有些人换了手机号，可是以前的名片还有很多没有用，舍不得扔掉。为了省下四五十元钱的印制费，自己用了两个小时改掉所有名片中的旧号码，写上新号码。这样的举动，先不说你的形象是否受损，单算时间成本，就是一笔很不划算的账，难道你的两个小时就不值几十元钱吗？
当你印有名片后，要在平时养成随身携带名片的习惯。最好把名片放在名片夹里，以便把名片发给随时碰到的潜在客户或伙伴。如果你感觉放到名片夹里麻烦，也可以放到钱包或左胸的口袋中，但其他的兜里不要放置，这样很容易把名片弄脏或弄皱，使你的形象受损。
在使用名片时，一般情况下，与别人握过手后，就可以交换名片了。这个时候，你需要掌握主动权。在交换时，应该先把自己的名片递给对方，然后再向对方讨要名片。对你的主动示好，对方会表现出极大的热情，一般人不会拒绝你。
递名片时，要用双手的拇指和食指把名片的两边拖住，字的正面朝向对方，这样可以让对方拿过去就可以马上阅读名片，而不用翻转。递的时候，不要把自己的名字用手遮挡住。在接过别人的名片时，也一定要用双手。在双方同时递名片时，你应该把姿势放低一些，以表示你对对方的尊重。有些人在发名片时，跟发传单差不多，有时桌子太宽了，即便站起来，也让人够不着，而且会用一只手与人交换名片。这样做不是明智的举动，既不礼貌，也让人感觉很不雅观。其实传递名片不仅是一个交换物品的过程，而且双方在交换名片时还可以简单地聊几句，这样可以促进感情，从而为后面的良好合作打下基础。
收到别人的名片后，先读一下名片上的内容，比如他的名字、头衔或是单位，与对方确认一下基本信息，如果他的名字是多音字，应该问清读哪个音。这样会让对方感觉你很重视他，也许还会激起对方的兴致。
如果是坐着交流，你还可以把对方的名片放在桌子的左前方，不时看看有哪些信息可以利用，然后再收起来。放的时候，不要拿东西压它，也不能弄脏、弄皱，收起来后要放好。有些人因为在处理自己的名片时不用心，结果在处理别人名片时也表现出一副漫不经心的样子，把名片往桌子上一搁，再也没有想起来。有些人甚至会在名片上洒上茶水、汤汁，这都是对别人的极不尊重。