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一 日常办公礼仪 |
对公务员而言，绝大多数人执行公务活动的地点，主要是在各级行政机关里，准确地说，是在各自的办公室内。在一般的情况下，办公室是公务员工作和活动的最主要的舞台。因此，公务员必须高度重视办公礼仪，把在办公中讲究礼仪作为自己必备的素养。
01 营造良好的办公环境
礼仪是一种高尚、文明、令人赏心悦目的行为。办公室是处理日常公务和进行公务洽谈、交接的场所。保持办公室环境安静卫生，物品摆放规范有序，既能展示公务员的文明形象，又能提高工作效率。因此，公务员对于自己的办公场所环境应注意维护和整理。其基本要求是整洁、俭朴、实用。
办公室一般由办公场所、文件柜、电话机、写字台四个部件组成。对这些部件应当合理有效地布置，并进行适度的装饰。
办公桌应放在房间内采光条件较好正对门口的地方，与窗户保持约1.5～2米的距离。用于办公室的装饰品应符合办公室的审美原则，以优雅、和谐、轻松、宁静等情调为主。
办公室文件柜的摆放应以有利于工作为原则。通常情况下，靠墙角放置，不宜占据较大的办公空间；也可放置在离工作人员较近的地方，以便随时查找资料，整理收藏文件。
办公室电话的摆放应以便利接听为原则。一般放在办公桌或写字台的右前缘。
办公室的桌椅摆放要整齐规范，办公室里不宜堆放和积压物品，要经常清理废弃物。
办公室的地面要保持清洁，水泥地面要常清扫、擦洗，地毯要定期吸尘，以免滋生寄生虫、尘螨；窗户要经常打开换气。
TIPS
公务员每天到达办公室后，应当先开窗通风，扫地拖地，擦桌椅。保持地面无垃圾，墙壁、办公室桌椅、文件柜无灰尘。工作期间不在办公室内随地乱扔垃圾，不随地吐痰。
办公室的墙面切忌乱刻乱画，不能在办公室的墙面上记录电话号码或张贴纸张，墙面可悬挂地图、字画或图片等。
宽敞的办公室可以放置以绿色为主的植物盆花，对盆花要经常浇灌和整理，不能让其枯萎而出现黄叶。花盆的泥土不能有异味。
一般情况下，每个人的办公桌均应被视为正式的“工作区”。它具体又应分为两个小区域：一个是“空白区”，它通常位于桌上的正前方，主要用以阅读写作；另一个则是储存区，它一般位于桌上的某一侧，用来放置各种常用的办公用品。
在办公室里，要让办公桌上的东西尽量少，桌子要经常整理、清洁。不要在办公桌上摆放食物、镜子、化妆品等无用之物或私人物品；不要将文具、文件超范围放到邻桌。
办公桌下面不要摆放无用的物品，并且要整理干净，将自己的物品摆到办公桌旁边的过道是非常无礼的表现。
离开办公室时，应将桌面上的文件物品收拾归位，不能丢下一桌子乱七八糟的物品就走了。
公务员要把工作安排得井井有条，就需要经常整理自己的工作环境，如书架、档案柜等。公务员可以依以下程序对办公用品进行整理。先丢掉重复多余的文件、过期的记录、束之高阁的书、一直抽不出时间看的期刊，还有在最近一段时间内，一直没有用到的资料。然后重新整理分门别类。例如，公务员可以依据工作性质将书架分为：专业书、参考手册、报告等。但是不论采用何种方法分类，都可以按一般方法检索，依序排列资料。
丢掉无用的档案，或将其移至工作范围之外。把常用的档案中过期、重复或不适用的资料销毁，并以涵盖范围最广的分类方法重新归纳档案，然后依使用频率排列档案顺序。比方说，将最常用的档案放在最近的抽屉或较少用的档案之前。每一类别依序标签，甚至可用不同颜色的档案夹或标签来整理。
02 保持良好的工作氛围
保持良好的工作氛围是指公务员要养成整洁有序、文明礼貌、尊重他人的个人行为，培养自觉执行单位规定和规则的良好习惯。其主要包括以下几个方面。
在办公室中，要表现出对他人，包括同事上级下级的尊重，要尊重他人的隐私和习惯。在办公室里，私人空间是很宝贵的，必须受到尊重。
在办公室里对上级和同事们都要讲究礼貌，每天与同事见面时，问声好，既融洽关系又愉悦心情，不能由于大家天天见面就将问候省略掉了。“您好”“早安”“再会”之类的问候语要经常使用，不厌其烦。
要分清哪里是公共的区域，哪里是个人的空间。个人空间一般是指办公桌前这个区域，没有特殊情况，不要进入他人的个人空间。
去别的办公室拜访要注意礼貌。一般需要事先联系，准时赴约，要先敲门经许可后，方可入内。“打扰”“不好意思”是有求于人或打断他人工作时必不可少的话。
不宜随便坐在他人的办公位置上，不能乱动他人的东西。
不翻动其他同事桌上的文件资料，包括公用电脑、传真机上与自己无关的任何资料。
不要私自阅读他人办公桌上的信件或文件，未经许可不得翻阅他人的名片盒。
虚耗他人的时间是公务员最常见的过错。因此，去他人办公室逗留时间不宜过长，以免影响他人工作。
TIPS
安静的工作环境、融洽的人际关系，可以使人心情愉快，有利于工作效率的提高。营造和谐、融洽的工作氛围，要靠办公室里所有的人来共同建立和维护。
作为公务员，要维护正常的工作秩序，保证办公环境整洁优美，秩序井然。
在办公室里说话的声音应该尽量放小，以不影响他人工作的音量为宜。
在办公时必须姿态端正，不得斜靠、倒卧、跷腿聊天，不要到处闲逛游荡，不议论他人隐私。
上班时间不得从事与工作无关的活动，不得翻阅与工作无关的书报杂志，不能玩电脑、游戏或上网聊天，不得炒股，以免影响工作。
在办公室不吃零食，不与客人谈家庭情况。
不宜在禁烟的办公室里吸烟。
所谓迟到，在礼节上是指规定时间之后的十分钟之内，如果没有超过十分钟，不算是真正的迟到。当然，办公室中不能以礼节为据，而应严格按照规定的时间上下班。
通常，迟到的人会找很多理由来说明，最常见的理由都是发生个人的意外，例如堵车、闹铃没响、孩子生病、身体不舒服等。归根结底，最终极的原因只是没有提早出门。所以，员工必须养成良好的作息习惯，宁可提前，也不赶晚。
至于迟到还要找人签到打卡，就更不应该了。企业为了防止代签和代打卡，设立了许多方法，如罚款或是使用签到以外的方法来考核，其最终目的不过是为了避免员工迟到、早退而已。
TIPS
一个人迟到不仅会耽误个人的工作，也会影响到其他人工作的进行。例如，由于一个人缺席，导致会议无法顺利地进行，浪费了大家的时间。也有人在会议中悄悄地溜走，这种早退而未告知的行为也是非常没有礼貌的。
办公时间不要离开办公桌，看书报、吃零食、打瞌睡一定会引起领导和同事的不满；私人电话接起来没完没了会招致同事们的白眼；而坐在办公桌上办公或将腿整个跷上去的样子都是很难看的举止。
接待来访者要平等待人，不论其是否有求于自己。回答来访者提出的问题要心平气和、面带笑容，绝不能粗声大气，或者以拳头砸桌子来加重语气。
去别的办公室拜访同样要注意礼貌，一般需要事先联系，准时赴约，经过许可，方可入内。在别的办公室里，没有主人的提议，不能随便脱下外套，也不要随意解扣子、卷袖子、松腰带。未经同意，不要将衣服、公文包放到桌子和椅子上。公文包很重的话，则放到腿上或身边的地上。不要乱动别人的东西。在别的办公室停留的时间不宜太久，初次造访以二十分钟左右为宜。
03 尊重与服从上级领导
上级是自己这一级别的主管和领导。上级可以有一级或多级，例如可以有行政主管和业务主管。公务员在办公过程中，应认真处理好与上级的关系。通常，对待上级，应当注意尊重上级、服从命令、维护上级威信、以礼相敬、不得越位这几大问题。
尊重上级是公务员的一种天职。下级服从上级，全党服从中央，是国家机关提高办事效率、维护政府权威的基本要求。
在工作中，为了党和国家的利益与声誉，一定要主动支持、配合上级的工作，以自己的实际行动维护上级的威信。在一般情况下，不宜在背后议论、评说上级的工作能力，不要在他人面前批评、指责上级，更不可以随随便便地捉弄上级，或是使其当众出丑。
上级对下级有指导的责任。这种责任是天然的，是从机构一出现就有的。上级对下级的工作要负全责，包括对下级的成绩要给予嘉奖、对错误要予以批评，等等。
下级要接受上级的指导。根据民主集中制原则，下级要服从上级；从隶属关系讲，下级要听从上级的指令；从礼仪角度讲，下级要对上级尊重。在听从指导时要端正态度，充满敬意。对上级的指示要迅速地、全面地予以落实，对上级的指导性意见坚决照办。
TIPS
下级对上级指示不能拒绝执行，不能拖延推诿，处理问题不能自行其是，自作主张。任何对上级指示的拖延都可能造成工作的失误，给工作带来不可弥补的损失。
作为下级要增强服从意识，做到服从命令听指挥。要努力维护领导的形象和声誉，不说有损领导形象的话，不做有损领导形象的事，尊敬领导，做到不越位、不添乱。
上级都喜欢自己的下属忠诚、可靠、诚实、可信；能任劳任怨，独当一面；能服从大局，同舟共济；办事自觉主动，乐观热情；荣誉面前不伸手，出了问题不推诿，勇于承担责任；能以团结为重，不计较个人恩怨，不纠结个人得失。
工作中，任何部门都有自己的职责范围，各单位要照职责范围行使职权，既对上负责，又对下负责。办事要讲规则和程序，对于需要请示的公务事项，要逐级按程序呈送，不得越级和越权，不得无意或故意越过主管领导，而送达其他领导。任何不按级别送呈的做法都是对上级的不敬，是不遵守礼仪的表现。
04 处理好与同事的关系
同级的公务员，也就是日常所说的“同事”，是工作中接触最多的人。因为接触多，相互了解，容易成为知心朋友，也最容易发生矛盾，产生摩擦。如何处理好与同事的关系，为自己营造一个温暖的工作环境，确实是一门学问。这对于每一位公务员来说，都是十分重要的问题。
尊重同事是一种常识。在任何工作岗位上都要和同事互相支持，具体而论有两点：其一是要支持同事的工作，不能拆台，不能和同事过不去，不能妒忌之心醋意陡升，这是非常重要的；其二就是要善解人意，遇到困难阻碍时，要挺身而出；遇到成绩荣誉时，要让给同事，不能成绩来了争先恐后，问题来了退避三舍。
同事关系，应当是君子之交。对待同事，务必要互信不疑，踏踏实实，以诚相待。真诚是建立相互信任的基础，对于同事切勿以礼行虚，大搞虚情假意。否则就会失信于人，伤害到同事。与许多同事一起相处，应力争做到落落大方、不偏不倚。不要在同事之中支持一些人、孤立一些人、打击一些人、拉山头、搞宗派。
同事之间要做到相互支持、相互关心、相互信任。要以诚相待，尊重别人、不骄不躁。特别要处理好与异性同事的关系，要保持距离，不能过从甚密，尽量避免单独交往。当同事需要自己帮助时，应当责无旁贷、全心全意、全力以赴。不要在工作上斤斤计较，而应当诚心诚意地与人为善、助人为乐。
TIPS
同事之间应该互相信任。不嫉妒、不记恩怨、不讽刺挖苦、不谈他人隐私、不伤人自尊、不乱开玩笑。发生矛盾时应主动缓和。既要互相谦让，又要敢于争先。
真正的好同事，应当是风雨同舟、荣辱与共、相互关心的。当然，关心的极限，是不得干涉他人私生活，不对对方进行干扰或妨碍。要尊重同事，不可对其发号施令，或是冷嘲热讽。
每一位同事都是性格各异的，大家在一起工作，难免产生是非，要采取“大事讲原则，小事讲风格”的态度。对于一些小事要做到“难得糊涂”，不一定非得争个你长我短，要得理让人，不去计较小是小非。要多原谅他人的失误和过错，不把他人的过错记在心里。
千万不要传闲话，闲话要到你这里为止。闲话越传越多，越传矛盾越多，严重影响同事之间的团结，要把精力放在工作上，不要把精力放到议论同事的长短上。
同事的批评大多是为了爱护自己，并不是看不起自己，要把来自同事的批评看成是真诚的关怀，闻过则改，闻过则喜。对同事不准确的批评或过激的言词也不计较，采取“有则改之，无则加勉”的态度。
与同事相处，要能容许他人提出不同意见。不能一听到与自己意见不同的话，就断定是故意作对，对意见也不加分析，就带着主观的感情色彩加以否定。
同事提意见谈看法，不要求全责备，即使这些意见有不够全面的地方，或有的地方并不准确，也不能当场加以反驳或否定。要通过认真的思考，汲取有益的成分，全力改正工作中存在的问题。对同事的错误和误解，也要能容纳。同事有了错误的认识，要认真帮助他们澄清，不能袖手旁观，冷眼对待。要能容许别人犯错误，要经受得起对自己的误解，要“大肚能容，容天下难容之事”，要“宰相肚里能撑船”。
有度量的人，是可尊敬的人。有度量，就会心平气和，有好的心态，做起公务来自然彬彬有礼，有条不紊，一举一动都合乎礼仪规范。
05 与同事保持一定的距离
办公室里同事之间的距离如何把握，并不是一件简单的事。
同事关系好本是好事。大家来自五湖四海，为了一个共同的目标走到一起，心往一处想劲往一处使，团结互助当然是好的。但同事就是同事，不是朋友，你不能对同事有过高的期望值，否则容易惹麻烦，容易被误解。适当的距离能让你跟同事相处得更和谐。
你可以有特别亲密的同事，但最好只限于下班时，工作时对同事要一视同仁。一般来说，与同事最好不要过于亲密。因为天天工作、生活都在一起，难免遇到利益之争和矛盾冲突，一旦处理不好，容易伤害双方的感情。
对待公司里的资深人士，不能一概以“直呼其名”“勾肩搭背”“你我平起平坐”的态度相待，而应表示出尊敬，称呼上可用“老师”等。
同事不在或未经允许的情况下，不要擅自动用别人的物品，如果必须动用，最好有第三者在场或留下便条致歉。向同事借东西应尽快归还，东西要完好如初。小到一支钢笔，大到一台计算机，都应整洁完整地摆放回原来的地方，不要忘了以口头言语或文字来表达你的谢意。有的同事没有指出你的错误，或是表明自己不介意你这样做，但是长此以往，这却很有可能成为你们感情破裂的导火线。
同事之间最好不要提及金钱的问题。俗话说：“如果你想破坏友谊，只要借钱给对方就行了！”金钱借来借去很可能会发生问题。
很多人都有一个坏毛病，借来的钱很容易忘掉，借给别人的钱却记得牢牢的。因此，你必须在身边多带些钱，但是要尽量避免借钱给别人，一旦借了，最好不要期望它会马上回来。如果是你向别人借钱，千万不要忘记，要及时把钱还给对方。
谈话要自然随意，不要心不在焉爱理不理，也不要忸怩作态或哗众取宠。如果谈话中出现了矛盾分歧，不必太当真，可以开个玩笑并转移话题，不要因为闲谈伤了同事间的和气。
当同事大讲笑话，笑得前仰后合时，切勿板起脸孔。纵使笑话并不能让你大笑，也请微笑一下，以表示你对他们的尊重。另外，如果要开玩笑的话，一定要注意对象和场合，与长者、前辈和不太熟的同事开玩笑是不恰当的。上班时不可偷懒闲聊或打私人电话，尤其是当同事专心处理事务时，不要要求他和你说话而打扰大家。
在办公室里总有很多人喜欢揭发他人的秘密与隐私，甚至说话添油加醋。严格来说，这种人最无责任感可言，他们从来没有想过当事人的感受，也没想过可能会因此影响到当事人的前途；而且有的人与被谣言困扰的当事者相处时，态度上也会有些不自然，或许还会由于这个原因而使工作无法顺利进行。
TIPS
有些谣言可能是针对某人的人身攻击，因而在机关内绝不能随便谈论别人，尤其不可以在别人背后乱造谣言，并且要避免轻视别人的举动。
06 处理好与下级的关系
对待下级，也是广大公务员不可疏忽的问题。尊重、照顾与体谅下级，是公务员在处理自己与下级的关系之时应当把握的要点。
任何下级都不容易。他们承担着上级下达的任务，工作中会随时遇到这样或那样的困难，他们非常希望各级领导能够理解自己的处境。上级要关心他们，理解他们，用实际行动去支持他们的工作，要多到下级的场所去调查研究，发现问题，解决问题，随时与他们沟通情况，研究工作中的各种问题，不但指导工作，而且要与其一起出主意、想办法。
上级对下级也要尊重。要尊重他们的工作成果，鼓励他们的进步；要尊重他们的劳动，对于他们的付出给予表彰；要尊重他们的人格，耐心地听取他们的意见，对于有利于工作的部分要坚决采纳，对下级的工作人员不乱开玩笑，不直呼外号。下级到上级机关来汇报工作，要热情欢迎，耐心听取他们的讲述，走时要热情欢送，以爱护关心的态度对待他们。
上级公务人员见到下级级别较高的公务人员，要给予充分的尊重，不能用大机关的派头对待下级的官员。上级不能看不起下级，不能随意批评，口气粗俗，更不能盛气凌人。
上级对下级要多鼓励，少批评。要多看到他们的成绩，对取得的成绩要给予肯定和鼓励，要看到下级的总体工作，对于他们克服困难所取得的进步要给予表扬，批评要实事求是，批评要讲政治，不纠结小事和细枝末节，要看到大局，在必要时，要为他们的失误承担责任。不要过多地责怪，在批评时不要使用过激的语言，要讲究分寸。
TIPS
在工作中，公务员不宜对下级随意发脾气。正确的“不讲情面”，是指在工作中坚持原则，不徇私情。与此同时，还应对下级的困难、委屈和苦衷有所了解，并加以体谅。
07 办公室里的闲谈不可太随意
除了日常问候外，办公室内员工聊天的时间长短往往取决于工作的气氛。正式的、紧张有序的办公场所可能没有什么随意闲聊的机会，而非正式的节奏松散的办公场所，往往给职员提供了交流的机会。有时能否聊天又受到工作性质的影响。比如在有大型设备噪声较大的流水线上工作的人员，恐怕无法凑在一起闲聊，而工作量不大的销售人员可能一天中大部分时间都在闲聊。
在许多工作场所，闲谈，特别是公事之外的那种闲谈，可能会引起管理人员的不满，这是理所当然的，因为员工有分内工作要做。问题是，一位想表示友好的雇员，如何从友好的闲聊中抽身出来，又不致疏远彼此的关系呢？
当你必须终止交谈回去工作时，以友好的口吻说明你的理由是能起作用的。比如，你可以说：“我倒是挺想再多聊会儿的，但我必须赶紧完成年终预算报告。”或者说：“现在没法多聊，我得完成这些预算。”如果你得体地终止交谈，应该是没有什么问题的，除非极个别人没有明白你的暗示。对于他们，你需稍微表现出冷淡，不要再开心地笑，不要主动另找话题。当一位好神聊的同事走来时，匆匆说声“嗨”而不必抬起头来期待什么似的。渐渐地，他们会明白你的暗示的。
公务员在办公过程中，需要注意以下几条办公室禁忌。
·不要将工作和个人生活混在一起。如果必须在工作中处理私人事情，要留到中午吃饭时，不要在工作时安排朋友到办公室中来拜访。
·不要把各种情绪带到办公室里，尤其是情绪不好时。否则会控制不住，并与别人发生冲突的。每个人都会有情绪不好的时候，但办公室里是不允许这样的。
·不要把粗俗的话带到办公室里。
·不要在办公室里大哭大叫或做其他感情冲动的事。如果实在忍不住悲伤，离开办公室，关上门或到休息室里去，等情绪好了再说。如果控制不住愤怒，也可采取这个办法：深呼吸或做些其他放松的事情。
·不要不打招呼就突然闯到别人的办公室里。先打电话或面对面约一下。打断别人的谈话，希望他能停下来并注意自己是很不礼貌的。
·不要抱怨发牢骚，或讲那些不该讲的故事。