下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
不是时间不够用，是你不会用时间
曾经在一个音频节目中听到一个名为“过度协作”的概念。在一个团队中，有很多工作属于合作范畴，那就少不了协作，那什么是过度协作呢？过度协作就是指大量的会议、邮件，尤其是没有必要召开的会议，看似是在紧密合作，实际上却大大减少了真正输出工作的时间，导致整体效率低下。
这让我想起在上一家公司工作时的情形，大家每天早上到达公司后的第一件事就是戴上耳机，开始各种各样的会议。我们有两个显示器，一个显示器上显示着远程会议的共享桌面，另一个显示器上还在回复着邮件或者内部IM的群组消息。每一封邮件都要抄送一群人，很多相同的人在不同的消息群组中，各种“协作请求”此起彼伏。但是一天下来好像又没完成什么实质性的工作，该写的报告没写，该画的图没画，于是又只能加班处理，因为只有在加班的时候大家才会消停一些。
那个时候我们听到最多的一个词是“推动”，仿佛每个人的工作都是要花费大量的力气去推动别人才能完成。我一度以为大公司就是这样，现在才明白这就是一种过度协作。而公司当时几乎每年都要调整一次组织结构，其实是知道组织效率低，所以把期望寄托于变更组织架构来提升协作效率，但是收效甚微。
我个人比较反感开会，特别是人数多、时间长的会议，有的人即使在参会也不可能长时间地聚精会神，要么被动地熬时间，要么玩手机。有的人甚至把开会当成一个不用工作的放松时刻，特别是一些会议目的不明确的务虚类的会议，大量的时间都被浪费了。
我组织会议都会先问自己几个问题，比如是不是可以30分钟结束？如果30分钟能结束，是否可以缩短到20分钟甚至更短？这么短的会议是不是可以换成更为简单的形式？是不是要每个人都抽时间来参加？会议的相关人员一定需要10个人吗？是否可以只要其中5个人来参加？是不是一定要有全员参加的例会？可不可以取消例会？
事实上，我自己总是会被要求参加各种会议，我认为大多数的会议都是在浪费我的时间，所以我自己就尽量减少组织会议。我相信一个高效的组织肯定是一个会议少的组织，团队协作的方式有很多，频繁的集体开会肯定不是一个好的解决方案。
相信大家深有感触，遇到一个爱开会的领导是很痛苦的，他会以为这是一种有效交流、高效协作的形式，却没有意识到所带来的时间和金钱成本。比如我们经常会开所谓的管理层会议，十几个总监和副总监一起，一开就是一下午，金钱成本估计就要好几万，但是能否产生对应的价值，真的很难说。
过度协作的一个严重后果就是每个人的工作时间都被碎片化了，在办公室里要获得一个整块的时间做安静又深入的思考非常难，每个人都会被各种协作打断。做一个方案、写一篇文章、编一段代码是要一气呵成的，如果总是被打断，每次都要从被打断处重新整理思路，会非常耗费时间。
有一次在设计新办公室的装修方案时，有人提出要搞全开放式的空间，而且工位不固定，可以根据协作需要任意组合，以此激发灵感，促进团队交流。我在内心是非常反感的，因为那就意味着完全没有了真正属于自己的时间和空间，要不停地跟别人交流协作，这样如何能提升效率？
所以，为什么很多人经常加班，搞得自己很忙的样子，但是又没有什么突出的绩效？如果不是因为本身能力差、效率低，那么他很有可能处于一个过度协作的组织中。
我们该如何避免过度协作呢？
首先是要减少会议时间，增加实际输出、独立思考的时间。可有可无的会议尽量不参加，多个议题的会议只参加跟自己议题相关的会议，当会议进入低效率、僵持阶段时果断退出，尝试做那个把大家拉回正轨的人。如果是自己组织的会议就要尽可能少地召集人，尽可能早地结束会议，如果有可能，在会议之前就达成共识。少开几个会没什么大不了，保证自己参加真正重要的会议即可。
其次是抓核心的人，做核心的事。跟两个人就可以交代清楚的事情就没有必要牵扯第三个人，否则沟通成本会大大增加。邮件、消息只发给直接相关的人，避免抄送给相关度不高的人，否则会增加很多沟通解释。
最后，有条件的公司可以尝试远程办公、移动办公，尽量减少簇拥在协作者周围。为什么很多人期望远程办公？为什么感觉自己在家工作反而效率更高？一个很重要的原因就是避免了过度协作。
很多时候，当出现工作效率低的情况，我们会本能地去找自己的原因：是不是时间管理有问题？是不是熟练度不够？是不是杂事太多？现在我们也要把过度协作这个因素考虑进来，因为很有可能你觉得那些重要无比的会议正是引发集体低效率的根源。
如果确认自己并没有处于过度协作的环境中，平时的工作量也一般，但是仍然要经常加班，而且工作输出没有得到很好的绩效，那么就要从自己身上找原因了。
所有的工作任务可以分为重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要和不重要不紧急四种，我们在任何时候都应该优先处理重要且紧急的工作任务。但是，重要且紧急的工作可能比较麻烦，短时间内完成不了，重要不紧急的事情和紧急不重要的事情也不能不做，这个时候应该如何做好平衡呢？
一天中，大脑的反应速度和清醒程度是很不相同的，兴奋点出现的时间也因人而异。要想提升自己的工作效率，就应该尝试找到自己大脑的兴奋点。比如有的设计师喜欢早上做设计，而有的人则喜欢在夜深人静的时候做设计，这并没有谁对谁错，因为每个人的高效时间段不同。
抛开个体差异，我们可以找出一些适合大多数人的时间利用法。根据时间段把一天分为早上时间、下午时间和晚上时间，根据时间长短可以分为整块时间和碎片化时间，根据人所处的状态可以分为静止时间和动态时间，根据环境嘈杂程度可以分为安静时间和嘈杂时间。在这些不同类型的时间里，大脑的处理速度各不相同，需要安排不同类型的工作。
俗话说“一日之计在于晨”，上午刚开始工作的时间通常比较清醒，可以较快地进入工作状态。这个时候适合“吃青蛙”，也就是处理比较复杂且重要的工作。有不少公司采取弹性工作制，所以有的人习惯早上很晚才到公司，没工作一会儿就已经到午饭时间了，这样早上相对清醒的时间段就被浪费了。
这里有个提升效率的小窍门，就是尽量早到公司。这样做有个好处就是，这个时候其他同事还没有来，公司比较安静，可以在较少打扰的状态下开展工作。当其他同事渐渐来到了公司，环境也会变得嘈杂起来，这个时候或多或少会受到打扰。不要小瞧这一点时间，前面说过，25分钟就是一个番茄时间，集中精力是可以处理很多事情的。
中午建议午休一下，正所谓“中午不睡，下午崩溃”。但是如果休息的时间过长，也会导致头脑不够清醒，一般以30分钟至45分钟为宜。由于早上已经集中大量精力“吃青蛙”，下午可以尽量安排一些需要协作交流的工作，如讨论问题、拜访客户、开电话会议等。
如果上午的工作没有做完，并且需要在当天交付，那么下午也可以在自己大脑相对清醒的时段继续上午的工作，尽量做到日清日结。
有的人喜欢晚上加班处理重要的工作，也是因为晚上周边的同事少，环境更为安静，自己可以更专心。但是这样容易造成每天工作时间过长，而且晚上过于兴奋，容易失眠。如果加班的话，建议处理那些重要不紧急的事情，比如参加线上的培训课程、研究竞品、阅读提升、写一天的工作总结等。
找到自己大脑的兴奋点，并结合不同的时间段有针对性地处理不同的工作，就会达到事半功倍的效果。如果你在早晨头脑最为清醒的时候优先去处理琐碎、简单的事情，到下午头脑混沌的时候去做复杂的任务，晚上还接着处理当天未完成的工作的话，久而久之就会形成一种恶性循环。
那些看起来每天都很忙，工作却总是做不完而心生抱怨的人，其实调整一下自己的工作习惯，就能在很大程度上改变现状，使每天的工作更加高效有序。