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作为上司，你应该经常碰到这种情况：下属来汇报工作，可说了10分钟，也没把你想知道的问题讲明白，听得你十分抓狂。“真不知道你到底想说什么”或者“你说了这么长时间，你自己听得懂吗”等责备的话可能就会脱口而出。
下属听后，耷拉着脑袋，一脸挫败，保不齐还在心里吐槽：“汇报个工作也会挨骂，以后还是能躲就躲吧。”可见，虽然下属的汇报毫无要领，可是你的责备对其更是有害无益。
面对下属毫无中心的汇报，上司应该怎样回应才能显示出高情商，既不会打击到下属，还能搞清楚下属的汇报内容呢？在这里，我们总结了三种情况以及应对方法。
下属已经滔滔不绝地说了很久，可是东一句，西一句，让听的人完全摸不着头脑，根本不知道他想表达什么意思。
这种情况确实让人非常恼火，但也请上司千万要控制好情绪，不要过分责备下属，可以用“你说得很全面，现在我来整理一下，你刚刚这番话的主要意思是……对吗？”这种询问的方式帮助下属整理思路。
面对同一件事，每个人都有不同的想法，所以当下属向你汇报工作的时候，有一部分没听懂是很正常的事情，你只需要解决没听懂的那部分即可。但有些上司对下属的要求十分严格，即便只是一部分没听懂，也总是做出整体都没有听懂的样子，然后对下属大加训斥，这就是上司的问题了。这种言行很容易激起下属的逆反心理，认为上司“鸡蛋里挑骨头”，对上下级的关系造成恶劣的影响。
所以，要改变这样的状态，上司首先应该认真倾听下属说话，然后再对没听懂的部分进行询问。可以用“原来如此，但刚刚你讲的……我没太听明白，能更详细地说一下吗？”这种句式提出问题，让下属清晰地知道你的困惑是什么。
出现这种情况，上司可以对下属说：“我们从结论出发，用逆向思维方式，倒推讲起，好吗？”
下属过来汇报工作，可分为两种情况：一种是早已对自己的想法进行过总结；另一种是还没有总结过自己的想法。
对于第一种下属来说，他们准备充分，本不该汇报得毫无条理，但可能因为上司的威严而变得紧张，说话结结巴巴，导致上司不知道他在说什么。这种情况的发生很可能跟上司平时在下属面前过于严肃有关。
事实上，上下级之间属于同事关系的一种，上司真的没有必要让下属产生惧怕的感觉。相反，上司应该营造一种轻松交流的氛围，这样才能在与下属交谈时，不至于让下属因为害怕自己而不敢说话或说得毫无章法。
对于第二种没有归纳过自己想法的下属而言，他们可能是由于时间紧迫，或者根本没有归纳总结的习惯，所以才会在汇报工作的时候想到什么说什么，毫无条理性。此时，上司可以灵活地运用5W2H法适时地引导下属进行发言。
所谓5W2H法，又称为“七问分析法”。这种分析方法简单方便，易于理解和使用，被广泛用于各企业的管理以及技术活动中，能有效弥补考虑问题的疏漏。
具体来说，5W2H是由5个首字母是W的英文单词和两个首字母是H的英文单词组成，其含义如下：
What——什么？条件是什么？目的是什么？重点是什么？具体做什么工作？
Who——谁？由谁来办最方便？谁来完成？谁来负责？
When——何时？什么时间开始？什么时间完成？
Where——何处？在哪里做？从哪里入手？
Why——为什么？为什么要这么做？理由何在？原因是什么？
How——怎样？怎样做省力？怎样做效率最高？如何避免失败？
How much——多少？成本多少？销售多少？尺寸多少？费用、产出如何？
如果上司能用5W2H法帮下属理顺思路，并教会对方熟练运用这种分析方法，以后的汇报工作就不用再担心下属说得一团乱，自己听得恼火抓狂了。