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随机应变,灵活驾驭会议

主持会议并能控制会议的顺利进行是一门重要的管理艺术。主持者主持会议时,遵照会议规则是最基本的要求,但在会议进行过程中常会因情况的不同发生一些变化,根据不断变化着的情况,主持者可灵活地采用各种措施和方法,有针对性地调整各种关系,解决各种随机性问题。为此,会议主持者需要掌握会议中经常出现的现象,以便有的放矢地控制会场情况。会议中常见的情况有:

现象一:沉默。主持者在主持会议的过程中,经常会遇到无人发言或某一部分人毫无反应的现象。

现象二:离题。会议活动过程中,常会有一些发言者出现离题、跑题的现象。

现象三:无谓争辩。在对某个问题进行讨论时,与会者往往会各持己见,据理力争。

会议上出现沉默、冷场、无谓争辩等情况时,主持人应该怎么办?

当在讨论中,遇到无人发言或无任何反应,陷入沉默状态或出现冷场时,主持人应分清沉默的原因,分别采取相应的对策措施。

如果是与会人员因为胆小害羞、缺乏经验而保持沉默,主持人应该主动鼓励他们发言,也可以进行启发或提问,并告诉他们说错了没有关系。当他们发言时,应从表情上显示对他们发言很感兴趣,同时对他们发言中合理的方面及时给予肯定,打消其害羞沉默状态,增强其发言的信心和勇气。

如果是与会人员有顾虑、怕言多必失而保持沉默,主持人就应努力创造一种民主、宽松的会议气氛,打消他们的思想顾虑,鼓励他们畅所欲言,敢于发表自己与众不同的观点,敢于讲真话、讲实话。

如果是与会人员清高闭守、不肯多言而保持沉默,这一类人往往阅历较深,处事比较严谨,有自己的见解。他们一方面想表现自己,另一方面又摆出一副清高不凡的架子。对这类人,主持者应该多给他们一些鼓励和尊重,让他们感觉到自己的意见很重要。比如:“老张,你对这个问题很有研究,是这方面的专家,大家都想听听你的看法。”这样,老张受到鼓励和尊重,就很难再次推托。

如果是个别与会人员持不同政见、抱敌对情绪而保持沉默,这类人要么是对议题有不同意见不想说,要么是对主持人有意见不愿说。主持人应从团结的愿望出发,不计个人恩怨,以亲切的感情和语气使他们改变态度,可以向他们主动发问,并对他们的发言持重视态度,使他们讲出自己的真实看法。

如果是大家都不愿意第一个发言而保持沉默,主持人可以用幽默风趣的话语打开与会者的话题,也可以点名让性格外向、胆子较大或资历较深的人先带头发言,以此带动大家的发言积极性,从而打破沉默的局面。比如说:“老王,你大概早就考虑好了发言内容,大家都等着听你的高见,你带个头吧!”万事开头难,有人带了头,下面就有人跟上。

当在讨论中,遇到一些发言者不着边际、没完没了、脱离主题,主持者出于对发言者的尊重,不好当面直接打断他的话,就应寻找机会做出巧妙的暗示,引其转入正题。可以就其发言中一句贴着议题边缘的话,顺势向着议题讨论的方向引导,使发言回到主题上来;可以通过插话去直接引导;也可以对一些与议题关系较密切的问题,表示放到以后再做讨论,婉转地告诉发言人要转到中心议题上来;还可以对一些小事即行表决,快刀斩乱麻,摆脱此类琐事的干扰,使讨论转入正题。

由于学识、专业、看问题的角度不同,与会者各持己见,据理力争,是深入讨论的表现,应该说是一种好现象。但在观点已经趋向集中、明确时,仍然在无原则地辩论,就会产生负面影响,主持者应该及时中止辩论。遇到较为激烈的辩论,可能会出现争吵、纠纷,甚至影响同志间团结造成不良的后果时,主持者应立即去制止和平息,不能视而不见,任其发展。但在制止时,要讲究方式方法,以冷静的态度处置,千万不可恼火、大发脾气,也不要在纠纷的细枝末节上妄加裁判,以免失去主持人的权威。 xjSOKT/0i+wAyd3nbX+vQGF08/U1C7JcY0iR3xtg4NFVi1DCO5sSq0W2fCXLxVkU

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