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（1）迎送车辆应事先安排好，不可临时调遣，给人以仓促之感。
（2）对于身份较高的客人，事先应在机场或车站、码头安排贵宾休息室，准备饮料。
（3）客人的住处、膳食应事先安排好，如有条件，在客人抵达之前就应将住房地点、房间号码、用膳方式、日程活动安排、联络方式、联络人等事宜通知到具体客人，如做不到，也可将上述内容打印成文字材料，在客人到达时分发给每位客人，或通过对方的联络秘书传达，这既可避免一些不必要的混乱，又可使客人心中有数，主动配合。
（4）客人到达后一般不要立即安排活动，应给客人留下一定的休息时间或适应时差的时间。
（5）指派专人协助客人办理入境手续及机票或车票、船票和行李提运、托运手续等事宜，客人到达后，应尽快进行清点并将行李取出，送到住处。
人与人见面，首先就是如何称呼。一个得体的称呼，可以使人心情愉悦，愿与之交往。特别是在涉外交往中，称呼在某种程度上更起着举足轻重的作用。各国、各民族由于语言的不同、风俗习惯的不同、社会制度的差异，在称呼上差别很大。国际上的称呼要求有：
（1）一般对男子统称“先生”；对已婚女子称“夫人”或“女士”；对已婚年纪较大的女士称“太太”；对未婚女子统称“小姐”；对不了解其婚姻状况的女子可泛称“小姐”或“女士”。这些称呼前均可冠以姓名、职称、头衔等。
（2）对地位较高的，一般为部级以上的官方人士，可称“阁下”，或职衔加先生，如“部长先生”“总理先生”等。对有高级官衔的妇女也可称之为“阁下”。
（3）对来自君主制国家的贵宾，习惯上称国王、王后为“陛下”，称公主、王子为“殿下”。对有公、侯、伯、子、男等爵位的人既可称其爵位，也可称“阁下”，一般也称“先生”。
（4）对医生、律师、法官、教授、博士等，均可单独称其职称或学位，也可加上姓氏和“先生”，如“法官先生”“约翰教授”等。
（5）对军人一般称其军衔加“先生”，知其姓名的，可加上姓与名。
（6）对教会中的神职人员，一般可称其教会内的职称，或者是姓名加职称，或职称加上“先生”。
总之，在与外国友人交往过程中既要注意世界通用的习惯称呼，也要考虑宾客所在国的具体情况，使用适当的称呼在外事交往中尤为重要。
安排外宾参观是在许多外事活动中都会涉及的问题。如何安排设计整个参观流程也就成为相关人员的必备常识。
（1）项目的选定：参观游览项目的选择主要考虑以下几个因素：访问目的、性质，客人的意愿与兴趣及特点，当地实际情况。
（2）安排布置：项目确定之后，应作出详细计划，向被接待单位交代清楚，并告知全体接待人员。
（3）陪同：按国际交往礼节，外宾前往参观时，一般都有身份相应的人员陪同，如有身份高的主人陪同，应提前通知对方。
（4）介绍情况：一般是边看边介绍，有保密的内容不要介绍。参观项目概况尽可能事先发给对方书面材料，节约参观介绍时间，让客人尽可能多地实地参观。
（5）摄影：通常可以参观的地方都允许摄影。遇到不让摄影的项目，应先向来宾说明，并在现场竖外文的说明标志。
（6）用餐安排：参观地点远，或是外出游览，要考虑用餐时间和地点，如果郊游，则应准备食品、饮料、餐具等。有的地方还要预订休息室。
签字是文件有效的重要标志，在缔结条约、协定时，往往会有重要的签字仪式。
举行签字仪式之前，要准备好文本，具体包括文本的定稿、翻译、印刷、校对、装订、盖章等，均要确保无误。同时还要准备好签字时用的国旗、文具。
签字的现场布置各国不尽相同。我国的做法是在签字厅内设一长桌，桌面覆以深绿色的台呢作为签字桌。桌后放两把椅子，为双方签字人座位，主左客右。座前摆放本国保存的文本，文本前面放有签字文具。桌子中间摆一旗架，悬挂双方国旗。
签字仪式开始，双方人员进入签字厅。签字人员首先入座，其他人员按宾主身份、礼宾顺序就位。助签人员分别站立在各自签字人的外侧，协助翻揭文本，指明签字处，用吸水纸按压签字部位。签字人在本国保存的文本上签字后，由助签人员传递文本，再在对方保存的文本上签字。签毕，双方签字人交换文本，并互相握手，此时，可上香槟酒，宾主双方共同举杯庆贺。
多边签字仪式与双边签字仪式大体相同，如果签字国家众多，通常只设一个座位，由文本保存国代表先签字，然后由各国代表按礼宾次序轮流在文本上签字。
签字仪式是确定双方合作的最重要的一步，如果签字仪式没有准备好，可能会影响双方的合作，导致功亏一篑。所以，在举行签字仪式前要注意：
在涉外会谈交往中，话题的选择是很重要的。我们在选择话题时，必须注意把握以下原则。
（1）要选择外宾喜闻乐道的话题。无论在正式场合还是非正式场合，这都是能够普遍接受的，若条件许可，最好事先研究一下交往对象的兴趣爱好，这样比较容易获取谈话的话题。
（2）不盲目迎合他人的话题。由于国情的不同和意识形态的差异，我们同外宾对一些问题的看法截然不同，对此应采取正确的态度。对重大的国内外事件要事先统一口径，对于非原则性问题可以各抒己见。不便谈论的话题可以不谈或转移，但绝不能迎合无理的话题。
（3）要回避外宾忌讳的话题。同外宾交往，要注意他们对某些话的忌讳。下列话题通常是不适宜谈论的。其一，过分的关心和劝诫。其二，个人的私生活。其三，令人不快的事物。其四，随意评论别人。
（4）不要谈论自己不熟悉的话题，“闻道有先后，术业有专攻”。在涉外活动中必须坚持知之为知之，不知为不知，不要不懂装懂。
小费源自18世纪的英国伦敦，是当时就餐者为得到更周到的服务而需额外支付的费用，而如今则已变成了对服务人员的一种感谢。现今，在国外对为你服务的行李员、当地导游、司机、饭店及餐厅门口为你叫车的服务生以及客房清洁员等，都应该付给一定金额的小费。
小费虽然是个人行为，但也已成为一种约定俗成的习惯，在外国旅游时最好能入境随俗，以免闹出笑话。小费的给付要适当，过多或过少都会被认为失礼。小费的计算方法大约有以下几种：
（1）依消费金额计算：通常小费金额为账单金额的10%～15%。一般而言，到餐厅吃饭可依此原则付小费。在自助餐厅吃饭一般不需给小费，但若有人倒茶水，并殷勤询问需求，则可依人数酌情给小费。
（2）按件数计算：例如对搬运行李的饭店服务员，可按每件行李1美元或30便士左右付小费。当自己行李太多时，则不妨多给一些，以酬劳他们对你的服务。
（3）按服务次数计算：像客房服务员每天可付2美元左右小费。如果无法确定账单里是否包括服务费，则可以问清楚后再决定付与不付。
值得注意的是，在日本、澳大利亚、韩国和新加坡等国没有付小费的传统。因此若不清楚何时应该付小费，出国前应先了解当地的风俗民情或者询问当地人，以便提前做好准备。
（1）花卉禁忌
在国际交往场合，一般忌将杜鹃花、石竹花、菊花以及其他黄色的花献给客人。在欧美一些国家，如果被邀请到朋友家做客，给女主人献花是件愉快的事，但在花卉选择上应慎重。郁金香在德国是“没有感情的花”；意大利和南美洲各国认为菊花是“妖花”，只能用于墓地与灵前；在巴西等国家，绛紫色的花一般用于葬礼。
（2）数字禁忌
由于背叛、出卖耶稣的犹大是第13个参加最后的晚餐的人，而且耶稣是在13号（星期五）被捕并被钉在十字架上，因此西方国家的人们认为“13”是个不祥的数字。
与外宾对话也是一门艺术，过轻过重，都会给人以错误的暗示。
面对外宾，我们是寻求合作的，是平等的，所以，要进退有度，才能赢得对方的尊重。
为了避开“13”这个数字，西方许多国家高楼的12层之上便是14层，宴会厅的餐桌14号紧挨着12号。并且，人们还认为星期五也是个倒霉的日子，特别是遇到13日又是星期五时，一般不举行任何活动。日常生活中的电话号码、汽车牌号、房间号等编号都要尽量避开13这个数字。