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从事公文写作与处理教学二十多年，我养成了每次外出讲课前都要作一番调查的习惯。其主要方法是，借阅邀请机关、部门机构单位近期制作的公文，与担负核稿任务的相关人员交谈。从中，了解听课人员对公文写作与处理知识和技能的掌握情况及听课需求，选准讲课的重点和难点。
这次谈公文文种的错用，我想起了二十年前一件印象颇为深刻的事。一单位请我去讲公文写作与处理。我在认真看了该单位制作的几份公文后，又与该单位办公室主任进行了交流。我发现，该单位的公文文种错用现象比较严重。譬如，对上级机关行文，经常使用的公文文种中，就有“申请”、“请示报告”、“汇报”、“调查报告”、“总结”；对下行文，有“命令”、“指示”、“批示”、“要求”、“计划”、“批评”、“表扬”等。至于对上行文，什么时候用“申请”、用“请示报告”、用“汇报”，没有明确的界限，全凭起草公文文稿人员的兴趣。对下行文则有相应的规定，准确的说法叫作“习惯”。如干部的任免用“命令”、答复下属机构的请示用“批示”、给下属布置工作用“要求”，“计划”、“批评”、“表扬”也作为公文文种使用。
我在大开眼界，知道公文世界还有如此精彩的另类文种后，便不再拘谨地与该单位办公室主任交流起来。“你们发文也核稿的吧，领导签发公文还审核吗？”“签发公文前，领导的审核，仅限于有无把要表达的内容跟对方交代清楚。至于其他，领导也怕得罪人，一般不好意思审得太狠。我们核稿，也是睁一只眼闭一只眼，改改错别字而已。”据了解，那次请我讲课，是因一份公文差错贻误了该单位一件不小的事后，主要领导采纳办公室建议才作出的决定。
如今的公文，比二十年前要规范多了，但上面的情景并没有完全退出历史舞台。譬如公文文种的错用，表现依然丰富多彩。就有单位把“申请”“调查报告”与“请示”“报告”“意见”一样，作为上行文文种使用。前些日子，我一不小心又看到了一个部门，把“办法”直接作为行政机关公文文种在使用。而且，使用得很安详、坦荡、威风凛凛。之所以这么说，是因为这份“办法”有极强的生命力和繁殖能力，没“出生”几天，就在该单位制发的另一份公文中作为依据“正大光明”地“成长”起来了。
公文，是一门有自身规律和操作性、实用性很强的学问。在机关、部门机构单位，除非不想办事、不想处理事务、不想按常理去想事，都不能游离其固有的规律、规定和规矩。《国家行政机关公文处理办法》是国家行政机关制作与处理公文时，所要遵循的规律、规定和规矩。这些，是我领悟和经常宣传的观点。作为机关工作人员，公文文种偶然用错了不可怕，可怕的是不知道用错了还将其一代代传承下去，最可怕的是知道用错了还理直气壮地怪罪公文“太呆板”而不“机灵”，最最可怕的是不懂公文又不用公文却要教人写“好公文”。
我写这篇博文，只有一个目的，就是重复一个观点：公文并不博大精深，亦非雕虫小技；机关工作离不开公文，公文制作与处理有其固有的规律和规范。
（原文为“蔡振康公文写作博客”《关于公文写作的几点经验之谈——“调查报告”不是上行文》）
针对上面这篇题为《“调查报告”不是上行文》的文章，依据现行《党政机关公文处理工作条例》精神，逐一分析，存有不少“毛病”，现针对其病灶，提出对策性意见：
一是“调查报告”不是公文。《党政机关公文处理工作条例》第二章第八条明确的15种公文中没有“调查报告”文种。“调查报告”是机关日常用文（详见《党政机关公文写作处理与日常工作》第149页，蔡振康著，江苏人民出版社2015年9月出版）。“调查报告”是反映调查研究成果的一种文体，用途很广，但不是公文。所以，“调查报告”不能作为公文在机关、部门机构单位工作中直接运行。确需上呈下达，“调查报告”必须“归类”运行。如：“调查报告”需要向上级呈送时，应作为“报告”的一部分出现；“调查报告”需要批转、转发、印发下级时，应作为批转、转发、印发性“通知”的一部分出现。需要注意的是，这里的“报告”是专为呈送“调查报告”而行，且标题已反映“调查报告”的主要内容，故不需再标注“附件”；同理，这里的“通知”是专为批转、转发、印发“调查报告”而行，且标题已反映“调查报告”的主要内容，故不需再标注“附件”。
二是公文文种不能滥用。公文文种使用要严格执行《党政机关公文处理工作条例》第二章第八条规定，既不能错用，也不能混用。所谓错用，就是把民间使用的文体，如“申请”等作为公文文种使用，就是把机关、部门机构单位日常用文，如“调查报告”“计划”“总结”等作为公文文种使用；就是把本就没有的错误文种，如“请示报告”“公告启示”等，作为公文文种使用；就是将过去使用、现已废止的文种，如“指示”“条例”“办法”等继续作为现行公文文种使用；等等。所谓混用，就是现行《党政机关公文处理工作条例》第二章第八条规定的15种文种之间的不正确使用，常见的混用现象有：“请示”与“报告”、“请示”与“函”、“通知”与“通报”、“公告”与“通告”、“通知”与“意见”等。
关于公文文种的错用和混用，相关内容将在本书其他篇章详细介绍。本人认为，制作和处理公文，首先要准确理解、把握文种及其适用范围（详见《党政机关公文写作处理与日常工作》第6、13页，蔡振康著，江苏人民出版社2015年9月出版）。
三是标点符号有新的用法。GB/T15834-2011《标点符号用法》（简称《新用法》）代替GB/T15834-1995（简称《旧用法》），于2012年6月1日实施。《新用法》对《旧用法》作了全面修改。《新用法》明确“标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间通常不用顿号。若有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间，宜用顿号”。由此可见，上述原文中多处引号标注有误，应引起读者重视，避免出现差错。如：“申请”“请示报告”“汇报”“调查报告”“总结”之间，“命令”“指示”“批示”“要求”“计划”“批评”“表扬”之间，“计划”“批评”“表扬”等之间，就不应再标注顿号；又如：“调查报告”与“请示”之间，因有“与”插入，所以，应标注顿号。