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总结的目的在于指导实践。为此，必须找出工作中带有规律性的东西，具有指导性的经验，因此，总结应切忌“流水账”，即不分主次，不讲轻重，面面俱到，胡子眉毛一把抓。而应突出重点及重心，抓住事物的主要矛盾和矛盾的主要方面。把工作中的基本经验、主要做法，贯彻方针政策的成功之处，指导工作开展的得力措施，推动事业顺利进行的关键所在等都总结提炼出来。
不论何种格式的工作总结，其写作都应遵循以下要求。
很多总结起草者常感慨，写总结难在平衡关系上，写总结的指导性主要体现在经验教训上，所以总结的侧重点在于寻找经验教训，即要写出规律性的内容。
要突出总结的指导性，就要对前一段的实践活动进行深入的分析研究。总结中得出的的经验教训必须是符合实际的真知灼见，这样的总结才真正有指导意义。同时，还要把经验教训做为核心内容来写。有两个问题需要注意：一是要围绕经验写成绩。写总结自然要写成绩，但写成绩不是为了评功炫耀，自吹自擂。而是为了肯定前一段的实践活动，为了从成绩中得出经验，为了证明经验是否正确；如果写成绩时只注意肯定以前，而忽略了突出经验，自然会导致总结的指导性不强。二是谋篇布局时注意突出强调经验。
写总结的目的是梳理思路、归纳工作经验，分析工作中的得失，并找到解决问题的办法。有很多人不明白为什么写总结：有的是应上级要求而写，有的是为了年终向群众做报告才写，有的是看别人写我也写，有的是因沿袭惯例而写，有的甚至就是为了写总结而写总结。他们不明白总结的作用与意义，自然也就写不出具有指导性的总结。写总结是回头看，但回头看不是为了沉醉过去的辉煌成就里，而是为了更好地向前走。简而言之，写总结的目的是从过去的实践中找出今后可以借鉴之处，以便更好地进行下一步的实践活动。
总结必须围绕自身的工作职责来写。还有很多单位的总结都由某个人一手包办，这样的总结难免肤浅，所写经验教训或是一隅之见，或是抄袭他人，难以实现真正的指导意义。正确的做法应是先由单位领导及相关人员对前一段工作进行深入的分析研究，肯定成绩，指出不足，并从中找出可借鉴之处。“三个臭皮匠，顶个诸葛亮”，集体分析研究后得出的结论肯定比一两个人的结论高明。经这番分析研究后，再交“笔杆子”动笔，才不至流于肤浅。
总结工作是对前面工作的大盘点，能量化的要量化，能数字化的要数字化。从中分析、归纳出工作的规律和思路。
一份好的、完整的工作总结可以清晰地导出下一步的工作计划。总结中好的经验保留下来，总结中不足的地方在计划中加以改进。总结是工作计划的基础和依据。
总结的具体写法，有概述式、结论式、提问式等多种形式。主体，是全文的主干，认识、做法、收效、问题和体会，都在这部分讲。这里着重说说主体部分常用的几种结构方式。
（一）并列式
并列式又称分部式、横式，即按性质归类，把做法和体会等分成几个相互并列的部分。如华南师大党委组织部的《我们怎样办业余党校》，主体部分介绍四点经验：第一，教学内容系统化；第二，党员教育层次化；第三，教学形式多样化；第四，组织管理制度化。每一点，又有若干并列的内容。这种方式，专题经验总结使用得特别多。
（二）阶段式
阶段式又称时间式。即按时间顺序，将内容分成若干个阶段来写，每个阶段均有特点，相互独立，合起来又有连贯性，成为一个有机统一的整体。如某交通部门关于实现第三个运输安全年的材料，主体分为四大部分：第一季度重点抓好春运，第二季度重点抓好防洪，第三季度重点抓好战高温，第四季度重点抓好迎春运。每个阶段，都把认识、做法、效果和体会结合在一起讲。全文时间线索很明晰，阶段性很清楚。这种结构方式用得不多，但也不是没有。实践时间比较长，各阶段又有鲜明特点的，可用这种方式。
（三）递进式
递进式又叫层递式，即按分析问题逐步深入的思维步骤，或由结果追溯到原因，或由现象递进到本质，层层深入，环环相扣地叙写。常用的“成绩—主要原因—问题和意见”三步式的结构方式，就是一种递进式。制定提纲，可以根据内容的特点和表达的方便，选用适当的结构模式，灵活变通。整个过程，应由简短到详细，先写简单提纲，然后逐步展开，写出有大纲、有细目、有材料要点的详细提纲。提纲拟好了，就是行文成功的一半。
提纲拟好了，就可以根据提纲显示的思路写初稿了。总结的重点，应放在提炼新鲜经验这一方面。总结的高质量来源于理论与实际一致、观点与材料统一。观点从对材料的分析中引导出来，又反过来统领着全部材料；材料是形成观点的原料，要真实又典型，在文章中有力地说明观点。为进入这种“统一”的境界，要重视运用以下几种技法。
（一）纵横比较
写总结，要用心研究本人或本单位的特殊本质，即平时说的抓住特点，用本人或本单位的具体经验去回答现实中具有普遍性的问题。而显示特点的重要方法，就是比较。为说明现在的情况，拿过去情况作比较，是纵比；为说明本人或本单位情况，拿别人或别单位情况作比较，是横比。
（二）点、面结合。
点上的材料是指典型例子。它具有具体生动的特点，容易被人理解和接受。面上的材料，指概述事实和统计数字，它概括事物的全貌，显示事物的量，增强文章的科学性。对统计数字进行分析，即常说的定量分析，更是非常重要的。一篇总结，光有点没有面，看不出实践活动的全貌；光有面没有点，又显得平淡枯燥。好的总结，应有点有面，点面结合，既有广度又有深度。
（三）夹叙夹议
前面说过，总结强调以叙为主，用事实说话，但它不绝对否定议论。在叙事过程中，为揭示事实的意义，得出规律，可依据事实作画龙点睛式的分析、评议，应当用理论和实际结合的方式说清楚问题。具体方法，可以先叙后议，可以先议后叙，也可以边叙边议。比较起来，前两种方法较容易掌握，边叙边议方法较难掌握。当然，“熟能生巧”，磨炼多了，熟悉了，困难的也就变成容易的了。
（四）简述过程
提炼新鲜经验，应是总结的重点。所谓经验。通俗地说就是做法和体会。讲做法和体会，要善于简述过程，说清源于什么认识、采用了什么做法、产生了什么效果、得到了什么体会，让人阅后感到你这是在特定环境中做出来的，是真真切切的，是可以学习、借鉴的。在这方面，常见两种毛病，一种是叙述过细，拖沓冗长，不得要领；一种是过于笼统，显得一般化，看不出来龙去脉。优秀的总结，应简洁地说清过程，突出实践的规律。
从写作心理的角度分析，写作是一个运动发展的丰富多样的心智活动，作者要经历认识过程、情感过程和意志过程，而动机、兴趣、感觉、知觉、情感、意志等心理因素也都会在写作中产生作用。总结写作中一旦出现不正常的写作心理，就会导致“文患”。
“文患”之一是巧妇难为无米之炊。缺少材料是写作经常遇到的问题，但对于总结的作者来说，材料不应该成为写作的瓶颈。因为总结是对自己做过的工作进行回顾、检查、分析、评价。做了些什么，怎么做的，做得怎样，自己是最熟悉最清楚的。即便是大单位大部门，日常工作头绪多、事务杂，也可以通过材料的收集去掌握。这一问题与作者的知觉定式有关。总结在一般人眼里是总结成绩和经验的，而现实生活中，成绩肯定是需要某种社会评价的。一旦缺少这种肯定，作者便不知该如何言说成绩。常规业务、日常工作往往被作者当作小事忽略不计了。正是由于对成绩的太过看重，才形成取材难、难取材的写作障碍。要认识到成绩是蕴藏在日积月累的琐碎和具体中的，离开日复一日的琐事、小事，成绩、经验就无从谈起。与历史同期比，业绩有提高就是成绩；与相同条件比，工作效果突出就是成就。一定要有清醒的自我认识和恰当的自主评价，对做过的工作做全面检查，不论大小、主次、前后、轻重，先罗列在案，了然于心，然后再进行取舍，选定详略，根据工作的内容、性质认真归纳概括，写作就有米可炊了。
“文患”之二是只要骨头不要肉。总结写作多源自行政指令，是一种受命写作。再加上总结年年写，易被认为是走形式，因而无法产生强烈、持久、稳定的写作热情，容易消极应付。总结写作中那种大概括写法基本上是由这种心理造成的。总结是要通过成绩失误总结经验教训，换句话说，是要把成绩和失误上升到理论的高度来认识，揭示实践规律。经验教训产生于“做了什么”、“怎么做的”、“做得怎样”的相互联系中，而“怎么做的”和“做得怎样”的因果关系构成经验的核心内容，其必然性就是规律。所以，总结要揭示实践规律就要叙述这三者之间的内在联系，尤其是“怎么做的”更要重点写，写具体。但由于作者对总结写作缺乏热情，总结写好了也没人看，因而对“怎么做的”内容不能产生肯定的情感，于是文章中多留下干巴巴的对经验教训的抽象概括，而少“怎么做的”具体阐释，文章中便只有骨头没有肉了。经验一旦被架空，也就失去了认识实践、指导实践的作用。总结应同其他文章一样有虚有实，骨肉均匀。过去那种“事不够、议论凑”的不良的写作作风需要纠正，同样由缺乏写作热情产生的只要条条框框的写法也要避免。
“文患”之三是只想说好不想说坏。在写作过程中，写作动机具有激发执行者进行构思、推动传达、引导写作活动朝着一定目标进行的重要功能。它常常不是单一的，很可能包含着几种性质不尽相同的动机因素，例如社会责任、工作使命、荣誉需求、利益驱动等。动机的发生往往又是复杂和微妙的，有些是作者清楚地意识到的，有些可能是作者潜意识中的，但都对写作活动产生或大或小的作用。责任感和使命感虽然处在显意识里，但动机的利他性却有可能使其在写作活动中发挥较弱的作用，相反名利需求却可能因动机的利己性在总结的写作过程中发挥较强的推动作用。如考评时的总结可能与评优、定级、晋升有关，所以总结的作者都想锦上添花，突出表现自己的成绩和优点。因而写出的总结常常是满纸溢美之词、浮夸之气，处处往好了说，事事往高处拔，看总结个个都称得上先进和优秀。由于作者一心想借总结为晋级和评优添砖加瓦，所以就不会轻言失误，可能就会文过饰非。总结写作活动中潜隐动机的偏私，导致价值取向歪曲，写作活动自然是反常态进行。对于作者来说，争强好胜是好的，但要抱客观公正的态度，要有平和稳定的心态，想凭借总结的写作实现一己私愿是不现实的。成绩是干出来的，优秀是做出来的，不是自己夸出来的。干得要好，说得也要好。但干得好一定是实事求是的好，说得好也应该是客观公正的好。这是一个原则，不能违背。毛主席指出：“对于我们的工作的看法，肯定一切或者否定一切，都是片面性的。”所以，要写好总结，就要一分为二地看待自己的工作，敢于肯定成绩，勇于正视失误。有一分成绩做一分肯定，把握好分寸，不夸大事实，不轻易拔高，不要只说成绩不说失误，只说好不说坏。
“文患”之四是跟着先进走，照着过去写。当我们写内容重要、涉及面广的总结时，常常会感到无从下手，面对繁杂的材料一时理不出头绪，难以把握。这种情形下，我们有可能去找过去的总结看一看，看以往怎么写，大架子先拿下来；或拿来先进单位的总结照搬一下，使基本调子不走样，然后照着先进的虎来画自己的猫，照着过去的葫芦画今年的瓢。这样写作省时省力，稳妥保险，但它无法体现自己的工作特点。
总结写作过程中，由于受各种主客观因素影响，作者的意志会表现得复杂和多样，充满了利弊选择，有强弱不同表现。当作者面临轻松或艰苦两种操作状态，面对无关紧要和事关重大两种价值时，可能采取应付差事或者认真负责的不同态度。如果作者求省事、图方便，或者信心不足，就有可能选择照虎画猫的操作方式，自然就会写出千篇一律的总结。所以，作者要有良好的意志品质，自觉认识自己行为目的的重要性和行为效果的社会意义与价值，不草率行事，不畏难，去掉旧套子，自己的特色才能如实地反映出来。
“文患”之五是存在格式、语言运用不规范。主要表现在以下几个方面。1.格式不规范。总结格式上存在的问题，主要有以下表现：文头不规范；
标题冗长、混乱、残缺不全；主送机关排列混乱；结构层次序数混乱；附件不符合规范；主送、抄送单位不正确。
2.行文规则混乱。主要表现在：越级行文、多头行文、一文多事、党政不分。
3.提法不当。有的总结提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。
4.名称表述混乱。总结中的人名、地名、单位等名称表述混乱，主要表现在：同一名词在一篇总结中数次出现却表述不一致、排名次序混乱、随意用简称。
5.时间表述含糊。主要表现在用时间代名词而不用具体日期、年份随意省略、年份不使用公元纪年。
总结要坚持实事求是，努力实现真实性、客观性、系统性、规律性与指导性的统一。
实践的广泛性和复杂性决定了工作总结种类的多样性。但不论是哪一类的总结，都必须坚持实事求是的原则，努力实现真实性、客观性、系统性、规律性与指导性的统一。真实性、客观性是工作总结的生命所在。不真实的总结不仅起不到总结经验、发现教训、指导工作、鼓舞士气的作用，反而会造成不良的影响。因此，任何类型的工作总结都必须符合事物的本来面目，不能主观臆想和夸饰。要维护总结的客观真实性，必须彻底克服“假、大、空”的浮夸文风，做到情况是客观的、估价是客观的、经验是客观的、今后的意见也是客观的。系统性是工作总结的基本要求和显著特点。工作总结只有把零散的、杂乱无章的东西条理化，把一点一滴的经验体会系统化，才能让人抓住要领，受到教育和启迪。相反，如果总结缺乏条理性、系统性，就很难使人形成深刻的印象。要增强总结的条理性、系统性，关键在于借助逻辑思维的力量。规律性是工作总结精华所在。总结的要义在于找出规律。我们对规律的认识主要体现在对实践经验的理性认识上。能不能上升到理性的高度，这是工作总结质量的基本评价标志。从实际情况来看，许多总结并没有真正体现这一要义。主要原因一是认识肤浅，只是根据一些现象就事论事，没有就事论理，认识上缺乏深刻性；二是分析和论证不够，工作总结得出的经验，是建立在对情况的分析、综合之上的，没有分析、综合，就无法概括事物和深刻地认识事物。当然，工作总结不能象学术研究那样详尽地、严谨的地展开论证，而是要简洁、准确地分析论证，以揭示经验的合理性、科学性。指导性是工作总结的价值所在。总结是“回头看”，但其目的却是“向前进”，是为了更好地指导今后的工作。因此，工作总结必须有很强的针对性、指导性；缺乏指导性的总结，是没有什么价值的。现在有两种倾向值得注意：一是把工作总结当作官样文章来作，没有真正总结出有效的经验来；二是不注意运用总结出的经验指导工作。这两种倾向实质上都是理论与实践相脱离。把理论与实践紧密地结合起来，完成实践的感性认识到理性认识的两次能动的“飞跃”，是增强工作总结指导性的关键所在。
总结要观点正确，重点突出，叙议得当。总结写作首先要观点正确。观点是人们对客观事物的根本看法。由于观点不同，对同一事物可以得出不同的结论。正确的观点来自于对事实材料的分析判断。要通过分析和归纳，从事实的总和、从事实的联系中提炼观点，避免从片断的和随便挑出来的事实中去概括观点。只有真实的、先进的材料才能得出可靠的结论，总结出实用的经验。如果总结运用的材料不准确、不真实，或者虽然真实，但缺乏先进性的材料，总结出来的经验就没有什么现实指导意义。因此，求真务实，力求创新是写总结的一条基本原则。突出重点是写总结的一个难点，在写作中应注意三个方面：一要明确总结的具体目的，目的明确了，就可以缩小范围，有的放矢。二要围绕中心把各类问题和材料排好队，并联系实际进行比较，通过比较，突出主要问题，总结的重点就突出了。三要结构严谨。在突出重点的同时，还要在立意、谋篇、布局上下功夫，讲究如何开头，如何收尾，正文部分如何安排好层次、段落、过渡、照应，以便在正确观点的统领下，把材料很好地组织在一起，把意思表达清楚、明白。总结写作三要叙议得当。总结写作注重“摆事实，讲道理”。摆事实就是叙事，讲道理就是议论。
总结写作还需要注意以下几方面：
1.着重掌握总结的结构。总结一般由概况、主要成绩与基本经验、存在的问题和今后的努力方向四个部分构成，这是总结写作的基本框架。概况主要概述基本情况，将这段时间里的工作做一个全面归拢，指出主要成绩与基本经验。主要成绩与基本经验是总结写作的重点部分，常常概括归纳为几点或几个方面。每一项成绩、每一项经验都要写得具体、充实丰富。不仅要有观点，而且要有充足的材料，重要的是要做到观点与材料的统一，光讲空洞的道理不行，要用典型的事例和典型的数字来说明、证明观点；光摆材料也不行。没能从材料中提炼观点，总结出规律，说明不了问题。在这一部分，除重点使用好事例和数字外，还要不失时机地运用对比的方法，没有比较，就突出不了成绩；没有比较，数字只是静态的，没有说服力。通过纵向、横向以及与计划的比较，可使阅读者从比较中衡量数字和典型事例的份量，从而留下深刻的印象。存在的问题这一部分着重写没有做好、没有完成的工作，工作中的缺点、错误及产生的原因以及有待解决的问题等。今后的努力方向则指明今后工作的重点与方向。从结构上讲，应该有这几个部分，但在实际写作中，不是每一篇总结都必不可少地写上这几部分，可根据需要有所取舍和侧重。
2.注意把握分寸。总结是用第一人称写自己或本单位的工作的，用以向上级汇报，或向群众介绍。所以，在写作时，把握分寸十分重要。也就是说，在叙述成绩和经验时，要把握好“度”，既不能太高，给人以吹嘘之嫌；又不能太低，过度谦虚，埋没自己的成绩。因此，写作时，对自己或对单位的工作评价要适度，要多用事实说话，多分析、论证。
3.恰当地选择角度，突出特点。在一般情况下，人与人，单位与单位之间的条件相差不大，工作成绩也不会有很大的差别，因此，要写出好的总结，一定要认真选择角度，突出自己的特点和个性。一般的空话、套话，少写或不写。总结的角度，可以有以下几个方面：有的突出做法，着重写怎样做的；有的突出效果，着重写有哪些成绩；有的突出认识，着重写思想变化和认识提高的过程；有的做法、效果同时写；也有的做法、效果、认识贯穿、结合在一起写的。
4.突破俗套，结构新颖。要做到这一点，首先，要注意给总结拟写一个新颖的大标题，既能一下子吸引住阅读者，给人以深刻的印象，又能概括总结的内容，突出总结的特点。写作时，一般采用双层标题，大标题突出总结内容的特点，副题表明总结内容的时间及类型。其次，要给总结内容的每个部分加上语言整齐、新颖准确的小标题，这样可以使阅读者迅速了解总结内容，把握重点，同时也可使得总结的脉络清晰，层次分明。
5.语言、事实、数字等力求准确。总结的语言除精炼外，一定要注意准确，遣词造句要认真推敲，恰如其分，把握好度。写总结往往离不开数字，它是体现工作成绩和工作效果的一种重要方法，具有很强的说服力，在选用时，要注意其代表性，要选用关键的数字，要少而精，少而活，注意通过对比的方法来突出数字的意义，形成强烈的反差，增强总结的说服力。要写出好的总结，最基本的是要有突出的成绩，有先进的经验。有的工作做得并不多，但却总结得一套又一套，这我们不宜提倡；有的工作做了很多，但却总结不出来，也令人感到遗憾。
6.要明确总结的具体目的，缩小范围，有的放矢。要围绕中心把各类问题和材料进行分类，并联系实际予以比较，通过比较，突出主要问题，这样总结的重点就突出了。