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总结是单位或个人对过去一段时期内的实践活动进行系统的回望与归纳、分析及评价，并从中概括出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。它是各级党政机关、人民团体以及企事业单位经常使用的一种文体，通过总结，可以找出具体的经验或教训，发现规律，认识缺点错误产生的原因，调整改革与前进的方向，有利于今后工作的进一步规划与发展。
当我们进行一段社会实践后，就需要认真地对过去一定阶段的工作、学习或思想情况进行回顾、分析，作出判断，以便肯定成绩，发现不足，摸索规律，明确前进方向，更好地指导今后的实践。这一反思的过程正是总结的具体体现。
这里所谈的总结，主要是针对工作总结而言的，所以书写一份优秀的总结不仅是自身工作能力的体现，同时也是不断提高认识水平的一个过程。
工作总结除了要求作者应具有基本的写作能力外，还涉及作者对以往工作的总结、分析、研究等多方面的能力。它所要解决和回答的核心问题，不是某一时期要做什么，如何去做，做到什么程度，而是对某项工作实践结果的总评定和总结论，是对以往工作的一种宏观的理性分析与思考。
总结是做好各项工作的重要环节。通过它，可以全面地、系统地了解以往的工作情况，可以正确对待以往工作中的优缺点；可以明确工作的目标与方向，提高工作效率。
总结同时也是认识世界的重要手段，是由感性认识上升到理性认识的必经之路。通过工作总结，那些零星的、肤浅的、表面的感性认识上升为全面的、系统的、本质的理性认识。毛泽东同志曾经指出：领导者的责任，就是不断指出斗争的方向，规定斗争的任务，而且必须总结具体的经验，向群众传播这个经验，使正确的获得推广，错误的不致重犯。
总之，总结在工作中具有重大的意义与作用。
进一步看，总结经验对锻炼提高中层领导干部的思想、政策和业务水平更加具有重大意义。总结工作不仅能使我们获得丰富而又系统的经验，而且通过分析成功和失败的原因，能使我们养成了解情况、研究工作、分析问题的良好习惯，提高运用正确的态度、观点和方法来观察事物、处理问题的能力。因此，写好工作总结对于我们中层领导干部个人来说，是一个极好的锻练和提高自身的机会。我们应勇于实践，勤于、善于总结，在实践和总结中锻练提高自己。
从唯物主义认识论上说，总结可以实现认识的新飞跃。毛泽东曾指出，一个认识的过程，是实践、认识、再实践、再认识，多次循环反复的过程；认识的阶段要由从感性认识上升到理论认识。写总结，通过系统检查实践活动情况，有利于实现从实践到认识、从感性认识到理性认识的飞跃。生活中，一些人工作多年，但却没有进步，重要原因是不善于对实际情况进行理论的概括总结，不善于按客观规律办事。在实际工作中，总结可以指导未来的工作。列宁称，应该“从今天的历史经验中吸取教训，以便应用于明天”。总结有助于人们吸取经验教训，增强自觉性、预见性，少走弯路，少犯错误，把工作做得更好。一篇高质量的经验总结通过传播更可以使大部分人受益。从作风上看，总结可以克服官僚主义，培养群众路线，树立良好的工作作风。写总结，就应该深入实际，接触群众，听取意见，客观上就需要了解实际情况、注意群众情绪，密切同群众的联系，很好地理解和贯彻党和政府的各项方针政策，克服歪风邪气。正基于此，邓小平多次强调，要研究新情况，总结新经验。
总结作为一种指导今后工作的回顾、反思性文件，它本身并不具有行政约束力，而是有利于提高认识。认识是实践的指导，有无正确的决策取决于有无正确的认识。因此，总结在各级各类机关中被广泛应用。特别是在当今千变万化的市场经济条件下，企业经营者和管理者都必须适应和掌握经济发展的客观规律，不断探索出新的、可行的方法，追求理想的经济效益。这就需要从本单位、本部门的实际情况出发，通过总结，从以往的实际活动中发现规律，从而获得真知，把握主动权，实现有效管理。通过总结，还可以培养人们正确理解事物、分析问题的能力，提高人们的认识水平。
总结的写作主体具有自我性。
总结总是在工作完成以后或告一段落时写，总结要以自己原先制定的计划或上级的政策、方针为评价是非得失的根据。总结所回顾的是本单位的工作，所研究的是本单位的经验教训，是当事人对自己工作的分析评价，写作中所采用的是第一人称。总结材料是自我总结的产物。
总结是实践活动的产物，它以客观评价自身工作的经验教训为目的，以反思自身工作情况为基本内容，以自身工作实践的事实为材料，最后得出的理性认识也反映着自身工作实践的规律。总结中的成绩、经验、教训和方法等都具有自我性特征。所以内容的自我性是总结的本质特点。不是我认为你怎么样，而是说我（们）怎样。就是自我解剖，自我认识，自我评价，自我肯定，自我批评，自我提高、自我完善。因此，一般是以第一人称我（我们）出现，也有个别用第三人称的。
（一）理论性
总结应当忠实于自身实践，但总结不是工作活动的记录，不能完全照搬活动的全过程。它是对工作实践活动的本质概括，要在反思工作过程的基础上进行分析和综合，归纳出能够反映事物本质规律的认识，实现感性认识到理性认识的飞跃，这也正是总结的价值所在。总结要求我们在正确理论指导下，对实践活动进行全面、系统的评析，其中取得成绩和出现问题的原因是什么，主要的经验和教训是什么，对于这些都要作认真的分析研究，这样才能将实际情况上升到理性的高度来认识。通过以上可以看出，总结具有一定的理论色彩，那种只陈列事实而不分析综合的方法是同理论性这一特点相违背的，是不可取的。
（二）经验性
经验性也称回顾性。总结不是写现在，而是写过去。就是对已经做过的工作，进行全面地、系统地回顾、分析、研究、综合、归纳和提炼，把大量的感性材料集中起来，使之条理化、系统化、理性化、科学化。
总结以回顾实际情况为内容，阐述前一段时间做了什么、如何去做的、有什么效果、有什么心得体会，全部内容都是经历过、体验过的，是真实的，不是随意编造出来的。真实、客观的材料是总结得出正确观点的基础；如果随意编造，夸大缩小，甚至无中生有，都会引出错误的结论，就违背经验性的要求，失去总结的本来意义。总结必须从理论的高度概括经验教训。凡是正确的实践活动，总会得到物质和精神两个方面的成果。作为精神成果的经验教训，从某种意义上说，比物质成果更珍贵，因为它对今后的社会实践有着重要的指导意义。这一特性要求总结必须坚持“实践是检验真理的唯一标准”的原则，去正确地反映客观事物的本来面目，找出正反两方面经验，得出规律性认识，这样才能达到总结的真正目的。
（三）客观性
总结是对以往工作的回顾和评价，因而要尊重客观事实，以事实为依据，具有很强的客观性特征。它是以自身的实践活动为依据的，所列举的事例和数据都必须完全可靠，确凿无误，任何夸大、缩小、随意编撰、歪曲事实的做法都会使得总结失去原有的价值。凡是总结都是事后所写，是对以往工作的分析和研究。以往的情况都是客观存在的，总结中必须尊重客观事实、实事求是。不能背离甚至歪曲事实，不能掺杂任何虚假的成分。
（四）典型性
总结出的经验教训是基本的、本质的、突出的、有规律性的，在日常学习、工作、生活中具有重大的现实意义，具有鼓舞、针砭等作用。
（五）证明性
这是说总结的基本表达手段是被动的，它要用自身实践活动中真实客观的，典型的材料来证明它所作出的各个判断的正确性。
（六）有效性
“经验之谈”往往是针对本单位的具体情况进行具体的指导，当然，我们也不能夸大经验的指导作用，经验还应该是非常有针对性的。缺少指导性的总结，主要为机械地罗列事例。
总结不是记叙文而是议论文。总结不只是对情况与事实作概略性的综合归纳，而主要是对事物作本质的分析、评价，把感性认识上升到理性认识，从中探索出事物发展的基本规律。不仅要努力找出规律，清晰地反映规律，还要用事实准确无误地说明规律。具体来看有以下几个方面。
（一）概括性与规律性
工作总结是对工作成绩、经验和教训进行分析研究，把零散的经验系统化，把浮浅的认识加以凝练，上升到理性认识的高度，从中概括出客观规律。从写作角度讲，要以事实和材料阐述观点，对问题作出评价。因此，总结是对工作实践的一种本质概括，是人们不断认识和改造客观世界的重要途径。
（二）叙事性与评论性
总结要概括、叙述过去的工作，找出经验，总结教训，常采用叙述的表达方式，交代清楚事实。在此基础上，进行分析评论，总结规律，指导工作。
（三）自述性与朴实性
“自”指本人或本单位。表述以当事人、当局者的口吻，用第一人称“我”、“我们”说明事实；“述”，指以简述为主，报告事实材料；适当地进行议论，夹叙夹议说清楚做法、效果和体会。语言平易朴实，不需要形象的描绘，不需要华丽的形容和渲染。学习要总结，工作要总结，打仗要总结，生产要总结，所有实践活动都要总结。
总结不是预测情况，估算数字，盘算问题，而是肯定成绩，找出问题，悟明道理，明确方向。回顾昨天，看今天，指导明天。总结工作不是目的，目的在于吸取经验教训，做好当前和今后的工作。如果只是把总结当成记录材料，写成流水账，就无法达到预期的效果。具体来看有以下几个方面。
（一）认识成果的规律性
总结的目的不仅仅是回顾、陈述以往的工作情况，更重要的上升到理论的高度总结出其中的经验教训，得出规律性的科学结论，以便指导今后的工作。规律性的认识，是总结材料的精华；得出规律性的认识，是总结的目的所在。
（二）具体工作的指导性
通过工作总结，深知过去工作的成绩与失误及其原因，吸取经验教训，指导将来的工作，使今后少犯错误，以便取得更大的成绩。总结应着力写出指导性。总结的指导性主要体现在经验教训上，因而总结应重点来写经验教训。总结缺乏指导性的原因，一是把总结当成评功显耀的工具，二是把总结当成了报告，三是错误地模仿代表大会上所做的工作报告中的“回顾”，四是忽略了总结应当具有指导性。为了使得总结能增强指导性，应明确写总结的目的，应对前一段实践活动进行分析研究，应把经验教训做为中心内容来写。总结的指导性在写作实践中反过来对人们的实践活动能够起到直接的指导作用。例如，虽然农民不懂农业科学技术，但他们根据自己的经验也能把地种好，可见总结具有普遍的指导性。总结虽然不像命令、决定、指示等文体那样具有很强的指导性，但总结特殊的指导性却也是其它文体无法取代的。
总结的最终作用具有行动指南性。
总结就是向本单位的群众报告情况、向上级汇报工作以及向外单位介绍情况和经验。向群众作总结并报告工作，是为了让群众了解各方面工作的情况，树立信心，明确方向，增强凝聚力；向上级汇报，是让上级机关全面了解下面工作的具体情况，以便及时、正确地进行指导；向外单位介绍本单位的工作情况和经验教训，以提供学习借鉴。
总结记录是推动工作前进的重要环节。人类总得不断前进，不断发展。通过总结，可以知道哪些是应该肯定的，哪些是应该继续坚持和发扬的，哪些是在今后工作中应该避免和纠正的。
由此可见，总结可以指导下一步，使今后少犯错误，少走弯路。总结是对实践过程的本质概括，从过去的实践上揭示出事物的本质，找出工作规律，加上本单位的一些具体事例，形成“两结合”的总结。做工作不能单凭实践中得到的感性认识，这样就很容易混淆事物的本来面貌，这种认识有局限性。要把感性认识上升到理性认识，使之能正确、全面地认识问题。这样的总结的结论往往能够成为行动指南，这样工作能力才能得到提高。而总结的过程，是由感性认识上升到理性认识的过程，总结是有指导性的工具。
指导性是工作总结的价值所在。总结就是“回头看”，但其目的在于“向前进”，是为了更好地指导今后的工作。因此，工作总结必须有很强的针对性、指导性。这就要求它密切联系理论与实践，完成由感性认识到理性认识，再到实践的两次能动的“飞跃”。
从不同角度划分，总结可以分成各种类型。如：根据内容：思想工作总结、经济工作总结；根据总结的对象：学习总结、工作总结、思想总结、会议总结、生产总结等；根据范围：地区工作总结、单位工作总结、部门工作总结、个人工作总结；根据时间：三年以上工作总结、年度工作总结、季度工作总结、月份工作总结；根据总结的主体：单位总结、个人总结。
其实，上述分法在实际应用中多数是相互交叉的。从各级党政机关和行政单位来讲，总结的内容自然是本部门本单位的工作。因此，全面性工作总结和专题性工作总结之分，是对总结的一种比较切实可行的区分。另外，具有实用意义的分类是根据其功能及写法，分为汇报性总结和经验性总结。
下面，我们将对这四种比较有代表性的文种做一下详细阐述。
全面性工作总结是对一个单位、一个组织在一个时期、一个阶段内的工作实践进行全面总结，它一般内容丰富，篇幅较长。其关键是要总结经验和教训。一般时间跨度长，涉及范围广，包含内容多。
在写作过程中，既要把各方面的工作情况都反映出来，又要突出中心，抓住重点，纵深结合。其有效办法就是要搞好三个统一：统一总结的中心内容，是以反映工作情况为主，还是以反映经验体会为主，要有一个明确的中心；统一总结的主题思想，写全面总结要树立一个主题思想，确定一个主题，围绕主题写就不会偏题；统一对工作形势的评价，写全面总结之前，要对本组织在该阶段的工作形势有一个明确的评价，搞清楚总体的形势如何，哪些工作做得最好、成效最突出，哪些做法和经验值得总结推广，哪些组织的工作最典型，哪些问题和原因需要总结上报。在这些方面统一了思想认识，总结就有了主攻方向，结构编排就容易，就易产生灵感。
总结通常包括基本情况、主要成绩、做法体会、存在问题等。年终工作总结、领导班子换届时的总结，一般就属于这一种。写这类总结，既要如实反映各方面的工作情况，又要注意突出中心、抓住重点、写深写透。要写好这样的总结并不容易，尤其是年终工作总结，下属的组织都争着把自己所做的工作成绩反映出来，如果把握得不好，就很可能写得面面俱到却缺少重点、缺少特色。要想做到有重点、有特色，我们就应该在两个方面统一思想：
1.坚持以一级领导工作为基点，综合情况。一级领导工作的运转固然离不开下属部门和单位的实践作支撑，但是总结仅罗列其下属部门的材料并不能反映该级领导工作的实绩。总结中材料的运用必须舍弃个别、经过综合，直接引用的典型事例。
2.要有一个明晰的主题思想，写综合性总结也要确立一个主题思想，以此作为综合情况、取舍材料的依据，如朱镕基在九届全国人大三次会议上作的政府工作报告，就是以全国各族人民“努力推进改革开放和现代化建设事业”为主题来选取材料、组织安排结构的。
专题性工作总结就是对某项工作进行专题总结，也就是单独对某一项工作、某一个方面的经验教训进行专门总结，它一般内容集中、单一，具有较强的针对性，篇幅较短。其特点是突出一个“专”字，要求主题专、内容专、事例专、经验专、写作手法也专。
在写专题总结时，必须对有关专题的内容、原则、要求、方法，全面深刻地进行认识和理解，知道所要写的总结专在哪里，专得是否有理有据，专得是否新颖。如果不掌握这些情况，就很可能把专题总结写成一般性的总结。它多是讲成功经验和失败教训的。各种会议上的“经验介绍”，实际上是专题总结的一种重要的、常用的形式。报刊上登载的，多是这一种。
求“专”的实质即是求“特”，体现“专题”内在的个性特点，求“特”是写作专题性总结的难点所在。写作专题性总结，必须对专题涉及的材料之间的内在联系、材料的典型意义有全面深刻的认识和理解，把握住所要写的总结专在那里。写作这样的总结，最好按照提出问题、分析问题、解决问题的顺序层层深入地进行，这样才能使人一目了然，给人以深刻启迪。
当然所谓的综合与专题也有它的相对性。财政局的全年工作总结，对于财政局来说是全面的综合性总结，对于全区的工作来说就是专题性总结。
汇报性总结即工作总结。它的职能就是汇报，向上级反映情况，提供信息，以便领导准确、全面地了解下级的工作情况，获得政策、方针的反馈信息，更好地指导工作和决策工作。汇报性总结的写法除了开头、结尾外，主要是“倒三角”式的写回顾、反思、计划三部分。开头、结尾，可以不写或写得十分简洁。回顾部分要全面和有主次地汇报所做过的工作，回答“做了什么”的问题。一般情况下，任何单位的工作、成绩总是主要的，所以这个部分实际上是讲成绩。提法各种各样，如“××××年工作回顾”、“××××年来的主要工作”、“做了以下几项工作”，“我们的主要收获”、“取得了一定效果”等等，基本都是汇报成绩，要求客观地叙述事实。汇报性总结的职能决定了这部分是全文的主体，所占比例最大。反思部分是总结者自己对过去工作的评价，即回答“做得怎么样”的问题。有的写工作中存在的困难、问题，有的写主观方面的缺点、错误，有的写经验、体会。应根据实际情况写出某一、两个方面。回顾、反思过去是为了指导将来。总结者应该在吸取了过去的经验教训的基础上，对下一步工作提出些指导性的意见。所以，计划部分常体现对今后工作的打算、意见、建议等。
经验性总结又称典型性总结。它的作用是介绍经验。“经验”的本义是指由实践得来的知识。我们现在所说的经验总结通常指由实践得来的正确、先进的知识。因此，它不必全面、系统地反映一个单位的全部工作，只反映其正确、先进的经验即可。经验性总结是公开的，可以通过报纸、刊物、会议交流资料等渠道广为传播。经验性总结不是每个单位必须写的。一般是受到上级嘉奖或舆论好评的先进单位；某些先行、试点单位；或值得“毛遂自荐”、“抛砖引玉”的单位才有必要写。
经验性总结的写法，除了可有可无的结尾外，是一种“正三角结构”，主要分引言和主体两大部分。引言部分带有背景的性质和作用。因为经验总结不是全面、系统地反映一个单位或一项工作，只反映某一侧面，因而必须将有关情况作些介绍，以利于读者理解文章所介绍经验的由来、意义。有的总括取得的成绩，有的简介基本情况，有的指出原先存在的问题或前后变化，有的限制题材范围或阐明主题。主体部分，是具体经验之所在。具体体现为做法、成效、体会三种形态。做法，就是“怎么做”，这是人们的主观努力，主观符合客观就成为经验，这是做好工作的前提。学习别人的经验，必得了解别人是如何做的，所以经验性总结介绍做法最多。成效，就是“结果怎么样”，有什么效果，这是主观是否符合客观的实践验证。因为好的设想（做法）不一定适合客观实际，最终要看效果，所以，成效是做法是否合适及是否有价值的有力证明。体会，是理性认识，把实践上升为理论，把个别现象抽象为普遍的规律，使个别经验成为普遍的经验，具有广泛的指导意义。事物的现象千差万别，但有许多道理是共同的。向外单位、向社会介绍经验不能就事论事，需要提炼出具有共性的规律来。做法、成效、体会相辅相成，密切相关，同时，又各有相对的独立性，可以突出和侧重某一个方面而兼及其他方面。经验性总结根据工作特点和需要，常常采用突出和侧重某一方面而兼及其他的写法，形成“以做法为主”、“成效为主”、“体会为主”的三种模式。有些工作成效的关键在于做法，有的工作做法复杂新颖，不说清别人无法接受，这种情况适用做法为主的写法。有些工作做法并不困难，但是这种做法的效果却往往被人们忽视甚至藐视，这类经验适合于着重写成效。有些经验侧重于思想认识上的突破与转变，因此适合于着重写体会。