有人曾半开玩笑地说,假如给我1000年的寿命,我也一定能取得比尔·盖茨或者巴菲特的成就。我相信这是真的,但可惜,目前来看,我们谁也不会拥有千年的寿命。虽然理论上在某个相同时期内,我们每个人都拥有相等的时间,但倘若你能提高自己做事的效率,也就意味着可以比别人完成更多事情,也就相当于拥有了更多时间。当我们拥有了比别人更多的时间,也就意味着拥有了在竞争中胜出的强烈优势。
那么,怎样才能提高自己的效率呢?
这个问题的答案因人而异。我相信你们都追求个性,而且每个人都有自己偏爱的做事方法,这些方法本身没有对错之分,但在效率上可能是有差别的。至于它具体表现在哪些方面,你似乎只能问自己。不过,特殊中也蕴含着一般,根据我多年来的观察,我们在效率方面,往往会掉入下面三个陷阱。
瞎忙。没有明确的目标,不知道自己到底想要什么,应该做什么,白白浪费很多力气。
乱忙。做事情找不到重点,不会科学安排和统筹,于是屡屡在忙碌中陷入疲惫和失望。
白忙。如果客观条件没有发生变化,同一种方法尝试3次之后依然无效,就应该考虑更换思路和方法了。倘若依然锲而不舍地尝试,很多时候,都只是浪费时间而已。
我身边有太多人,习惯了忙碌,却忘了一件最重要的事——对工作进行价值判断。有时候,你投入了大量时间精力,最后才发现那是所谓的“垃圾工作”。于是,你不仅耗费了精力,更错失了这些时间原本可以给你带来的收获。还有更多人,则是做事方法有问题,他们没有意识到自己尚需改进的执行能力已经给自己带来了很多麻烦,就像马丁一样。
从哈佛商学院毕业后,我的朋友安东尼来到一家金融投资公司工作。还不满2年,他就升任为部门经理。和他一起进入公司的,还有另一位名叫马丁的年轻人,他的境遇就迥然不同了,非但没有升职,还经常因为不能按时完成工作而遭到批评。
有一次,当新就职的安东尼也指责马丁工作不力时,他愤愤不平地抱怨:“我认为这不是我的错。你哪里知道我的工作任务都多重?往往你下班时,我都还在加班。我负责的这部分工作太繁重了,每天一到公司就埋头苦干,经常是忙得焦头烂额,连水都忘了喝。我不但经常主动加班,甚至回到家、躺在床上都还想着工作的事。你说我工作不力,可是每天都有那么多文件要看,我怎么可能及时看完并且妥善处理呢?”
听完他的抱怨,安东尼说:“这样吧,请你抽出10分钟宝贵的工作时间,了解我的工作情形。”于是,安东尼不再理会马丁,让他在自己的办公室安静观察。马丁看到,安东尼仔细阅读了手头的一份文件,眉头蹙起考虑了一下,然后带着果决的表情签署了文件。有电话打进来,他没有过分的寒暄,直截了当地当即给出了工作指示。秘书进来送文件让他过目,他会把手头上的那份看完之后,才接过新的文件,并且迅速给出建议。
马丁开始拿观察到的这些和自己的工作方式进行对比,他发现,自己和安东尼最大的区别在于,安东尼会迅速把手头的事情解决掉,不会让文件在办公桌上堆积如山。而马丁自己虽然也始终在忙碌,可是看文件的速度不够快,而且做决定花的时间太长。还经常会重复劳动,做一些无用功。比如,接手一项新任务时,不管它是否紧急,也不管自己原本的工作是否进行到一半,总是喜欢先去看看新任务,然后再重新花时间继续原来的工作……反省完之后,马丁对安东尼说:“谢谢你教给我这些,我想以后不会抱怨自己工作太多太忙了。”
除了这一点之外,安东尼也教给我很多关于提高效率的方法,在这里我拿出来跟大家一起分享。
每天睡前,你可以列出自己第二天需要做的事项,然后按照重要程度给它们排序。第二天开始的时候,按照优先级别开始做事,并且不要被干扰,等一件事情做完再开始着手另一件。只要你确保正在做的事情是这一天中最重要的,就不要担心它花费你太多时间。
每天至少给自己半小时安静地思考。最好在早晨刚起床的时候留给自己半小时到1小时的时间来思考,这部分时间绝对不是浪费,你可以不受干扰地梳理、反思、总结自己当天的工作内容,或者脑海中闪现出创意的小火花,坚持下去必然会有收获。
尽量在一开始就认真地把事情做好,这样你才不需要重复劳动、耗费不必要的时间。
严格控制打电话的时间。如果你把很多时间花在和同学、朋友煲电话粥上,很快你就会发现没有足够的时间处理自己的事情,更不要提为未来进行积累。
把同一类的事情放在一起做。我们都知道,流水作业的确可以提高效率,所以当你重复去做同一件事情,就会熟能生巧,效率也一定会随之得到提高。
每天结束的时候,详细记录下当天都做了哪些事情,每件事情花了多少时间。一段时间之后总结出自己浪费时间的根源,以及改进的方法。