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表格应具有唯一性标志，以便归档和检索。标志的内容应包括表格所属的文件编号、版本号、表号、页号。没有标志或不符合标志要求的记录表格是无效的表格。
表格应当按照档案要求立卷储存和保管。表格的保管由专人或专门的主管部门负责，应建立必要的保管制度，保管方式应便于检索和存取，保管环境应适宜可靠、干燥、通风，并有必要的架、箱，应做到防潮、防火、防蛀，防止损坏、变质和丢失。
一项管理活动往往涉及多项表格，为了避免漏项，应当对表格进行编目，以便于检索。
超过规定保存期限的表格，应统一进行处理，重要的含有保密内容的表格需保留销毁记录。