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集中入住期指业主在开发商书面通知前来入住的时限内集中到物业现场收楼、验楼、办理入住手续的工作时期。在此期间，物业客服人员的工作主要是为业主办理各项入住手续，以及与发展商共同解决业主对所使用的物业存在的疑问和问题。本阶段时间短，工作量大、环节多，需丰富的工作经验及工作技巧。所以，必须进行充分的培训。
当物业管理处的验收与接管工作完成以后，即物业具备了入住条件，物业管理处就应按程序进入物业的业主入住手续的办理阶段。物业管理处应根据该物业的《物业管理方案》做好以下入住前的准备工作。
物业客服人员的准备工作主要有：以书面形式详细列出物业管理方面在办理入住手续时要求业主所带的资料、需缴纳的费用、办理流程等提供给发展商，以便发展商在入住通知中告知业主。另外，还要与发展商就如何应对业主可能会提出的疑问进行充分沟通以达成共识。
物业客服人员应采取主动沟通的态度，根据以往的工作经验主动向发展商提出建议与意见，特别是首次接触此类事宜的发展商，如可主动承担联系各政府公共事业部门确定协作事宜、场地布置等工作。
各项沟通必须详尽、严谨。如在提供业主办理入住手续所需资料、费用等内容时，应细致、全面，避免因疏忽漏项而造成不必要的麻烦。在准备入住仪式、场地布置方面，则更应细致入微，小到场地指示牌、背景音乐等，都应给发展商提出好的建议与意见，并且尽量采用书面沟通的方式。
（1）与物业管理行政主管部门、物价局、供电局、自来水公司、供热公司、燃气公司、地名办和电信局、有线电视等单位搞好关系，保证住户入住后水、电、气等的供应，正常通邮、上网，解决业主后顾之忧。
（2）与电信单位联系电话安装事宜，争取现场放号，方便业主。
根据物业的实际情况及管理要达到的标准，制定各种规范、制度，文件、表格等入住手续文件，见表3-1，在入住时及时交到业主手中，以便他们知晓其具体内容，利于物业管理的各主体之间的相互了解、相互支持与融洽，从而为进一步管理打好基础。
表3-1 入住资料
我认为应当这样做好入住前准备工作：
1._____________________________________________________；
2._____________________________________________________；
3._____________________________________________________。
业主在发展商规定的时间到指定地点办理入住手续，办理完结后即可正式入住。其具体过程如图3-1所示。
图3-1 办理集中入住过程图
此环节中较重要的一项就是业主收楼验房。如果在验房过程中发现问题，则需由物业客服人员及时与发展商沟通，在最短的时间内予以解决。
按“一条龙”方式进行，具体流程如图3-2所示。
图3-2 办理集中入住手续流程
（1）入住审查登记
①查验入住通知单并发放资料 物业管理处应建立入住登记表，对业主提交的“入住通知书”进行查验，确认无误后收取“入住通知书”，在入住登记册中注明，并向入住申请人发放资料，具体如图3-3所示。
图3-3 查验入住通知单并发放资料
②告知业主需填写并提交的资料 上述发放的资料应在“入住登记册”中由业主签收，或由管理人员注明。在提供给业主的“入住说明”中应明确由业主填写并提交的资料，包括：身份证及复印件；业主登记表；购/租房合同的正本及复印件；已签署的住户公约、管理协议。
在完成这一步骤之后，须在“入住手续书”的验证处相应栏内签名，也可以参照下面的范本填写。
入伙手续书
（2）签约
①验证业主的资料 物业管理处对业主的资料进行审核验证，验证内容包括：
——表格填写是否完整、正确和清晰；
——公约和管理协议是否已签署；
——身份证明文件与购/租房合同及“业主登记表”是否一致。
②签收各项资料 审查通过后，入住管理员收取购房合同复印件、业主登记表、住户公约1份、管理协议1份，在入住手续书上注明签收。
（3）预交费用 财务应根据国家和政府的法规及发展商或业主委员会的规定，确定入住“预交费用标准”。物业管理处再审查并接受业主收取各项费用，并开具相应票据给业主。
费用项目包括：预交管理费、装修保证金及清运费等。财务应制作费用登记表，对费用交纳完毕的业主，除在“入住手续书”上签注外，还应在“入住费用登记表”中注明。
（4）发放钥匙 上述手续完成后，物业管理处查验入住登记表及已签署的“管理协议”及各项收费票据后向业主发放钥匙，并在“钥匙发放登记表”上登记，同时应和业主协定验收房屋的时间和方式。
（5）验收房屋 物业管理处与业主一起验收其名下的物业，登记水、电、气表底数，双方在验收交接表上签字确认。验收过程中双方确认需维修的事项由物业管理处通知相关部门处理。
（1）疑问答复 业主在办理入住手续的过程中，可能会出现很多疑问，如有关房产证事宜、物业管理处情况、日常费用缴纳等。其中有些问题，若在前期准备工作当中与发展商之间已做了较好的沟通与培训，就可以很快向业主作出答复。
如果出现了事先准备工作中并没有涉及的问题时，接待人员不要急于给出答复以避免产生误导。为了应对这种情况的发生，物业管理处和发展商一般会委派专人负责联系沟通工作，在遇到涉及对方的问题而无法及时答复时，由双方专门负责人员快速沟通后再答复业主；双方沟通时要注意明确答复内容，避免产生歧义。
（2）收楼验房发现问题的处理 根据“入住手续书”和“入住须知”，业主在正式接管房屋之前，应由物业管理处派人带领业主验收其所购物业。要做好这一工作需注意以下几点。
①先了解 物业客服人员在验收之前应尽量把物业可能产生的问题了解清楚，并逐项进行鉴定检查，把问题解决在入住之前，将“先天缺陷”降到最低限度。
②记录问题并请业主签字 业主收楼验房时，如发现房屋有任何问题，包括外观、水、电等，物业客服人员应当场做好记录并请业主签字确认，然后交由发展商解决处理。
③与发展商联系处理 物业客服人员此时应分辨问题缓急，如需马上解决的问题则应立即同发展商联系沟通，否则可待入住工作全部完结后集中处理。
应注意避免与发展商沟通时的随意性，不要任何一位工作人员都可随时随地向发展商方面反映问题，而是将问题反映给物业管理处的专门人员，再由此人与发展商进行沟通。这样可使发展商更加明确问题的有效性，并加以重视及快速处理。
大部分业主会在集中入住期间办理好各种手续，但也有部分业主因为各种原因无法在规定时间内前来，因此，入住后还会有业主不定期地到物业管理处办理入住手续。
零散入住期间，物业客服人员与发展商应注意以下几个方面。
业主办理入住手续时，一般情况下都会首先到物业管理处咨询办理事宜。但按照正常程序，业主应该先到发展商处办理完相关手续后，才可到物业管理处继续办理。因此，当发现业主还没有到发展商处办理手续时，物业客服人员应对业主进行指导。
因而，在零散入住期间，物业管理处应与发展商协商好办理手续的时间、地点，双方最好能在统一的时间内办理；发展商的办公地点也要明确、固定，这样则便于物业客服人员为业主提供正确的指引。
零散入住期间，业主也会有各种各样的疑问，尤其在验房后同样会发现很多问题，业主有时会要求尽快给予答复或处理。物业客服人员应根据所掌握的信息及实际情况及时答复业主，但若业主的问题需通过发展商方面才能解决时，就要及时和发展商沟通。