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高效沟通是可以习得的，而且远没有你想象得那么难。我将这种方法叫作“结构化思维过程”。如果做得正确，你可以更有效地、更快地把一个初步想法逐步转化成一个能被批准的方案。为了拥有这样的能力，你必须摒弃固有的习惯，接受那些你还不太习惯的方法。起初，你可能会退缩，认为这根本不可能实现。你遇到了以前从未学过的知识，感到震惊也是非常正常的反应。当你过了这一阶段，忘记了以前的习惯，你会发现这一过程非常直观。我们之所以无法掌握这一方法，只是因为我们以往错误的认知——以为简单的方式不足以解决问题。然而，这一方法的美，正在于它的简洁和精练。
描述一个商业方案时，“简练”这个词看来有一点“过时”，而我之所以选择它，是因为我早年职场生涯的一些重要经历。那时我刚进入麦肯锡，并成为几项业务的负责人，执行副总裁希望能够更好地了解她的团队所做的项目，所以要我向她汇报。这次谈话非常重要，因为这是我和她的第一次交流，而她是我老板的老板。
首次亮相对我的团队、我的业绩评估、我的职场生涯，都会带来很大的影响——好的以及坏的。
我用书中即将介绍的结构化思维过程打磨了我的报告，确保我所要讲的一切都能引人注意，每一个词、每一张图表都不显多余。我和几位项目组成员进行了几次对话，将他们的意见也加入报告中。我向执行副总裁报告的过程非常顺利，让她在较短的时间内了解了我所做的工作。报告结束后，我问她是否还有什么问题，她的回答我到现在依然记得。她说：“你解释得非常清楚，你的报告非常简练、非常流畅。我没有什么问题，非常好，谢谢你。”她所说的一切，是我在工作中得到的最高赞赏。从那天起，我决定以“简练”作为方案的风格。我也愿意向你透露其中的窍门，让你的方案也能简洁易懂。
即便是面对最具挑战的方案，像麦肯锡这样的国际顶尖咨询公司也会采用这种高效工作法。这种方法的特点是用假设解决实际问题：先预设一个可行的结论，然后以事实为基础，以数据为辅助来证实这一假设。在采用这种方法时，方案人策划的观点必须与利益相关方的目标相吻合，策划人必须了解阻力和支持分别来自何方，进而找出一个令人信服的阐述方式，并提供准确的数据加以支撑，目的就是要在首次提出方案时就能够让人信服。这种方法并不仅仅限于咨询公司使用，也不仅仅适用于咨询方面的业务，你也可以将它运用到工作中的每一天。
作为一种有效的工作方法，它非常灵活：可以用于制作PPT，还可以帮助你有效率地写邮件、做备忘录、发送语音信息、与人交谈或者打电话。不论是工作汇报还是商业方案，它所起到的作用都是相同的，在每一个需要与人进行沟通的情景中，你都可以运用这种方法解决问题，让对方更好地接受你的建议。
在你读这本书的时候，你可能时不时会觉得——太简单了！不过当你开始使用时就会发现，实际操作起来还是困难的。你可能想知道为什么会出现这样的反差？那是因为你必须思考很多问题。帕斯卡尔说过：“如果有时间，我会写一封稍短一些的信给你。”写一封短一些的信之所以会耗费更多时间，正是因为你需要思考。