购买
下载掌阅APP,畅读海量书库
立即打开
畅读海量书库
扫码下载掌阅APP

时间管理:合理分配和利用时间

时间是最公平的,每天24小时,谁也不会多出一分钟,谁也不会少一秒钟。可是我们看到,有人在这段时间内轻松地做完该做的事,一切顺顺利利;有些人却从早到晚手忙脚乱,做了很多,结果却一团糟,什么也没有做好。

当我们讨论如何合理分配时间时,不得不说:时间既公平,也吝啬。如果不能科学地安排时间,那么它就是流水,悄无声息地从你的指缝流走,不留一丝痕迹。因此拿破仑·希尔说:“利用好时间是非常重要的,如果不能好好地规划一下一天的时间,它们就会白白浪费掉,我们就会一事无成。”

善于利用时间,几乎是所有成功人士的特点,麻省理工学院做过一项调查,发现凡是优秀的经理都能做到精于安排时间,让时间的浪费降低到最低限度。

那么,我们该如何最大限度地利用好时间呢?

第一,应该善于集中时间,不能平均分配时间。

时间是有限的,只有把有限的时间投入到最重要的事情上,拒绝次要的、不必要的事,才有可能发挥最大作用。所以建议大家在遇到一件事时,不妨先问问自己:“这件事必要吗?”如果没有必要,当然不值得浪费时间。

课上,教授将一个装水的敞口瓶放在桌子上,然后从讲台下面翻出一些鹅卵石放进去。当他放完这些不大不小的石头后,看着学生们问:“你们说,这个瓶子是不是满的?”

“是。”学生们异口同声,做出了响亮的回答。

“真的吗?”教授微微笑了笑,又弯下腰从讲台下面拿出一袋碎石子,然后对准瓶口倒下去。他一边倒一边轻轻摇动瓶子,尽量多放进去一些。然后他又问学生们:“这次瓶子是不是满了?”

学生们的回答有些迟疑,其中还有一位学生怯生生地说:“也许没有满。”

“好。”教授像变魔术似的,又从讲台下面拿出一袋沙子。他摇晃着沙子往瓶子里倒,竟然把一袋沙子全部加进去了。这时他又问学生们:“现在你们告诉我,这个瓶子是满的,还是没满?”

“没满。”学生们学乖了,他们不知道教授还会变出什么花招。

“很好!”教授非常肯定地鼓励自己的学生们,然后他果然又从讲台底下拿出一样东西——一大瓶水。教授将水慢慢地倒进装着鹅卵石、碎石子、沙子的瓶子,直到无法再往里面添加一滴了,才停下来。教授环视目不转睛盯着自己的学生们,正色问道:“你们说,这个实验告诉我们什么样的道理?”

一阵沉默后,有位聪明的学生站了起来:“我想,从这个实验中我们应该明白,不管我们的工作多么忙碌,只要挤一挤,还可以挤出时间多做些事。”他认为自己说的不错,因为这节课就是讲的时间管理。

教授微微点点头说:“说得不错,但并不是我想告诉你们的最重要信息。”

学生们听到这里,都瞪大了眼睛,他们想不到还有什么更深奥的意义。教授继续说:“我想说,如果我们不先放进去鹅卵石,以后也许就永远没有机会放它们了。”

时间是可以“挤”出来的,但关键是先放进“大”的,再放进去“细碎”的,这个故事的意义是说明把时间进行合理分配的重要性和关键性。

第二,要善于处理时间。

一般来说,每个人都有两类时间:一类是属于自己支配的,叫自由时间,一类是不能由自己支配的,叫应对时间。两类时间客观存在,应该处理好它们之间的关系。

第三,管理时间,关键在于制订完整、合理的工作计划。

真正会分配时间的人,他们不会把大量时间花费在忙乱的工作中,而是用来拟定计划。规划好今年该做什么?本周该做什么?今天又该做什么?事情的先后顺序如何?所用时间多少?……制定计划会花费时间,也可以节省大量工作时间。

社会发展到今天,时间不够用的现象十分普遍,许多人都在抱怨:“太忙了,根本没有时间!”他们恨不得每天25小时。真的如此吗?难道没有办法让时间“延长”吗?对于这个问题,培根早就做了回答:“合理安排时间,就等于节约时间。”节约了时间,就等于延长了时间。

在我们日常工作,存在着许多浪费时间的陷阱,如果能够发现并拒绝它们,自然会节约出一些时间。比如懒惰,做事拖拖拉拉;再比如会议、电话;还有粗心大意等。这里我推荐几点充分利用时间的办法,希望对大家有所帮助。

·学会在大段时间内工作,防止被零碎事物干扰。可以设定一个工作时段为4~6小时,在这段时间内,你不必重新集中精力,精神头会越来越足,短时间内完成的工作量也会较多。

·工作环境设定时,尽量避免出现干扰。独立而封闭的环境,有助于集中精力,避免他人不必要的打扰。如果你不希望路过门前的人都与你打招呼,最好的办法就是不让他们看见你,否则,哪怕是简单地点头,都会花费时间。而且一旦处理不好,还会惹来人际关系矛盾。

·设定专门接电话时间。自从有了电话,花费在通话上的时间就不断增长,时至今日,只要你愿意,一天到晚都可能有人给你打电话。实际上,多数通话意义不大,纯粹是一种闲聊。即便是业务电话,也有很多内容可以省略。所以设定一段专门时间通话,解决完当天的问题,这会为你节省出不止1小时的时间。

·学会早起工作。做到这一点似乎很难,现代人崇尚夜生活,每天都会很晚才睡,早起显然十分痛苦。但是事实非常残酷,早起工作头脑更清晰,工作进展更顺利。早晨是个安宁的时刻,没有干扰,是反省、制订计划的最佳时刻。

有位记者准备采访著名的参议员赫尔曼·塔尔梅奇先生,参议员的秘书说:“你5点以后可以给他打电话。”记者问,“是上午5点还是下午5点?”秘书说:“早上。参议员先生每天很早开始工作”。

记者将信将疑,隔天早上7点打过去电话,对方真是参议员本人,听上去他神清气爽。

·节约会议时间,确定会议是否必要。如果开会的目的只是为了沟通信息,完全可以简化。计算机科技的发展,为节约会议时间做出巨大贡献。只要在会议前将与会者的意见输入计算机,在会议现场就可以得到来自不同层次的意见,更直观、更真实。

如果会议必须进行,那么就要做到两点:一是准时开会;二是会议完毕立即结束。不要因为等待迟到的人,浪费准时到会人的时间;会议完毕了,让想留下来的人继续探讨,不想留下的人马上离开,去做下一项工作。

“得到时间,就是得到一切。”在合理利用时间时,还有一条信息值得参考:学会偷懒。亨利·福特是世界知名的汽车制造商,他小时候因为偷懒,设计了一种不必下车就可以关大门的装置。当他成为老板后,为了简化工作,还常常进行创新发明,为了减少工人取零件的时间,他发明了输送带;输送带后来成为汽车制造行业的标准配备。后来,他看到工人弯腰靠在装配线上会增加疲劳,还容易发生意外,就把装配线提高了8英寸。这个简单又偷懒的调整,大幅度提高了生产力。

你要记得:

1. 不能平均分配时间,而要学会集中时间,将80%的时间用在20%的重要事情上。

2. 管理时间,一定要制订工作计划。

3. 找出隐藏的时间,每天增加1小时。 g3/25xArDP3wHz5XzMNQiBmE2SwspByoCWSd5ES4kuiuRfnppAlHmGD96POqU7xC



末位淘汰:把精力集中到更重要的事情上

每个人都想抓住重要的少数,希望投入有限的时间,问题就可以迎刃而解。在这一理论背后,我们又该如何处理次要的多数,怎么样让它们不去分散精力,让人可以更集中地做事情呢?

企业管理中有个末位淘汰制,指的是工作中根据总体目标和具体目标,结合各个岗位的实际情况,制订一定的考核指标,然后用这个指标考核员工,达不到要求的,或者排名靠后的员工,会淘汰出局。

这里我们不去追究末位淘汰作为一项企业管理制度的优劣,我们暂时借用它一下,看看是否可以利用这种方法,排除杂念,让精力更集中。

在讲解之前,请大家先来思考以下几个问题:

·你是否每天都被无数事情纠缠,感到精疲力竭?

·你是否认为时间管理可以帮你解决一切难题?

·你是否觉得生活的要求在不断提高,可自身的承受力却不断地下降?你为找不到出路而痛苦不堪?

·对你来说,生活和事业是马拉松运动,还是不停地冲刺再冲刺?

·你觉得生活有转变的可能吗?或者说每一次转变都需要什么力量?是靠毅力还是运气?

生活在数字化时代,很多人每天怀揣精密的计划书,穿梭在办公室、机场、会议室之间,不停地接见客户,洽谈业务,可谓马不停蹄,日理万机。在这个过程中,计算机、手机不断地弹出提醒:10点钟给爱人订制生日蛋糕;11点5分接待客户;12点陪××吃饭……一个人可以应付多种任务,为此我们为精确的时间安排而自豪,将时间安排得满满当当。

可是时间安排真的能够帮你精力充沛地做好每件事吗?当你按照每天工作12小时的时间表不停地奔波时,是否遇到这样的情景:中午你感到烦躁、容易发脾气;晚上还没有下班,你已经累得不想走路;回到家里,很想与孩子们亲近,却总也提不起精神。

上述现象无情地提醒我们:人的精力是有限的,哪怕时间安排得再精确,一旦精力跟不上,效率也不会提高。精力是我们最宝贵的资源,做事情不仅要合理安排时间,还要懂得合理分配自己的精力。

管理精力,最好遵循下面的原则:

第一,全方位投入,即全神贯注去做事。

不管做什么事,体力、感情和精神必须协调一致,才可能将事情做对做好。当一个人注意力不集中时,投入再大的力气,也很难圆满完成一件任务。而如果能够同等地投入体力、情感、思想和精神,往往能够非常顺利地解决难题,实现突破。

有一次,奥地利作家斯蒂芬·茨威格接受法国大雕塑家罗丹邀请,到他家做客。罗丹热情地带着朋友参观自己的工作室,并请他欣赏一座刚刚完成的雕塑。这是一座庄重大方的女人像,茨威格忍不住拍手称赞:“太美了!祝贺你,又一件杰作诞生了!”

罗丹好像没有听到朋友的话,仔细端详着雕塑,一会儿皱皱眉头,一会儿略有所思,嘴里还说着:“不!不!不够完美,这里还有毛病……左肩有些偏,脸部……”说着,他拿起刻刀修改起来。

茨威格担心打扰罗丹工作,就悄悄站到一边。他看到罗丹一会儿走上前,一会儿往后退,嘴里还不停地嘟囔着,似乎在跟谁议论着什么。忽然,罗丹瞪起眼睛,好像与人争吵似的,地板被踩得乱响。15分钟过去了,30分钟过去了,罗丹更投入了,他挥舞着刻刀,这里修修,那里改改,越来越起劲,情绪也变得激动不已。在他眼里,世界似乎消失了,除了这座雕塑,再无其他。

大约过了一个小时,罗丹停下了工作,他对着雕塑露出微笑,看上去似乎已经十分满意了,然后轻轻地吁口气,用湿布盖上雕塑。接着,他径直朝室外走去,并且随手关上房门。

茨威格正准备上前与罗丹说话,看到他扔下自己走了,莫名其妙,连忙叫道:“喂!朋友,怎么啦?做什么去?我还在屋子里呢!”

罗丹听到这声叫喊,仿佛如梦初醒,急忙返回打开房门,一脸歉疚地说:“真是对不起,你看我竟然把你忘了。”

茨威格当然不会怪罪罗丹,他深有感触,多年后回忆这件事还说:“那次我学到的,比我在学校里学到的还要多。从那以后我知道要想做好一切工作,就该全神贯注。”

第二,不断补充精力,排除杂念。

精力随着使用不断消耗,直至精疲力竭。为了保持精力充沛,就要不断地补充精力。补充精力,首先要在合理的时间内,重点解决20%重要的事情;然后根据精力状况依次解决剩余的事情。这样既能节省精力,又能使工作顺利完成。

其次要学会排除杂念。每个人的头脑中都会有一些乱七八糟的想法,它们充斥着脑海,搅乱人的心灵,分散人的精力。如果这些杂念不除,就会像野草一样疯狂生长,甚至吞没主要的思维,让人无所适从。

排除杂念,可以利用末位淘汰法:

·每天提前写好当天该做的10件事。

·将10件事按照主次顺序排列。

·删除最后一件事。

将这一方法扩大,可以设定一生该做的10件事,通过末位淘汰,将精力集中到更重要的事情上,避免精力消耗和损失。

将这一方法拓展,可以用来管理工作的每一个环节。比如查看办公桌上的物品,通过末位淘汰,减少摆放的东西,降低干扰;整理电话簿,通过末位淘汰,删除不必要的联系人。

第三,增强承受力,适度把握精力。

运动员具有超出常人的承受能力,这一能力并非生来就有,而是不断训练的结果。他们花费90%的时间训练,为的就是能够10%的上场比赛。

你要记得:

1. 精力需要管理。

2. 每天淘汰一件事,让精力集中到更重要的事情上。

3. 增强承受力,适度把握精力。 g3/25xArDP3wHz5XzMNQiBmE2SwspByoCWSd5ES4kuiuRfnppAlHmGD96POqU7xC



重视细节:积极面对自己的薄弱环节

生活中,有些人做事总是能够轻松地找到问题的主要矛盾,实现突破。他们的秘密何在?仔细分析不难发现,这些人善于从薄弱的环节入手,从细微处寻找良机。

有个日本男孩,从小立志成为柔道高手。不幸的是,他10岁时因为一场车祸失去了左臂,可是这并没有阻碍男孩的梦想,他也从未想到过放弃。后来,男孩有机会认识了一位著名的柔道大师,并成为他的徒弟。

男孩在柔道大师门下学习几年,不过只学到了一招。老师每天督促他刻苦练习这一招,还对他说:“学会了这一招,就能实现你的梦想。”男孩虽然心存疑虑,却依然苦学不止。

几年过去了,男孩参加正规比赛,一路杀进决赛。他所依靠的只有一招,却最终登上了冠军领奖台。男孩前去拜谢老师,并提出了自己多年来的疑问:“老师,为什么只练习了一招,就能够取得冠军?”

柔道大师微笑着说出了秘密:“你知道吗?你学习的这一招是柔道中最难学的。更为重要的是,克制这一招的办法只有一个,那就是抓住他的左臂。”男孩明白了,因为自己没有左臂,对手无法战胜自己。

师父从男孩的缺陷中找到了制胜秘诀,真是独具慧眼。

我们常说“切入点”一词,每一件事情,每一项工作,都有切入点,从这里开始,事情会顺利进行,相反,找不到切入点,则费力不讨好。

现在不少年轻人喜欢创业打天下,那么究竟做什么生意好呢?由于缺乏经验和资金,合适的创业点就显得弥足珍贵。他们一般具有较高学历,思想前卫,因此选择智力服务领域,比如设计、翻译、家教,一张桌子、一部电话就可以开业了。还可以选择高科技领域,如软件开发、游戏开发、网络服务等;再有连锁加盟,从小本经营开始,风险不大。

在实践中,选择薄弱环节,是非常有利的切入点,是一条成功的捷径。这一点在战争中尤为显著。

1943年,苏联近卫军第二集团军第十六军在库尔斯克实施突破战役。当时有9个营担任先头冲锋部队,他们从不同的部位分别攻击德军防线,由于德军防守严密,战斗非常惨烈,长时间打不开缺口。

在紧要关口,一个营终于取得了进展,率先突破了一条防线。这个营所属团的团长见状,马上将兵力集中到此,这个突破口的正面只有1公里宽,在整个团兵力的攻击下,防守越来越吃力。

师部得知这一消息后,也立即调兵遣将,把兵力投入到这个1公里宽的突破口,不多时,突破口变深加宽了。紧接着,援军也赶来了,他们集中了90%的炮火和所有的坦克,对准德军防线不顾一切地猛轰。

随着突破口扩大,苏联中央方面的司令部也派来了集团军,使用空军集团军加强实施突破攻击。在强大的炮火攻击下,德军防守部队无力抵挡,节节败退,数百公里的防线很快瓦解殆尽。

德军失守,仓皇撤退,他们在“二战”中发动的最后一次攻势就此化为乌有,从此之后他们再也没有能力组织有力进攻,注定了最后失败的格局。

先取得“点”的突破,然后集中力量求得“面”的胜利,这就是从薄弱环节入手的好处。当然,薄弱环节在哪里?怎么找到它们?这是需要首先解决的。

寻找薄弱环节,我们不妨采取见微知著的手段。《韩非子·说林上》中有段话:“圣人见微以知萌,见端以知末,故见象箸而怖,知天下不足也。”见微知著,从细微处发现问题,解决问题,是高明的办法。

在我们身边,很多领导都会深有同感:“刚刚走上工作岗位的年轻人,心高气傲,对小事不屑一顾,不愿从简单的小事做起,他们一心渴望做大事,成就大事业。然而往往事与愿违,不但大事做不了,小事也做不好。”

家辉第一天上班就感觉不好,气氛冷清又压抑。领导不在,安排给他的办公桌堆满了前任留下的各种档案资料。

下午,领导给他分配任务,让他去税务局送一份报表,却没告诉他怎么去送,送给谁。家辉一路打听,终于把报表送到了税务局,回来后继续工作。

第二天,领导把他叫过去问:“报表送到了吗?”

家辉忐忑地答道:“送到了。”

“送给了谁?”领导继续问。

“送给了一位女士。”家辉有些不安地回答。

“知道是谁吗?”领导有些不悦。

“不知道,她说放那好了,就没再说话。”家辉低下了头。

领导一听火了,把家辉教训了一顿,最后说,“不管什么工作,不管结果如何,做完都要向我汇报,你懂吗?”

家辉羞红脸,低头说:“记住了,下次一定及时向您汇报!”嘴上虽然这么说,心里已经产生了强烈的委屈和不满,第二天,家辉没有来上班。

看似细节的东西,其实蕴藏无限玄机,对一个新员工来说,还不能明确工作的具体程序、范围,无法把握做事的分寸、尺度,这时领导如果不能详细交代,不细心地告诉他们怎么开始、怎么结束,不去启发和引导,他们肯定无所适从。所以,作为一名领导,在管理新人时一定要记住,他们不是新下线的汽车,加上油就能跑,他们是问路的童子,需要帮助和指引。

有句话说得好,“细节决定成败”,因为细节不为人注意,容易忽视,结果“千里之堤毁于蚁穴”,酿成失败。

从细微处下功夫,寻找薄弱的环节,防患于未然,或者积极切入问题、解决问题,才是我们应该持有的做事态度和风格。

理查德·巴赫说:“上帝是不会只给你一个愿望的,他还会赋予你实现这个愿望的力量。”不要认为这个力量多么难得,它就在一点一滴的小事中。

你要记得:

1. 从薄弱环节入手,是做事的一条捷径。

2. 细微处寻找薄弱环节。

3. 细节决定成败。 g3/25xArDP3wHz5XzMNQiBmE2SwspByoCWSd5ES4kuiuRfnppAlHmGD96POqU7xC

点击中间区域
呼出菜单
上一章
目录
下一章
×