时间管理：合理分配和利用时间

时间是最公平的，每天24小时，谁也不会多出一分钟，谁也不会少一秒钟。可是我们看到，有人在这段时间内轻松地做完该做的事，一切顺顺利利；有些人却从早到晚手忙脚乱，做了很多，结果却一团糟，什么也没有做好。

当我们讨论如何合理分配时间时，不得不说：时间既公平，也吝啬。如果不能科学地安排时间，那么它就是流水，悄无声息地从你的指缝流走，不留一丝痕迹。因此拿破仑·希尔说：“利用好时间是非常重要的，如果不能好好地规划一下一天的时间，它们就会白白浪费掉，我们就会一事无成。”

善于利用时间，几乎是所有成功人士的特点，麻省理工学院做过一项调查，发现凡是优秀的经理都能做到精于安排时间，让时间的浪费降低到最低限度。

那么，我们该如何最大限度地利用好时间呢？

第一，应该善于集中时间，不能平均分配时间。

时间是有限的，只有把有限的时间投入到最重要的事情上，拒绝次要的、不必要的事，才有可能发挥最大作用。所以建议大家在遇到一件事时，不妨先问问自己：“这件事必要吗？”如果没有必要，当然不值得浪费时间。

课上，教授将一个装水的敞口瓶放在桌子上，然后从讲台下面翻出一些鹅卵石放进去。当他放完这些不大不小的石头后，看着学生们问：“你们说，这个瓶子是不是满的？”

“是。”学生们异口同声，做出了响亮的回答。

“真的吗？”教授微微笑了笑，又弯下腰从讲台下面拿出一袋碎石子，然后对准瓶口倒下去。他一边倒一边轻轻摇动瓶子，尽量多放进去一些。然后他又问学生们：“这次瓶子是不是满了？”

学生们的回答有些迟疑，其中还有一位学生怯生生地说：“也许没有满。”

“好。”教授像变魔术似的，又从讲台下面拿出一袋沙子。他摇晃着沙子往瓶子里倒，竟然把一袋沙子全部加进去了。这时他又问学生们：“现在你们告诉我，这个瓶子是满的，还是没满？”

“没满。”学生们学乖了，他们不知道教授还会变出什么花招。

“很好！”教授非常肯定地鼓励自己的学生们，然后他果然又从讲台底下拿出一样东西——一大瓶水。教授将水慢慢地倒进装着鹅卵石、碎石子、沙子的瓶子，直到无法再往里面添加一滴了，才停下来。教授环视目不转睛盯着自己的学生们，正色问道：“你们说，这个实验告诉我们什么样的道理？”

一阵沉默后，有位聪明的学生站了起来：“我想，从这个实验中我们应该明白，不管我们的工作多么忙碌，只要挤一挤，还可以挤出时间多做些事。”他认为自己说的不错，因为这节课就是讲的时间管理。

教授微微点点头说：“说得不错，但并不是我想告诉你们的最重要信息。”

学生们听到这里，都瞪大了眼睛，他们想不到还有什么更深奥的意义。教授继续说：“我想说，如果我们不先放进去鹅卵石，以后也许就永远没有机会放它们了。”

时间是可以“挤”出来的，但关键是先放进“大”的，再放进去“细碎”的，这个故事的意义是说明把时间进行合理分配的重要性和关键性。

第二，要善于处理时间。

一般来说，每个人都有两类时间：一类是属于自己支配的，叫自由时间，一类是不能由自己支配的，叫应对时间。两类时间客观存在，应该处理好它们之间的关系。

第三，管理时间，关键在于制订完整、合理的工作计划。

真正会分配时间的人，他们不会把大量时间花费在忙乱的工作中，而是用来拟定计划。规划好今年该做什么？本周该做什么？今天又该做什么？事情的先后顺序如何？所用时间多少？……制定计划会花费时间，也可以节省大量工作时间。

社会发展到今天，时间不够用的现象十分普遍，许多人都在抱怨：“太忙了，根本没有时间！”他们恨不得每天25小时。真的如此吗？难道没有办法让时间“延长”吗？对于这个问题，培根早就做了回答：“合理安排时间，就等于节约时间。”节约了时间，就等于延长了时间。

在我们日常工作，存在着许多浪费时间的陷阱，如果能够发现并拒绝它们，自然会节约出一些时间。比如懒惰，做事拖拖拉拉；再比如会议、电话；还有粗心大意等。这里我推荐几点充分利用时间的办法，希望对大家有所帮助。

·学会在大段时间内工作，防止被零碎事物干扰。可以设定一个工作时段为4～6小时，在这段时间内，你不必重新集中精力，精神头会越来越足，短时间内完成的工作量也会较多。

·工作环境设定时，尽量避免出现干扰。独立而封闭的环境，有助于集中精力，避免他人不必要的打扰。如果你不希望路过门前的人都与你打招呼，最好的办法就是不让他们看见你，否则，哪怕是简单地点头，都会花费时间。而且一旦处理不好，还会惹来人际关系矛盾。

·设定专门接电话时间。自从有了电话，花费在通话上的时间就不断增长，时至今日，只要你愿意，一天到晚都可能有人给你打电话。实际上，多数通话意义不大，纯粹是一种闲聊。即便是业务电话，也有很多内容可以省略。所以设定一段专门时间通话，解决完当天的问题，这会为你节省出不止1小时的时间。

·学会早起工作。做到这一点似乎很难，现代人崇尚夜生活，每天都会很晚才睡，早起显然十分痛苦。但是事实非常残酷，早起工作头脑更清晰，工作进展更顺利。早晨是个安宁的时刻，没有干扰，是反省、制订计划的最佳时刻。

有位记者准备采访著名的参议员赫尔曼·塔尔梅奇先生，参议员的秘书说：“你5点以后可以给他打电话。”记者问，“是上午5点还是下午5点？”秘书说：“早上。参议员先生每天很早开始工作”。

记者将信将疑，隔天早上7点打过去电话，对方真是参议员本人，听上去他神清气爽。

·节约会议时间，确定会议是否必要。如果开会的目的只是为了沟通信息，完全可以简化。计算机科技的发展，为节约会议时间做出巨大贡献。只要在会议前将与会者的意见输入计算机，在会议现场就可以得到来自不同层次的意见，更直观、更真实。

如果会议必须进行，那么就要做到两点：一是准时开会；二是会议完毕立即结束。不要因为等待迟到的人，浪费准时到会人的时间；会议完毕了，让想留下来的人继续探讨，不想留下的人马上离开，去做下一项工作。

“得到时间，就是得到一切。”在合理利用时间时，还有一条信息值得参考：学会偷懒。亨利·福特是世界知名的汽车制造商，他小时候因为偷懒，设计了一种不必下车就可以关大门的装置。当他成为老板后，为了简化工作，还常常进行创新发明，为了减少工人取零件的时间，他发明了输送带；输送带后来成为汽车制造行业的标准配备。后来，他看到工人弯腰靠在装配线上会增加疲劳，还容易发生意外，就把装配线提高了8英寸。这个简单又偷懒的调整，大幅度提高了生产力。