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时间管理:合理分配和利用时间

时间是最公平的,每天24小时,谁也不会多出一分钟,谁也不会少一秒钟。可是我们看到,有人在这段时间内轻松地做完该做的事,一切顺顺利利;有些人却从早到晚手忙脚乱,做了很多,结果却一团糟,什么也没有做好。

当我们讨论如何合理分配时间时,不得不说:时间既公平,也吝啬。如果不能科学地安排时间,那么它就是流水,悄无声息地从你的指缝流走,不留一丝痕迹。因此拿破仑·希尔说:“利用好时间是非常重要的,如果不能好好地规划一下一天的时间,它们就会白白浪费掉,我们就会一事无成。”

善于利用时间,几乎是所有成功人士的特点,麻省理工学院做过一项调查,发现凡是优秀的经理都能做到精于安排时间,让时间的浪费降低到最低限度。

那么,我们该如何最大限度地利用好时间呢?

第一,应该善于集中时间,不能平均分配时间。

时间是有限的,只有把有限的时间投入到最重要的事情上,拒绝次要的、不必要的事,才有可能发挥最大作用。所以建议大家在遇到一件事时,不妨先问问自己:“这件事必要吗?”如果没有必要,当然不值得浪费时间。

课上,教授将一个装水的敞口瓶放在桌子上,然后从讲台下面翻出一些鹅卵石放进去。当他放完这些不大不小的石头后,看着学生们问:“你们说,这个瓶子是不是满的?”

“是。”学生们异口同声,做出了响亮的回答。

“真的吗?”教授微微笑了笑,又弯下腰从讲台下面拿出一袋碎石子,然后对准瓶口倒下去。他一边倒一边轻轻摇动瓶子,尽量多放进去一些。然后他又问学生们:“这次瓶子是不是满了?”

学生们的回答有些迟疑,其中还有一位学生怯生生地说:“也许没有满。”

“好。”教授像变魔术似的,又从讲台下面拿出一袋沙子。他摇晃着沙子往瓶子里倒,竟然把一袋沙子全部加进去了。这时他又问学生们:“现在你们告诉我,这个瓶子是满的,还是没满?”

“没满。”学生们学乖了,他们不知道教授还会变出什么花招。

“很好!”教授非常肯定地鼓励自己的学生们,然后他果然又从讲台底下拿出一样东西——一大瓶水。教授将水慢慢地倒进装着鹅卵石、碎石子、沙子的瓶子,直到无法再往里面添加一滴了,才停下来。教授环视目不转睛盯着自己的学生们,正色问道:“你们说,这个实验告诉我们什么样的道理?”

一阵沉默后,有位聪明的学生站了起来:“我想,从这个实验中我们应该明白,不管我们的工作多么忙碌,只要挤一挤,还可以挤出时间多做些事。”他认为自己说的不错,因为这节课就是讲的时间管理。

教授微微点点头说:“说得不错,但并不是我想告诉你们的最重要信息。”

学生们听到这里,都瞪大了眼睛,他们想不到还有什么更深奥的意义。教授继续说:“我想说,如果我们不先放进去鹅卵石,以后也许就永远没有机会放它们了。”

时间是可以“挤”出来的,但关键是先放进“大”的,再放进去“细碎”的,这个故事的意义是说明把时间进行合理分配的重要性和关键性。

第二,要善于处理时间。

一般来说,每个人都有两类时间:一类是属于自己支配的,叫自由时间,一类是不能由自己支配的,叫应对时间。两类时间客观存在,应该处理好它们之间的关系。

第三,管理时间,关键在于制订完整、合理的工作计划。

真正会分配时间的人,他们不会把大量时间花费在忙乱的工作中,而是用来拟定计划。规划好今年该做什么?本周该做什么?今天又该做什么?事情的先后顺序如何?所用时间多少?……制定计划会花费时间,也可以节省大量工作时间。

社会发展到今天,时间不够用的现象十分普遍,许多人都在抱怨:“太忙了,根本没有时间!”他们恨不得每天25小时。真的如此吗?难道没有办法让时间“延长”吗?对于这个问题,培根早就做了回答:“合理安排时间,就等于节约时间。”节约了时间,就等于延长了时间。

在我们日常工作,存在着许多浪费时间的陷阱,如果能够发现并拒绝它们,自然会节约出一些时间。比如懒惰,做事拖拖拉拉;再比如会议、电话;还有粗心大意等。这里我推荐几点充分利用时间的办法,希望对大家有所帮助。

·学会在大段时间内工作,防止被零碎事物干扰。可以设定一个工作时段为4~6小时,在这段时间内,你不必重新集中精力,精神头会越来越足,短时间内完成的工作量也会较多。

·工作环境设定时,尽量避免出现干扰。独立而封闭的环境,有助于集中精力,避免他人不必要的打扰。如果你不希望路过门前的人都与你打招呼,最好的办法就是不让他们看见你,否则,哪怕是简单地点头,都会花费时间。而且一旦处理不好,还会惹来人际关系矛盾。

·设定专门接电话时间。自从有了电话,花费在通话上的时间就不断增长,时至今日,只要你愿意,一天到晚都可能有人给你打电话。实际上,多数通话意义不大,纯粹是一种闲聊。即便是业务电话,也有很多内容可以省略。所以设定一段专门时间通话,解决完当天的问题,这会为你节省出不止1小时的时间。

·学会早起工作。做到这一点似乎很难,现代人崇尚夜生活,每天都会很晚才睡,早起显然十分痛苦。但是事实非常残酷,早起工作头脑更清晰,工作进展更顺利。早晨是个安宁的时刻,没有干扰,是反省、制订计划的最佳时刻。

有位记者准备采访著名的参议员赫尔曼·塔尔梅奇先生,参议员的秘书说:“你5点以后可以给他打电话。”记者问,“是上午5点还是下午5点?”秘书说:“早上。参议员先生每天很早开始工作”。

记者将信将疑,隔天早上7点打过去电话,对方真是参议员本人,听上去他神清气爽。

·节约会议时间,确定会议是否必要。如果开会的目的只是为了沟通信息,完全可以简化。计算机科技的发展,为节约会议时间做出巨大贡献。只要在会议前将与会者的意见输入计算机,在会议现场就可以得到来自不同层次的意见,更直观、更真实。

如果会议必须进行,那么就要做到两点:一是准时开会;二是会议完毕立即结束。不要因为等待迟到的人,浪费准时到会人的时间;会议完毕了,让想留下来的人继续探讨,不想留下的人马上离开,去做下一项工作。

“得到时间,就是得到一切。”在合理利用时间时,还有一条信息值得参考:学会偷懒。亨利·福特是世界知名的汽车制造商,他小时候因为偷懒,设计了一种不必下车就可以关大门的装置。当他成为老板后,为了简化工作,还常常进行创新发明,为了减少工人取零件的时间,他发明了输送带;输送带后来成为汽车制造行业的标准配备。后来,他看到工人弯腰靠在装配线上会增加疲劳,还容易发生意外,就把装配线提高了8英寸。这个简单又偷懒的调整,大幅度提高了生产力。

你要记得:

1. 不能平均分配时间,而要学会集中时间,将80%的时间用在20%的重要事情上。

2. 管理时间,一定要制订工作计划。

3. 找出隐藏的时间,每天增加1小时。 LHE6Isyk6hbJfR1DYhJ1jF80Y7Nx9AR81TtaAFXVqeRdYJKzk+Z0/XKY40kFY0lq

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