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电子设备的发展创造了多种快速便捷的沟通方式，在未来它们还会创造得更多。虽然这些沟通方式都十分快捷，易于掌握，但它们并不完全相同。有的适合进行私人沟通，有的更适合商务沟通。有的沟通记录可以进行永久保存，有的则转瞬即逝。在你发送信息、寄电子邮件、在社交网站上发帖、打电话，甚至是与某人面对面交谈之前，花一分钟思考一下，你所选的这种媒介能否很好地传达你的信息，这种做法是非常必要的。
如果要与某人进行沟通，你要做的第一个决定就是到底要不要写下来。虽然写下来好像很方便，但有时打电话或面谈会是更好的选择。为什么谈话比写信更好？有这么几条理由：
首先，比较重要的一点是，比起口头沟通，电子邮件和短信都更容易引起误解。写作时，你无法运用自己的音调和面部表情，表情符号也只是在最普通的情况下才会奏效。在面对面的交谈，甚至是通过电话沟通时，任何一方都能够请对方进行说明，或是停下来重复一下刚才说过的话，这样一来，任何潜在的误解都会被扼杀在萌芽状态。而书面沟通并没有时间进行这样“有来有往”的交谈。而我们越是匆忙，写出来的电子邮件或是发出的信息就越不清晰。
还有一点也很重要，所有书面沟通都是一种记录。在很多情况下，这并不是什么问题。但如果你要说的是非常私人、非常感性的东西，在下笔前你可能会反复思考。在后文中，我们还会讨论更多关于用电子设备写作的基本特性，以及附加风险等问题。现在，你只需要问问自己，如果你写的东西会让其他人看到，你是否能够接受。如果回答是否定的，那么你最好选择打电话，或进行面谈。
另外礼节也是一个需要考虑的因素。如果要说的事比较复杂，那你一定会倾向于躲在文字背后，而不会想去挑起一场很可能不太友好的谈话。但在某些情况下，你真的需要掌握面对面的交流技巧，或者起码能够在电话中与人交谈。对于个人关系，有些比较重要的谈话就需要面谈。如果你能注视着对方的眼睛说“我很抱歉”，通常效果会很好。对你来说，将困难的沟通付诸笔头会更轻松，但如果要想真的解决问题，书面的沟通方式会比口头沟通的方式更加困难。更糟的是，对方会知道你是想对他避而不见，这本身就足以将事情搞得更糟了。在写电子邮件或发短信前停下来思考一下，你想这样写的原因是不是因为可以躲在文字背后，可以不见对方？如果是这样，你就要思考一下：面谈，或哪怕是通过电话交谈，对这段关系来说是不是更好的选择？
在工作中，另一种借着写作逃避的常用方式是“转发邮件”。你会不会有这种感觉，有时你急切地转发邮件，目的只是把一个问题从自己的收件箱扔到别人的收件箱里？你这样做的时候，好像是在做出回应，但你真的是在努力把这件事向着结果推进吗？通常情况下并不是。如果你遇到了这种处于转发当中的电子邮件，事情也并没有向着结果推进，那么你最好拿起电话把问题解决。如果你需要对电话里做出的决定加以确认，则可以使用电子邮件跟进。只是有时通过交谈会比无穷无尽地发邮件更好。
只要遵循以下两步，决定写下来还是说出来就会变得很容易：（1）慢一点；（2）想一想。思考的时候，问问自己写下来是不是解决问题最好的方法。问问自己如果你是对方，会作何感想，你会选择书面交流还是当面交谈。大多数时候，常识和常规礼仪就可以帮助你做出决定。两种方式都尝试一下，你会找到最好的那种。
一旦你决定自己动笔写了，接下来你就要确保选择什么媒介对读者而言比较便利，对内容而言比较合适。
我曾经有一个同事，所有的电子邮件他都通过即时信息回复。这与问题紧不紧迫无关，与问题复不复杂也无关。他就坐在自己的办公桌前，他只是喜欢用即时信息而已，这就是他和别人沟通的方式。事实上，我曾经听到他和另一位同事说自己的工作效率很高。他说使用即时信息马上就能解决问题，这样邮件就不会在收件箱里发霉了。当然，他忽略了一个问题，那就是别人可能无法立刻就回复他，这反而给对方带来了不方便。发电子邮件时，双方都能在自己方便的时候去思考怎样回复。在白天活动的间隙，你可以通过电子邮件和他人交流，只要你愿意，在凌晨3点时你照样可以继续通过邮件和他人交流。我的同事把这个交流的过程挪到了即时通信中，他改变了交流的形式，可能无意之中将自己的时间表强加在了别人身上。
即便我们没有这位前同事这样极端，大多数人也都有自己偏爱的交流方式，并会习惯性地使用它们。有些人发邮件，有些人发短信，有些人打电话。当然偏好并没有错，只是如果你真的想进行有效的交流，那就要考虑自己喜欢的这种交流方式，对方是否觉得方便。对你而言，用社交网站发信息非常轻松，但如果你的朋友不来看，你的信息也送达不到他们那里。可能你喜欢发短信，但你的朋友离开了座位没有带手机，你也找不到他。如果你就是想要找到他，那么在沟通媒介的选择上，你就需要更加灵活。
你还需要确认的是媒介与你所发的信息是否合适。要怎么看合不合适呢？这里有一些考虑的因素：长度、复杂程度、正式程度、读者数量以及持续性。将这些因素综合起来，依据你要说的内容，决定哪种电子沟通的形式最适合。
让我们快速浏览一下电子沟通的几种形式，要记住需要考虑的因素。
即时信息 最适合那些简短、简单的沟通，比如和朋友们闲聊。在工作中，如果需要快速询问或回答问题，这也是一个很好的方式。即时信息适用于简短、不复杂、读者较少的信息传递。如果交流对象有三四个人，情况就会变得很复杂。交流会出现多线交叉，回答会与问题相分离，想要梳理整个讨论过程也会变得非常困难。当你关闭即时信息的窗口或关闭计算机时，文字也会消失。如果你想要将谈话过程永久地记录下来，这种方式就不太合适。尽管即时信息有缓存，大多数用户也不太容易将其恢复。如果你发出的信息是对方之后还会用的，比如说明或某项行动的最终方案等，最好通过短信或电子邮件发给对方。
发短信 是一种非正式的、快捷的方式，可以用来制订或确认计划。在你四处奔走时，也会经常使用它，对于那种在最后一分钟发生变化或是更新信息的情况，这种方式尤为有效。如果你的信息很简短、不复杂，也不正式，短信就是一种很好的媒介。
在发送短信之前，最好能花几分钟将你的想法整合一下。如果在对方回复之前，你发现忘了写东西，又补发了一条。那么对方有可能就再也看不到上一条了，这取决于他用的是哪款手机。速度可能并不永远是最重要的。
与即时信息相似，在人不多、主题不复杂的情况下，短信是非常好用的。我的一个朋友讲了一个关于短信沟通的悲伤的故事：“我有两个朋友，他们相互不认识，也都不看邮箱，所以我想通过发短信来安排大家见面。但每次他们对计划有改动（他们真的改了很多次）都要经过我这里。在最后确定前，我真是翻来覆去地发信息去确认细节！到我们相见的时候，他俩都挺好，只有我觉得既焦虑又委屈。”
这个朋友的故事启发了我，短信沟通的内容经常会变得越来越复杂，使得这种方式不再适用。如果你发现自己正处于这种状况之中，那还是拿起电话来吧。如果你仍然想用书面形式进行沟通，那也应该考虑用电子邮件代替短信。
电子邮件 高效灵活，是一种人们广泛接受的电子沟通方式。它是商业活动中十分重要的部分，也在我们个人生活中扮演着重要的角色。对我们大多数人来说，电子邮件很容易使用。在工作电脑、家用电脑以及移动设备上，我们每天都可以多次查看邮箱。电子邮件适用于写篇幅较长、较为复杂的内容（其实在下一章中，我们会讲到电子邮件越简短，越有利于阅读）。无论是对朋友间非正式的讨论，还是商务上的往来，邮件都很合适。
对于群发来说，电子邮件也很好用。邮件可以分享一些大家都会再次用到的信息，它可以将记录永久地保留下来，每个收件人都可以轻松地找到信息记录。
虽然电子邮件是个很好的选择，但要牢记这条守则：在考虑读者和他们的倾向之前，不要做出决定。有些人的移动设备并不能接收邮件，还有些人抛弃了邮件改用短信。如果你真的想要对方收到信息，你就需要选择找得到对方的媒介。
使用 社交网站 发送信息也是一种选择。这些网站对信息发送大多都有字数限制。如果你能确保目标读者经常浏览这些网站或是关注你，那么对于群发信息来说这是一种绝妙的方法。但要记住，社交网站用户平均的注意力时间是很短暂的，如果你的信息十分复杂，那对你而言使用社交网站就不是一个很好的选择。社交网站适合即时发布通告，但不太适合发布那些需要过脑子的复杂信息。
更需要注意的是社交网站的公共性：所有你发布上去的内容都是公开的、永久的，发出前你要注意这两点。你要知道即使随后撤回了消息，它也不是完全消失了。你的读者都看到了信息，也许还转发了信息。在下一章当中我们会看到，大多数文字都会在某个网页快照上存储下来。如果你不愿意把这条信息某一天被写成标语，挂在卧室的窗户外面，那就不要发到任何社交网站上！