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在明确目标，并与读者建立联系之后，让我们把转盘转到修改这里。为了修改得更加迅速，这里有一张查询清单，涵盖了绝大多数电子写作中会出现的问题：
√ 能不能更精简？
√ 有没有把所有东西都包括进来？
√ 够不够有礼貌？
√ 语气是否合适？
√ 能不能通过刊登测试？
√ 你校对过了吗？
让我们逐条仔细地看一看。
忙碌的读者更喜欢短消息。简短是消息、帖子和博客受到青睐的关键。如果你的同伴很忙，那他就不太可能会去读长邮件，或者说他不太可能全都读完。人们浏览网页时，会更期待看到篇幅较短的内容，社交媒体也会将字数规定在一定的范围之内。即便你在网上“什么都没干”，也会有种时间很宝贵的感觉，会选择跳过那些过长的网页和文字。
当你打完初稿之后，从头到尾看看能否能将内容进行压缩。你需要从读者的角度考虑，他需要的内容你提供了吗？还是说你提供的信息太多了？如果是后一种情况，花点时间删除多余的句子，为读者减少阅读量。
如果你真的需要发一封长邮件，或要在网上发一个长帖，那么可以利用版面设计将很长的段落打碎，并把重点内容标记出来。如果一个人很忙，他可能只会扫读一遍，不会认真去读。版面设计的技巧能使你的文章变得更容易扫读，读者也更能看得进去。
在按下回车键发送前，问问自己：
● 我的信息或帖子够不够简洁？
● 不必要的词有没有全删掉？
● 有没有用版面设计将长的段落打碎，文章是不是变得更好读了？
能删则删。
——乔治·奥威尔，
小说家，散文家
如果你觉得初稿太冗杂，就花几分钟的时间修饰、重写或重新设计一下，文章越高效越好。
电子写作自然是越短越好，但不能遗漏掉重要的信息。速度太快会惹祸：有时我们非常匆忙，忘了向读者传达所有信息。这种疏忽并不符合快速沟通最初的目的，因为你还需要花更多的时间弥补最初的漏洞。
如果你已经通读完了整条信息，接下来就要确保没有遗漏掉重要的内容，或是没有在混乱中将重要的内容误删。另外，你还要确保没有因为过度压缩而使文章难以理解。你发送的信息可以稍长一些，将所有问题讲清楚，但不要发给别人很短但很难理解的信息。
问问你自己：
● 有没有丢掉重要的东西？
● 有没有写得比较模糊的部分需要修改？
如果你的消息不够完整或是不够清晰，改掉它们！
速度提升之后，我们经常会在日常的礼节上有所疏漏。是的，我们很匆忙，但添上“请”和“谢谢”既用不了多长时间，也不会增加多少对方阅读的时间。在电子邮件中使用称呼语也是一个好主意。花一点时间在信件的开头问候一下，可以极大地提升信件的礼貌程度。
电子写作的形式和种类有很多，既有闲聊式的，也有直奔主题式的。商务写作比私人沟通更具目标性。但即便是在商务写作的范畴内，直截了当和粗鲁无礼也是有区别的。花一点时间确保自己的信件有礼有节，并且没有在无意中冒犯别人是很有必要的。
在打初稿的时候，如果你正处于愤怒或失望的情绪中，那么很可能语气会变得粗暴无礼。如果在打字的时候你因为某件事而很生气，请停下来。等自己头脑冷静下来之后再回来写。你可以之后再回来修改，如果你愿意也可以把它彻底丢掉。安全起见，你可以将写好的信息复制到一个文档中，并把邮箱里的删掉，这样可以确保你不会不小心将信息发送出去。
在发送邮件或是在网上发帖之前，问问自己这些问题：
● 我的邮件或帖子是否有礼貌？
● 里面有没有冒犯别人的地方？
● 如果我当时很生气或是很失望，发送邮件前有没有花时间冷静一下？
如果你在邮件里忘记了要有礼貌，那就花些时间加上“请”和“谢谢”。如果你写的东西里有一些冒犯性的、粗暴的或是侮辱性的语言，改掉它们。
在你写信或是发帖时，需要花一点时间看看你的语气是否合适。语气是什么意思呢？简而言之，语气就是写作传达给人的感受或态度。它与词汇、句子长度以及是否遵循语法相关。
怎么看语气是否合适呢？决定语气的因素有两点：文章的内容和你与读者的关系。文章的内容可以很专业，也可以很私人。你是在公司写的还是在家里写的？是商务信件还是纯私人信件？你与读者的关系既可能是工作上的，也可能是私人的。在商务信件中，你的读者是为你工作的人吗？还是工作中的同事？是你的上司吗？还是机构之外的商务伙伴？或者是客户？你的读者是学校的教授吗？还是你孩子的老师？或者是你雇佣的建筑承包商？
所有这些因素都会影响你的语气。让我们从简单的开始。当你给朋友或是家人写信时，语气可以比较放松，可以不太正式。当然，你还是要注意礼貌，不过给这些人写信比较安全，就像你和他们对话一样。
当你在工作中写作，或是进行商务写作时，情况会复杂一些。这时你的语气要更正式一些。如果你在一家公司工作，在语气这一点上最好向同事们学习。有些机构倾向于使用正式的语气，有一些则更随和。如果你负责公司的博客或社交网站，要记得你的读者是客户，不是朋友：当然你可以显得很热情友好，但你也要向对方表示一定的尊重。
我之所以唠叨这一点是因为很多人不明白，也不知道如何在写作时控制自己的语气。根据惠而浦公司（Whirlpool Corp.）全球大学公共关系总监克里斯·艾森博瑞（Chris Aisenbrey）所言：“我们会收到大把学生发来的电子邮件，他们给招聘人员发的信息就像是发给自己朋友们的，想问他们晚上有什么安排。”很显然这些年轻人并不知道自己的语气欠妥，这种失控的行为会影响他们找工作。如果你能够意识到这点，并在寄送邮件前考虑这个问题，就能够避免犯同样的错误。
究竟语气是怎样在写作当中起作用的呢？在看初稿时可以注意以下几点：
句子完整。 在正式写作时，最好能用完整的句子代替省略句。在不那么正式的写作之中，用省略句是没有问题的，只要你能够将意思表达清楚。
选词。 正式的写作要求使用准确的、描述性的词汇代替俚语。举例来说，竞争对手所提的方案应该是“不够完善”，而不是“糟透了”。公司人员的聚会是“令人兴奋”，而不是“酷”。你会“很感谢”得到面试的机会，而不是觉得这个机会“太棒了”。
侮辱性的词汇。 永远不要在与工作、职业相关的沟通中使用侮辱性的词汇。
缩写。 缩写是非常不正式的。在工作中不使用缩写会更安全，除非公司里有其他人也这样做。
表情符号。 在正式写作时，用表情符号代替准确的语言来表达自己的态度是不可取的。在非正式的工作写作中，到处都是这样的表情，在即时通信当中，你也要小心使用表情符号。比如，如果你是在和上司传送文件，他先使用表情符号当然比你先使用更好。
讲到语气，在进行工作写作和职业写作时你需要多想、多判断。请不要给你的上司发邮件问“搞什么呀？？？？”，不要给公司总顾问发笑脸表情，不要问英文教授“你明天有木有空？”如果你信不过自己的判断，你最好选择更正式的那一种，当你更熟悉公司机构、更了解同事们的期待时，再渐渐放松自己的语气。
在理解和控制语气上花时间，是最有价值的。新式的语气检查软件号称能够检查文章，拯救你于尴尬的境地，但其实它还是有问题的。没有任何软件能领会你和上司、客户之间的微妙关系。你最好能学着检查、学着修改自己的语气。最后，你所有的努力都会使你成为更有技巧、更有能力的写手。
在你向全世界发布文章前，问问自己这几个问题：
● 语气是否与内容相配（内容是个人的还是工作的）？
● 语气是否与读者相配？
如果你的语气不适合这个读者或这些内容，改掉它们。
电子写作给人以亲密的感觉：毕竟在写的时候只有你和写作设备，对吗？实际不是这样的。可能它让你觉得很私人化，而且具有实效性，但其实这两点都是错的。要想绝对地安全，你必须假设所有的电子写作都是公开的，是永久性的。如果你无法接受写在电脑上和手机上的东西所有人都能看的话，任何时候都不要写！
希望大家都能理解，我们在工作时写的电子邮件是属于公司的，而且是可以找回的（即便是已经删除了），这可能会给公司和我们自己带来麻烦。基本上所有在网上发布的东西都会有快照留存。即便是匿名发帖，也能通过IP地址跟踪最终被锁定。即时通信的记录功能会将你的聊天记录保存在电脑中，这意味着记录会保存在你的电脑中，也会保存在对方的电脑中。移动电话运营商会保留你的短信“记录”，他们能够根据法院的要求将你实际的短信内容输出来。安全起见，在使用电子设备写作时，你一定要假设写出来的东西能永久保留，如果有人真的想拿到，他们可以做到。用波士顿取证软件互联网安全与隐私顾问理查德·M. 史密斯（Richard M. Smith）的话来讲，“计算机真的十分擅长存储……如果有什么东西你不想泄露，就绝对不要将它转换成任何电子格式。”这一点对任何手机、其他电子设备或是与人沟通的任何电子传播方式都同样适用。
这么说是有点吓人，但在你做出任何不明智的举动前，有一个很简单的方法可以自查。在将你的语句传向网络世界前想象一下，如果它出现在了一份主流的全国性报纸上，你会有什么感受。如果答案是“很尴尬”“很吓人”“太羞愧了”，就不要把文章发出去。在点击回车键发送或发表前修改它，或是将其全部删除。
这类刊登测试还包括“妈妈测试”和“上司测试”。我建议你设想一下最严重的影响会是怎样的：一家主流报纸刊发了你关于同事的一封恶评邮件，你的妈妈刚好看见了你酩酊大醉的状态，或是你的上司在即时信息上看到了你在讨论他。哪种情形对你来说最可怕，就用它来当作坐标，衡量你的电子写作是否妥当，然后相应地修改你的初稿。
在你发送、发表或是提交前，问问自己：
● 如果我刚写的内容被发表在了《纽约时报》的头版上，我会作何感想？
● 如果妈妈读到了我刚写的东西，我会作何感想？
● 如果上司读到了我刚写的东西，我会作何感想？
● 如果未来的雇主读到了我刚写的东西，我会作何感想？
如果你的信息没有通过这项刊登测试，将这些会冒犯到别人的内容删除或改掉是一种很好的保护自己的方式。
在将文字发向浩瀚宇宙前，你还有最后一步，快速校对一遍你的文稿。无论写什么东西，你都应该养成校对的习惯。它花的时间很少，但却可以避免错误和错误造成的损失。
偶尔出现拼写错误并不要紧。但是如果你的拼写错误太多，那么作为一个懒散又马虎的写手，你就要小心了。标点和语法的拼写错误和笔误，在职业沟通和商业沟通中会产生很大的影响。克里斯·艾森博瑞曾说：“正是电子邮件中多到令人发指的拼写错误、语法错误和那些粗糙的想法，构成了写信人的最佳简历。”
粗心造成的失误可不仅仅会损害你的形象，更会曲解你的本意，给对方造成困扰。即便是发短信，也要在点击发送键之前快速地检查一遍。不相信我？当年iPhone 4面世后，人们就开始注意到手机的自动纠错功能有时会让你写出一些十分荒谬的短信，而且发现后为时已晚。有些短信会让人捧腹大笑，而有些又很猥琐。
或许发错信息一般不会造成什么损失，但任何经常发短信的人都知道，这种超高速、超简明的书写方式确实会造成很大的误解。
自动纠正功能并不是唯一的风险来源。在那么小的键盘上快速打字，犯错误是难免的。你打算和人约在下午6点见面？很容易就会打成“下午5点”而没有发现。这会让你和你的朋友都很头痛。在发送前真的需要快速检查一下。如果你不小心未经检查就发出了一条信息，回去看看自己都发了些什么。如果发错了，立即改正错误。
在工作中发电子邮件更加需要检查。当你忙着发送一大批电子邮件时，很容易会进入一种“自动驾驶”的模式，这是很危险的。有一个客户曾经告诉我，她在给一名潜在的客户发邮件时署名成了“爱你的苏珊”。在此之前，她刚刚给自己上大学的儿子发了一封日常邮件，当时还处在“妈妈模式”当中。她的客户觉得很有意思，但你也要知道，在有些情况下事情不会这么愉快地解决。
在你完成初稿前，问问自己：
● 我有没有针对写作中的拼写错误、笔误、用词错误和语法错误进行校对？
改正那些错误吧！
我知道，这些检查和修改听起来很繁杂。现实地来看，有时你没有时间全部做完，有时修改也不是很重要。但总会有更加重要的信息。
要记住，现在有越来越多的商务沟通和社会联系都是通过电子设备实现的，人们通过沟通的方式去衡量一个人。可能你会经常和某人通过邮件进行商务往来，但这个人你从来没有见过面。可能你还会在网络上邂逅一段浪漫情缘。如果你是一个懒散的、抓不住重点的写手，那么你留给别人的第一印象可能就是一个懒散的、抓不住重点的人，这样你很可能会失去订单……或是约会。从另一方面来看，如果你能关注交流的清晰和准确程度，别人对你的第一印象也会好很多。
要养成检查和修改电子文稿的习惯。你对自己写的东西越用心，得到的结果就越好，在修改上花的时间也会越少。如果你能养成检查电子邮件的习惯，检查和修改的速度也会提升。你会对自己常犯的错误很敏感，并且最终不再犯这些错误。经常性地检查修改会让你最终成为一名更好的写作者。
无论未来电子沟通形式如何演进，本章中的方法都将适用。无论你写什么，以什么形式去写，都要注意明确自己的目的，体察读者的需求和关注点，这一点永远都是最关键的。信息需要简明，但更要完整。写作要有礼貌，同时也要注意语气与内容和读者的协调性。电子写作并不会变得私人化，它反而会更加公开化，因此刊登测试对你永远都是有益的。只要人类仍然是不完美的，在写作流程中校对环节就是必要的。无论电子沟通的新世界会为你带来怎样的新事物，现在你都已经准备好掌控它了。