3.3 文本段落格式设置

文本字符格式设置仅仅是针对组成文档的文本字符外观而言，仅能从字符外观来判断内容的变化。为了让文档结构清晰、层次分明，用户还需对文档的段落格式，即一段文档的缩进、间距、对齐方式、大纲级别等进行调整。

3.3.1 段落缩进格式

段落缩进指文本与页面边界之间的距离，通过调整段落缩进可以使文档结构更明确。常见的段落缩进有首行缩进、左缩进、右缩进和悬挂缩进四种方式。

·首行缩进：仅段落首行文本向右缩进至指定字符的位置，其他行不缩进，以作为区分各个段落的标志。

·左（右）缩进：整个段落的所有行的左（右）边界同时向左（右）缩进至指定字符位置。

·悬挂缩进：段落首行除外，其他行向右缩进至指定字符位置。

示例3-6　统一调整员工守则首行缩进2字符

员工守则是公司要求员工遵守的一些条款制度，有助于企业对员工的管理。在编写员工守则时，一般直接在Word文档中输入文本，默认是以左侧边缘对齐录入的，为了使各段落的区分更明显，一般会为段落设置首行缩进2字符。

原始文件 下载资源\实例文件\第3章\原始文件\员工守则.docx

最终文件 下载资源\实例文件\第3章\最终文件\员工守则.docx

步骤01 打开下载资源\实例文件\第3章\原始文件\员工守则.docx，选择需要调整缩进的段落，在“开始”选项卡下单击“段落”组中对话框启动器，如图3-34所示。

步骤02 弹出“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“缩进”选项组中将“特殊格式”设置为“首行缩进”，在“缩进值”文本框中输入“2字符”，如图3-35所示。

步骤03 设置完成后，单击“确定”按钮，返回文档，可以看到所选段落的首行均缩进了2个字符，如图3-36所示，使文档的段落区分更明显。

技巧3-7　减少和增加缩进量

在文档段落编排中，想要快速调整文档段落的缩进量，可以使用Office组件提供的“增加缩进量”或“减少缩进量”按钮来快速调整，每单击一次“增加缩进量”按钮，所选段落就会自动使文档向右缩进1字符，而每单击一次“减少缩进量”按钮，所选段落就会自动对文档向左缩进1字符，如图3-37所示。

技巧3-8　巧用标尺设置段落缩进

在Office组件中除了使用“段落”对话框设置段落缩进外，还可以借助标尺辅助工具中的浮标来轻松更改段落缩进。在标尺中放置了“左缩进”“首行缩进”“悬挂缩进”“右缩进”四个浮标，用户可以拖动标尺中的浮动标记来更改缩进量。如图3-38所示，如果认为该方法调整的段落缩进不精确，可以按住【Alt】键再拖动浮标调整。

3.3.2 段落对齐方式

段落对齐方式是段落内容在文档页面中的横向排列方式，常见的对齐方式有左对齐、右对齐、居中、两端对齐和分散对齐等，如图3-39所示。

·左对齐：将段落文本沿文本编辑页面左侧边缘对齐。

·右对齐：将段落文本沿文本编辑页面右侧边缘对齐。

·居中：以文档编辑页面水平中心为准进行对齐排列。

·两端对齐：以文档编辑页面的两侧边缘为准进行排列。

·分散对齐：以文档编辑页面的两侧边缘为准分散文本进行对齐。

示例3-7　调整来客登记表中文本的对齐方式

来客登记表是用于记录到公司拜访人员信息的表格。为了让来客登记表更整洁美观，用户可以使用“段落”组中提供的对齐方式来调整表格文本对齐方式。

原始文件 下载资源\实例文件\第3章\原始文件\来客登记表.docx

最终文件 下载资源\实例文件\第3章\最终文件\来客登记表.docx

步骤01 打开下载资源\实例文件\第3章\原始文件\来客登记表.docx，选择需要设置段落对齐方式的文本，在“开始”选项卡下“段落”组中单击“分散对齐”按钮，如图3-40所示。

步骤02 此时所选表格中的文本以表格边缘为准进行了分散对齐，如图3-41所示。

技巧3-9　设置跨单元格居中对齐

在Excel 2013的单元格中设置文本对齐时，一般是针对单个单元格来对齐的，若想以多个单元格为基准进行居中对齐，则可以选择要设置对齐方式的单元格区域，打开“设置单元格格式”对话框，在“对齐”选项卡中单击“水平对齐”右侧的下三角按钮，在展开的下拉列表中单击“跨列居中”选项，如图3-42所示，即可设置文本跨多个单元格居中显示。

3.3.3 段间距格式设置

段间距主要指段落与段落之间的距离。为文档设置段间距格式可以轻松调整文本段落之间的位置，让文档内容疏密适度。

示例3-8　调整人事任用制度各段落的间距

人事任用制度是关于用人的行动准则、管理体制的文件。为了使人事任用制度各段落划分更清晰，可以适当调整段前与段后的间距。

原始文件 下载资源\实例文件\第3章\原始文件\人事任用制度.docx

最终文件 下载资源\实例文件\第3章\最终文件\人事任用制度.docx

步骤01 打开下载资源\实例文件\第3章\原始文件\人事任用制度.docx，选择要调整段落间距的段落，如图3-43所示。

步骤02 打开“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡下的“间距”选项组中设置“段前”和“段后”间距均为“0.5行”，如图3-44所示。

步骤03 设置完成后单击“确定”按钮，所选段落的段前和段后间距进行了相应的调整，如图3-45所示。

技巧3-10　调整行距

在Office组件中不仅可以调整字符、段落间距，还可以使用“段落”对话框中的“行距”下拉列表中的选项轻松调整行与行之间的距离。常见的行距有单倍行距、1.5倍行距、2倍行距、最小值、固定值、多倍行距等，如图3-46所示。其中单倍、1.5倍、2倍和多倍行距都是以当前默认行距为准来设置的，最小值是适应行上最大字体的最小行距，固定值则以用户指定的磅值来设置固定行距。除此之外，还可以直接单击“开始”选项卡在“段落”组中的“行和段落间距”下三角按钮，然后在展开的列表中选择要设置的行距和段落间距。

技巧3-11　设置段落的换行和分页

在文档中排版段落时，还可以控制段落的换行和分页，使段落的换行与分页更符合实际需求。要控制段落换行和分页，只需打开“段落”对话框，在“换行和分页”选项卡中勾选合适的分页条件复选框，如图3-47所示，单击“确定”按钮即可。

·孤行控制：用于避免段落的首行出现在页面底端，也可以避免段落的最后一行出现在页面的顶端。

·与下段同页：使所选段落与下一段段落归于同一页。

·段中不分页：使一个段落不被分在两个页面中，保证段落在页面中的完整性。

·段前分页：在所选段落前插入一个强制分页符，保证所选段落将在下一页内显示。

·取消行号：取消所选段落前的行号。

·取消断字：在所选的段落中取消断字。

三组件应用分析

共性

在Office三个组件中，PowerPoint与Word组件相同，都可使用“段落”对话框设置文本段落之间的缩进、间距等。PowerPoint的“段落”对话框仅可以设置段落的对齐方式、缩进和间距，以及中文版式，如图3-48所示，比Word组件的“段落”对话框设置少了段落大纲级别、段落换行和分页控制。

特殊

Excel组件中不能使用“段落”来设置段落格式，因为Excel组件的文本都放置在单元格内，用户若想调整文本前后的缩进间距则可以通过“对齐”选项卡的“缩进”来设置或是通过添加空格来设置，如图3-49所示，而间距则可以通过行高和列宽来调整。