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新建Office文件后，要编辑文件内容，需要掌握以下几种常用基本操作。
·输入文本和符号：可以轻松地在Office文件中添加文本和符号。
·复制与粘贴：在Office文件编辑中复制与粘贴可以节省输入相同内容的输入时间。
·撤销与恢复：可以快速撤销和恢复当前编辑文件的某些操作命令。
·查找和替换：可以快速在文件中查找想要的信息，并以指定的新信息或格式替换文件内容。
Office文件的内容是由文本和符号构成的，想要制作一份Office文件，首先要选择合适的输入法将文本和符号输入到Office文件中。
公司制度条例是为了能合理地管理员工而制定的条例。在制作这类制度条例时，首先选择合适的输入法将条例内容文本和条例项目符号输入到Word文档中。
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最终文件 下载资源\实例文件\第2章\最终文件\公司制度条例.docx
步骤01 启动Word 2013，在新建的空白文档中选择合适的输入法，输入考勤管理制度的内容文本，如图2-34所示。
步骤02 将光标插入点置于要插入符号的位置，切换至“插入”选项卡，在“符号”组单击“符号”按钮，在展开的下拉列表中单击“其他符号”选项，如图2-35所示。
图2-34 输入文本
图2-35 单击“其他符号”选项
步骤03 弹出“符号”对话框，在“符号”选项卡下选择要插入的符号，单击“插入”按钮，如图2-36所示。
步骤04 用相同的方法在其他位置插入符号，得到如图2-37所示的Word文档效果。
图2-36 选择要插入的符号
图2-37 插入符号后的效果
如果需要在文件中反复插入某个符号，通过“符号”对话框插入比较麻烦，用户可以在“符号”对话框中选定符号，单击“快捷键”按钮，在弹出的“自定义键盘”对话框中，为选定的符号设置快捷键，如图2-38所示，单击“关闭”按钮，即可通过快捷键来插入符号。
图2-38 设置常用符号的快捷键
在实际工作中可能会需要在文件中添加计算公式等内容，一般通过输入法无法直接输入复杂的计算公式，如二次公式、二项式定理公式等。想要在文件中添加这类公式，可以使用Office软件提供的“公式”功能，使用预置公式样式或是“公式工具-设计”选项卡的命令来设计公式。用户只需切换至“插入”选项卡，在“符号”组中单击“公式”下侧的下三角按钮，在展开的公式库中选择所需公式，如图2-39所示，即可在文件中插入该公式。
图2-39 在文件中插入公式
在Excel中，若要将上面单元格中的内容复制到下面的单个或多个单元格中，可以通过以下方法来实现。在单元格B5中输入“电器设备”，然后选中单元格区域B5:B10，直接按【Ctrl+D】组合键即可，如图2-40所示。如果要向右输入相同的数据，则选中要复制数据的单元格及其右侧的一个或多个单元格，然后按【Ctrl+R】组合键即可。
图2-40 使用快捷键快速输入相同文本
当Office文件中需要录入的内容已存在于其他或当前Office文件中，用户可以使用复制和粘贴功能将已有内容复制到当前位置，以节省再次逐字录入文本的时间。
公司作息制度是公司对员工的上班、下班及工作时间的规定。在输入公司作息制度时，如果“迟到”与“早退”条例相似，可以通过复制“迟到”条例，然后对该条例内容进行简单的修改，从而快速完成“早退”条例的输入。
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原始文件 下载资源\实例文件\第2章\原始文件\公司作息制度.docx
最终文件 下载资源\实例文件\第2章\最终文件\公司作息制度.docx
步骤01 打开下载资源\实例文件\第2章\原始文件\公司作息制度.docx，选择需要复制的文本并右击，在弹出的快捷菜单中单击“复制”命令，如图2-41所示。
步骤02 右击目标位置，在弹出的快捷菜单中单击“粘贴选项”选项组中的“只保留文本”图标，如图2-42所示，即可将所选文本粘贴到目标位置。
图2-41 单击“复制”命令
图2-42 单击“只保留文本”图标
复制/粘贴命令是Office三大组件中较为常用的操作，它可以将选定的文本以指定的方式粘贴到目标位置。PowerPoint组件中的粘贴选项与Word组件中的粘贴选项类似，但新增了“图片”粘贴方式，如图2-43所示。
Excel组件中的粘贴选项比较多，它不仅包括基本的粘贴选项，还提供粘贴公式、公式和数字格式、数值、转置、无边框、数值和数字格式等选项，如图2-44所示。
图2-43 PowerPoint中的粘贴选项
图2-44 Excel中的粘贴选项
在Office文件中编辑文本时，若想使用文件中现有的文本格式，可以选择包含要应用格式的文本，在“开始”选项卡下“剪贴板”组中单击“格式刷”按钮，如图2-45所示，然后选择待应用该格式的文本，即可将选定的格式应用到该文本上。
图2-45 使用格式刷快速复制格式
在Excel工作簿中，如果想将表格中的列数据转换为行数据，可以使用粘贴选项中的“转置”功能来实现。选择要转置的数据区域，在“剪贴板”组中单击“复制”按钮，然后右击目标单元格，在弹出的快捷菜单中单击“选项性粘贴”中的“转置”命令，如图2-46所示，即可将列单元格内数据转换为行数据。如果想要将行数据转换为列数据，也可使用相同方法实现。
图2-46 转置表格中的数据
想要在拥有大量文本和数据信息的Office文件中快速查找某个字符或替换指定字符，可以使用Office软件提供的“查找和替换”功能提高工作效率。
公司简介是对公司概况、公司发展状况、公司文化、公司主要产品等的简单介绍。想在公司简介文档中更改现有公司名称，可以通过“查找和替换”对话框来快速查找和批量替换。
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步骤01 打开下载资源\实例文件\第2章\原始文件\公司简介.docx，在“开始”选项卡的“编辑”组中单击“查找”右侧的下三角按钮，在展开的下拉列表中单击“高级查找”选项，如图2-47所示。
步骤02 弹出“查找和替换”对话框，在“查找”选项卡的“查找内容”文本框中输入要查找的文本，单击“阅读突出显示”按钮，在展开的下拉列表中单击“全部突出显示”选项，如图2-48所示。
图2-47 单击“高级查找”选项
图2-48 查找指定文本字符
步骤03 此时在文档中以默认的黄色底纹突出显示查找到的公司名称，如图2-49所示。
步骤04 若要批量替换查找到的文本字符，切换至“替换”选项卡，在“替换为”文本框中输入替换为的目标文本字符，单击“全部替换”按钮，如图2-50所示。
图2-49 突出显示查找的文本字符
图2-50 批量替换文本
步骤05 弹出Microsoft Word提示框，提示“全部完成。完成3处替换”，单击“确定”按钮，如图2-51所示。
步骤06 返回文档中，可以看到文档中的“天恒乪宇”全部替换为“劢哲翼宇”，如图2-52所示。
图2-51 Microsoft Word提示框
图2-52 批量替换文本的效果
当用户希望在Office文件中查找包含某个文本的字符，可以使用通配符“*”和“?”来代替要查找文本字符串中不清楚的字符。其中“*”代表一串字符文本，“?”代表一个字符文本。例如，要在数据表格中查找“王”姓员工信息，则可以在“查找和替换”对话框的“查找内容”文本框中输入“王*”，如图2-53所示，单击“查找下一处”按钮来查找。
图2-53 模糊查找内容
当用户希望将Office文件中的某种文本格式快速更改为另一种指定格式时，也可以通过“查找和替换”对话框来批量完成。例如，在Word文档中要查找和替换指定格式，只需打开“查找和替换”对话框，切换至“替换”选项卡，将光标插入点置于“查找内容”文本框或“替换为”文本框，单击“更多”按钮，展开搜索选项，单击“格式”按钮，可以设置要查找和替换的指定格式，如图2-54所示，将文本格式替换为“字体”为“华文细黑”，“字体颜色”为“红色”，设置完成后单击“全部替换”按钮即可轻松替换。
图2-54 批量查找和替换指定的格式
在Office的三个组件中查找和替换功能都是经常使用的操作，可以借助“查找和替换”功能快速查找和替换指定字符、格式等，在查找和替换时可以设置区分大小写、全字匹配、区分全/半角等形式。如图2-55所示为PowerPoint组件中的“替换”对话框。
在Word组件中查找文本字符时，除了可以使用“查找和替换”对话框外，还可以使用“导航”窗格，在该窗格的搜索框中输入待查找的文本，将自动在文档中突出显示所有查找到的文本，如图2-56所示。
图2-55 PowerPoint中的“替换”对话框
图2-56 Word中“导航”窗格查找