2.2 Office文件的保存

创建的Office文件仅仅为用户编写文件内容提供了编写区域，当用户想将编写的文件内容保留下来，则需对Office文件进行保存。保存Office文件有两种形式：一是直接保存，首次保存或直接以覆盖的形式保存时会用到；二是以备份方式保存。

2.2.1 文件的直接保存

想要将Office软件中编写的内容保留下来，需将正在编辑的Office文件以特定的名称保存在指定的磁盘空间中，可以使用Office软件提供的保存功能来实现。

示例2-4　保存新建的文件

一般在新建文件后，用户应先执行保存操作，为当前文件指定文件名和文件保存位置，方便日后查看。

原始文件 无

最终文件 下载资源\实例文件\第2章\最终文件\销售报表.docx

步骤01 启动Word 2013，并根据样本模板中的“报表设计”新建Word文档，若要保存该文档，单击“文件”按钮，在弹出的菜单中单击“保存”命令，如图2-12所示。

步骤02 首次保存将自动转到“另存为”选项面板，单击“浏览”按钮，根据需要选择当前文件需要保存到的目标文件夹，如图2-13所示。

提示

在首次保存文件时，用户还可以单击快速访问工具栏中的“保存”按钮，或按【Ctrl+S】组合键调出“另存为”对话框，设置文件保存的名称、类型及保存位置。

步骤03 在“文件名”文本框中输入文件名称，如“销售报表”，在“保存类型”下拉列表中选择文件保存的类型，单击“保存”按钮，如图2-14所示。

步骤04 此时当前文档被重命名为“销售报表”，如图2-15所示，说明文档已按指定的名称保存至指定的磁盘位置了。

技巧2-3　更改文件自动保存时间和路径

Office 2013软件为用户提供了自动保存功能，可以定时将当前编辑的文件保存到默认文件位置，避免在断电等突发情况时未能及时保存文件而导致文件丢失。单击“文件”按钮，在弹出的菜单中单击“选项”命令，在弹出的“Word选项”对话框的“保存”选项卡的“保存文档”选项组中设置保存自动恢复信息时间间隔、自动恢复文件位置、默认文件位置等信息，如图2-16所示，单击“确定”按钮后即可轻松更改文件自动保存时间和路径。

2.2.2 以备份形式保存

如果用户希望将当前编辑的文件以备份形式保存至其他位置，使用“保存”命令是不能实现的，此时需使用“另存为”命令调出“另存为”对话框，设置待备份文件的名称和保存位置。

示例2-5　将备份文件保存至其他路径

假设用户希望在使用Excel 2013编辑3月工资表时，将其备份至其他文件夹中，则可以使用“另存为”命令调出“另存为”对话框来设置。

原始文件 下载资源\实例文件\第2章\原始文件\3月工资表.xlsx

最终文件 下载资源\实例文件\第2章\最终文件\3月工资表.xlsx

步骤01 打开下载资源\实例文件\第2章\原始文件\3月工资表.xlsx，单击“文件”按钮，在弹出的菜单中单击“另存为”命令，如图2-17所示。

步骤02 弹出“另存为”对话框，选择保存文件的目标文件夹，并根据需要输入文件名，如图2-18所示。

步骤03 单击“保存”按钮，打开目标文件夹，可以在其中看到以备份方式保存的文件，如图2-19所示。

技巧2-4　将文件中的图片压缩后再保存

一般包含图片的Office文件都会占用较大的磁盘空间，若想减小Office文件的大小，可以将图片压缩后再保存。比如在Word中，我们需要将文档中的图片进行压缩，可以选中图片，切换到“图片工具-格式”选项卡，在“调整”组中单击“压缩图片”选项，然后在弹出的“压缩图片”对话框中勾选“删除图片的裁剪区域”复选框，在“目标输出”组中选择“打印（220ppi）”选项，然后单击“确定”按钮即可，如图2-20所示。

三组件应用分析

共性

PowerPoint、Excel与Word三个组件的首次保存与以备份方式保存文件的方法相同，都是调用“另存为”对话框为文件指定路径和文件名。如图2-21所示为Word组件的“另存为”对话框，图2-22所示为PowerPoint组件的“另存为”对话框。