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1.4 Excel文件的打印

Excel建立的工作表文件都是可以打印的,但往往需要经过设置才可以得到满意的打印效果,本节就介绍一些打印Excel文件的方法。

1.4.1 设置工作表的页眉与页脚

设置打印工作表的页眉与页脚可以使工作表更加美观与实用。Excel 2016提供了多种页眉和页脚样式,用户可以根据需要在“页眉和页脚元素”组中选择要添加到页眉和页脚的内容。

原始文件: 下载资源\实例文件\第1章\原始文件\员工培训安排表.xlsx

最终文件: 下载资源\实例文件\第1章\最终文件\设置工作表的页眉和页脚.xlsx

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步骤01 插入页眉和页脚。 打开原始文件,在“插入”选项卡下单击“文本”组中的“页眉和页脚”按钮,如下图所示。

步骤02 查看插入的页眉。 此时即可看到显示的页眉编辑区,光标在页眉编辑区的中间闪烁,如下图所示。

步骤03 选择合适的页眉预设样式。 ①切换至“页眉和页脚工具-设计”选项卡,单击“页眉”按钮,②在展开的列表中可选择合适的页眉预设选项,如下图所示。

步骤04 查看添加页眉后的效果。 选择后即可看到插入页眉后的效果,如下图所示。

步骤05 选择要添加页脚的位置。 ①在要添加页脚的位置单击,②单击“页眉和页脚元素”组中的“当前日期”按钮,如下图所示。

步骤06 查看添加页脚后的效果。 单击表格中的任意单元格,可以看到在单击的位置处插入当前日期后的效果,如下图所示。

知识补充

Excel 2016的页面布局视图中,页眉和页脚被分为左、中、右3个部分,用户可根据要添加的页眉和页脚的位置,选择左、中、右的3个文本框。

1.4.2 设置打印区域和页边距

默认情况下,Excel会打印全部的工作表,而有时用户并不需要将工作表全部打印出来,而只需要打印其中的一部分,这时就需要设置打印区域。通过设置页边距,可以调整数据表格和纸张页边之间的距离,使页面更加美观。页边距包括上、下、左、右四个边以及页眉和页脚。

原始文件: 下载资源\实例文件\第1章\原始文件\员工培训安排表1.xlsx

最终文件: 下载资源\实例文件\第1章\最终文件\设置打印区域和页边距.xlsx

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步骤01 设置打印区域。 打开原始文件,①选择单元格区域A1:F17,切换至“页面布局”选项卡,②单击“打印区域”按钮,③在展开的列表中单击“设置打印区域”选项,如下图所示。

步骤02 显示设置打印区域后的效果。 此时在单元格区域四周显示灰色线条,如下图所示,表示打印区域。

知识补充

设置打印区域后,也可以将打印区域取消。切换至“页面布局”选项卡,单击“打印区域”下三角按钮,在展开的下拉列表中选择“取消打印区域”选项即可。

步骤03 设置页边距。 ①切换至“页面布局”选项卡,单击“页边距”按钮,②在展开的列表中选择合适的页边距样式,如右图所示。

知识补充

若需要自定义页边距的大小,可单击“页边距”下三角按钮,在展开的下拉列表中单击“自定义边距”选项,弹出“页面设置”对话框,在“页边距”选项卡下输入要定义的大小即可。

1.4.3 打印预览

打印工作表之前可以应用打印预览功能查看打印效果,调整打印的格式,从而使打印出来的文件更理想、更美观。

原始文件: 下载资源\实例文件\第1章\原始文件\员工培训安排表2.xlsx

最终文件:

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步骤01 启动对话框启动器。 打开原始文件,切换至“页面布局”选项卡,单击“页面设置”组中的对话框启动器,如下图所示。

步骤02 单击“打印预览”按钮。 弹出“页面设置”对话框,在下方单击“打印预览”按钮,如下图所示。

步骤03 打印预览。 此时在选项面板右侧可以看到打印预览的效果,如右图所示。

知识补充

查看打印预览效果后,若要再次对页面进行设置,可单击选项面板下方的“页面设置”选项链接。

知识补充

要使表格在页面中居中显示,打开“页面设置”对话框,在“页边距”选项卡下勾选“水平”和“垂直”复选框即可。

1.4.4 打印文件

预览工作表并对工作表进行设置后,就可以打印文件了。在打印之前可以对文件再次进行调整,以使打印内容与页面协调。

原始文件: 下载资源\实例文件\第1章\原始文件\员工培训安排表3.xlsx

最终文件: 下载资源\实例文件\第1章\最终文件\打印文件.xlsx

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步骤01 单击“文件”按钮。 打开原始文件,单击“文件”按钮,如下图所示。

步骤02 单击“打印”命令。 在弹出的视图菜单中单击“打印”命令,如下图所示,切换到“打印”面板。

步骤03 设置纸张大小。 ①单击“A4”右侧的下三角按钮,②在展开的列表中选择合适的纸张大小,如下图所示。

步骤04 设置页边距。 ①单击“自定义边距”按钮,②在展开的列表选择合适的边距,如下图所示。

步骤05 打印预览。 调整完毕后可在预览窗口中看到调整后的效果,如下图所示。

步骤06 设置打印机和打印份数。 ①选择打印机,②设置打印份数,③单击“打印”按钮,如下图所示,即可打印文件。 9XSSJNw8M6C8p3WkHfWNbjCRKQQW+V32/7DrEOkbUXSNLmK0gbM9SkNycRwDchJ4



专家支招

1 打印批注

默认情况下,打印Excel工作表中的内容时是不会打印批注的,如果要求在打印的工作表上显示批注,就需要在“页面设置”对话框中进行设置。

切换至“页面布局”选项卡,单击“页面设置”组中的对话框启动器。弹出“页面设置”对话框,切换至“工作表”选项卡,单击“批注”右侧的下三角按钮,在展开的下拉列表中选择合适的选项,单击“打印预览”按钮即可查看效果,如下图所示。

2 每页打印出标题行

当一份表格有多页内容时,在每页都打印出标题行有利于查看内容。打印时可通过手动设置在每页都打印出标题行。

切换至“页面布局”选项卡,单击“打印标题”按钮,在弹出的“页面设置”对话框中设置顶端标题行或左端标题列区域即可,如下图所示。

3 某些行和列打印到了错误的页面上的处理方法

列宽、行高、页边距和分页符决定了可以打印在一页中的行数和列数,用户可以用以下4种方法进行调整。

(1)缩小页边距:如果某些行或列将打印到下一页上,可以减小“上”“下”“左”“右”页边距。

(2)调整分页符:用户可以在打印文档前移动分页符,即在“视图”选项卡下的“工作簿视图”组中单击“分页预览”按钮,此时Excel用蓝色的粗线显示手动分页符,而自动分页符显示为虚线,用户可以用鼠标拖动调整手动分页符的位置。

(3)设置工作表按一页宽度打印:如果用户需要使工作表只有一页宽,而不考虑页数,可以将其限制为一页的宽度。

(4)更改纸张方向:如果需要在同一页中打印多列,可将纸张方向改为横向。 9XSSJNw8M6C8p3WkHfWNbjCRKQQW+V32/7DrEOkbUXSNLmK0gbM9SkNycRwDchJ4

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