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日程管理本:不可或缺的工作生活小秘书

[桃子同学]

优酷手帐视频教程达人,欧美风、日系风随心情切换,文具中毒症十级患者。

从小学开始玩手帐,今后还会继续玩下去。

豆瓣:peach baby,新浪微博及优酷频道:peach baby桃子同学

我很喜欢列各种list:to do list, shopping list, wish list等,喜欢把梦想可视化,实实在在写在纸上。这还不够,我还会把大事细化成很多小的部分,然后把小部分落实到每个时间点。我觉得梦想只有这样落实下去才会有实现的一天,否则只会年复一年地出现在自己的新年愿望里。

在看了很多日本的手帐书和GTD(Getting Things Done)时间管理类的书以后,我对用手帐进行时间管理产生了浓厚的兴趣,一直在尝试找出适合自己的管理方法。

日程手帐本太重,我是不会随身携带的,而且我在路上用到本子的机会其实很少。我会在公司准备专门的工作日程本,家里会放生活日程本,把工作和生活、理想等内容完全分开。如果在路上有临时要记的东西,我会先用手机截图或者记在手机记事本里,之后再总结到本子上。

定页本和活页本我都尝试过,最后觉得定页本不太适合我,我经常因为要添加很多内容而不停在本子后面加便笺纸,直到本子厚到快合不上。所以活页的日程本更加适合我。

下面来具体看看我的生活日程手帐的各部分功能吧!

TOPIC 1 新一年的目标

这里我会写七八条新的一年想要努力完成的目标或愿望。这一页我会放在本子的最开始,让自己经常看到,激励自己朝目标努力。经过几年的实践,我发现真的要时常翻看目标,才能有效地提醒自己,不停朝更高的地方迈进,否则目标很可能就成了空谈。通常一年结束后回看,我都能完成清单上百分之七八十的目标。这时候我会有满满的成就感。

我通常会提前装饰好下一周的手帐。到使用的时候,只要添加文字内容就好,节省时间。看过很多分颜色管理日程的方法,但对我来说,那样比较麻烦,也不是很实用,所以一直没坚持下来。我记日程一般用黑色笔,很重要的事会用彩色笔来写。我会经常查看我的日程本,无论在公司或是在家,我做事的时候,日程本都会摊开放在旁边,所以就算没有用醒目的标记标明一件事,我也绝对不会看不到的。当然,分颜色规划其实是一种特别好的、可以提高效率的方法,如果你感兴趣,建议去尝试一下。

TOPIC 2 List页

List页对我这个列清单狂人来说自然必不可少。这里我会列上wish list,写上想买的东西。这个清单我分为平价版和奢侈版。平价版就是最近比较想购入的一些日常小东西,买完一项会在后面打钩。而奢侈版可能是一些电子产品、包包之类价格比较高的。我会在努力一段时间后选择其中一项作为奖励,送给自己。

这两个单子前面我还有一个特殊的list,叫做“买前须知”,写着一些我买东西容易犯的毛病,比如为了凑免邮而买很多没用的东西之类,一共有十几条给自己的消费建议。每次买东西前我都要看一下,提醒自己(笑)。

我的“买前须知”。

TOPIC 3 月计划

日程本的月计划更多的是记一些重要事情的时间,如和朋友的约会、同学生日等,还会记录如哪天换了新的隐形眼镜、哪天请假休息等信息,之后查阅起来很方便。另外我会在左边竖栏写下本月最重要的几项to do,方便之后把事情分配到各周中。

TOPIC 4 周计划

周计划页我比较喜欢使用一周两页的页面。像前面所说,我会提前把下一周的页面简单装饰好,写的时候就很少增加装饰了,以效率为主。

每周开头的空白栏,我会写上这一周最重要的几项to do,然后会把每件事分配到天。每日的计划栏我会写得比较细。只要是需要做、我又容易忘的事情,都会写进去,比如办银行卡、寄快递、写文章、买东西等。

我还会把年计划里的目标落实成每月要做的事,然后分配到每周,再到每天。这样一天天虽以龟速却实实在在地为目标努力着,这种感觉很好,这样的目标管理方法对我也特别有效。

好啦,我的日程本大致就是这些分类,以效率为主,装饰为辅(虽然也没少在装饰上花心思)。

[阿怪]

文具控论坛DIY版块版主,十年活页手帐达人,纸品收集癖,脑袋里充满奇思妙想且动手能力超强的水瓶座怪咖设计师,喜欢把平面的手帐全方位立体化。

新浪微博:阿怪_笑姐养成计划中

淘宝铺子:阿怪杂杂-手工本册

微信公众号:阿怪杂杂手工本册

其实多年前我养成图文并茂写每日记录这个习惯的时候,压根就不知道手帐是什么。对于我来说,这样的形式只是为了将无形的时间留在有形的媒介上。初入职场时,我被公司训练得每天早晨必须先规划当日工作,为了让工作笔记不那么枯燥,我就发扬自己“不走正常路”的风格,用各种纸品剪贴或者涂鸦的方式,将本子上工作记录以外的地方填满。

随着这几年手帐文化在国内快速发展,我开始知道年计划、月计划、周计划、日计划、GTD等名词,也在微博上认识了很多玩手帐的同好。看得多了,我慢慢养成了自己的手帐使用习惯。

TOPIC 1 关于月计划这件小事

目前对我来说,最实用的时间规划还是每天早晨的工作罗列和每月的月计划。因为自己“不走正常路”的怪癖,月计划这件小事,就被我折腾出了各种“不正常的玩法”。

花样叠出的月计划。

TOPIC 2 不走寻常路的工作日程本

回忆一下,我好像从来没好好用过有时间轴或者每天一页的那种日程本,一是个性使然,我不怎么喜欢在别人规定好的条条框框内发挥;二是工作性质,使我更倾向于选择没有限制的全空白内页。我工作用的本子是一个自制的超大规格活页笔记本,大到一张A4纸打三个孔就可以直接放到本子里。为什么设计成这样的尺寸呢?因为我懒。

工作日程本第一页,左边是收纳袋,右边是月计划表格。

A4纸是办公室里最常见的,有什么重要资料随便找张纸写下,然后打个孔就可以收纳了,用不着每次都把纸裁成本子能容纳的大小。

把表格打印在A4纸上,打三个孔,就能放到本子里了。

@BeSteve微博分享过一篇由时间管理达人sillipat所写的文章,名叫《To Do Board制作和使用指南》,我从中学到了用便笺做To Do Board的小窍门,现在分享给大家。

Step1:用类似明信片厚度的纸,裁成长长的一条,将一端切开。

Step2:中间空开1-2mm,用纸胶带粘起来。

Step3:根据自己的爱好简单装饰。

Step4:用回形针或小夹子将长纸条固定在页面上。

Step5:将写着待办事项的便笺贴在长纸条上,完成!

这种To Do Board方便灵活,一件事完成后,就可以把便笺条移到后面,或者干脆贴到别的本子上。长纸条可以翻开,不会影响查看纸上的内容。

这种日程安排法对我很有帮助。我做了两条,一长一短,根据每天事情的多少交替使用。 C61umYmlvxlel4ecJPreN2c70FfXGPRFxAemKBRLlOOAonbRPJVtFJWxhi7YSypx

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