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党政机关的公文种类主要有15种，分别是：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
税务机关的公文种类主要有13种，分别是：命令（令）、决议、决定、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。
文种是公文的重要组成部分，用以简要表明公文的性质、用途与制发机关的职权范围，规范公文的结构、格式与语言的运用。正确选用文种，对于维护党政机关工作的严肃性、有效性，保证受文者准确理解发文者的意图，充分发挥公文作用具有重要意义。不用、错用、生造文种，都将给工作带来不利影响。
应根据行文目的、行文方向、隶属关系和职权范围，在规定的文种中正确选择文种。具体来说：
（1）按照文种的使用对象在规定范围内正确选用文种。税务机关必须在《全国税务机关公文处理办法》规定的13个文种范围内选用。
（2）依据行文方向选用文种。文件制发机关与受文机关的上级、平级、下级关系，决定了文种的选用。向上级机关请示、汇报工作或对重要问题提出建议时用“请示”“报告”或“意见”；同平级机关或不相隶属机关之间商洽工作，请求批准有关事项用“函”；向下级机关行文种类较多，通常用“通知”“批复”“通报”“决定”等。
（3）依据制发机关的职权范围选用文种。制发公文时，制发机关必须根据职权范围准确选用文种，若超越发文者法定权限选用文种，属越权行为，文件也就失去了效力。比如，行政机关中只有国务院和各级人民政府才能以“议案”这一文种报请人大审议各类法律、法规和规章，而各部委和各级政府主管部门则没有使用“议案”这一文种的职权；公报的使用层级较高，税务机关一般也不用。
（4）依据行文目的选用文种。文种选用不当，会影响公文的有效运转，达不到应有的目的。如强制性的规定事项用“函”这一文种，就不会引起受文者的重视。如用“报告”向上级机关请求指示或批准有关事项，上级机关可以不予答复，就不能达到请求上级批示和予以答复的目的。因此，向上级机关请求指示或批准有关事项，应当用“请示”文种。
（5）依据来文单位的隶属关系选用文种。比如，对有隶属关系的下级税务机关来文请示有关事项，行文时，可以对来文单位直接答复，使用“批复”文种；对没有隶属关系的平级单位或其他单位来文请示批准有关涉税事项，行文时，则不能使用“批复”文种，而应当采用“通知”或其他文种行文。
（6）按照公文内容的差异正确选用文种。如通过会议作出有关某一重要事项的决策时，是用“决议”文种还是用“决定”文种？这就需要综合分析，慎重选用，从公文内容上进行分析判断。如果公文的内容涉及面比较广泛、全面，是全方位并带有指导性的，应选用“决议”文种；如果公文内容集中、直接、具体，针对性较强并带有指导性的，则应选用“决定”文种。
（7）按照约定俗成的文种使用习惯、做法选用文种。如税务机关表彰某些集体和个人，可以使用“决定”“通报”这两个文种。到底选用哪个文种？应着眼于对象的性质、种类、级别、公示范围及社会影响度等具体情况，同时结合长期以来本机关、本系统、本单位文种使用的习惯恰当地选用相应的文种。如用于命名性表彰，表彰事迹比较突出、在全国税务系统内有较大贡献和影响，能在更大范围内起到教育和引导作用的先进集体和个人，选用“决定”这个文种；表彰一般性典型，表彰某一具体税收工作、人物或业务性质的工作，则用“通报”文种。“通报”制发层级较低，越是基层单位应用越广。
正确使用公文文种，是公文处理中应当把握的首要环节，文种使用错误将导致公文失去法定效力，或达不到行文的目的和效果。公文处理中应注意避免以下常见错误：
（1）缺少文种。公文无标题或者公文标题中缺少文种要素。
（2）使用非法定文种。不选用法规中规定的文种，而使用总结、情况通报、任免通知、总结报告、要点、方案、计划、安排、纲要、规划、建议、汇报等文种，有时甚至把批转、转发也拿来当文种使用。
（3）文种重叠。如请示报告、意见报告、请示函等；又如转发通知类公文，因转发环节多，出现“通知的通知的通知”。
（4）文种作为公文标题。如将函、通知（会议通知或培训通知）、请示、报告等作为公文标题。
（5）文种混用。主要表现为请示报告不分、决定与决议相混、决议和会议纪要等同、公告与通告乱用等。
（6）同类公文先后使用不同文种。
（7）错用文种。如请示当函用，平行机关行文时应该用函请求批准的却错误使用了请示文种；拿报告当请示用。
适用范围：用于依照有关法律、行政法规发布税务规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员。发布税务规章，应当按照税务规章制定程序进行。
主要特点：一是权威性。命令（令）的发布机关必须具有一定的权威性，使用权限受到严格限制，限定在行政机关及其法定代表，其他单位和个人不能发布命令（令）。二是强制性。命令（令）发布后在适用范围内需要遵照执行，“令行禁止”。三是严肃性。“慎乃出令，令出准行”，使用审慎，不轻易发布。
命令（令）格式是一种特殊的公文格式，其发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，使用红色小标宋字体。
命令（令）以机关名义发出，连续编流水号。国家税务总局令不分年份，不分领导任期，按上年序号编排，统一编排大流水号，为“国家税务总局令”“第××号”。发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。
命令（令）的签署位于正文文末的右下方，写明发令单位主要负责人的职务及姓名，注明成文日期，不加盖机关印章。单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布；联合发布的命令，应先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐，每行只编排一个机关的签发人职务、签名章，签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
以国家税务总局令发布的，在全国范围内对征纳双方具有普遍约束力的税务部门规章，必须按税务规章制定程序进行。具体程序如下：
（1）税务部门规章起草完成后，由政策法规部门进行审查；
（2）经局务会议集体审议通过；
（3）由局长签署《国家税务总局令》公布；
（4）在《国家税务总局公报》或者《国务院公报》和有关新闻媒体刊播；
（5）一般自公布之日起30日后施行；
（6）自发布后30日内向国务院备案。
命令（令）公文担负着统一、指导、规范受文者行为的任务，对语言的准确性有着特殊的要求，写法力求简明、准确、鲜明、庄重。发布令由三部分组成：
发文机关标志：由“国家税务总局”名称加“令”构成。
正文：较简短，由发布对象、发布依据和发布决定三部分组成。发布对象，说明发布的规章的全称，一般写于令的文首。发布依据，说明被发布的规章通过、批准的机关或会议，写在该规章之后。在发布令中，应注明“经国家税务总局第××次局务会议通过”。发布决定，说明发布规章的实施日期。
落款：国家税务总局局长签名章，落款下注明成文日期。
宣布施行重大强制性行政措施的“行政令”和嘉奖有关单位及人员的“嘉奖令”也是命令（令）这一文种的适用范围，但这类公文常见于国务院和地方各级人民政府的公文中，在税务机关的公文中鲜有使用。
“令”适用于依照有关法律、行政法规发布税务规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员，使用层级较高。税务系统使用“令”的情况目前只有国家税务总局发布税务规章时采用，省税务机关不适用“令”这一文种。
适用范围：用于会议讨论通过的重大决策事项。
主要特点：一是制发程序上的规范性。决议的形成，按照一定的组织程序，其所要贯彻的决策事项，必须经过集体讨论和表决通过后形成，并以会议名义发布。二是内容上的针对性。决议的内容主要是针对某一重要工作或重大事项。三是效力上的权威性。决议是用于统一组织、个人的思想和行为的号令与准绳，一经发布，就要坚决执行，对组织和个人有很强的约束力和强制性。四是适用对象上的普遍性。决议一经作出，就适用于所属的每一个组织、团体、个人。五是思想上的指导性。决议提出的要求、通过的观点和对事物的评价具有指导意义。六是时效上的长期性。决议具有战略性，不能朝令夕改，其作用往往具有相对的长期性和稳定性。
适用范围：用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定属下行文。
主要特点：一是适用范围广泛。决定适用于党和国家的各级组织和领导机关。二是使用方式比较灵活。从应用范围看，决定既可以对事，又可以对人；从内容上看，既可以用于解决重大的方针、政策、决策、部署等问题，又可以用于处理具体的人和事。三是具有极强的约束力。决定一旦作出，有关组织和个人必须遵照执行，不能轻易改变。
决定的正文一般由决定依据、决定事项和执行要求三部分组成。决定依据应写明发布决定的原因、目的、根据、背景或意义。决定事项要写明决定的具体内容，包括对决定事项确定的原则，作出的规定和安排，提出的明确意见等。执行要求一般用于提出希望或号召，是对决定事项的强调或补充，有的决定不单写执行要求部分而将其内容列入决定事项之中。
拟写决定必须做到三点：一是要掌握政策，把握现实，抓住问题的实质和焦点，作出切合实际的判断和决策。二是要根据不同类型的决定，恰当地运用适宜的结构形式。三是要行文简练、详略得当、语气肯定、用语准确。
根据《行政机关公务员处分条例》的规定，处分决定的正文应当包括：被处分人员的姓名、职务、级别、工作单位等基本情况；经查证的违法违纪事实；处分的种类和依据；不服处分决定的申诉途径和期限。解除处分决定的正文包括：被处分人员的姓名、职务、级别、工作单位等基本情况；经查证的违法违纪事实；原处分的种类，受处分期间的表现情况，解除处分的依据。
这两个文种同属指令性公文，适用于下行文。
两者不同点主要表现在：在使用权限方面，命令（令）在公布行政法规和规章，宣布施行重大强制行政措施时，要严格按照《宪法》规定的权限使用，决定则可较普遍地使用；在适用方面，命令（令）涉及的是特定的具体事务，决定则既涉及这类事务，也涉及一部分非特定的、具有普遍性的、反复发生的事务；在表达方面，命令（令）高度简洁，只表达作者的意志和要求，决定则既表达意志、要求，又阐述一定道理，交代执行方面的要求，指明界定有关事务的标准等。
这两个文种均属决策性公文，都是一级组织机关对某些重大问题的处理或重要工作事项所作出的决策规定性的意见或措施、要求；决策均出自于各级领导机关，并要求下级予以贯彻执行；都是下行文。
两者不同点主要表现在：决议的内容必须经过会议集体讨论并表决通过，而决定则不一定，有的决定经过会议集体讨论通过，有的则是由行文机关直接作出；决议一般由党的组织使用而行政机关不使用，而决定则可以通用。
适用范围：用于向国内外宣布重要事项或者法定事项（注：2017年2月24日修订并以国家税务总局令第41号公布的《税收规范性文件制定管理办法》规定，税收规范性文件应当以公告形式发布；未以公告形式发布的，不得作为税务机关执法依据）。公告应当公开发布，与其他公文相比，没有秘密等级、紧急程度、主送机关、抄送机关。
主要特点：一是发文机关的特定性。公告仅限于国家权力机关、行政机关，以及被授权的部门适用。二是内容的庄重性。公告所宣布的事项都是有关重大的、国内外关注的事项，体现国家及其权力机关的威严，它的使用还要考虑到在国内外可能产生的政治影响。三是告知范围的广泛性。公告面向国内外。四是传播的公开性。主要通过报纸、广播、电视、网络等新闻媒体发布。
公告一般由发文机关标志、字号、标题、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附件、分送范围、印发机关、印发日期等部分组成。
（1）发文机关标志：国家税务总局公告、×××省国家税务局（地方税务局）公告，套红头。
（2）字号：按签发日期所属年度进行编号，具体为：××年第××号。
（3）标题：×××局关于发布《×××》的公告，×××局关于×××的公告。
（4）正文分两种模式：
发布“办法”“规定”“规程”“规则”和税收协定文本的，正文分两部分：第一部分是开头，说明公告的缘由和形成过程，现予以发布，并有“特此公告”字样。第二部分是具体的“办法”“规定”“规程”“规则”和税收协定文件。
发布其他税收规范性文件的，正文分三部分，第一部分是开头，说明公告的缘由和依据，并有“现对×××事项（问题、要求等）公告如下”字样。第二部分为公告决定事项。第三部分为结束语“特此公告。”
公告的内容一般为征纳双方应当遵守的事项。文中同时含有税务机关内部管理事项和征纳双方应当遵守事项的，应当分别行文；难以分别行文的，应当以公告形式发布。公告中不得含有国家秘密事项，不得在公告及其政策解读稿中引用涉密文件和不予公开、依申请公开文件。
拟写公告，应当做到内容具体、明确，内在逻辑严密，语言规范、简洁、准确，具有可操作性。
国家税务总局公告（或其他文件）引用国家税务总局其他公告的，应注明公告标题和文号，如：《国家税务总局关于×××的公告》（国家税务总局公告××年第××号）。
（5）附件说明：注明附件的标题。公告所发布的“办法”“规定”“规程”“规则”和税收协定文本，作为正文，不作为附件，不在“附件说明”中注明标题。
（6）发文机关署名、成文日期及印章：发文机关署名为发文机关全称或规范化简称；成文日期为局领导签发的日期；税务机关与其他机关联合发布公告，成文日期为最后一位领导签发的日期。在发文机关署名和成文日期上加盖发文机关印章；联合公告的，同时套印其他机关印章。
（7）附件：公告正文所附的其他材料。
（8）分送范围：国家税务总局公告的分送范围为各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局、地方税务局。分送范围排在版记中。
（9）印发机关和印发日期也是公告版记的内容，印发机关为×××局办公厅（室），印发日期为实际印制的日期。
公告制发程序，应按照《税收规范性文件制定管理办法》规定执行。主办部门所草拟的公告涉及其他部门工作职责的应当履行会签程序。按照规定应当进行公平竞争审查的，主办部门应当进行审查，并向法规部门提供相关审查材料。所有公告送办公厅（室）核稿前，必须由政策法规部门进行合法性审查及合规性评估。
根据《税收规范性文件制定管理办法》规定，税收规范性文件应当以公告形式发布。这里的“税收规范性文件”，是指“县以上税务机关依照法定职权和规定程序制定并发布的，影响税务行政相对人权利、义务，在本辖区内具有普遍约束力并反复适用的文件”。这里的县以上包含本级，因此市、县税务机关有发布税收规范性文件类公告的权限，但应当依据法律、法规、规章或者省以上税务机关税收规范性文件的明确授权。
适用范围：用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事务性事项。通告面向社会并具有一定的约束力，可采用张贴或媒体刊播的形式公布，无主送机关、抄送机关。
主要特点：一是公开性。通告主要采用在社会上张贴或刊登新闻媒体的形式公开发布。二是周知性。用于要求一定管辖范围内的机关、团体、企事业单位、人民群众了解知晓某些事项，自觉规范自己的行为，共同维护社会公共管理秩序。三是通俗性。通告公文的内容应当尽量使用明确、流畅、通俗易懂的语言来表达，以达到“周知”与“遵守”的行文目的。
通告的正文通常由开头、主体、结尾三部分构成。开头写通告依据，要阐明原因或目的、意义；主体部分是通告的具体事项，要清楚写明需要遵守或周知的事项。结尾一般写明对违反规定事项的处置办法，也可对社会各有关方面提出希望，常以“特此通告”作为结语。
拟写通告应把握以下要点：一是表意要明确。通告是具有约束力的文告，其内容具有很强的政策性，它是党的方针政策和国家法律、法规在某些事项上的具体体现。因此，遣词造句要准确无误，切忌产生歧义。二是文字要通俗易懂，简洁明了。对告知的事项说清楚即可，不必描述和议论。三是层次要清晰。告知事项不论多少，一定要分条列述，并按逻辑联系安排好先后顺序。
这两个文种均属告知性的公文，均可以通过新闻媒体或在社会上张贴等方式公开发布。
两者不同点主要表现在：一是从使用者看，公告的制发者是国家行政机关以及被授权的机关；通告则不然，各级机关、人民团体、企事业单位均可使用。二是从发布内容看，公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项，法定性特点明显；通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项，事务性特点明显。三是从公布范围看，公告是面向国内外的，范围广；通告则是针对社会的某一方面，用于局部范围。四是从时效性看，公告特别是法定性公告一经公布，需要长期遵循、反复适用；通告事项具有明显的一次性特点，一事一告，不反复适用。五是从写法上看，公告要求文字简短，语言精确，注重严谨性；通告要求层次清楚，条理清晰，注重周知性，可长可短。
适用范围：用于对重要问题提出见解和处理办法。意见一般分为参考建议性意见、表明意向性意见、工作指导性意见。意见可以用于上行文、下行文和平行文。
主要特点：一是重要性。即应当是工作中所遇到的涉及方针政策性的重大事项和主要问题，特别是新问题。二是特定性。对重要问题不仅要有所“见解”，而且要有“处理办法”。“见解”就是对问题要作出全面中肯的分析，提出自己的看法和观点，在此基础上，拿出切实可行的解决办法和措施。三是指导性。意见用于下行文时，具有指示的性质，对下级机关开展工作可以起到指导作用。四是针对性。意见就某一重要问题制发，对下级机关起帮助和解决问题的作用。五是原则性。它在就重要问题提出见解和处理办法时，总是从宏观上提出原则性意见。
意见作为上行文，行文时按请示的行文要求拟写。处理时，应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应当对下级机关报送的意见作出处理或给予答复。
意见作为下行文，行文时按通知的要求拟写。处理时，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。这类公文一般适用于情况较为复杂、各地之间差别较大，部署某项工作时尽量留有余地，以便各地在贯彻执行中结合本地实际采取措施，或参照文件提出的思路、原则，制定具体的操作办法。如《国家税务总局关于开展2017年“便民办税春风行动”的意见》等。
意见作为平行文，行文时按函的要求拟写，提出的意见供对方参考。如《国家税务总局关于司法部开展×××活动的意见》。
拟写意见时应注意：向上级机关报送对重要问题提出的见解和处理办法时，应有可行性；向平级机关答复意见时，应明确表明观点；向下级机关提出指导性的意见时，应有针对性、可操作性。
适用范围：用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通知主要是上级机关对下级机关行文时使用，属下行文；向有关单位知照某些事项时（如告知机构变更和召开会议等），也可作平行文使用。
主要特点：一是适用范围广。通知适用性强，形式灵活，在公务活动中广泛运用。二是使用频率高。通知是所有公文文种中使用频率最高的文种。三是专项性强。通知多是专项的，一事一通知，所以内容必须具体明确，表述要求简练准确。
通知是各级税务机关经常使用的文种，根据通知文种的特征和实际用途，可将其分为指示性通知、发布和转发性通知、事务性通知和知照性通知四种。
指示性通知，是上级机关对下级机关部署工作、安排活动、办理事项、处理问题、提出要求，不宜用命令或决定行文时，经常采用的一种行文方式。如《国家税务总局关于进一步做好税收服务“一带一路”建设工作的通知》。这类通知在税务机关的公文中经常、大量地使用，这类通知的拟写一般应交代行文背景或目的、意义，明确具体的工作任务和要求。
发布和转发性通知，是发布规范性公文，批转下级机关公文或转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文时，使用的一种行文方式。发布性通知，如《国家税务总局关于印发〈国家税务局系统政府采购管理办法〉的通知》；批转下级机关公文的通知，如《国务院批转国家发展改革委关于2016年深化经济体制改革重点工作意见的通知》；转发上级机关公文的通知，如《中共国家税务总局党组转发〈关于进一步规范领导职数管理的意见〉的通知》；转发同级机关和不相隶属机关公文的通知，如《国家税务总局转发〈信访工作责任制实施办法〉的通知》。这类通知的拟写有较为固定的格式。一般包括写明被发布、批转和转发的文件的名称，提出贯彻执行的意见、要求或希望。
事务性通知，是上级机关向下级机关布置业务性工作，或要求下级机关办理一般性事务时经常使用的一种行文方式。向下级机关布置业务性工作，《国家税务总局办公厅关于全国税务系统税务执法资格统一考试有关事项的通知》；要求下级机关办理一般性事务，如《国家税务总局办公厅关于做好2017年暑期工作的通知》。这类通知的拟写，针对性、业务性较强，要求具体明确，做到有话则长，无话则短。
知照性通知，是要求受文机关知晓某一事项的通知。可用于告知某一机构的建立或撤并，有关人员的任免、奖惩事项，或召开会议等。告知某一机构的建立或撤并，如《国家税务总局关于成立全国税务领军人才培养工作领导小组的通知》；任免人员和奖惩事项，如《国家税务总局关于×××任职的通知》；召开会议，如《国家税务总局办公厅关于召开全国税务系统基层工作会议的通知》。这类通知的拟写，应文字精练，表述直截了当，告知事项准确无误，不需要阐述意义和讲道理。
这两个文种都是告知性公文。两者的区别如下：
（1）适用的内容不同。通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文；而通告适用于公布社会各方面应当遵守或者周知的事项。
（2）告知的范围不同。通知具有受文单位的专指性，一般不需要张贴或刊播；通告则要向社会有关方面公布应当遵守或周知的事项，其告知对象的非专指性，决定其一般应当采取张贴或媒体刊播的形式公之于众。
（3）作用的对象不同。通知的对象一般只限于某些人或某些单位；通告的对象比较广泛，一般是社会公众，不专指某些人或单位。
（4）效力不同。通知的事项受文单位一般需要办理和执行；而通告的事项社会公众一般只需知晓和遵守。
决定、意见、通知均可用于就某些工作或重大活动作出安排部署，具有共同的性质、任务、作用和特征，但又有一定区别：
决定，一般用于重要决策的出台和重大活动的部署，通常是较长时期的工作，带有较强的决策性和严肃性，短时期的工作一般不宜用“决定”。
意见，用于部署安排重要工作时，所决策的事项没有“决定”那么重大，语气没有“决定”那么严肃，时效可长可短；没有“通知”那么具体。各级党政机关部署原则性、指导性较强的工作时，多用“意见”。
通知，用于向下级布置工作时，一般比较具体，随机性较强。相对于“决定”“意见”，“通知”显得灵活一些，内容可多可少，篇幅可长可短，有较大的回旋余地。
总体而言，三者的区别主要体现在：从涉及的内容看，“决定”属宏观，“意见”属中观，“通知”属微观；从表述的方法和特点看，“决定”的战略性、政策性强一些，“意见”侧重突出指导性，“通知”则就事论事，显得明快直观。
适用范围：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。通报分为表扬性通报、批评性通报和情况通报。通报属下行文。
主要特点：一是目的性。无论是哪种类型的通报，都适用于介绍典型事例，有的放矢，目的性明确。表扬性通报，主要用于表扬先进集体和个人，表彰先进事迹，推介典型经验，宣传先进思想，树立学习榜样；批评性通报，主要用于批评违规违纪事件，分析总结事故教训等；情况通报，主要用于传达上级重要指示精神、重要会议精神、交流工作情况和经验教训，指出工作的重点或必须关注的问题，或者一个时期带有倾向性的问题。二是时效性。如处置突发事件的情况通报等。
一般来说，通报有“直述式”或“转述式”两种写法。“直述式”写法即直接叙述情况，要求一贯到底，适用于内容比较单一的通报。转发已有的成文或内容较多且不易归纳的通报则采用“转述式”写法，即先写转发文件的名称或主要内容、目的、意义并提出要求，然后将所通报具体内容的文件作为附件。
无论采用哪种写作方法，拟写通报均应注意以下几点：
（1）通报要实事求是。通报的情况和事实必须真实、准确，具有针对性，不得夸大或缩小，不得推测。
（2）通报的内容应具有典型性。表扬性通报和批评性通报尤其如此。否则，就不能收到“以点带面”“以一当十”的效果。
（3）通报要迅速及时。否则，时过境迁，就失去了指导、宣传和教育作用。
（4）各部分之间的内在逻辑性应紧密，写作时应一气呵成。
（1）表扬性通报，结构比较简单，说明表扬的依据、方法和简要过程、事迹，希望获得先进称号者戒骄戒躁、再接再厉，号召大家向先进学习。
（2）批评性通报，第一部分概括性地点明通报什么事；第二部分简要介绍事情的经过，指出其性质和危害，分析原因，宣布处理结果；第三部分从总结和汲取经验教训的角度提出要求，这一部分是写作重点，立意要深刻，语言要犀利，观点要鲜明，对有关单位和干部能起到教育、警示作用。
（3）情况通报，通常分为两个部分：前一部分是介绍情况，包括取得的成绩、存在的问题；后一部分是提出意见，下一步应该怎么做，需注意什么问题。
适用范围不同。通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项，可在媒体上刊播或在公共场所张贴；通报适用于表扬先进，批评错误，传达重要精神或者情况，它只是在一定范围内告知有关方面，不刊播，不张贴，具有内部文告性。
目的不同。通告的主要目的在于向社会公开告知或要求一定范围内的人们遵守的事项；通报的主要目的在于传播信息，沟通情况，交流经验，批评错误。
效力不同。通告要求人们遵守其内容，具有约束力和指挥性；通报主要让人们知晓其内容，具有指导性和宣传教育的作用，但不具有约束力。
这两个文种均属告知性公文。
两者的不同点主要表现在：通知的内容侧重于直提要求、明确界限，通报的内容侧重于说明、介绍某一事物或问题的情况；通报既可以提出下一步工作要求（如指导性通报），也可以不提任何要求（如情况性通报），而通知（指示性）有工作的意见与要求；通知可用来批转、转发、印发公文，通报则无此功用。
这三个文种的共同点是适用范围都有表彰先进的内容；决定与通报这两个文种还可用于批评错误过失。
用于表彰先进时：命令（令）适用于国家行政机关嘉奖有关单位和人员，被嘉奖的对象必须是在全国或在一个大的区域内具有突出成就或作出重大贡献且具有重大影响的先进典型，一般授予荣誉称号，是最高级别的奖励，制发的机关层级规格高。决定主要用于命名性表彰，表彰的事项、事迹比较突出，表彰在全国或某一地区、某一系统内有较大贡献、较大影响，能在更大范围内起到教育和引导作用的先进集体和个人。通报用于表彰一般性典型，对于某一具体工作、人物或者业务工作性质的表彰，制发机关层级较低，越是基层单位越应多用通报少用决定文种表彰先进。
用于批评、惩戒错误时：决定适用于惩戒错误或过失比较严重、造成严重影响的有关单位和人员，具有一定的普遍教育作用；通报适用于批评错误，其错误或过失有一定影响但有一定限度，主要目的是引起警惕，吸取教训。
适用范围：用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关询问。报告根据内容分为综合性报告和专题性报告。报告属上行文。
主要特点：一是广泛性。报告的适用范围广泛。二是陈述性。报告的内容以陈述为主。三是单向性。报告用于下级机关向上级机关单向行文。
报告可以按不同的标准进行分类。按其内容不同，可分为综合性报告和专题性报告；按其时限不同，可分为定期报告和不定期报告；按其作用不同，可分为工作情况报告、答复性报告和备案报告等。
无论哪一类报告，其写作模式基本相同，大体包括如下几个部分：
（1）标题。报告的标题由“发文机关+事由+文种”构成。“事由”的拟写，要求简明扼要地概括报告的核心内容。
（2）报告引据。这部分是报告正文的开头。它要用简明扼要的语句交代出全文的主要内容或基本情况，也可陈述有关的背景或缘由。然后用“现将有关情况报告如下”之类的过渡语开启下文。
（3）报告事项。这部分是报告正文的主体和核心，它要准确简要、条理明晰地将有关工作或事件的情况表述清楚，并加以扼要分析。撰写时要紧紧围绕行文的目的和主旨进行陈述。
汇报工作，如《国家税务总局关于税收工作情况的报告》，应首先写明工作的基本情况，其次写明主要做法和成绩，包括采取的办法、措施以及由此带来的直接效果等，最后写明存在的问题以及今后的工作思路和主要措施。在内容布局上，一般将第二层次详写，第三层次略写，不作过多铺陈。
反映情况或问题，如《国家税务总局关于当前税收形势分析的报告》，应首先对所要反映的情况或问题加以概述，然后集中分析情况的特点、产生问题的原因（包括主客观两方面原因），最后提出解决意见、办法和措施。在内容布局上，第一层次文字要简洁，第二层、第三层的叙写应当根据行文的目的和主旨表达需要确定详略。
答复上级机关的询问，如《国家税务总局关于〈深化国税、地税征管体制改革方案〉试点工作进展情况的报告》，应首先扼要叙述上级机关交办的事项或任务，然后写明处理的大致过程，包括采取的办法或措施，处理中遇到的问题及需要进一步陈述的事项等，最后交代处理结果，同时征询上级机关对处理结果的意见。
就某项工作中的错误向上级机关检讨，应首先陈述错误事情的概况，继而分析造成错误的原因（包括直接原因和间接原因）及应当承担的责任，最后写明处理结果及今后的改进措施。
另外，按照有关法律、法规和规定，国家税务总局发布的税务规章在实施前，应当向国务院备案。如《国家税务总局关于〈税收规范性文件制定管理办法〉备案的报告》。其写法格式固定，文字精练，一般按上级的要求拟写，并附上所报备案文件及其附件。国务院要求各部委备案的报告基本写法为：“现将我部（委、局）××年×月×日公布的《×××》及其说明一式十份报请备案。”无需做结尾和其他表述。
（4）结尾。与请示文种相同，报告正文的结尾一般也有较为固定的结语，常用“特此报告”。它另起一段，独占一行。
拟写报告时应注意：报告的情况要真实可靠，分析要合理，重点要突出，一般采用叙述的方式，做到有情况、有分析、有观点、有重点、有措施、有针对性。
两者相同点是报告属上行文，意见可以用于上行文。
两者不同点主要表现在：在行文方向上，报告仅用作上行文，意见则可多方向行文，既可作上行文使用，也可作下行文和平行文使用；在行文内容上，作为上行文的意见用于对重要问题提出见解和处理办法，报告则主要是汇报工作，反映情况，答复上级询问；在处理方法上，意见作为上行文时，一般按办件的程序和要求办理，报告一般只作为阅知性公文处理。
适用范围：用于向上级机关请求指示、批准。请示一般分为政策性请示、问题性请示和事务性请示。请示属上行文。
主要特点：一是内容的针对性、规定性。遇到以下情况，都可行文请示：对党和国家的有关路线方针政策和法律法令不甚了解，有待上级明确批示的问题；工作中发生了重大问题或原无规定，难以处理，希望上级机关给予指示的问题；工作中遇到困难，需要上级机关帮助解决的问题；因本地区、本系统、本单位情况特殊，难以执行统一规定，需要请示批准后变通处理的问题；本机关职权范围内不能决定或决定不了，有待上级机关批准的问题；本机关、本单位意见分歧，无法统一，要求上级裁决的问题；设立机构、增加编制等需要向上级机关请求批准的问题；其他按上级有关规定应当请示的问题。二是逐级请示，不得越级行文，特殊情况确需越级请示的，要抄送被越过的有隶属关系的上级机关。三是单一性，一事一请示。四是呈批性，原则上主送一个主管的上级机关即有隶属关系的直接上级机关，无论同意与否，上级机关都要给予答复。五是请示者和受理者必须是一级机关或组织，并具有隶属关系或业务指导关系。六是事前性，必须是事前请示，不能先斩后奏。
请示文种的内容结构一般由标题、正文、结尾三部分组成。
标题。由“发文机关+事由+文种”组成。拟写请示标题，必须着力写好“事由”，要简明扼要地表述出请示的中心意向，以便上级机关准确了解和把握。
正文。是请示的核心部分，它要载明两方面事项：一是请示缘由。即提出请示的原因或依据，然后用“请示如下”之类的用语承启下文。二是请示事项。即要求批准、答复或具体解决的问题和事项。请示事项要写得明确具体，反映的情况和问题要真实可靠，具有代表性，提出的建议和措施要符合党和国家的方针、政策，切实可行。提出多种解决问题的方案时，应当提出倾向性的意见。
结尾。请示的结尾一般有较为固定的结语，以示对上级机关的尊重。通常写法是“妥否（可否，是否可行），请批示”；或是“以上如可行，请批转有关单位执行”等。
请示行文时应注意以下几点：凡属职权范围内的一般问题不请示；必须在事前请示；请示应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关；除领导交办的事项外，请示一般不送领导个人；文末应当有请示语；应当在末页附注处注明联系人的部门、姓名和电话。
请示与报告是两个不同的文种。请示适用于向上级请求指示、批准；报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。请示与报告的相同之处在于它们都是上行文文种。区别在于：
（1）行文目的不同。请示是请求性公文，需要上级对下级有明确的批复；报告是陈述性公文，适用于向上级汇报工作、反映情况、答复询问，以便上级了解下情。上级机关对报告不予答复或批复，下级机关也不得要求上级机关给予答复或批复。
（2）行文时间不同。请示必须事前行文，不允许先斩后奏；报告可根据实际情况随时行文，既可事后，也可事中，还可事前。
（3）行文内容不同。请示主要写需要上级指示的事项；报告只是汇报事项。
（4）内容的容量不同。请示要求一文一事，不得多项请示，对与请示事项无关的内容，不需要向上级汇报；报告内容宽泛，既可以一文一事，也可以一文多事，但不得夹带请示事项。
在行文中，应当严格区分请示与报告，避免文种混用现象的发生，以利于上级机关准确了解下级机关的行文目的和内容，及时处理下级机关需要上级答复的事项，提高公文处理工作的效率。
两者相同点在于请示是上行文，意见也可用于上行文。
两者不同点主要表现在：在行文方向上，请示仅用作上行文，而意见则可用作上行文、下行文、平行文。意见若为上行文，只能用于对重要问题提出见解和处理办法的建议，而请示则无此限制，对符合请示条件的所有请求指示和批准的事项均可涉及；意见必须对重要问题表态并提出处理问题的办法，请示则可以直接提出问题，请求上级机关指示或批准。
适用范围：用于答复下级机关请示事项。批复属下行文。上级机关批复下级机关的请示时，必须明确表态，若予否定，应写明理由。批复一般只送请示单位，若批复的事项需有关单位执行或者周知，可抄送有关单位。若请示的问题具有普遍性，可使用“通知”或其他文种行文，不再单独批复请示单位。
上级税务机关针对下级税务机关有关特定税务行政相对人的特定事项如何适用税收法律、法规、规章或税收规范性文件的答复或者解释，需要普遍适用的，应当按照《税收规范性文件制定管理办法》的规定制定税收规范性文件。
批复是上级机关经常使用的公文文种，最基层的机关由于没有下属单位，因而不得使用批复行文。批复一般分为政策性批复、问题性批复和事务性批复。
政策性批复，是税务机关特别是国家税务总局经常使用的公文文种，常用于对下级机关提出的一般性税收政策和征管办法在执行中的具体问题予以明确解释和答复。如《国家税务总局关于新疆地下人防工程征收房产税问题的批复》等。
问题性批复，是国家税务总局和各省税务机关经常使用的公文文种，常用于对下级机关请示有关机构设置、变更和项目审批、经费补助等重要事项的答复，如《国家税务总局关于设立河北省唐山市曹妃甸区国家税务局的批复》等。
事务性批复，这类批复高层机关使用较少，常见于中层机关对基层机关一般性的具体工作安排和具体事务的请示事项给予答复，如《×××市国家税务局关于×××县国家税务局×××的批复》。
主要特点：一是针对性。批复中的内容必须针对请示事项，表明的态度、提出的意见和办理的办法都具有很强的针对性。二是权威性。批复提出的决策、意见对下级机关具有法定的约束力，下级机关必须遵照执行。三是简明性。批复的内容要求简明扼要，对请示件中请求事项只作原则性、结论性的表态、指示、决定，或提出方向性意见，无须作具体分析和阐述。
批复一般由标题、正文和结尾组成。正文包括批复依据和批复内容。
批复依据通常在开头引述下级机关来文的标题和发文字号或内容要点，以说明这是根据下级机关的哪一份请示予以批复的。
批复内容，要根据党和国家的方针、政策和实际情况，针对请示中提出的问题，作出恰当明确的答复。内容简单的只表明同意或不同意，应该或不应该；内容复杂的，如表明不同意的态度，有的应说明不同意的理由，以便下级接受；对于同意的事项，有的也可指出如何才能保证批复事项的完成，或如何防止某些问题的出现等。
批复的结尾比较简单。可在正文下另起一行用“特此批复”“此复”结尾；也可以无需结尾，请示事项答复完毕即告结束。
适用范围：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函分为商洽函、询问函、请求批准函、答复函、告知函。函属平行文，有隶属关系的上下级机关之间不得使用函。请求批准函仅用于向平级机关或有关主管部门请求批准相关事项。
商洽函，常用于不相隶属机关之间商洽工作，如《国家税务总局办公厅关于建议加快推进车辆购置税立法的函》。
询问函，常用于询问问题，征求意见，如《国家税务总局办公厅关于征求信息发布保密审查制度意见的函》。
请求批准函，仅用于向平行机关或有关主管部门请求批准相关事项，如《国家税务总局关于申请调整2017年以前年度预算的函》。
答复函，常用于答复问题或答复审批事项，如《国家税务总局办公厅关于回复〈中华人民共和国土壤污染防治法（草案）〉意见的函》。
告知函，常用于不相隶属机关之间告知某项工作的进展情况或处理意见，如《国家税务总局关于报送“放管服”改革涉及的法律行政法规清理意见的函》。
主要特点：一是广泛性。函是机关、单位公务往来中使用比较简便灵活、使用范围广、使用频率高的公文文种，平行机关和不相隶属机关都可使用。二是灵活性。凡是申请事项、建议咨询、商洽工作、通知事项、催办事情、答复询问、召开会议、报送材料均可用函，还可用来请求批准和答复审批有关事项等。三是单一性。一函一事、简短明了。
根据行文往来关系，函可以分为去函和复函。函一般由标题、正文和结尾组成。正文主要包括两个部分：
（1）发函缘由。如果是复函，要写明来函标题和来函单位的发文字号。
（2）发函事项。要说明函告的事项和意见，或答复对方提出的问题和要求。
结尾。如是请求批准函，多用“请批复”；询问函，多用“请函告”；商洽函，多用“请研复”“请函复”；答复函，多用“以上意见，供参考”“此复”；告知函一般不需要结束语。
函属平行文，其行文关系灵活，只要是不相隶属机关之间，无论其行政级别的高低，均应当使用函；函除具有独特的商洽、询问功能外，对平行机关还可以代行请示、报告、批复等职能。例如，国家税务总局向国务院办公厅请示问题，报告情况，应用函而不能用请示或报告，因为国家税务总局与国务院办公厅是平级机关。
拟写函应当一文一事，开门见山，直陈事项，语言朴实，态度诚恳，要求得当。
函作为公文的法定文种，与其他文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。
公文处理中，“请示”与平行单位之间行请示性“函”往往容易混淆，如国家税务总局向财政部申请经费、向中编办申请调整机构和增加人员等事项时，就不应用“请示”，而应该用“函”。这里的“函”就是请示性“函”，具有请示的性质。
请示性“函”与“请示”比较，虽然都是请示批准事项，但它们有以下明显的区别：
（1）“请示”是上行文，请示性“函”是平行文；
（2）“请示”的制发单位和受文单位之间的关系是领导与被领导的关系，请示性“函”的制发单位与受文单位是平级或不相隶属的关系。
纪要一般指会议纪要。
适用范围：用于记载会议主要情况和议定事项。国家税务总局的会议纪要分为党组会议纪要、局务会议纪要、局长办公会议纪要和局领导专题会议纪要等。
主要特点：一是纪实性。如实记载会议情况和议定事项。二是概括性。纪要不同于记录，纪要要集中地反映会议的精神实质，具有高度的概括性。三是内部性。会议纪要是内部文件，可以印发参会单位和其他相关单位，但不需要向社会公开。不得以会议纪要代替有关行政执法文书或文件，不得直接作为行政管理的依据。
会议纪要应有完整的格式。一般由标志、编号、日期、签发人、纪要事项、出席人、请假人、列席人、发送单位等部分构成，会议纪要不加盖机关印章。
撰写会议纪要应注意：会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼；纪要篇幅不宜过长，语言要简明；内容必须真实。
两者不同点主要表现在：
（1）纪要所记载的是会议的主要情况和议定事项，决定只针对重要或重大事项。
（2）纪要不仅仅反映会议议定的事项，还要记载会议提出的其他方面的事项、要求等，决定必须是完全确定的决策而不必反映其他意见。
（3）纪要中的议定事项是有关与会各方确立的意见，决定的内容则可根据有关规则由与会者中的多数人确认并通过即为有效，产生法定效力。
（4）在表达方面，纪要需综合反映会议的全面情况，对有关意见和观点进行阐述，决定则一般无这些内容。
答复是政府及其部门正式反馈人大代表议案、建议、政协委员提案办理情况，回答人大代表提出的质询或者询问时，所使用的一种特定格式的公文。
拟写答复一般应包含以下内容：
（1）标题。一般为“对××届人大×次会议第××号建议的答复”“关于政协××届全国委员会第×次会议第××号（×××类××号）提案答复的函”。
（2）主送。一般主送×××代表（委员）。
（3）正文。一般包含两个部分：第一部分，一般固定用“您提出的关于×××建议（提案）收悉，现答复如下”引出下文。第二部分是重点，要紧密结合税收工作实际，紧扣提案反映的问题，实事求是地分析情况，按照规定的格式，有针对地提出答复。答复要符合国家法律、法规和党中央、国务院有关政策规定，符合实际情况，语气要诚恳谦逊，文字要通顺简明，文风要朴实严谨。结束用语一般用“感谢您对税收工作的支持”等字样。
（4）附件及联系方式。在附件中标注“代表建议办理和答复征求意见表”或“全国政协××届×次会议提案办理情况征询意见表”，标注联系单位及电话。
签报是机关内部使用的简便呈文，它是内部工作的一种文书形式，不属于正式的公文文种，也不是正式的公文。常用于机关内部下级向上级请示工作或反映情况并提出意见。其内容属上行文范围。
签报一般由签报处理单和签报正文两部分组成。签报处理单主要由主办单位、紧急程度、标题、主送、会签等部分组成。
（1）标题。一般为“关于×××问题的请示”“关于×××的报告”。
（2）主送。除特定局领导直接交办外，报局领导审批、阅示的签报，主送一般只写“局领导”，不写具体的局领导，同时不得将局领导与部门负责人并列。
（3）正文。按照请示、报告公文的写作要求拟写。即明确请示、报告的缘由和具体事项，结束用语一般应用“妥否，请批示”等字样。
（4）落款。主送局领导的签报，应写明单位名称，并由部门负责人（一般为主要负责人）签署姓名和日期，重要签报必须由主要负责人签署。
拟写签报要做到以下几点：一是要言简意赅。二是要一文一事，清楚表达请示、报告事项。三是要结构严谨。四是文末应当有请示或报告语。
拟写签报要有标题，这是因为：
（1）标题是呈文不可缺少的组成部分，是呈文格式的首要内容。作为机关内部使用的简便呈文，规范的签报一定要有标题。
（2）节约办文时间，提高工作效率。标题可以用简短、概括的语言把签报的主要内容准确、完整地表现出来，使人一看便知道是一份关于什么问题的签报。有了标题，领导可以通过标题了解签报的主要事项。如果没有标题，就不能一目了然地区分内容的轻重缓急，会给签报的阅示、阅处带来困难，耽误一些急办事项和重大事项的处理，影响机关工作效率。
（3）有利于签报的管理。签报在处理过程中，需登记、传递、归档和检索，有了标题就方便许多。没有标题，就难以及时、准确地查找。
各司局呈报局领导的纸质签报，由各司局完成起草、审核、会签、登记并贴条形码等程序后直接送办公厅局长办公室文件室（以下简称“文件室”）。局领导签批后，由文件室负责登记、录入批示后将签报投至相关司局智能文件交换信箱。
各司局在运转非涉密纸质签报的同时，除需要严格控制知悉范围的外，必须同步运转电子件，并确保签报内容与纸质件相符。对不同步传送电子件或纸质件与电子件内容不相符的，文件室不予处理并退主办司局。涉密类签报不运转电子件，主办司局在纸质件上贴条形码登记后直接送文件室。
局领导批示多个司局传阅、办理的签报，纸质件由文件室退起草司局，同时分送电子件给相关司局阅办，相关司局要将电子件视同纸质件加快处理。局领导签批相关司局阅办的无电子件签报，由文件室根据局领导签批情况确定传递顺序，相关司局按顺序尽快传递并办理。
各司局向局领导报送的汇报材料、参阅资料、调研报告、考察报告等非签报形式的材料，比照无电子件签报流程办理。
各司局在收到文件室退回的签报及局领导其他批示件后，需要继续办理的，要按照急件的要求加快办理，涉及督办事项的，按照督办要求进行立项、跟踪办理。
签报与请示都是下级向上级请示工作时的文书，二者行文目的、基本结构相同，写作中都要求一文一事，并尽可能简洁、准确、明白地将请示事项表达清楚。
签报与请示的不同之处表现在以下两点：
（1）请示是正式文种，具有法定效力，广泛运用于各种行政机关的公务活动中；而签报不是文种，是一种内部公文形式，也不是对外发送的公文，一般只在机关内部使用。
（2）请示一般只能主送给上级单位，并以拟文部门的名义上报；签报则大多数直接送给上级领导个人，落款处除写上拟文部门名称外，还要由拟文部门负责人签名。
不相隶属的机关之间相互行文，对涉及的某一主要问题所提出的见解和处理办法，征求意见时用函，回复意见时一般用意见，也可以用函。