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收文办理是指对收到公文的处理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、传阅、催办、答复等程序。
国家税务总局收文主要有以下来源：
（1）通过中央国家机关机要文件交换站收到的文件；
（2）中办机要局直送的文件；
（3）北京市机要局送达的文件；
（4）邮政局邮递的文件；
（5）在京的党中央及中央部门、国务院及国务院各部门、军队机关、各人民团体、事业单位及其他法人组织直送的文件；
（6）通过传真收到的文件；
（7）通过税务系统建立的广域网络平台收到的电子文件；
（8）由本机关机要人员直接到上级机关、同级机关及领导处取回的文件。
各级税务机关报送上级税务机关的公文，不得同时报送上级税务机关的内设机构；邮寄时，收件人（单位）应与公文主送单位一致。各省税务机关报送国家税务总局的公文，数量为1份。各省税务机关主送国家税务总局的请示，需要同时报送电子文件和纸质文件；涉及国家秘密的文件和不便于电子化传输的文件，只报送纸质文件。
承办司局直接收到来文单位主送为“国家税务总局”或“国家税务总局办公厅”的公文后，应送办公厅文秘处收文岗登记分办，否则不得办理。收到主送本司局的公文，填写司局收文处理单报批办理。
公文签收是指收文人员收到公文后，在对方投递单或送文簿上签字，表示收到的程序。签收是收文办理的开始，签收公文时，应做好清点和分类工作，并注意以下几点：
（1）清点实收文件，与对方的投递单或送文簿核对，查看是否相符，包装和封口是否牢固，确认无误后再签收。
（2）收到绝密级公文后，必须在机要室存放，专人保管。阅后按页清退的绝密文件要逐页清点，注意有无缺页，确认无误后再签收。
（3）发现错投应当及时退回或转投，有散包或被拆后重封等现象的应当立即追查原因。
（4）机关各内设机构收到外单位的来文，需要以机关名义办理的，应当交办公厅（室）签收。
对于不符合要求的文件应当及时退回，这样既可以保证签收公文的准确、安全，又可以提高公文的处理效率。
收文登记是指公文签收无误后，收文人员对来文进行编号、记录主要内容和处理情况的程序。
收文登记是文件处理的重要依据，也是文秘人员一项经常性的工作。签收的公文要根据文件的秘密程度、文件的性质、实际工作需要、文件数量、处理情况等进行登记。要严格按照登记项目逐项登记，不得漏项，不得出现重号和跳号现象。文件的登记范围没有统一的界限。但是，上级机关文件、下级机关需要办理的文件、重要的带有密级的刊物、资料、其他机关商洽问题和需要答复的文件、上级机关开会印发的会议文件材料等必须登记。
收文登记一般应当填写以下内容：收文编号、日期、来文机关、文号、标题、密级、紧急程度、附件、份数、处理情况等。登记方法主要有两种：
（1）流水式登记法。将收到文件按照时间顺序不分种类依次登记，同时将文件办理过程和转送手续简要记载在同一登记簿上。这种方法一般适用于来源单一、收文较少的单位。
（2）分类式登记法。根据本单位确定的文件分类标准分类进行登记。既可以按来文单位的级次划分为上级机关文件、下级机关文件和其他单位文件；也可以按来文是否需要本机关办理划分为“办件”和“阅件”；还可以采用上述两种分类相结合的方法进行分类登记。
分类式登记法，是各级机关普遍采用的登记方法，它有利于区别来文的主次和轻重缓急，便于对重要公文进行重点管理和督促落实，有利于提高公文处理工作的质量和效率。
收文审核是指上级机关收到下级机关上报的需要办理的公文，办公厅（室）对其合法性和规范性进行审核的程序。做好收文审核把关工作，既有利于纠正来文机关行文的错误，体现公文的严肃性和规范性，又有利于收文的及时、有效办理。审核的重点是：
（1）是否应由本机关办理；
（2）是否符合行文规则；
（3）内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；
（4）文种、格式是否规范；
（5）涉及其他单位或地区的事项是否已协商、会签；
（6）是否符合公文起草的其他要求。
此外，对来文标有“特急”或“加急”字样的，收文部门应当优先进行审核，及时送下一环节处理。
审核中对出现以下情况的，应及时退回文件呈报部门并说明理由：
（1）不应当由本机关办理的；
（2）与有关法律、法规及规章相抵触的；
（3）文种使用不当，违反行文规则的；
（4）上行文未注明签发人的；
（5）文头与机关代字不相符的；
（6）用印有误，未注明附件或附件有缺漏的；
（7）其他违反《党政机关公文处理工作条例》或《全国税务机关公文处理办法》的。
公文拟办是指文秘人员在对文件认真分析研究后，提出办理意见报机关负责人审核决策的程序。
应根据职责的法定性、工作的明确性、业务的主要性、任务的连续性、上下的一致性、事项的联系性来拟办公文。其基本要求是：
（1）掌握文件内容，弄清请示事项；
（2）把握政策规定，领会领导意图；
（3）查找档案资料，对照先例比较；
（4）尊重部门意见，注意协商协调；
（5）理论有根有据，建议完整准确；
（6）用语规范简洁，答复简明得体。
拟办意见应当明确、具体。需要两个部门以上办理的公文，应当明确主办部门。对紧急公文拟办，应当明确办理时限。
一般性公文由办公厅（室）提出拟办意见后，送承办部门办理；重要公文由办公厅（室）提出拟办意见后，呈机关负责人批办。
收到上级机关下发或交办的重要公文，应当由办公厅（室）提出拟办意见，报机关负责人批示后，按批示的要求交有关部门办理。比如，国家税务总局规定，收到国务院交办件、国秘复印件等重要公文，由办公厅呈报机关主要负责人或者其他负责人批示，再分送有关司局按领导批示意见办理。
所谓“倒办件”，是指在公文处理过程中，下级机关向上级机关报送公文特别是请示时，越过上级机关办公厅（室），直接报送上级机关负责人审批，然后再倒回上级机关办公厅（室）或承办单位办理。这是当前公文处理工作中一种很不规范的运转形式。
对于机关内设机构之间职责交叉或内容复杂不易归口的公文，由办公厅（室）负责协调，确定主办部门；如办公厅（室）确定的主办部门办理仍有困难，应由该主办部门的负责人及时签注意见，讲明理由，由办公厅（室）报请局领导确定主办部门。
（1）机关内设机构文秘人员（内勤）收到办公厅（室）转送的公文及其他渠道的公文后，应做好文件登记签收工作，每份文件都应认真登记在专用收文本上，清楚记录文件的运转方向，以保证文件安全和便于查询。
（2）机关内设机构文秘人员（内勤）收文后，应根据公文内容及时提出拟办意见，或送本部门领导批示，或直接交承办单位、承办人员及时处理，不得拖延。对于不属于由本部门办理的收文，应说明原因，及时退回办公厅（室）文秘人员。
（3）具体承办部门收文后应尽快确定承办人，并按规定时限办复。
公文承办是指承办部门按批办意见和公文本身要求进行具体办理的程序。承办关系到公文内容的落实和问题的解决，是关键性的环节。
承办公文应注意以下问题：
（1）承办部门阅文后如发现批办意见与公文中的具体要求不一致，应及时向批办领导报告，待领导说明原因或重新批办后再办理。凡批办意见中要求承办部门先提出办理意见的，要及时、认真地提出办理意见，并附上有关公文和资料一并送原批办人审示。
（2）承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求优先办理，确有困难的，应当及时向交办的文秘部门说明原因。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当经承办部门负责人签署意见后及时退回交办的文秘部门并说明理由。
（3）承办部门要根据公文的内容及领导的批办意见，采取不同的承办方式。对于有具体批办意见的公文，承办部门在认真研究公文内容和批办意见后，可采取电话答复、复印批件、发文等方式，及时办理。对需要传达贯彻的公文，可先拟出一个方案，请示领导同意后再办理。
（4）公文承办中遇有涉及外单位职权范围内的事项，主办部门应当主动与外单位对应部门协商。如有分歧，主办单位负责人要出面协调，协调后如仍不能取得一致意见，可以报请上级机关协调或裁定。
（5）公文承办中遇有涉及本机关其他内设机构职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，会办部门应当予以配合。经协商不能取得一致意见的，主办部门应当列明各方意见及理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请机关负责人协调或裁定。
（6）承办公文要符合时限要求，要分清轻重缓急，保证要件、急件优先办理。
（1）文秘部门办理限时件、特急件的规定：
总的原则是随到随办。收件人为国家税务总局或国家税务总局办公厅的限时件、特急件的，先需要经办公厅拟办和批办；收件人为国家税务总局或国家税务总局办公厅以外的限时件和特急件的，不需要办公厅拟办。之后，收文人员应将上述两类限时件、特急件通过电话（手机）依次通知相关部门文秘人员、综合处长、司领导，并做好记录；相关部门应及时派人取回文件；30分钟内联系不上，收文人员应将文件送办公厅领导提出处理意见。
办公厅对未及时处理限时件、特急件的情况进行通报。
（2）承办部门办理限时件、特急件的规定：
承办部门签收限时件、特急件后，及时登记，批办，交承办人在规定时限内抓紧办理，因特殊情况不能按期办结的，要与来文单位协商，重要事项须报主管局领导同意。
限时件、特急件涉及两个或者两个以上承办部门的，由主办部门牵头负责汇总和协调督办，会办部门要积极配合。
限时件、特急件办理中，对无正当理由拖延推诿、误时误事的，要进行通报批评，对造成重大影响的，要依照有关规定追究有关负责人和经办人员的责任。
公文批办是指机关负责人对办公厅（室）呈请批示的公文提出办理意见的程序。
机关负责人一般应提出明确的批办意见。如对拟办意见无异议，负责人圈阅视为同意。如拟办意见为呈请负责人阅示的，或者对拟办意见有补充以及不同意拟办意见的，负责人应当作出明确的批示。
公文传阅是指根据机关负责人批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或批示。传阅一般由文秘人员组织实施，以文秘人员为传阅对象的中心节点，将公文依次或同时送阅批人，阅批人阅批后退文秘人员，经检查无误后继续传阅或作进一步处理。由文秘人员组织传阅，能够随时掌握公文传阅的去向和进度，避免漏传、误传和延误，确保公文传递信息的可靠，同时也便于根据实际情况合理调整传阅次序和节奏。
根据传阅文件份数和传阅先后次序的不同，可以将“文秘人员组织传阅”分为“按顺序传批”和“分传”方式：
（1）按顺序传批。即将一份文件按照特定顺序依次送多位阅批人阅批的传阅方式，适用于只有一份文件且需要许多人阅批的公文传阅。根据传阅顺序的不同，按顺序传批可以分为正传和倒传。
正传。是指按阅批人排序由前往后依次传阅，一般多用于阅知类公文。
倒传。是指按阅批人排序由后往前依次传阅，一般多用于请示类公文。
在正传或倒传的过程中，如遇特殊情况，可以采取回传方式，即将传阅中机关负责人的有关批示意见，按一定顺序送已阅批过的机关负责人贯彻落实或再次批示。
（2）分传。即将公文同时分送机关所有相关负责人阅批，适用于多位阅批人，并且时限特别紧急的请示类公文或者内容较多、阅读耗时的阅知性公文。
实际工作中，对于保密要求特别严格的公文，可以采用专传的方式，即指定专人负责将公文在规定时间内送机关有关负责人阅批完毕；对于时限紧急的公文，可采用分送汇总的方式，即先同时分送机关部分负责人阅批，再将阅批意见汇总按顺序送机关其余负责人阅批，一般适用于请示类公文。
以上介绍的是常规的传阅方式。在公文处理实践中，为了加快传阅速度、提高传阅效率，还可根据实际情况采用多种方式组织开展公文传阅工作，如开设阅文室并指定时间阅文，利用各种会议集中传达传阅公文，利用计算机网络、传真等现代通讯设备和技术手段传阅公文等。
（1）随时掌握公文传阅去向和进度。实际工作中，有的单位往往不采用文秘人员组织传阅方式，而是任由公文在阅批人之间横向传阅，即公文从文秘部门送出后，第一阅批人阅毕后直接将公文交给第二阅批人，传阅文件像接力棒一样在各阅批人之间相互传递，直至最后一位阅批人将文件退回文秘部门。采用这种传阅方式，文秘人员无法掌握和控制公文传阅的去向、进度和安全，容易导致公文丢失、延误甚至失泄密事故，也不利于明确责任。
（2）控制公文传阅周期。传阅文件的递送要准确无误，并在规定时限内办理完毕。遇有机关负责人外出时，可与该机关负责人或秘书沟通后在传阅单上注明并继续传阅，而不能使传阅长时间搁置，耽误公文整体运转。
（3）严格公文传阅范围。公文传阅要按照机关负责人批示范围或有关规定进行，不得擅自扩大或缩小传阅范围。遇有机关负责人因出差而没有看到文件的情况，要注意补传、防止漏传，待机关负责人返回后及时送阅。
（4）减轻机关负责人阅文负担。对文字较长的阅件，可摘编内容提要后再送机关负责人，以减轻机关负责人阅文负担，提高阅文效率。
（5）及时准确抄录机关负责人批示。机关负责人在有关地区、部门呈报的请示或报告上的批示，应根据需要及时、准确抄录。对批示内容较多且尚未传阅完毕的文件，可将现有批示抄录，然后继续传阅。
（6）确保传阅安全保密。严格遵守有关保密规定，对传阅件根据密级实行分级管理，严防文件失泄密，防止公文丢失。
（7）适时将已传阅完毕的文件收回归档。特别是机关负责人有批示的传阅件，要及时将原件收回存档备查。
做好机要文件处理，应坚持做到“四个一”，即：“进出一个口、拆封一只手、登记一本账、传阅一个点”。
“进出一个口”是指机要文件的收发进出，必须经由机要文书部门。
向外发送机要文件，无论采取哪种方式，都应由机要文书部门统一负责。与机要文书工作无关的部门或人员，不得参与机要文件的装封与传递，不得让非机要人员捎带机要文件，更不能借开会方便之机，让开会人员给本单位捎带机要文件。机要文件必须注意装封牢固，以防中途破损，重要的机密文件要加贴密封条；要反复检查送达单位和收件人是否与文件的主送机关和抄送机关相符；要认真登记，严格编号，核准份数，以防有误。
接收机要文件的单位不论该机要文件来自何方，采用哪种方式，只有该机关的机要文书部门才能接收，中间不得转手；非机要文书部门或人员，特别是传达室不得经手机要文件的接收。机要人员对收到的机要文件，首先要认真查验封装是否完好，密封条有否变异；其次，对接收的多份机要文件，要注意点收，查对是否有差错、短少现象。
“拆封一只手”是指除上级发来指定负责人拆封的“亲启”文件外，对其他机要文件，机要部门均有拆封权，且非机要部门不得自行拆封机要文件。
“登记一本账”是指对收到的涉密文件与非涉密文件分开登记，绝密文件单独登记。
“传阅一个点”是指文件只有一份或很少几份，需要阅知的人又较多的情况下，机要文件传阅应当坚持“点传”，即以机要人员为一个“中心点”，阅件人只和机要人员之间有严格的取还登记手续，阅件人之间不发生相互关系。这既可以避免机要文件在传阅过程中“不翼而飞”，又可以防止阅件人积压文件。
公文督查催办是指办公厅（室）对经机关负责人批示或者交有关部门承办的公文的进展情况进行督促和检查的工作。公文的督查催办分对内和对外。对内督查催办主要是对本机关公文拟制、审批各个环节及情况进行查询、督促和催办；对外督查催办主要是对本机关会签外单位和征求意见的公文，向受文机关催询办理情况。
公文督查催办的基本原则是：紧急公文应当跟踪督查催办；重要公文应当重点督查催办；一般公文应当定期督查催办。
（1）党中央、国务院领导批示交办的事项；
（2）党中央、国务院文件需要落实的事项；
（3）国家税务总局领导批示交办的事项；
（4）国家税务总局年度工作会议、党组会议、局务会议、局长办公会议、局领导专题会议等会议议定需要落实的事项；
（5）全国人大代表议案、建议和政协委员提案；
（6）中央国家机关各部门、中央企业事业单位征求意见、会签的文件；
（7）各省（自治区、直辖市和计划单列市）税务机关的请示性文件；
（8）国家税务总局领导调研时基层税务机关反映的问题；
（9）重要信访案件和群众反映的热点、难点问题；
（10）其他需要督办的事项。
在实际工作中，可将督办事项分为重点督办事项和一般督办事项，分类进行督办。
机关督办工作公文督查催办按照立项、交办、承办、督促、反馈、审核、归档等程序进行。
（1）立项。督办工作范围内明确要求督办的事项，由督办部门填写《督办通知单》或拟定文件报办公厅（室）领导审定立项。没有明确要求督办的事项，由办公厅（室）提出建议报局领导审定立项。
（2）交办。督办部门根据督办事项的内容和部门职责分工，及时以《督办通知单》或文件等形式将督办事项交给承办部门办理。交办应明确督办依据、办理要求和办理时限。需要多个部门共同完成的督办事项，应明确主办部门，由主办部门向相关部门提出协办要求。
（3）承办。承办部门接到督办任务后，应按要求和时限办理，不得延误。承办部门如认为督办事项不属于本部门职责范围，应及时与督办部门沟通，不得自行将督办事项转送其他部门办理。涉及多个部门的督办事项，主办部门应主动与协办部门商议共同办理。
（4）督促。督办部门应采取电话催办、网络提醒、实地查看等多种方式，及时掌握督办事项的办理情况，督促工作进展。对重要的督办事项，要跟踪催办。
（5）反馈。督办事项应在规定时间内办结并反馈。通过《督办通知单》立项交办的，承办部门应及时在相关栏目上填写“办理情况”并反馈给督办部门；通过文件立项交办的，承办部门应及时将办理结果书面反馈给督办部门。
（6）审核。督办部门对承办部门反馈的办理情况应认真进行审核。对一些重要事项的办理情况，必要时可要求承办单位进一步提供相关资料或进行现场核查。
（7）归档。对已办结的督办事项，按有关规定进行收集、整理，定期移交档案管理部门或由督办部门归档备查。
督办事项必须有明确的时限要求，承办部门必须按时限要求办结。对需由多个部门共同完成的督办事项，总的时限要求由督办部门确定，协办时限要求由主办部门确定。
文件、会议和领导批示等提出明确时限要求的，按要求确定办理时限；没有提出时限要求的，按以下标准确定办理时限：
（1）党中央、国务院文件需要落实的事项，由督办部门商承办部门合理确定办理时限，并报督办部门负责人审定。
（2）中央国家机关各部门会签文件，只需作文字修改的，会签须在2个工作日内完成；有重大修改意见需要协调的，会签须在3个工作日内完成。
（3）中央国家机关各部门征求意见的文件，一般应在7个工作日内回复，其中特急件应在3个工作日内回复，急件应在5个工作日内回复。
（4）党中央、国务院领导同志批示交办的事项，国家税务总局党组会议、局务会议、局长办公会议、局领导专题会议议定需要落实的事项，中央企业事业单位来文，各地税务机关的请示性文件，国家税务总局领导调研时基层税务机关反映的问题，重要信访案件和群众反映的热点、难点问题等，须在30日内完成。
（5）国家税务总局领导批示交办的事项，一般应在15个工作日内完成。其中：批示“速办”等要求较急的工作，应在5个工作日内完成；批示要求编发税务简报、工作动态等事务性、程序性的工作，以及批示将择时听取汇报，要求相关司局研究提出意见等工作，应在7个工作日内完成；批示要求研究完善税收政策、建立健全管理制度、开展税收分析等工作，应在30日内完成。
办理时限包括局内会签、征求意见、文件运转和局领导签发时间。局内会签和征求意见时间原则上为1～2个工作日，具体由承办单位提出时限要求。对临近办理时限的，承办单位要安排专人跟踪文件运转，确保文件按时报出。
（1）党中央、国务院文件需要落实的事项，党中央、国务院领导同志批示交办的事项，国家税务总局党组会议、局务会议、局长办公会议、局领导专题会议议定需要落实的事项，国家税务总局领导批示交办的事项，各地税务机关的请示性文件，由承办部门填写《延期申请审批单》，报分管局领导批准后反馈给督办部门。
其中，无法按时完成上级机关批示交办事项的，承办部门必须向上级机关说明原因、当前进展和预计完成时间，经上级机关同意后才能申请办理延期。
（2）中央国家机关各部门征求意见、会签的文件；国家税务总局领导调研时基层税务机关反映的问题；重要信访案件和群众反映的热点、难点问题，由承办部门填写《延期申请审批单》，经承办部门负责人核准后报督办部门确认。
其中，无法按时回复中央国家机关各部门来文的，承办单位要向来文单位说明原因、当前进展和预计完成时间，经来文单位同意才能申请办理延期。
没有按时完成督办事项，在督办时限后办理延期申请手续的，按逾期未办结处理。
督办事项以按文件、领导批示指示要求全部完成为办结标准。因情况发生变化，经局领导同意中止或终结办理的，视同办结。
凡涉及两个或两个以上部门承办的公文，由主办部门规定协办部门办理时限，并督促办理。
协办部门必须在主办部门提出的时限内予以答复，对逾期不能答复的要写明情况，经部门负责人同意后书面送主办部门。
对在规定时限内未办结的督办件，由主办部门写明未办结原因，经主管局领导同意后，通知来文单位并以书面形式送办公厅（室）督办部门备案。
各主办部门在接到《督办通知单》后，要在规定的限办期限内办结。同时，在“办理情况”一栏中填写：所办文件标题、办结日期，需要说明的其他情况等，并发回办公厅（室）督办部门。
对遇有特殊情况不能按时办结的文件，应在规定限办期限的前一天，将不能按时办结的原因及申请延期的时限填写在“办理情况”一栏，经主办部门负责人同意后，发回办公厅（室）督办部门。
办公厅（室）督办部门要将各部门申请延期的《督办通知单》，经办公厅（室）负责人批准后发各部门按时办理。
对相关单位提出需要办理的事项，机关要予以认真研究，及时答复。答复的方式可分为以下两类：
（1）书面答复。一是制发公文。经本机关负责人批准的答复意见或批示抄清后以公文形式送来文单位。二是印送批件。将机关负责人在办件上的批示复印后送来文单位和相关单位。
（2）口头答复。一是电话答复。答复意见电话告知来文单位。二是面谈答复。有些请示事项较为复杂的问题，可以当面答复来文单位，以利于来文单位详细了解答复单位对请示事项的具体意见和考虑。口头答复后，要注意详细记载答复情况以备查询。