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1 战略视角看知识管理:打造核心能力,促进战略落地

知识管理如何服务于企业的战略目标,可概括总结为 “可积累、可复制、可管控、可持续”, 即从企业高层视角,重点关注企业是否能从知识管理的应用中解决以下几种问题,从而促进企业战略目标落地。

• 企业资产积累:通过知识管理,使企业的知识资产也能像实物资产一样可实时盘点,可积累不流失,打造有记性的企业;

• 企业对外发展:通过知识管理,形成企业标准化可复制的能力,从而帮助企业实现可复制的扩张,高速且稳健;

• 企业内部管控:通过知识管理,助力企业战略转型和变革推动,帮助企业建立一体化有效管控能力;

• 企业可持续经营:通过知识管理,使零散的信息转变为结构化知识,并形成组织智慧和企业的核心竞争力,支持企业的可持续发展。

1.1 知识管理帮助企业“可积累”,打造有记性的企业

企业如果能恰当运用知识管理,就能够变成有记性的企业。

“以史为鉴,可以知兴替。”只有牢记历史的国家才能吸取教训,繁荣发展;只有牢记失败经验的企业,才能转变观念,改革创新,搏击商海;只有牢记自己目标和理想的人,才能永不言弃,勇敢面对挫折,成就自己的梦想。如何牢记?必须具备好的记忆力,成为有记性的人或组织。

人没有记忆力是很麻烦的事情,如果把昨天的经验教训忘了,就很可能重蹈覆辙。这样的话,小则损失效率,大则造成风险。绝大多数中国企业没有把知识管理作为重要的议题。企业到了一定规模,并没有把知识放入管理领域,更不用说知识的清点和积累了。很多企业没有有效和有意识地开展知识管理,没有认真地在知识管理方面做工作,这样就对企业的运营造成了极大的不稳定性。

很多企业都曾出现过一个问题:对于项目的经验文档和客户的信息资料,没有一个统一的服务器存档,资料文档都存在个人电脑中。从企业要不到资料,要通过个人关系拷贝。如果某个核心员工流失,则企业很多重要的项目资料、客户信息就再也找不回来了。企业像是一个太阳,如果员工像地球绕着太阳一样服务于企业,就会比较稳定;如果哪天太阳绕着地球转了,企业风险就会非常大。

而企业如果较早地就开始建立比较完善的知识管理体系,使分散的知识实现集中化管理,对凌乱的知识进行结构化的分类管理,使隐性的知识能够显性化管理,那么企业曾经做过的项目的所有文档,就可以立即找出来,所有工作所需的相关文档信息,就可以自主查询到。组织变得有记忆力,不是记在员工脑子里,而是记在公司的IT系统中,企业的知识资产也能得以持续积累,从而使企业真正像太阳一样具有庞大的能量和吸引力。

通过知识管理可帮助企业建立起基于IT支撑的稳定可持续积累的知识架构。首先,从企业的战略和业务需求出发,识别出企业的核心知识和企业的知识管理目标;其次,建立起企业的知识分类体系,形成企业的知识架构并通过IT固化;最后,在此基础上,通过知识的螺旋,保证知识能够不断得到有效的积累、复用和创新,如图1所示。

图1 稳定可持续积累的企业知识架构

1.2 知识管理帮助企业“可复制”,实现高速稳健的扩张

企业要实现快速发展和规模扩张,如从区域性到全国性的发展,从十几家门店到成百上千家门店的扩张,以及同行业的并购整合等,如何实现“成功模式的快速复制”,是企业要解决的一个核心问题。如何迅速建立新组织的运营管理体系,如何实现最佳实践的快速传播复用,使新进员工快速融入和学习等,对企业的标准化可复制能力提出了比较高的要求。

这种标准化可复制能力在消费品及连锁经营行业中尤其重要。连锁经营的理想状态就是能够将成功模式不断复制。如麦当劳、肯德基在全世界数万家门店能保证统一标识、统一管理规范、统一业务流程、统一服务标准,从而保证为所有消费者提供一致的标准化产品和服务,这就是标准化可复制能力的体现。这种标准化可复制能力需要通过知识管理对已有管理体系和知识经验进行梳理,形成一系列标准化操作指导手册和配套的分销零售系统工具支撑,是成功复制移植的基础。

同样,一家服装企业在全国有几千家店铺,在同样的区位,店和店之间的差别会很大。为什么这个店比那个店卖得货更多?我们分析之后发现,这与衣服的摆放陈列、营业员的待客用语有很大关系。企业可以从不同的店铺里选取好的方法,形成终端零售标准化来推广,最终实现最佳实践在整个终端门店的复用。

对于知识密集型的企业,项目经验的复制和人才培养也是知识复用效果的受益者。

无论是技术研发还是项目型运作的组织,通过提炼项目运作过程中的标准方法和已有项目的最佳实践,可提高项目的快速复制能力,使每一个新的项目在已有经验的基础上进行,避免每个新项目都是从“零”开始摸索,从而保证项目的高质量和快速交付,使企业在规模扩张的情况下,依然保持规范可控和高质量。如万科房地产能做到各楼盘的“均好性”,即是靠知识管理的有效推广应用。

项目管理人才和专业人才的缺乏是知识密集型企业发展普遍面临的瓶颈,通过知识管理系统地梳理专家经验,通过知识的学习共享进而加速人才的培养,使得新员工能够快速地成长,使得企业过去积累的知识经验能够得到有效的传承复用,从而使企业和员工个人通过知识管理获得双赢,为企业的快速发展缓解人才瓶颈。

1.3 知识管理帮助企业“可管控”,实现战略一体化管理

对于处在快速发展或者战略转型期的企业,如何保证企业发展稳健、高效可控,需要企业具备一体化管控能力。所谓一体化管控能力,包括从企业内部统一沟通语言、建立一体化共享服务平台,到战略变革推动的整个过程,知识管理都可以在其中发挥积极作用。

知识词典、知识分类,统一语言: 公司快速发展过程中,需要不断吸纳来自不同背景的各类人才进入公司共同工作,人员规模扩大了,但是人效反而降低了。究其原因,首要的一个因素是缺乏统一的沟通语言。虽然大家说的都是普通话,但是对具体词汇的概念理解可能完全不同,如在战略规划中,就有“战略举措、业务策略、战术、经营计划、行动方案”等若干个名词,对于其内涵和颗粒度,个人理解不一,这种情况下,就有必要定义公司的统一知识词典。如华为曾在内部知识平台上设立《华为词典》,将各跨部门可能用到的专业词汇进行详细解释,保证大家的理解一致;三星在20世纪90年代“新经营”的变革期,也通过《三星人的用语》手册,记载了上百个“用语”,并详细解释每一个用语,有些用语还包括历史典故和故事解释,以此来推动变革共识和文化建设。通过统一的知识分类体系,也能够统一各部门查找信息、分析问题的视角,为一体化管理奠定基础。

建立一体化共享服务平台: 作为集团总部,如何发挥价值,如何避免对下属分支机构的过多管控,而同时又能保证战略的一体化管理?这就需要集团总部充分利用知识管理的手段和工具,打造一个能提供有效共享服务的一体化平台。统一的共享服务平台是实现一体化管理的有效工具。首先,实现了公司执行体系的统一,标准化了公司的业务流程和规则;其次,建立起集中的信息发布和交流平台,使公司的方针策略和管理要求迅速贯彻到各个业务单元的每一个员工;最后,可全面及时地掌握各业务单元信息和知识,信息的透明化有助于消除部门壁垒,有效实施管控,从而形成整体的协调性。

通过知识管理进行变革推动: 企业的战略与管理变革会受到很多人阻碍,这些阻碍可以分为三种:(1)不知道:对变革的内容不清楚;(2)不愿意:变革会触及个人利益;(3)不能够:不具备变革所要求的能力。对于第一种情况,要通过知识推广更广泛地宣传战略变革理念,从而加速变革;对于第二种,要通过知识管理宣传和树立标杆,同时通过知识分享,让在变革中表现优秀的团队更健康地成长,从而带动起拥护变革的大多数;对于第三种,则要通过知识管理提高经理人和团队的技能,把在变革中的知识经验快速地在组织内部分享。借助知识管理的手段,推动和促进变革目标的达成。

1.4 知识管理帮助企业“可持续”,形成企业核心竞争力

基业常青是所有企业家的梦想,然而如何实现持续经营,永续发展?尤其是在大数据时代,如何集成整合大量的各类系统数据/信息,实现人和信息的有效互动,提升业务洞察力,使业务更高效、决策更智能?企业需要通过知识管理的工具,实现各类结构化与非结构化数据的集成,并从中提取最佳案例和商业智能,最终衍生形成组织智慧和企业的核心竞争力。

1. 投资和决策能力

投资和决策直接决定企业的发展方向和定位,企业能够提供什么产品和服务,什么时候提供,如何定价,投资收益如何分析,如何抓住市场契机及时推出具有优势和竞争力的产品,这些都至关重要。通过知识管理和商业智能,可对内外部信息进行有效分析,并结合历史的项目经验,从过去的投资决策经验中学习提升,从而为新的投资和决策提供支持。

2. 客户和市场能力

在当前激烈甚至残酷的竞争环境下,如何迅速地占领市场、开拓客户,并在市场成熟时保持客户,是企业生存的前提。通过知识管理,使重要的客户关系人脉不因核心业务人员的流失而流失,加强客户关系管理,使企业形成良好的客户基础;可以对客户信息进行有效追溯和管理,全面完整地了解客户需要及客户行为,通过对客户行为的洞察,提供有针对性的产品或服务,同时保持对客户服务的连续性和一贯性。

3. 管理与运作能力

错综变化的企业内外部环境给企业的管理和运作带来很大的难度,同时也提出更高的要求。在这个从管理要效益的年代,及时按质交付产品和服务已经成为一个基本要求。通过将知识管理和业务流程紧密结合,可以使业务运作管理的经验得以有效积累,帮助企业实现管理的持续改进;通过知识管理工具的引用优化传统流程,实现直通处理和智能化业务流程,实现内部管理运作的成本优化和效率提升。

4. 学习与创新能力

知识型企业的核心就是通过学习,培养企业不断创新的能力,使企业在瞬息万变的市场竞争中能够敏锐地感知外部的变化,并迅速地做出反应,保证企业在适当的时间开发出适合市场需求的产品。企业通过构筑良好的知识学习环境,使得知识能够在企业内部生成、交流、积累,能够在企业外部与其他企业进行交流、共享、合作,企业员工的创新能力能够不断被激发,从而使得企业能够不断地得以进步,如图2所示。

图2 知识管理在企业核心竞争力中的作用 DhBeIlH9JqyfDGsWOTs18AkcxpNXO8Dl4YEUgrEujWniVV+KOsEMJIyD39dKH6f7

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