人在职场,最不可避免的就是因公拜访。因为你的拜访不仅关乎自身的形象,更关乎企业的集体形象和利益。因此,一定要在礼仪上多加注意。
约好去拜访对方,无论是有求于人还是人求于己,都要在礼节上多多注意,不可失礼于人,而有损自己和单位的形象。
我们要注意的首要规则是准时。让别人无故干等无论如何都是严重失礼的事情。如果有紧急的事情,不得不晚,必须通知你要见的人。如果打不了电话,请别人为你打电话通知一下。如果遇到交通阻塞,应通知对方要晚一点到。如果是对方要晚点到,你将要先到,可以充分利用剩余的时间整理一下思路,耐心等对方到来。
当你到达时,告诉接待员或助理你的名字和约见的时间,递上你的名片以便助理能通知对方。冬天穿着外套的话,如果助理没有主动帮你脱下外套或告诉你外套可以放在哪里,你就要主动问一下。
在等待时要安静,不要通过谈话来消磨时间,这样会打扰别人工作。尽量不要不耐烦地总看手表。如果你等不及,可以向助理解释一下并另约一个时间。不管你对要见的人有多么不满,也一定要对接待或助理有礼貌。
当你被引到约见者办公室时,如果是第一次见面,就要先做自我介绍;如果已经认识了,只要互相问候并握手就行了。
一般情况下对方都很忙,所以你要尽可能快地将谈话引入正题,而不要闲扯个没完。清楚直接地表达你要说的事情,不要讲无关紧要的事情。说完后,让对方发表意见,并要认真地听,不要辩解或不停地打断对方讲话。你有意见的话,可以在他讲完之后再说。
第一,讲究敲门的艺术。要用食指敲门,力度适中,间隔有序敲三下,等待回音;如无应声,可再稍加力度,再敲三下;如有应声,再侧身立于右门框一侧,待门开时再向前迈半步,与主人相对。
第二,主人不让座不能随便坐下。如果主人是年长者或上级,主人不坐,自己不能先坐。主人让座之后,要口称“谢谢”,然后采用规矩的礼仪坐姿坐下。主人递上烟茶要双手接过并表示谢意。如果主人没有吸烟的习惯,要克制自己的烟瘾,尽量不吸,以示对主人习惯的尊重。主人献上果品,要等年长者或其他客人动手后,自己再取用。即使在最熟悉的朋友家里,也不要过于随便。跟主人谈话,语言要客气。
第三,谈话时间不宜过长。起身告辞时,要向主人表示“打扰”之歉意。出门后,回身主动伸手与主人握别,说:“请留步。”待主人留步后,走几步,再回首挥手致意:“再见。”
在走访外国人时,需要严格遵守的礼仪规范,主要涉及以下6条。
第一,要有约在先。拜访外国人时,切勿未经约定便不邀而至。尽量避免前往其私人居所进行拜访。在约定的具体时间通常应当避开节日、假日、用餐时间、过早或过晚的时间,及其他一切让对方不方便的时间。
第二,要守时赴约。这不只是为了讲究个人信用,提高办事效率,而且也是对交往对象尊重友好的表现。万一因故不能准时抵达,务必及时通知对方,或商定改期。在这种情况下,要向对方郑重地道歉。
第三,要进行通报。进行拜访时,倘若抵达约定地之后,未与拜访对象直接见面,或是对方没有人在此迎候,则在进入对方的办公室或私人居所的正门之前,有必要先向对方进行一下通报。
第四,要登门有礼。切忌不拘小节,失礼失仪。当主人开门迎客时,务必主动向对方问好,互行见面礼节。倘若主人一方不止一人之时,则对对方的问候与行礼,在先后顺序上合乎礼仪惯例。在此之后,在主人的引导之下,进入指定的房间,切勿擅自闯入,在就座之时,要与主人同时入座。倘若自己到达后,主人这时尚有其他客人在座,应当先问一下主人,自己的到来会不会影响对方。为了不失礼仪,在拜访外国友人之前,要随身携带一些备用的物品,如纸巾、擦鞋器、袜子与爽口液等,简称为“涉外拜访四必备”。“入室后的四除去”是指,帽子、墨镜、手套和外套。
第五,要举止大方。在拜访外国友人时要注意自尊自爱,并且时刻以礼待人。与主人或其家人进行交谈时,要慎择话题,切勿信口开河,出言无忌。与异性交谈时,要讲究分寸。对于主人家里遇到的其他客人要表示尊重,友好相待。不要无意间冷落对方,置之不理。若遇到其他客人较多,既要以礼相待,也要一视同仁。切勿明显地表现出厚此薄彼,而本末倒置地将主人抛在一旁。在主人家里,不要随意脱衣、脱鞋、脱袜,也不要大手大脚,动作嚣张而放肆。未经主人允许,不要在主人家中四处乱闯,随意乱翻、乱动、乱拿主人家中的物品。
第六,要适可而止。在拜访他人时,一定要注意在对方的办公室或私人居所里进行停留的时间长度。应当具有良好的时间观念。不要因为自己停留的时间过长,而打乱对方既定的其他的日程。在一般情况下,礼节性的拜访,尤其是初次登门拜访,应控制在一刻钟至半小时之内。最长的拜访,通常也不宜超过两个小时。有些重要的拜访,往往需由宾主双方提前议定拜访的时间和长度。在这种情况下,务必要严守约定,绝不单方面延长拜访时间。自己提出告辞时,虽主人表示挽留,仍须执意离去,但要向对方道谢,并请主人留步,不必远送。在拜访期间,若遇到其他重要的客人来访,或主人一方表现出厌客之意,应当机立断,知趣地告退。
去外商的住所或办公室,均应事先约定或通知,并按时到达。若无人迎接时应敲门或按门铃,经主人允许后方可进入;若无人应声,可再次敲门或按铃(但敲门声音要轻,按铃时间不宜过长)。无人或未经允许,不得擅自进入。若因急事或未有约定又必须前往,但也尽量避免在深夜打搅对方,万不得已要在休息时间约见对方,见面首先应立即致歉意,再说明打扰的原因。
经主人允许或邀请可进入室内。即使所谈事情需要时间很短,也不要站在门口谈话;若主人未邀请入室,可退至门外,进行室外交谈。室内谈话若时间较短,不必坐下,事毕不宜逗留;若谈话时间较长,可在主人邀请后入座。事先未有约定的,谈话时间不宜过长。
如果被拜访的主人准备了小吃,应以喜悦之心品尝;主人准备的饮料,也要尽可能地喝掉。无主人的邀请或未经主人的允许,不得随意参观主人的住房和庭院,在主人的带领下参观其住宅,即使最熟悉的朋友也不要去触动除书籍、花草以外的室内摆设或个人用品。对主人家的人都应问候(尤其是夫人或丈夫和孩子),对主人家的猫狗不应表示害怕或讨厌,更不要去踢它或打它。离开时,应有礼貌地向主人表示感谢。