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2.2 数据粘贴及选择性粘贴 |
数据复制与粘贴是编制报表过程中最常使用的操作，为了提高数据编辑的效率，需要掌握一些数据复制/粘贴的办法，同时利用选择性粘贴还可以实现一些特殊的效果。
在表格中复制/粘贴数据时，可以选择保留原格式，也可以让粘贴的数据与表格其他数据格式匹配。使用下面介绍的快捷方法还能将粘贴的数据设置成其他格式。
在表格编辑过程中，如果需要输入的内容与前面表格中输入的内容相同，可以利用复制/粘贴的方法快速输入。
01 打开云下载中的“素材\第2章\2.2\复制数据以实现快速输入.xlsx”文件，如图2-52所示。
图2-52 打开素材文件
02 选择要复制的数据，按Ctrl+C组合键或单击“开始”选项卡“剪贴板”选项组中的“复制”按钮进行复制，如图2-53所示。
图2-53 复制数据
03 选择需要粘贴到的位置，按Ctrl+V组合键或单击“开始”选项卡“剪贴板”选项组中的“粘贴”按钮进行粘贴，如图2-54所示。
图2-54 粘贴数据
Excel2016中具有“粘贴预览”功能，利用该功能可以事先对粘贴效果进行预览。
01 打开云下载中的“素材\第2章\2.2\利用“粘贴预览”功能提前预览粘贴效果.xlsx”文件，如图2-55所示。
图2-55 打开素材文件
02 选择要复制的数据，按Ctrl+C组合键复制。选中要复制到位置的起始单元格，在“开始”选项卡中单击“粘贴”下拉按钮，展开下拉菜单，如图2-56所示。
图2-56 单击“粘贴”下拉按钮
03 鼠标指向时就会在目标位置上显示预览效果，例如鼠标指向“粘贴”（执行此操作是让数据保持原样粘贴），预览效果如图2-57所示。
04 例如鼠标指向“值”，预览效果如图2-58所示。
图2-57 鼠标指向“粘贴”的预览效果
图2-58 鼠标指向“值”的预览效果
05 例如鼠标指向“转置”，预览效果如图2-59所示。
图2-59 鼠标指向“转置”的预览效果
使用“选择性粘贴”命令有选择地粘贴剪贴板中的数据，可以方便用户进行一些满足特殊条件的粘贴，例如将公式的计算结果粘贴为数值、将数据区域的数据同时加上一个数值、将剪贴板中的数据转换为图片等。下面列举几个非常实用的操作实例。
在处理数据时，可能会需要让某一数据区域同时增加或减去某个数值，例如在统计员工基本工资时，由于当年公司业绩较好，需要在基本工资的原值上统一加上500元的奖励，要完成此操作，就可以使用“选择性粘贴”命令快速实现增加。
01 打开云下载中的“素材\第2章\2.2\选择性粘贴实现单元格区域同增同减数据.xlsx”文件，如图2-60所示。
图2-60 打开素材文件
02 在任意空单元格中输入要统一进行运算的数据（此处输入500），按Ctrl+C组合键复制，如图2-61所示。
图2-61 输入并复制
03 选中要进行同增或同减的单元格区域，在“开始”选项卡的“剪贴板”选项组中单击“粘贴”下拉按钮，在下拉菜单中选择“选择性粘贴”命令（如图2-62所示），打开“选择性粘贴”对话框。
图2-62 执行命令
04 在“运算”选项组中选中“加”单选按钮，如图2-63所示。
图2-63 选中“加”单选按钮
05 单击“确定”按钮，即可实现将所有选中单元格区域中数值增加500的效果，如图2-64所示。
图2-64 所有选中单元格区域中的数值增加500
本例要在每个月提成额基础上进行一次性加100的处理，但是数据区域中有些销售员没有提成额，在计算时需要忽略这些空单元格，即空单元格仍然保持为空。
01 打开云下载中的“素材\第2章\2.2\计算时忽略空单元格.xlsx”文件，如图2-65所示。
图2-65 打开素材文件
02 在任意空单元格中输入要统一进行运算的数据（此处输入100），按Ctrl+C组合键复制，如图2-66所示。
图2-66 输入并复制
03 选中显示成绩的单元格区域，按F5键打开“定位”对话框。单击“定位条件”按钮（如图2-67所示），打开“定位条件”对话框，选中“常量”单选按钮，如图2-68所示。
图2-67 单击“定位条件”按钮
图2-68 选中“常量”单选按钮
04 单击“确定”按钮，即可选中所有常量（空值除外），如图2-69所示。在“开始”选项卡的“剪贴板”选项组中单击“粘贴”下拉按钮，在展开的下拉菜单中选择“选择性粘贴”命令。
图2-69 执行命令
05 打开“选择性粘贴”对话框，在“运算”选项组中选中“加”单选按钮。单击“确定”按钮，可以看到所有被选中的单元格同时进行了加100的处理，即达到如图2-70所示的效果。
图2-70 所有选中单元格区域中的数值增加100
在表格中进行数据计算时，当参与计算的数据位置发生变化或删除了部分某列数据，计算结果就会发生变化甚至出现错误值。因此，当数据计算完成后，可以将计算结果直接转换为数值，方便移动使用。
01 打开云下载中的“素材\第2章\2.2\将公式计算结果转换为数值.xlsx”文件，如图2-71所示。
图2-71 打开素材文件
02 当前表格中F列是公式计算返回的结果，选中F列中的单元格区域，按Ctrl+C组合键复制，如图2-72所示。
图2-72 复制公式计算结果
03 选中F2：F11单元格区域，在“开始”选项卡的“剪贴板”选项组中单击“粘贴”下拉按钮，在展开的下拉菜中单击“值”按钮（如图2-73所示），即可只粘贴数值，将公式结果转换为数值，效果如图2-74所示。
图2-73 单击“值”按钮
图2-74 公式结果转换为数值
将表格转换为图片，可以利用“选择性粘贴”命令来实现。粘贴得到的图片可以直接复制到Word、PPT等文档中使用。
01 打开云下载中的“素材\第2章\2.2\将表格快速转换为图片.xlsx”文件，如图2-75所示。
图2-75 打开素材文件
02 选中表格，按Ctrl+C组合键复制表格，如图2-76所示。
图2-76 复制表格
03 在“开始”选项卡的“剪贴板”选项组中单击“粘贴”下拉按钮，在展开的下拉菜单中单击“图片”按钮，如图2-77所示。
图2-77 单击“图片”按钮
04 执行上述命令后即可将表格转换为图片，且该图片是浮于文字之上的，可以移动到其他位置，如图2-78所示。
图2-78 表格转换为图片
粘贴数据随原数据自动更新，表示粘贴的数据与原数据是相链接的。例如，将“员工档案”中的“姓名”与“1月份销售指标”中的“姓名”相链接，可以达到当“员工档案”中的“姓名”调整时，“1月份销售指标”中的数据可以自动更新。
01 打开云下载中的“素材\第2章\2.2\让粘贴数据随原数据自动更新.xlsx”文件，如图2-79所示。
图2-79 打开素材文件
02 在“员工档案”中选中“姓名”列数据，按Ctrl+C组合键复制，如图2-80所示。
图2-80 复制数据
03 切换到“1月份销售指标”中，选中起始单元格，在“开始”选项卡的“剪贴板”选项组中单击“粘贴”下拉按钮，在展开的下拉菜单中单击“粘贴链接”按钮，如图2-81所示。
图2-81 单击“粘贴链接”按钮
04 当“员工档案”中的数据更改时（如图2-82所示更改一处姓名），“1月份销售指标”中的“姓名”也会自动更新，如图2-83所示。
图2-82 更改数据
图2-83 数据自动更新