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掌握文档基本操作、输入文本、快速选择文本、编辑文本、视图操作及页面显示比例设置等基本操作技巧，是学习Word 2016制作专业文档的前提。本章就来介绍这些基本的操作技巧，为以后的学习打下坚实的基础。
在使用 Word 2016 处理文档之前，首先需要掌握创建新文档、保存文档、关闭文档、打开及加密文档的操作。
在Word 2016中有4种方法可以创建新文档。
创建空白文档的具体操作步骤如下。
第1步 单击【开始】→【所有应用】→【W】→【Word 2016】命令。
第2步 即可打开Word 2016的初始界面，单击【空白文档】图标。
第3步 即可创建一个名称为“文档1”的空白文档。
如果已经启动了Word 2016软件，可以通过执行新建命令新建空白文档。具体操作步骤如下。
第1步 单击【文件】选项卡，在弹出的下拉列表中选择【新建】选项，在【新建】区域单击【空白文档】图标。
第2步 即可创建一个名称为“文档2”的空白新文档。
|提示|
单击【快速访问工具栏】中的【新建空白文档】按钮或者按【Ctrl+N】组合键，也可以快速创建空白文档。
Office 2016 系统中有已经预设好的模板文档，用户在使用的过程中，只需在指定位置填写相关的文字即可。例如，对于需要制作一个毛笔临摹字帖的用户来说，通过Word 2016就可以轻松实现。具体操作步骤如下。
第1步 打开Word文档，选择【文件】选项卡，在其列表中选择【新建】选项，在打开的【新建】区域单击【书法字帖】图标。
第2步 弹出【增减字符】对话框，在【可用字符】列表中选择需要的字符，单击【添加】按钮可将所选字符添加至【已用字符】列表。
|提示|
如果在【已用字符】列表中有不需要的字符，可以选择该字符单击【删除】按钮。
第3步 使用同样的方法，添加其他字符，添加完成后单击【关闭】按钮，完成书法字帖的创建。
除了Office 2016 软件自带的模板外，微软公司还提供有很多精美的专业联机模板。可以在联网的情况下下载使用。使用联机模板新建文档的具体操作步骤如下。
第1步
单击【文件】选项卡，在弹出的下拉列表中选择【新建】选项，在搜索框中输入想要的模板类型，这里输入“卡片”，单击【开始搜索】按钮
。
第2步 即可显示有关“卡片”的搜索结果，在搜索的结果中选择“字母教学卡片”选项。
第3步 在弹出的“情人节卡片”预览界面中单击【创建】按钮，即可下载该模板。下载完成后会自动打开该模板。
第4步 创建效果如图所示。
文档创建或修改好后，如果不保存，就不能被再次使用，我们应养成随时保存文档的好习惯。在Word 2016中需要保存的文档有：未命名的新建文档，已保存过的文档，需要更改名称，格式或存放路径的文档，以及自动保存的文档等。
保存到电脑中。具体操作步骤如下。
第1步
单击【快速访问工具栏】上的【保存】按钮
，或单击【文件】选项卡，在打开的列表中选择【保存】选项。
在第1次保存新建文档时，需要设置文档的文件名、保存位置和格式等，然后将其
|提示|
按组合键【Ctrl+S】可快速进入【另存为】界面。
第2步 在右侧的【另存为】区域单击【浏览】按钮。
第3步 在弹出的【另存为】对话框中设置保存路径和保存类型并输入文件名称，然后单击【保存】按钮，即可将文件另存。
对于已保存过的文档，如果对该文档修改后，单击【快速访问工具栏】上的【保存】按钮
，或者按【Ctrl+S】组合键可快速保存文档，且文件名、文件格式和存放路径不变。
如果对已保存过的文档编辑后，希望修改文档的名称、文件格式或存放路径等，则可以使用【另存为】命令，对文件进行保存。例如，将文档保存为Office 2003兼容的格式。
第1步 单击【文件】选项卡，在打开的列表中选择【另存为】选项，或按【Ctrl+Shift+S】组合键，进入【另存为】界面。
第2步 双击【这台电脑】选项，在弹出的【另存为】对话框中，输入要保存的文件名，并选择要保存的位置，然后在【保存类型】下拉列表框中选择【Word 97-2003文档】选项，单击【保存】按钮，即可保存为Office 2003兼容的格式。
在编辑文档的时候，Office 2016会自动保存文档，在用户非正常关闭Word的情况下，系统会根据设置的时间间隔，在指定时间对文档自动保存，用户可以恢复最近保存的文档状态。默认“保存自动恢复信息时间间隔”为10分钟，用户可以选择【文件】→【选项】→【保存】选项，在【保存文档】区域的【保存自动恢复信息时间间隔】微调框中设置时间间隔，如“8”分钟。
文档制作完成后可以关闭文档，关闭文档常用的有5种方法。下面分别介绍。
（1） 单击标题栏右侧的【关闭】按钮。
（2）选择【文件】选项卡下的【关闭】选项。
（3）在标题栏中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【关闭】选项。
（4）按【Alt+F4】组合键快速关闭文档。
（5）在【快速访问工具栏】左侧位置单击鼠标左键，选择【关闭】选项，或者直接在该位置处双击鼠标左键，均可关闭文档。
Word 2016 提供了多种打开已有文档的方法，下面介绍几种常用的方法。
在要打开的文档图标上双击即可启动Word 2016并打开该文档。
如果已经启动了Word 2016，可以使用【打开】命令打开文档。
第1步 单击【快速访问工具栏】中的【打开】按钮或者按【Ctrl+O】组合键；也可以单击【文件】选项卡下的【打开】选项，在右侧的【打开】区域选择【这台电脑】选项；单击【浏览】按钮；都可以打开【打开】对话框。
第2步 在【打开】对话框中选择文档存储的位置，并选择要打开的文档，单击【打开】按钮，即可打开选择的文档。
启动Word 2016后，单击【文件】选项卡，在其下拉列表中选择【打开】选项，在右侧的【最近】区域就列出了最近使用的文档名称，选择将要打开的文件名称，即可快速打开最近使用过的文档。
使用Word 2016完成文档编辑后，其他用户也可以打开并查看文档内容，为了防止重要内容被泄露，可以为文档加密。加密文档的具体操作步骤如下。
第1步 打开随书光盘中的“素材\ch02\工作报告.docx”文件，单击【文件】→【信息】→【保护文档】→【用密码进行加密】命令。
第2步 弹出【加密文档】对话框，在【密码】文本框中输入密码（这里设置密码为“123456”），单击【确定】按钮。
第3步 弹出【确认密码】对话框，在【重新输入密码】文本框中再次输入设置的密码，单击【确定】按钮。
第4步 即可看到此时文档处于保护状态，需要提供密码才能打开此文档。
第5步 保存并关闭文档后，执行打开命令，将会弹出【密码】对话框，需要在文本框中输入设置的密码并单击【确定】按钮，才能打开该文档。
文本的输入功能非常简便，输入的文本都是从插入点开始的，闪烁的垂直光标就是插入点。光标定位后，即可在光标位置处输入文本。输入过程中，光标不断向右移动。
由于Windows的默认语言是英语，语言栏显示的是英文键盘图标
，如果不进行中文切换就以汉语拼音的形式输入的话，那么在文档中输出的文本就是英文。
在Word文档中，输入数字时不需要切换中英文输入法，但输入中文时，需要先将英文输入法转变为中文输入法，再进行中文输入。输入中文和标点的具体操作步骤如下。
第1步
单击任务栏中的美式键盘图标
，在弹出的快捷菜单中选择中文输入法，如这里选择“搜狗拼音输入法”。
|提示|
在Windows 10系统中可以按【Ctrl+Shift】组合键切换输入法，也可以按住【Ctrl】键，然后使用【Shift】键切换。
第2步 此时在Word文档中，用户即可使用拼音拼写输入中文内容。
第3步 此时如果要输入中文标点，如输入句号，可以直接在键盘上按句号键即可。
第4步
在输入的过程中，当文字到达一行的最右端时，输入的文本将自动跳转到下一行。如果在未输入完一行时想要换行输入，则可按【Enter】键来结束一个段落，这样会产生一个段落标记“
”，然后输入其他中文内容。
第5步 将鼠标光标放置在文档中第2行文字的句末，按键盘上的【Shift+；】组合键，即可在文档中输入一个中文的全角冒号“：”。
|提示|
单击【插入】选项卡下【符号】组中【符号】按钮的下拉按钮，在弹出的快捷菜单中选择【标点符号】，也可以将标点符号插入文档中。
在编辑文档时，有时也需要输入英文和英文标点符号，按【Shift】键即可在中文和英文输入法之间切换。下面介绍输入英文和英文标点符号的方法，具体操作步骤如下。
第1步 在中文输入法的状态下，按【Shift】键，即可切换至英文输入法状态，然后在键盘上按相应的英文按键，即可输入英文。
第2步 输入英文标点和输入中文标点的方法相同，如按【Shift+1】组合键，即可在文档中输入一个英文的感叹号“！”。
在文档中可以快速插入日期和时间，具体操作步骤如下。
第1步
将鼠标光标定位至要插入时间和日期的位置，单击【插入】选项卡下【文本】选项组中【日期和时间】按钮
。
第2步 弹出【日期和时间】对话框，选择要插入的日期格式，并选中【自动更新】复选框，单击【确定】按钮。
第3步 此时即可将日期插入文档中，且插入文档的日期会根据时间自动更新。
第4步 按【Enter】键换行，重复 第1步 ，在弹出的【日期和时间】对话框中选择要插入的时间格式，单击【确定】按钮。
第5步 即可完成时间的插入。
编辑Word文档时会使用到符号，例如一些常用的符号和特殊的符号等，这些可以直接通过键盘输入。如果键盘上没有，则可通过选择符号的方式插入。本节介绍如何在文档中插入键盘上没有的符号。
在文档中插入
符号的具体操作步骤如下。
第1步
单击【插入】选项卡的【符号】组中【符号】按钮
的下拉按钮。在弹出的下拉列表中会显示一些常用的符号，单击符号即可快速插入。如果列表中没有需要的符号，可以选择【其他符号】选项。
第2步 弹出【符号】对话框，在【符号】选项卡下【字体】下拉列表框中选择所需的字体，选择后的符号将全部显示在下方的符号列表框中。选择要插入的符号并单击【插入】按钮。
第3步 关闭【插入】对话框，可以看到符号已经插入文档中鼠标光标所在的位置。
|提示|
单击【插入】按钮后【符号】对话框不会关闭。如果在文档编辑中经常要用到某些符号，可以单击【符号】对话框中的【快捷键】按钮为其定义快捷键。
通常情况下，文档中除了包含一些汉字和标点符号外，为了美化版面还会包含一些特殊符号，如※、♀和♂等。插入特殊符号的具体操作步骤如下。
第1步
单击【插入】选项卡下【符号】组中【符号】按钮
的下拉按钮。在弹出的下拉列表中选择【其他符号】选项。
第2步 弹出【符号】对话框，选择【特殊符号】选项卡，在【字符】列表框中选中需要插入的符号，系统还为某些特殊符号定义了快捷键，用户直接按这些快捷键即可插入该符号。这里选择“版权所有”符号，单击【插入】按钮。
第3步 关闭【插入】对话框，可以看到“版权所有”符号已经插入到文档中的光标所在的位置。
数学公式在编辑数学方面的文档时使用非常广泛。如果直接输入公式，比较烦琐、浪费时间且容易输错。在Word 2016中，内置了多个公式样式，可以直接使用【公式】按钮来输入数学公式。具体操作步骤如下。
第1步
新建一个空白文档，单击【插入】选项卡，在【符号】选项组中单击【公式】按钮
右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【二项式定理】选项。
第2步 返回Word文档即可看到插入的公式。
第3步
插入公式后，单击【公式工具】→【设计】选项卡下的【符号】选项组中的【其他】按钮
，在弹出的【基础数学】下拉列表中可以选择更多的符号类型；在【结构】选项组包含了多种公式。
第4步 在插入的公式中选择需要修改的公式部分，在【公式工具】→【设计】选项卡下【符号】和【结构】选项组中选择将要用到的运算符号和公式，即可应用到插入的公式当中。这里选中公式中的“ n / k ”，单击【结构】选项组中的【分数】按钮，在其下拉列表中选择【d y /d x 】选项。
第5步 即可改变文档中的公式，结果如图所示。
第6步
在文档中单击公式左侧的图标
，即可选中此公式，单击公式右侧的下拉按钮，在弹出的列表中选择【线性】选项，即可完成公式的改变。用户也可根据自己的需要进行其他操作。
第7步 最终效果如下图所示。
选定文本时既可以选择单个字符，也可以选择部分或整篇文档。下面介绍文本快速选择的方法。
选定文本最常用的方法就是拖曳鼠标选取。采用这种方法可以选择文档中的任意文字，该方法是最基本和最灵活的选取方法。
第1步 打开随书光盘中的“素材\ch02\工作报告.docx”文件，将鼠标光标放在要选择的文本的开始位置，如放置在第2段第1行的中间位置。
第2步 按住鼠标左键并拖曳，这时，选中的文本会以阴影的形式显示。选择完成，释放鼠标左键，鼠标光标经过的文字就被选定了。单击文档的空白区域，即可取消文本的选择。
第3步 通常情况下，在Word文档中的文字上双击鼠标左键，可选中鼠标光标所在位置处的词语，如果在单个文字上双击鼠标左键，如“的”“嗯”等，则只能选中一个文字。
第4步 将鼠标光标放置在段落前的空白位置，单击鼠标左键，可选择整行。如果将鼠标光标放置在段落内，双击鼠标左键，可选择鼠标光标所在位置后的词组。
第5步 将鼠标光标放置在段落前的空白位置，双击鼠标左键，可选择整个段落。
第6步 将鼠标光标放置在段落前的空白位置，连续三次单击鼠标左键，可选择整篇文档。
在不使用鼠标情况下，我们可以利用键盘组合键来选择文本。使用键盘选定文本时，需先将插入点移动到将选文本的开始位置，然后按相关的组合键即可。
除了使用上面介绍的方法实现快速选择文本的操作外，还可以使用使用鼠标和键盘结合的方式选择文本。
第1步 用鼠标在起始位置单击，然后在按住【Shift】键的同时单击文本的终止位置，此时可以看到起始位置和终止位置之间的文本已被选中。
第2步 取消之前的文本选择，然后在按住【Ctrl】键的同时拖曳鼠标，可以选择多个不连续的文本。
文本的编辑方法包括更改错误文本、输入漏输文本、删除多余文本、替换文本、复制和粘贴文本、移动文本以及撤销和回复文本等。
如果输入的文本有误，可以先选择错误的文本内容，再输入正确的文本内容，也可以切换至改写模式，直接输入正确内容。
第1步 打开随书光盘中的“素材\ch02\工作报告.docx”文件，选择输入错误的文本内容“销售员”。
第2步 直接输入正确的文本内容“销售职员”，即可完成更改错误文本的操作。
第3步 此外，还可以按【Insert】键，切换至改写模式，然后将鼠标光标放置在错误文本前，例如，定位至“升职”文本前。
第4步 直接输入正确的文本内容“晋升”，即可自动替换错误的文本。
|提示|
在改写模式下，每输入一个字符，Word 2016会删除一个字符，因此，要避免输入的正确内容字数多于错误文本字数，以免将正确内容替换掉，再次按【Insert】键，即可切换至正常模式。
编辑文本时，如果发现有漏输的文本内容，可以直接将鼠标光标定位至漏输文本的位置，直接输入漏掉的内容即可。
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删除错误或多余的文本，是文档编辑过程中常用的操作。删除多余文本的方法有以下几种。
（1）使用【Delete】键删除文本 。
选定错误的文本，然后按键盘上的【Delete】键即可。
（2）使用【Backspace】键删除文本。
将鼠标光标定位在想要删除字符的后面，按键盘上的【Backspace】键。
输入文本内容时，当到达一行最右端后，继续输入文本内容，新输入的内容将会在下一行显示。如果需要在任意位置执行换行操作，可以按【Enter】键，将会在产生一个新段落，并且上一个段落后方将会显示一个段落标记“
”，上一行和下一行属于两个段落。
如果希望不结束上一个段落，仅执行换行操作，可以按【Shift+Enter】组合键，此时将产生一个手动换行标记“
”。不仅达到了换行的目的，上一行和下一行仍然属于同一个段落。
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当需要多次输入同样的文本时，可以使用复制文本节约时间，提高效率。复制文本的具体操作步骤如下。
第1步
选择文档中需要复制的文字，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【复制】选项。也可以单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【复制】按钮
。
第2步
此时所选内容已被放入剪贴板，将鼠标光标定位至要粘贴到的位置，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【剪贴板】按钮
，在打开的【剪贴板】窗口中单击复制的内容，即可将复制内容插入到文档中光标所在位置。
第3步 此时文档中已被插入刚复制的内容，且原来的位置仍有文本信息。
|提示|
用户也可以使用【Ctrl+C】组合键复制内容，使用【Ctrl+V】组合键粘贴内容。
如果用户需要修改文本的位置，可以使用剪切文本的方法来完成。具体操作步骤如下。
第1步
选择文档中需要修改的文字，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【剪切】选项。也可以单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【剪切】按钮
。
第2步 即可看到选择的文本内容已经被剪切掉。
第3步 将鼠标光标放置在要粘贴到的位置，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【粘贴】按钮，即可完成剪切并粘贴文本的操作。
|提示|
【粘贴】下拉列表各项含义如下。
【保留原格式】选项：被粘贴内容保留原始内容的格式。
【匹配目标格式】选项：被粘贴内容取消原始内容格式，并应用目标位置的格式。
【仅保留文本】选项：被粘贴内容清除原始内容和目标位置的所有格式，仅保留文本。
|提示|
用户可以使用【Ctrl+X】组合键剪切文本，再使用【Ctrl+V】组合键将文本粘贴到需要的位置。
撤销和恢复是Word 2016中常用的操作，主要用于撤销或回复输入的文本或者操作。
（1）撤销命令。
当执行的命令有错误时，可以单击快速访问工具栏中的【撤销】按钮
，或按【Ctrl+Z】组合键撤销上一步的操作。
（2）恢复命令。
执行撤销命令后，可以单击快速访问工具栏中的【恢复】按钮
，或按【Ctrl+Y】组合键恢复撤销的操作。
|提示|
输入新的内容后，【恢复】按钮
会变为【重复】按钮
，单击该按钮，将重复输入新输入的内容。
视图是指文档的显示方式。在编辑的过程中用户常常因不同的编辑目的而需要突出文档中的某一部分内容，以便能更有效地编辑文档。
在进行文本输入和编辑时通常采用页面视图，该视图的页面布局简单，是一种常用的文档视图，它按照文档的打印效果显示文档，使文档在屏幕上看上去就像在纸上一样。
单击【视图】选项卡【视图】组中的【页面视图】按钮，文档即转换为页面视图。
阅读版式视图主要用于以阅读视图方式查看文档。它最大的优点是利用最大的空间来阅读或批注文档。在阅读视图下，Word会隐藏许多工具栏，从而使窗口工作区中显示最多的内容，仅留有部分工具栏用于文档的简单修改。
单击【视图】选项卡【文档视图】组中的【阅读视图】按钮后，文档即转换为阅读版式视图。
|提示|
单击状态栏中的【阅读视图】按钮
也可进入阅读视图。
要关闭阅读视图方式，按【Esc】键可切换到页面视图。
Web版式视图主要用于查看网页形式的文档外观。当选择显示Web版式视图时，编辑窗口将显示得更大，并自动换行以适应窗口。此外，还可以在Web版式视图下设置文档背景以及浏览和制作网页等。
单击【视图】选项卡【视图】组中的【Web版式视图】按钮，文档即转换为Web版式视图。
大纲视图是显示文档结构和大纲工具的视图，它将所有的标题分级显示出来，层次分明，特别适合较多层次的文档，如报告文体和章节排版等。在大纲视图方式下，用户可以方便地移动和重组长文档。
单击【视图】选项卡【文档视图】组中的【大纲视图】按钮，即转换为大纲视图。
|提示|
在【大纲】选项卡【大纲工具】组单击【降级】按钮
，所选标题的级别就会降低一级。用户也可以单击【降级为正文】按钮
将标题直接变为正文文本。同样，单击【升级】按钮
和【提升至标题1】按钮
则可将标题的级别升高。
草稿主要用于查看草稿形式的文档，便于快速编辑文本。在草稿视图中不会显示页眉、页脚等文档元素。
单击【视图】选项卡【文档视图】组中的【草稿】按钮，文档即转换为草稿视图。
在Word中查看文档内容，可以放大或缩小页面的显示比例，以便于查看部分或者全部内容。下面介绍几种设置页面显示比例的方法。
第1步
单击【视图】选项卡下【显示比例】组中的【显示比例】按钮
。
第2步 弹出【显示比例】窗格，可以直接在【显示比例】组下选择比例，也可以在【百分比】微调框中自定义显示比例，这里设置【百分比】为“120%”。单击【确定】按钮。
第3步 即可完成自定义页面显示比例的操作。
|提示|
也可以在拖曳状态栏中的缩放级别滑块增大或减小页面显示比例。
自定义页面显示比例后，直接单击【视图】选项卡下【显示比例】组中的【100%】按钮，即可以100%的比例显示页面。
默认情况下，在Word 2016窗口中仅显示一张页面，如果要查看文档的整体效果，可以设置在一个窗口中显示多个页面。单击【视图】选项卡下【显示比例】组中的【多页】按钮
，即可显示多个页面。
|提示|
单击状态栏的【缩小】按钮，可以继续缩小显示比例以便显示更多页面。
【F4】键具有重复上一步操作的作用。如果在文档中输入“文档”，然后按【F4】键，即可重复输入“文档”，连续按【F4】键，即可得到很多“文档”。
设置文本的颜色为红色，然后选择其他文字按【F4】键，即可将最后一次的设置文本颜色为红色的操作应用至其他文本中。
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在输入文字时，遇到生僻字，可以通过插入符号的方式轻松输入。
第1步
单击【插入】选项卡【符号】组中的【符号】按钮
。在弹出的下拉列表中选择【其他符号】选项。
第2步 弹出【符号】对话框，在【符号】选项卡下单击【字体】按钮的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择一种字体样式，单击【子集】后的下拉按钮，选择子集类型，这里选择【汉字字根】选项。
第3步 即可在下方显示汉字的字根。选择要插入到文档的字根并单击【插入】按钮，即可完成输入。
第4步 再次在子集下拉列表中选择【CJK统一汉字扩充】选项，选择要输入的生僻字并单击【插入】按钮。最后单击【关闭】按钮。
第5步 即可看到输入的汉字字根及生僻字。
在Word 2016中可以将其他文件中的文本内容导入到正在编辑的文本中，从而节约时间。
第1步 新建空白Word文档，单击【插入】选项卡下【文本】组中【对象】按钮的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【文件中的文字】选项。
第2步 打开【插入文件】对话框，选择要导入的文件，单击【插入】按钮。
第3步 即可将选择文件中的文本内容导入到正在编辑的文档中。
