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Word 2016是Microsoft公司开发的Office 2016办公组件之一，主要用于文字处理工作，如文本编辑、使用图片、表格、图表等美化文档，以及排版或将编辑完成的文档输出等。本章首先来介绍Word的最佳学习方法。
Word 2016主要用以实现文档的编辑、排版和审阅，应用于人力资源管理、行政文秘管理、市场营销和财务管理等领域。
（1） 在行政文秘领域的应用。
在行政文秘管理领域需要制作出各类严谨的文档，Word 2016提供有批注、审阅以及错误检查等功能，可以方便地核查制作的文档。使用Word 2016可制作委托书、合同、公司各类制度等，下图所示为使用Word 2016制作的《××公司奖惩制度》文档。
（2） 在人力资源管理领域的应用。
人力资源管理是一项系统且复杂的组织工作。使用Word 2016组件可以帮助人力资源管理者轻松、快速地完成各种文档，如制作各类规章制度、招聘启示、工作报告、培训资料等。下图所示为使用Word 2016制作的公司培训资料文档。
（3） 在市场营销领域的应用。
在市场营销领域，可以使用Word 2016制作项目评估报告、企业营销计划书、市场调查报告、市场分析及策划方案等，下图所示为使用Word 2016制作的产品使用说明书文档。
（4）在财务管理领域的应用。
财务管理是一项涉及面广、综合性和制约性都很强的系统工程，通过价值形态对资金运动进行决策、计划和控制的综合性管理，是企业管理的核心内容。在财务管理领域，可以使用Word 2016制作询价单、公司财务分析报告等。下图所示为使用Word 2016制作的报价单文档。
不同行业的从业人员对Word技能的要求不同，下面就以人力资源、行政文秘、市场营销和财务管理等行业为例介绍不同行业必备的Word技能。
Office的版本由2003更新到2016，新版本的软件可以直接打开低版本软件创建的文件。如果要使用低版本软件打开高版本软件创建的文档，可以先将高版本软件创建的文档另存为低版本类型，再使用低版本软件打开进行文档编辑。
使用Word 2016可以直接打开2003、2007、2010、2013格式的文件。将2003格式的文件在Word 2016文档中打开时，标题栏中会显示出【兼容模式】字样。
使用低版本Word软件也可以打开Word 2016创建的文件，只需要将其类型更改为低版本类型即可。具体操作步骤如下。
第1步 使用Word 2016创建一个Word文档，单击【文件】选项卡，在【文件】选项卡下的左侧选择【另存为】选项，在右侧【这台电脑】选项下单击【浏览】按钮。
第2步 弹出【另存为】对话框，在【保存类型】下拉列表中选择【Word 97-2003文档】选项，单击【保存】按钮即可将其转换为低版本。之后，即可使用Word 2003打开。
在使用Word办公时，一些不规范的操作，不仅影响文档制作的时间，降低办公效率，制作的文档还不美观，再次编辑时也不容易修改，下面就简单介绍一些Word中常见的不规范操作习惯。
（1）调整段前缩进。
中文文本默认情况下需要段落首行缩进2字符，经常会有初学者通过在段落前输入4个空格的方法设置首行缩进。不仅不规范，还容易造成错误。单击【开始】→【段落】→【段落设置】按钮，在打开的【段落】对话框中设置【首行缩进】为“2字符”。
（2）用空格调整行间距。
调整行间距或段间距时，可以使用【段落】对话框【缩进和间距】选项卡下【间距】组来设置行间距或段间距。
（3）按【Enter】键分页。
使用【Enter】键添加换行符可以达到分页的目的，但如果在分页前的文本中删除或添加文字，添加的换行符就不能起到正确分页的作用，可以单击【插入】选项卡下【页面】组中的【分页】按钮；或单击【布局】选项卡下【页面设置】组中的【分隔符】按钮，在下拉列表中选择【分页符】选项；也可以直接按【Ctrl+Enter】组合键分页。
（4）用空格设置居中或右对齐。
设置文本居中或右对齐时，常使用空格键对齐文本，不仅效率低，还不容易对齐文本。可以先选择要设置居中或右对齐的段落，单击【开始】→【段落】→【居中】（【右对齐】）按钮，设置文本居中或右对齐。
菜鸟和高手的区别就在于高手掌握了一些能提高文档制作效率的操作。下面不妨看看菜鸟和高手在Word操作中都有哪些区别。
续表
（1）Word自学3步骤。
学习Word办公软件，可以按照下面三步进行学习。
第一步：入门。
① 熟悉软件界面。
② 学习并掌握每个按钮的用途及常用的操作。
③ 结合参考书能够制作出案例。
第二步：熟悉。
① 熟练掌握软件大部分功能的使用。
② 能不使用参考书制作出满足工作要求的办公文档。
③ 掌握大量实用技巧，节省时间。
第三步：精通。
① 掌握Word的全部功能，能熟练制作美观、实用的各类文档。
② 掌握Word软件在不同设备中的使用，随时随地办公。
（2）快人一步：不得不记的快捷键。
掌握Word 2016中常用的快捷键可以提高文档编辑速度。
（3）在办公室/路上/家里，随时随地搞定Office。
移动信息产品地快速发展，移动通信网络的普及，只需要一部智能手机或者平板电脑就可以随时随地进行办公，使得工作更简单、更方便。使用OneDrive即可实现在电脑和手持设备之间的随时传送。
第1步 在【此电脑】窗口中选择【OneDrive】选项，或者在任务栏的【OneDrive】图标上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【打开你的OneDrive文件夹】选项，都可以打开【OneDrive】窗口。
第2步 选择要上传的文档 “工作报告.docx”文件，将其复制并粘贴至【文档】文件夹，或者直接拖曳文件至【文档】文件夹中。
第3步 在【文档】文件夹图标上即显示刷新图标，表明文档正在同步。
第4步 在任务栏单击【上载中心】图标，在打开的【上载中心】窗口中即可看到上传的文件。
第5步 上传成功后，文件表会显示同步成功的标志，效果如图所示。
在手机上使用OneDrive。
OneDrive不仅可以在Windows Phone手机中使用，还可以在iPhone、Android手机中使用，下面以在IOS系统设备中使用OneDrive为例，介绍在手机设备上使用OneDrive的具体操作步骤。
第1步 在手机中下载并登录OneDrive，即可进入OneDrive界面，选择要查看的文件，这里选择【文档】文件夹。
第2步 即可打开【文档】文件夹，查看文件夹内的文件，上传的工作报告文件也在文件夹内。
第3步 长按“工作报告”图标，即可选中文件并调出对文件可进行的操作命令。
在手机中打开OneDrive中的文档。
下面就以在手机上通过Microsoft Word打开OneDrive中保存的文件并进行编辑保存的操作为例介绍随时随地办公的操作。
第1步 下载并安装Microsoft Word软件。并在手机中使用同一账号登录，即可显示OneDrive中的文件。
第2步 单击“工作报告.docx”文档，即可将其文件下载至手机。
第3步 下载完成后会自动打开该文档，效果如图所示。
第4步 对文件中字体进行简单的编辑，并插入工作表，效果如图所示。
第5步
编辑完成后，单击左上角【返回】按钮
即可自动保存文档至OneDrive。
（4）如何阅读本书。
本书以学习Word的最佳结构来分配章节，第0章可以使读者了解Word的应用领域及如何学习Word。第1篇可使读者快速入门Word 2016，包括Word 2016的安装与配置、Word 2016的基本操作技巧等。第2篇可使读者掌握Word 2016的美化操作，包括字符和段落格式的基本操作、表格的编辑与处理、使用图表、图文混排等。第3篇可使读者掌握Word 2016的高级排版操作，包括使用模板和样式、文档页面的设置、长文档的排版技巧等。第4篇主要介绍文档输出的相关操作，包括检查和审阅文档、Word文档的打印与共享等。第5篇通过行业案例介绍Word在行政文秘、人力资源及市场营销中的应用。第6篇可使读者掌握高效办公秘籍，包括文档自动化处理、多文档的处理技巧、Word与其他Office组件协作以及移动办公等。