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本章导读
电脑办公是目前最常用的办公方式，使用电脑可以轻松步入无纸化办公时代，节约能源，提高效率。在学习电脑办公之前，读者需要了解什么是电脑办公、搭建硬件平台、认识系统平台、办公软件的使用等操作。
思维导图
在使用电脑办公之前，首先需要认识电脑办公。
电脑办公，通俗地讲就是使用电脑处理日常工作的方法，如处理文档、制作报表、制作演示文稿、管理财务、发邮件等。
电脑办公的优势主要表现在以下几个方面。
（1）电脑办公可以提高员工的工作效率。
（2）电脑办公节省了企业运营成本。
（3）电脑办公可以实现资源共享。
（4）电脑办公可以使文件传输效率更高，节约时间。
（5）电脑办公打破了时间与空间的束缚，在联网情况下可以随时随地办公。
（6）便于浏览和跟踪业务进展状态。
（7）电脑办公可以提高企业的竞争力、凝聚力。
（8）充分利用硬件资源，实现无纸化办公。
电脑在购买之后，各个部件通常是分开的，需要使用连线将它们连接起来才能使用，而且在日常使用过程中，还可能对电脑进行搬迁，因此，了解和掌握电脑，硬件连接是非常有必要的。
一台电脑由许许多多的硬件组成，只有这些零部件组合在一起协调地工作，才能称为电脑。电脑发展到现在，其零部件都有了很大的变化，但其工作原理却没有变，其中包括主板、CPU、内存、硬盘、显卡、声卡等。下面将简单地介绍组成电脑的各个硬件。
主板是整个电脑的基板，是CPU、内存、显卡及各种扩展卡的载体。主板是否稳定关系着整个电脑是否稳定，主板的速度在一定程度上也制约着整机的速度。
CPU就是中央处理器，也就是负责运算和控制的控制中心，是电脑的关键部位，相当于人的大脑。
内存是电脑的一个临时存储器，它只负责电脑数据的中转而不能永久保存。它的容量和处理速度直接决定了电脑数据传输的快慢，和CPU、硬盘一起并称为电脑的三大件。
硬盘是我们熟知的电脑配件之一，简单地说就是一个大容量存储器，与主机通信速度很快，成为现代电脑不可缺少的配件。
显卡的作用就是提供对图像数据的快速处理，显卡也是电脑的重要组成部件之一，而且也是更新换代最快的一个部件，目前很多3D游戏对显卡的要求都很高，因此我们不得不掏钱重新买一块显卡来更新换代。
显示器，顾名思义就是电脑的一个显示设备，和电视原理差不多。一般来说，显示器的身价决定于它所采用的显像管，好的显像管可以提供更好的视觉效果，寿命也更长。
鼠标、键盘一直以来都不被大多数人所重视，不过它们却是现代电脑不可缺少的输入设备，没有它们就相当于人没有手一样。
现代电脑除了上面所列举的七大类配件外，还有很多的相关配件，包括网卡、声卡、MODEM、打印机、扫描仪、绘图仪、手写板等硬件，这里就不再一一列举。
连接显示器的方法是将显示器的信号线，即15针的信号线接在显卡上，插好后还需要拧紧接头两侧的螺丝。显示器的电源一般都是单独连接电源插座的。
键盘接口在主板的后部，是一个紫色圆形的接口，鼠标的接口位于键盘接口旁边，按照指定方向插好即可。键盘插头上有向上的标记，连接时按照这个方向插好即可。
目前主流的键盘和鼠标接口为USB接口及无线鼠标和键盘，USB接口的鼠标和键盘可以直接插入机箱上任意的USB接口中。
而无线的鼠标和键盘则需要将USB蓝牙接头插入电脑的USB接口中，需要在键盘和鼠标中装上电池，稍等片刻，即可使用无线的鼠标和键盘。
将RJ45网线一端的水晶头按指示的方向插入网卡接口中，如下图所示。
找到音箱的音源线接头，将其连接到主机声卡的插口中，即可连接音源，如下图所示。根据PC/99规范，第1个输出口为绿色，第2个输出口为黑色，MIC口为红色。
主机电源线的接法很简单，只需要将电源线接头插入电源接口即可。
办公中常用的外部设备就是打印机，打印机的连接包括连接到本电脑上的打印机或网络中打印机两种，具体方法在第14章有详细介绍，这里就不再赘述。
进入Windows 7操作系统后，用户首先看到的是桌面。桌面的组成元素主要包括桌面背景、图标、【开始】菜单按钮，快速启动工具栏、任务栏和状态栏。
桌面背景可以是个人收集的数字图片、Windows提供的图片、纯色或带有颜色框架的图片，也可以显示幻灯片图片。
Windows 7操作系统自带了很多漂亮的背景图片，用户可以从中选择自己喜欢的图片作为桌面背景。除此之外，用户还可以把自己收藏的精美图片设置为背景图片。
在Windows 7系统中，所有的文件、文件夹和应用程序等都由相应的图标表示。桌面图标一般由文字和图片组成。文字说明图标的名称或功能，图片是它的标识符。
用户双击桌面上的图标，可以快速打开相应的文件、文件夹或者应用程序，如双击桌面上的【计算机】图标，即可打开【计算机】窗口。
单击桌面左下角的【开始】菜单按钮，即可弹出【开始】菜单。它主要包括【固定程序】列表、【常用程序】列表、【所有程序】列表、【启动】菜单、【关闭选项】按钮区和【搜索】框。
【固定程序】列表
该列表中显示开始菜单中的固定程序。默认情况下，菜单中显示的固定程序只有两个：【入门】和【Windows Media Center】。通过选择不同的选项，可以快速地打开应用程序。
【常用程序】列表
此列表中主要存放系统常用程序，包括【计算器】【便签】【截图工具】【画图】和【放大镜】等。此列表是随着时间动态分布的，如果超过10个，它们会按照时间的先后顺序依次替换。
【所有程序】列表
用户在【所有程序】列表中可以查看系统中安装的所有软件程序。单击【所有程序】选项，即可打开【所有程序】列表。单击文件夹的图标，可以继续展开相应的程序；单击【返回】选项，即可隐藏【所有程序】列表。
【启动】菜单
【开始】菜单的右侧窗格是【启动】菜单。【启动】菜单中列出了经常使用的Windows程序链接，常见的有【文档】【计算机】【控制面板】【图片】和【音乐】等。单击不同的程序选项，即可快速打开相应的程序。
【搜索】框
【搜索】框主要用来搜索电脑上的项目资源，是快速查找资源的有力工具。在【搜索】框中直接输入需要查询的文件名，如输入“QQ”，按【Enter】键即可进行搜索操作。
【关闭选项】按钮区
【关闭选项】按钮区主要用来对操作系统关闭操作，包括【关机】 【切换用户】 【注销】【锁定】【重新启动】【睡眠】和【休眠】等选项。
Windows 7中取消了快速启动工具栏。若要快速打开程序，可以将程序锁定到任务栏。具体方法有以下两种。
（1）选择【将此程序锁定到任务栏】选项。
若程序已经打开，在【任务栏】上选择程序并单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择【将此程序锁定到任务栏】选项，则任务栏上将会一直存在添加的应用程序，用户可以随时打开程序。
（2）选择【锁定到任务栏】选项。
如果程序没有打开，选择【开始】【所有程序】选项，在弹出的列表中选择需要添加的任务栏中的应用程序，单击鼠标右键，并在弹出的快捷菜单中选择【锁定到任务栏】选项。
【任务栏】是位于桌面最底部的长条，显示系统正在运行的程序、当前时间等，主要由【开始】按钮、快速启动工具栏、程序【区域】、语言栏、通知区域和【显示桌面】按钮组成。和以前的操作系统相比，Windows 7中的任务栏设计得更加人性化、使用更加方便、功能和灵活性更强大。用户按【Alt +Tab】快捷键可以在不同的窗口之间进行切换操作。
在Windows 7操作系统中，所有的文件、文件夹以及应用程序都有形象化的图标表示。在桌面上的图标被称为桌面图标，双击桌面图标可以快速打开相应的文件、文件夹或应用程序。本节将介绍桌面图标的基本操作。
刚装好Windows 7操作系统时，桌面上只有【回收站】一个图标，用户可以添加【计算机】【网上邻居】和【控制面板】等图标。具体操作步骤如下。
第1步 在桌面上的空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【个性化】选项，打开【个性化】窗口。
第2步 添加图标。单击左侧窗格中的【更改桌面图标】链接，弹出【桌面图标设置】对话框，勾选要添加的桌面图标，单击【确定】按钮后，即可在桌面上添加该图标。
用户也可以将程序的快捷方式放置在桌面上，下面以添加【记事本】为例进行讲解。具体操作步骤如下。
第1步 单击【开始】按钮，在弹出的快捷菜单中选择【所有程序】→【附件】→【记事本】选项。
第2步 添加【记事本】图标。在程序列表中的【记事本】选项上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【发送到】→【桌面快捷方式】选项，返回桌面，可以看到桌面上已经添加了【记事本】图标。
对于不常用的桌面图标，用户可以将其删除，这样有利于管理，同时使桌面看起来更简洁美观。
（1）使用删除命令。
选择要删除的图标，单击鼠标右键并在弹出的快捷菜单中选择【删除】选项。
（2）利用快捷键删除。
选择需要删除的桌面图标，按【Delete】键，即可弹出【删除快捷方式】对话框，然后单击【是】按钮，即可将图标删除。
如果想彻底删除桌面图标，同时按【Delete】键和【Shift】键，此时会弹出【删除快捷方式】对话框，提示“您确定要永久删除此快捷方式吗？”，单击【是】按钮即可。
如果桌面上的图标比较多，会显得很乱，这时可以通过设置桌面图标的大小和排列方式等来整理桌面。
在桌面的空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【查看】选项，在弹出的子菜单中显示3种图标大小，包括大图标、中等图标和小图标。
在Windows 7中，窗口是用户界面中最重要的组成部分，对窗口的操作是最基本的操作。
窗口是屏幕上与一个应用程序相对应的矩形区域，是用户与产生该窗口的应用程序之间的可视界面。当用户开始运行一个应用程序时，应用程序就创建并显示一个窗口；当用户操作窗口中的对象时，程序会做出相应的反应。用户通过关闭一个窗口来终止一个程序的运行，通过选择相应的应用程序窗口来选择相应的应用程序。下图所示的是【计算机】窗口，由标题栏、地址栏、工具栏、导航窗格、内容窗格、搜索框和细节窗口等部分组成。
下面以【计算机】窗口为例，讲述窗口的基本操作。
（1）打开窗口。
双击桌面上的【计算机】图标，即可打开【计算机】窗口。另外，在【开始】菜单列表、桌面快捷方式、快速启动工具栏都可以打开程序的窗口。
（2）调整窗口大小。
默认情况下，打开的窗口大小和上次关闭时的大小一样。用户将鼠标指针移动到窗口的边缘，鼠标指针变为
或
形状时，可上下或左右移动边框在纵向或横向上改变窗口大小。指针移动到窗口四个角落时，鼠标指针变为
或
形状时，拖曳鼠标，可同时沿水平或垂直两个方向等比例放大或缩小窗口。
另外，单击窗口右上角的最小化按钮，可使当前窗口最小化；单击最大化按钮，可使当前窗口最大化。
（3）移动窗口。
当窗口没有处于最大化或最小化状态时，将鼠标指针放在需要移动位置的窗口的标题栏上，鼠标指针此时是
形状。按住鼠标左键不放，拖曳标题栏到需要移动到的位置，松开鼠标，即可完成窗口位置的移动。
（4）关闭窗口。
窗口使用完后，用户可以将其关闭。常见的关闭窗口的方法有以下几种。
（1）单击窗口右上角的【关闭】按钮
，可关闭当前窗口。
（2）单击【文件】选项，在弹出的选项中，单击【关闭】选项，可关闭当前窗口。
（3）在标题栏上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【关闭】选项即可。
（4）在任务栏上选择【画图】程序，单击鼠标右键，并在弹出的快捷菜单中选择【关闭窗口】选项。
（5）在当前窗口上按【Alt+F4】快捷键，即可关闭窗口。
在进行文档编辑时，同时使用鼠标和键盘能够实现对文档中特定内容的快速选取。这里，与鼠标配合使用的是键盘上的【Shift】键、【Ctrl】键和【Alt】键，下面介绍结合使用键盘和鼠标选择Word文档中文本的相关操作技巧。
第1步 将鼠标光标放置到需要选择的文本的起始位置，按住【Shift】键，在要选择的文本的结束位置单击，将能够选定连续的文本。
第2步 选择第1处需要选择的文本后，按住【Ctrl】键拖曳鼠标依次选择文本，完成选择后释放【Ctrl】键，可以选择不连续的文本。
第3步 将光标放置到文本的起始位置，按住【Alt】键拖曳鼠标，在需要选择的文本的结束位置释放鼠标，则可以在文档中选择一个横向矩形区域内的文本。
第4步 按住【Alt+Shift】键拖曳鼠标，可以纵向选择文本区域。
|提示|
在对文本进行选择后，鼠标在文档中任意位置单击即可取消文本的选择状态。另外，按【Home】键、【End】键、【PageUp】键、【PageDown】键或上下左右箭头键均能取消文本的选择状态。
正确的开机和关机，可以延长电脑的使用寿命，更加有利于电脑的运行。具体操作步骤如下。
打开总电源，包括主机与显示器的总电源。
先打开显示器，然后再开主机，这样可以有效保护显示器。
（1）关闭所有程序。
首先要关闭打开的所有程序，这样才不会忘记保存文件。关机速度也会加快。
（2）关闭计算机。
关闭所有程序后单击【开始】按钮，在弹出的菜单列表中单击【关机】选项，即可关闭电脑的主机。
（3）关闭显示器。
计算机显示关机完成，显示器黑屏后，就可以关闭显示器了。请不要先关闭显示器，这样无法看出计算机是否已经完全关闭。
（4）关闭电源。
把总电源也关闭，防止静电产生。
使用电脑办公就需要使用常用电脑软件。
目前，常用的办公应用软件为Office办公组件，该组件主要包括Word、Excel、PowerPoint和Outlook等。通过Office办公组件，可以实现文档的编辑、排版和审阅，表格的设计、排序、筛选和计算，演示文稿的设计和制作，以及电子邮件收发等功能。
Word 2013是市面上较新版本的文字处理软件。使用Word 2013，可以实现文本的编辑、排版、审阅和打印等功能。下图所示为Word 2013界面。
Excel 2013是微软公司推出的Office 2013办公系列软件的一个重要组成部分，主要用于电子表格处理，可以高效地完成各种表格和图的设计，进行复杂的数据计算和分析。下图所示为Excel 2013界面。
PowerPoint 2013是制作演示文稿的软件。使用PowerPoint 2013，可以使会议或授课变得更加直观、丰富。下图所示为PowerPoint 2013界面。
可以在微软的官网商城中购买Office 2013的安装软件，在浏览器中输入微软中国官方商城网址http://www.microsoftstore. com.cn/，然后选择要购买的软件版本，即可购买安装软件。
此外，如果需要安装其他软件，可以通过官网下载、在应用商店获取或者在360软件管家中下载的方法获取软件。
下面以安装Office 2013为例介绍软件安装的方法。
电脑配置达到要求后就可以安装Office 2013软件了。双击Office 2013的安装程序，在弹出的对话框中阅读软件许可证条款，选中【我接受此协议的条款】复选框后，单击【继续】按钮。在弹出的对话框中选择安装类型，这里单击【立即安装】按钮，即可开始安装软件。
|提示|
安装Office 2013的过程中单击【自定义】按钮，可以选择安装的位置及安装哪些组建。
用户可以卸载不常用的软件或多余的软件，来清理电脑磁盘空间，避免电脑卡、慢。下面介绍几种卸载软件的方法。
打开【程序和功能】对话框，可以看到电脑中安装的所有软件，选择要卸载的软件，单击【卸载/更改】按钮即可卸载。具体操作步骤如下。
第1步 单击【开始】按钮，在弹出的【开始】界面选择【控制面板】选项。
第2步 在弹出的【控制面板】对话框中，单击【程序和功能】选项。
第3步 弹出【程序和功能】对话框。
第4步 选中需要卸载的软件“腾讯QQ”，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【卸载】选项。
第5步 弹出【程序和功能】对话框，单击【是】按钮。
第6步 开始卸载软件，并显示卸载进度，卸载完成后，单击【确定】按钮即可。
除了前面介绍的卸载程序的方法，用户也可以选择使用第三方软件卸载程序。下面以360软件管家为例，介绍使用第三方软件卸载程序的方法。使用360软件管家卸载软件的具体操作步骤如下。
第1步 下载并安装360软件管家，完成后从【开始】程序中启动360软件管家，在打开的主界面中选择【软件卸载】选项。
第2步 进入【软件卸载】界面，可以看到计算机中已安装的软件，单击选中需要卸载的软件“WinRAR 4.10（32位）”，单击【卸载】按钮。
第3步 卸载完成后将弹出【卸载WinRAR】提示框，提示用户“你需要重新启动Windows来完全卸载WinRAR。”，单击【确定】按钮完成软件的卸载。
第4步 返回360软件管家界面，即可发现软件已卸载完成。
|提示|
如果要同时卸载多个软件，可以单击选中所有要卸载软件前的复选框，再单击【一键卸载】按钮即可。
打开应用程序的方式有多种，用户也可以设置默认打开程序的方式。具体操作步骤如下。
第1步 单击【开始】按钮，在弹出的【开始】界面选择【默认程序】选项。
第2步 弹出【默认程序】对话框，单击【设置默认程序】链接。
第3步 打开【设置默认程序】对话框，在左侧的列表中可以看到已经安装的程序。
第4步 如果要把360安全浏览器设置为默认浏览器，在【程序】列表框中选择【360安全浏览器】选项，并在右侧单击【将此程序设置为默认值】即可。
电脑桌面是我们启动电脑后的第一屏幕，在桌面上会排列放置用户安装的各种软件，方便用户通过桌面快捷图标来打开不同的软件。同时，我们也可以删除桌面上不常用的快捷方式，以及添加桌面上没有的快捷方式，并且可以使用桌面整理软件归类整理桌面，从而提高工作效率。
整理电脑桌面的具体操作步骤如下。
第1步 正确开机后，即可打开电脑的桌面，在桌面的图标中选择一个需要删除的桌面图标，并单击鼠标右键。
第2步 在弹出的快捷列表中单击【删除】选项。
第3步 弹出【删除快捷方式】对话框，单击【是】按钮，即可删除选中的桌面图标。
第4步 回到电脑桌面，即可看到删除图标后的效果。
第1步 单击桌面左下角的【开始】按钮，即可弹出【开始】菜单。
第2步 单击【所有程序】选项，在弹出的列表中选择需要添加到桌面的软件，这里选择“Adobe Photoshop CC”软件。
第3步 单击鼠标右键在弹出的快捷菜单中选择【发送到】选项，并在下一级单击【桌面快捷方式】命令，即可在桌面上创建快捷方式。
第4步 在桌面上创建快捷方式的效果如下。
第1步 在桌面上双击打开“360安全卫士”软件。
第2步 单击下方的【软件管家】按钮，即可进入“360软件管家”窗口。
第3步 在窗口右侧的搜索框中输入“360安全桌面”，单击【搜索】按钮，即可在软件区域看到相关软件。在“360安全桌面”软件后，单击【一键安装】按钮，即可下载安装该应用。
第4步 在桌面的快捷方式上双击打开360安全桌面，即可自动归类整理电脑桌面。
第1步 用户可以在桌面上新建分框，归类整理同类型的文件。单击桌面右上角的【整理】下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【新建分框】选项。
第2步 即可在桌面新建分框，双击分框名称可以进行重命名分框，这里重命名为“Adobe”。
第3步 调整分类框的大小，并放置在合适的位置。
第4步 选择需要移动至“Adobe”分类框的软件，鼠标左键单击并拖曳至该分类框内，即可归类软件。
第5步 在桌面空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击【排序方式】选项，并在下一级中选择【大小】选项。
第6步 即可重新排列桌面图标。
至此，电脑桌面整理完成。
安装Windows 7系统后，可以把桌面图标和字体调大，方便用户的使用。
第1步 在Windows 7桌面上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中，选择【个性化】选项。
第2步 在弹出的【个性化】窗口中单击左侧菜单栏中的【显示】链接。
第3步 打开【显示】窗口，在右侧的【使阅读屏幕上的内容更容易】区域有“较小(S)-100%、中等(M)-125%、较大(L)-150%”3种字体大小，这里我们单击选中【中等(M)-125%】单选按钮，单击【应用】按钮，即可放大显示桌面上的文字。
|提示|
如果字体还不够大的话，可以单击【显示】窗口左侧的菜单栏中的【设置自定义文本大小】选项，在弹出的【自定义DPI设置】窗口中设置桌面文本的大小。
如果同时打开多个窗口，用户需要在各个窗口之间进行切换操作。
使用鼠标切换。将鼠标指针停留在任务栏左侧的某个程序图标上，该程序图标上方会显示该程序的预览小窗口，在预览小窗口中移动鼠标指针，桌面上也会同时显示该程序中的某个窗口。如果是需要切换的窗口，单击该窗口即可在桌面上显示。
【Alt+Tab】快捷键。在Windows 7系统中，按键盘上主键盘区中的【Alt+Tab】快捷键切换窗口时，桌面中间会出现当前打开的各程序预览小窗口。按住【Alt】键不放，每按一次【Tab】键，就会切换一次，直至切换到需要打开的窗口。
【Windows+Tab】快捷键。在Windows 7系统中，按键盘上主键盘区中的【Windows+Tab】快捷键也可以快速切换窗口，它是一种3D窗格效果的切换方法。按住【Windows】键（【Ctrl】键和【Alt】键中间的按键），然后按一下【Tab】键，即可在桌面显示各程序的3D预览小窗口。每按一次【Tab】键，即可按顺序切换一次窗口，松开【Windows】键，即可在桌面上显示最上面的程序窗口。