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第0章
电脑办公学习方法

本章导读

电脑已经深入人们的生活、学习和工作。掌握电脑办公技能,可以拓展工作空间,增强社会适应能力,提高工作效率,从而很好地为个人和单位服务。因此,掌握电脑办公的操作就显得十分必要。

思维导图

0.1 电脑办公需要掌握的技能

目前,电脑已经成为多数职场人员办公必不可少的工具之一。作为人们的得力助手,电脑不但便于用户处理日常的办公事务,还能提高办公的效率,使复杂的劳动变得简单、有序。归纳起来,电脑办公需要掌握以下几个技能。

(1)电脑操作。

电脑操作,如开关机、设置办公环境、熟练打字、管理办公文件及文件夹、收发邮件等,只有掌握电脑的基本操作,才能使电脑办公井然有序。

(2)处理文档。

处理文档是电脑办公人员必备的技能之一,常用的文档处理软件包括Word、WPS等,处理文档的常用操作包括输入和编辑文本,设置字体和段落格式,使用图片、表格、图形、艺术字,插入页码、页眉和页脚等。

(3) 制作报表。

报表,通俗来讲就是用表格、图表等形式来动态显示数据。制作报表的常用软件有Excel,制作的常用操作包括输入和编辑数据,行、列及工作表的操作,设置数据格式,使用图表,数据的排序、筛选、分类汇总及使用公式和函数等。

(4) 制作演示文稿。

制作演示文稿可以把复杂的文字用图片、图形的形式展示出来,使内容更加生动、形象。PowerPoint是制作演示文稿的常用组件。电脑办公时需要掌握幻灯片的基本操作,输入和编辑文本,设置母版,插入表格、图片、自选图形、图表、SmartArt图形,添加动画和切换效果以及控制幻灯片放映等制作演示文稿的方法。

(5) 图片、声音视频处理。

图片和声音处理也是电脑办公中常用的操作,如图片的美化、裁剪、合成,声音的除噪、剪辑等。常用的图片处理软件有Photoshop、美图秀秀等,常用的声音视频处理软件有会声会影、Cool Edit Pro等。

(6) 电脑维护。

电脑维护是成为电脑办公高手必不可少的技能。掌握电脑维护的操作可以提高电脑的运行速度和减少故障的发生,从而提高工作效率和速度。

0.2 新手如何学习电脑办公

作为一名新手,在学习电脑办公的过程中,一定要有一个明确的学习思路和准则,这样才能提高学习效率,在最短的时间内成为一名电脑办公高手。

首先,新手一定要先去了解电脑的一些硬件知识。不少初学者在学习电脑的过程中,总是先拿着一本操作指南去练习系统的操作方法和技巧,其实,对电脑硬件一无所知,是不会深刻理解电脑中的操作的。例如,对内存和硬盘的概念不理解,就难于理解存盘与未存盘的区别。由于应用系统的操作有许多是针对硬件的,对硬件的掌握能推动应用软件的学习。

其次,对所学的办公软件要有清楚的认识。计算机软件分为应用软件和系统软件,应用软件是能直接为用户解决某一特定问题的软件,它必须以系统软件为基础。而系统软件则是对计算机进行管理、为应用软件提供运行环境的软件。Windows、Linux、DOS属于操作系统软件,它们的作用是实现对计算机硬件、软件的管理;Access、MySQL等为数据库管理系统;Word、Excel、PowerPoint为办公常用软件;Photoshop则是图像处理软件等。学习计算机操作其实就是学习计算机软件的操作,在每学一种新软件之前先明确它属于哪一类的软件,它能为我们做些什么。

再次,根据需求而学习。电脑中的操作和技巧以及办公需要使用的软件有很多,要想全部掌握,是不现实的,所以建议读者根据自己的实际需求而学习。学习目的明确了,就可以少走弯路,只要重点掌握电脑的基本操作及办公中常用软件的使用方法,就能轻松地使用电脑来处理自己的办公业务。

最后,要学会理论与实践相结合。电脑及办公软件的学习一定离不开电脑,只看学习资料是远远不够的,要有计划地进行上机操作,反复练习,这样才能提高电脑办公的水平。

0.3 快人一步:不得不记的电脑快捷键

在学习使用电脑办公的过程中,如果想提高工作效率,使用快捷键是一个非常有效的方法,电脑中常用的快捷键如下表所示。

0.4 如何解决电脑办公学习中的疑难问题

对于新手而言,在学习电脑办公的过程中,难免遇到各种各样的疑难问题,这时不要慌乱,沉稳面对困难。只要有一套合理的解决思路,大部分疑难问题都可以轻松解决。

首先,要善于使用帮助文档。读者在实际操作的过程中,如果遇到不能解决的问题,按【F1】快捷键,即可调出官方的帮助文档,从中寻求官方的指导方法。

其次,如果官方指导方案中没有相关的解决方法,此时可以使用网络资源寻求解决方法。目前,使用最为广泛的是百度搜索引擎,读者只需要组织好关键词,百度将会提供相关的解决方法。例如,当电脑桌面中的声音小图标不存在时,可以在百度中搜索,即可看到下图所示的很多解决方案。

最后,读者要学会在论坛中交流经验。有些问题出现的概率很低,可能网上没有相关的解决方法,这时读者可以在有关电脑学习方面的论坛中把问题描述清楚,寻求电脑办公高手的帮助。

0.5 如何阅读本书

读者在没有学习本书之前,需要先了解本书整体的写作思路和构架。本书先从电脑办公中最基础的电脑操作系统知识讲起,包括电脑办公基础知识、打造个性化办公环境、高效打字、办公文件管理等,然后讲解常用Office办公组件的使用方法,包括使用Word制作排版文档、使用Excel制作报表、使用PPT制作并放映演示文稿等,接着讲述高效办公应该掌握的方法和技巧,包括办公局域网的组建与管理、利用网络高效办公及办公设备的使用等,最后讲述了如何成为电脑办公高手的方法和技巧,包括如何优化与维护电脑,以及备份、还原电脑等。

如果读者对电脑办公的知识一无所知,建议读者从头开始学习,按照本书章节的规划,一步步去学习,按照书中的案例进行实战演练,在实操的过程中去掌握电脑的应用技能。

如果读者对电脑的硬件常识和系统操作有了初步的掌握,只是最新的Windows 10操作系统还没有用过,此时建议读者有选择地进行学习,重点学习Windows 10系统的新功能和Office 2013在办公中的应用技能,最后就是把系统的优化和安全等方面的知识掌握好,尽快成为一名电脑办公高手。 3xt+K36xJX8575BsXCpbcas3TVF1qFkEEfaACQrrW1u4gCSW/L9wcWtWsJXqzwrW

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