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无论从事何种工作，无论你是管理者还是执行者，也不管你所供职的组织类型和你所涉及的职能领域，毫无疑问你都有许多不同的事情要做，也许是太多事情要做。这些事情在类型和复杂程度上都有所不同，并且涉及不同的时间表。它们涵盖了1001项内容，包括起草信件或报告、计划整个组织迁移到新办公区域或推出新产品等。更重要的是，你可能有许多立刻要执行的重要事情，但它们的优先级可能会重叠甚至冲突。通常，工作就像前文提到的火把杂技表演，你的“触及范围”即你能立即执行的程度，这是你的有效性的一个重要方面。像杂技表演一样，如果超出可控范围，那危险就不只是一个火把掉落，而是好几个。当你考虑如何有效管理这一切时，将所有的因素分类会对你有所帮助。毫无疑问，有许多方法可以做到这一点，但进行以下四类分析会使一切井然有序。
■ 规划 这是所有行动的先决条件。规划涉及许多任务：研究、调查、分析和测试等。这一领域还可能涉及协商和最终计划的传达。当然，规划也是决策的关键。
■ 实施 简单地说，实施就是执行所有事情，无论是无形的（其中关键的一项是做决定）还是有形的。具体任务分为以下两类。
第一，个别任务。这些任务相对独立，可以是主要的或次要的。例如，一项写作任务可能是两行电子邮件，也可能是20页报告。
第二，进展性任务。有些任务是一系列有密切联系的行动累积，从而实现总体结果。比如办公室搬家，将步骤可视化会比单纯描述更清楚，实际上流程图是管理这类活动卓有成效的方式之一。
以上两类任务，不论规模如何，都需要更好地连接规划活动。
■ 监控 检查是很有必要的，它可以确保事情以最好的方式完成并带来期望的结果。检查可能很简单，比如编辑报告的草稿或运行拼写检查器；检查也可能很复杂，比如财务控制系统。
■ 与人沟通交流 这显然与其他三类活动重叠，几乎每个人的工作都包含这一项。鲜见有人的工作是孤立且不接触他人的；对大多数人来说，向别人做简报或详细报告和通过会议或其他形式沟通，都是他们工作的重要部分，占据大部分工作时间。
目标和成果实现之间牢固的联系应当贯穿于以上四个类别。所有任务和行动应侧重于总体目标。有效性最终是通过成果来衡量的。时间管理不能被视为只关心在可用时间内完成更多任务，尽管这是它的一部分职能；它必须有助于确保目标的实现。我们不能忘记，行为绝不能与成就混淆。记住这一点，我们就可以在当前的工作实践中进行专门研究了。